Что такое ГОСКЛЮЧ и как с его помощью подписывать документы в 2024 году

Электронная цифровая подпись (“ЭЦП”) является важным инструментом для авторизации и подтверждения легитимности электронных документов. Однако, получение электронной цифровой подписи может быть сопряжено с некоторыми трудностями, в том числе финансовыми и временными (подпись необходимо получать в специальном удостоверяющем центре). ГОСКЛЮЧ предполагает получение ЭЦП быстро, бесплатно и не выходя из дома.

Читайте в этой статье, что такое ГОСКЛЮЧ, как он работает и где можно его использовать.

ГОСКЛЮЧ простыми словами. Нормативно-правовое регулирование

ГОСКЛЮЧ — это программа, позволяющая подписывать документы в электронном формате. В приложении можно получить бесплатно сертификат квалифицированной или неквалифицированной электронных подписей, с помощью которых и происходит подписание документации.

Работу программы регулируют такие нормативно-правовые акты, как:

• Постановление Правительства Российской Федерации от 01.12.2021 № 2152;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 15.07.2021 № 1207;
• Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ;
• иные акты.

Как подключиться к программе

Воспользоваться приложением может любой владелец смартфона работающего на Android, iOS, macOS.  Это может быть, как физическое, так и юридическое лицо. Кроме того, для возможности работы в программе нужно иметь подтвержденную запись на Госуслугах.

Этапы подключения следующие:

• Скачайте и установите приложение из магазина (в зависимости от используемой операционной системы).
• Введите логин и пароль портала Госуслуг.
• Для регистрации введите код из полученного сообщения (оно придет на номер, который сохранен на Госуслугах). После регистрации, необходимо будет ознакомиться и принять лицензионное соглашение.

Для возможности воспользоваться программой нужно иметь запись на Госуслугах

Подписание документации после подключения приложения, происходит при помощи электронной цифровой подписи. Какие виды подписи бывают?

Электронная цифровая подпись

Согласно, ст. 5 ФЗ-63 электронные подписи бывают трех видов:

• простая электронная подпись (ПЭП): ФЗ № 63 определяет под ПЭП — электронную цифровую подпись, которая имеет юридическую силу и подтверждается защитными кодами и паролями. ПЭП применяется при подписании различных ЭД, таких как соглашения, протоколы, платежные поручения и заявления в уполномоченные государственные органы. Также ее можно использовать для участия в электронных торгах и т.д;
• неквалифицированная электронная подпись (НЭП): НЭП подтверждается путем шифрования с использованием электронной подписи. Неквалифицированная электронная подпись применяется в различных ситуациях, таких как внутренняя корпоративная среда, государственные закупки и т.д;
• квалифицированная электронная подпись (КЭП): согласно закону ФЗ-63, проверка юридической силы КЭП осуществляется в том же порядке, что и для неквалифицированной электронной подписи, за исключением того, что ключ для проверки наличия ЭЦП, указывается в квалифицированном сертификате. Использование КЭП более широко и ее применение возможно во многих областях (подача деклараций, регистрация бизнеса и т.д.).

В ГОСКЛЮЧ формируются неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи.

Получение электронной цифровой подписи и подписание документов

После регистрации в приложении, пользователи могут установить сертификат неквалифицированной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи и подписать любой документ.

Подписание неквалифицированной электронной подписью

При получении ЭД возможно использовать НЭП для его подписания. Получение сертификата НЭП осуществляется в следующем порядке:

• После проверки документа, необходимо нажать кнопку “подписать”.
• Далее вырабатываются случайные числа.
• Следующий этап — подтверждение присланного сертификата ЭЦП.

После подтверждения сертификата, формируется подпись для подписания.

Подписание квалифицированной электронной подписью

Для подписания документации КЭП, необходимо пройти идентификацию одним из следующих способов:

• при помощи загранпаспорта;
• с помощью биометрии.

С использованием загранпаспорта:

• Получаем уведомление (всплывающее сообщение), после чего приступаем к открытию задачи на получение сертификата КЭП.
• Вводим свой логин и пароль на портале Госуслуг, после чего подтверждаем передачу этих данных.
• Мобильный телефон прикладываем к правому краю пластиковой страницы загранпаспорта нового поколения.
• Сканируем паспорт.
• Получаем сертификат КЭП.
• Подпись подготовлена для подписания документа.

При помощи биометрии в Единой биометрической системе:

• Получаем уведомление (всплывающее сообщение), после чего приступаем к открытию задачи на получение сертификата КЭП.
• Вводим свой логин и пароль на портале Госуслуг, после чего подтверждаем передачу этих данных.
• Подтверждаем биометрические данные.
• Получаем сертификат КЭП.
• Подпись подготовлена для подписания документа.

Комментарий специалиста. Квалифицированная электронная подпись является прототипом обычной подписи и является достаточным подтверждением действительности любого документа. В отличие от других видов подписи, она не имеет ограничений в применении.

Сервис «Добыто. КЭДО» предоставляет удобную и безопасную работу с КЭП и другими видами подписей. Вы можете быстро обмениваться данными и ознакамливаться с документами, а также подписывать их при помощи электронной подписи.

Работа с документами при помощи ГОСКЛЮЧ

Приложение ГОСКЛЮЧ позволяет работать с электронными документами, а именно знакомиться, анализировать и соответственно подписывать их при помощи ЭЦП. Что подразумевается под электронной документацией?

Электронные документы

Электронные документы, или ЭД, представляют собой информацию, сведения или данные, которые хранятся в электронной форме и могут быть прочитаны компьютером или отправлены через интернет. ЭД могут иметь различные форматы, такие как текстовые файлы, таблицы, изображения или PDF-документы. ЭД должен соответствовать правовым требованиям, таким как целостность, подлинность и конфиденциальность. Существует два вида ЭД:

• электронные образы (являются копиями бумажных документов),
• электронные документы (создаются прямо на компьютере).

С помощью программы ГОСКЛЮЧ возможно подписать разную документацию, в том числе:

• кадровую документацию;
• договоры, в том числе ипотечный, долевого участия;
• обращения в суд;
• заявления на кадастровый учет;
• исправления ошибок в ЕГРН;
• заявление на регистрацию в ЕГРЮЛ;
• иные документы.

Подписание документов через сервис «Добыто. КЭДО»

Для того чтобы осуществить подписание через систему «Добыто. КЭДО», следует:

• Открыть уведомление о подписании.
• Перейти по ссылке в уведомлении и ознакомиться с документом.
• Выбрать ГОСКЛЮЧ в качестве способа подписания, после чего запрос будет отправлен в приложение, затем придет push-уведомление на смартфон.
• Перейти в нужный документ в приложении ГОСКЛЮЧ и нажать на кнопку «Подписать».
• Статус документа изменится на «Подписан».

Комментарий специалиста. Вы можете подписывать с помощью ГОСКЛЮЧ не только договоры, заявления, но и кадровую документацию.  Особенно полезна эта функция будет, если вы храните и подписываете всю документацию кадрового учета в одном месте. С сервисом «Добыто. КЭДО» возможно подписание внутренних документов и договоров с сотрудниками в один клик, а также оформление личного кабинета на каждого сотрудника с ведением учета всех начислений, отпусков и т.п. Использование сервиса «Добыто. КЭДО» — это удобно и безопасно.

Удобство использования ГОСКЛЮЧ в системе электронного документооборота

Все больше компаний, организаций переходит на электронный документооборот (ЭДО). В ближайшем будущем планируется переход практически всех государственных органов на ЭДО. Таким образом, использование приложения будет выгодным, так как:

• приложение дает возможность получить ЭЦП быстро и бесплатно;
• ГОСКЛЮЧ обеспечивает высокий уровень безопасности;
• использование приложения возможно во многих системах электронного документооборота, в том числе в сервисе «Добыто. КЭДО» (это сервис для подписания кадровых документов, обеспечивающий защиту и качественную работу с любой электронной документацией кадрового учета);
• дает множество иных преимуществ.

Таким образом, ГОСКЛЮЧ дает возможность работать в системе электронного документооборота без дополнительных трат на получение квалифицированной электронной подписи.

Комментарий специалиста. Многие организации переходят на электронный документооборот в связи с рядом преимуществ, которые он обеспечивает. Например, уменьшение затрат на бумажную документацию, ее печать, хранение и перевозку, сокращение времени, необходимого для обработки документации и рядом иных преимуществ.

Кроме того, необходимо учесть, что в ближайшее время введение электронного документооборота станет обязательным для многих отраслей. И уже сейчас многие государственные учреждения используют ЭДО в обязательном порядке. Например, при осуществлении бухгалтерского учета в бюджетных организациях (Приказ № 61н).

С помощью сервиса «Добыто. КЭДО» вы можете экономить свои ресурсы, при этом оставаясь уверенным в безопасности и удобстве использования приложения.

Преимущество использования ГОСКЛЮЧ с помощью сервиса «Добыто. КЭДО»

Подписание кадровой документации при помощи сервиса Добыто дает следующие преимущества:

• экономия времени и ресурсов: возможность электронного подписания позволяет избежать необходимости физического присутствия и передачи бумажных копий. Это упрощает и ускоряет процесс подписания, сокращая временные и ресурсные затраты;
• удобство и гибкость: сервис возможно использовать для подписания различных типов документов — от соглашений и договоров, до уведомлений и электронных заявлений;
• большая надежность: документы хранятся в облаке или на вашем сервере;
• гибкость: настройка за 10 минут, работа без интернета, интеграция с 1С и с более чем 30 системами;
• полная поддержка: поможем настроить, обучим, проконсультируем.

Выводы

• ГОСКЛЮЧ — это специальный криптографический инструмент, используемый для безопасного подписывания документов и обеспечения их юридической значимости. Программа дает возможность подписывать документы, производить сделки и многое другое.
• Если у пользователя есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах, то можно без проблем отправлять документы на ГОСКЛЮЧ для их подписания. Использование приложения, а именно вырабатываемой электронной цифровой подписью, имеет множество преимуществ перед обычной бумажной подписью. Это экономия времени и денег.
• Документы можно подписывать в любое время и из любого места, где есть доступ к интернету. Кроме того, использование ГОСКЛЮЧ избавляет от необходимости носить с собой документы и подписывать их вручную, а также приложение защищает документы от подделки и изменения, что особенно важно при подписании важных договоров.
• Подписание документов возможно при помощи различных систем. С помощью сервиса «Добыто. КЭДО» использование приложения ГОСКЛЮЧ будет быстрым, надежным и удобным.

Часто задаваемые вопросы

Могут ли приложением ГОСКЛЮЧ воспользоваться юридические лица?

Ответ: Да, приложением могут воспользоваться, как физические, так и юридические лица.

Как пройти идентификацию при регистрации в приложении, если нет загранпаспорта?

Ответ: В данном случае идентификацию возможно осуществить при помощи биометрии в Единой биометрической системе.

Как происходит процесс подписания с использованием ГОСКЛЮЧ?

Ответ: Подписание происходит путем разработки сертификата ЭЦП и нажатия на кнопку «Подписать».

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)