Что нужно учесть при составлении графика отпусков

График отпусков – важный документ кадрового делопроизводства любой организации. Он определяет очередность предоставляемых работникам отпусков, в том числе дает возможность эффективно распределять их, учитывая потребности бизнеса. 

Читайте, как правильно составить график отпусков, какие законы регулируют его оформление и почему электронное ведение кадрового делопроизводства является неотъемлемой частью современного управления персоналом.

Законодательное регулирование. Виды отпуска, его очередность. Необходимость ведения графика

Основными законодательными актами, регулирующими правила ведения графика отпусков являются: 

• Трудовой кодекс (глава 19);
• Постановление Госкомстата РФ № 1;
• Конституция РФ (ст. 37);
• иные акты.

Данные законодательные акты устанавливают правила, которыми регулируется, как оформлять и предоставлять отпуска.

Обязательность предоставления

Согласно законодательству организация обязана предоставлять своим сотрудникам отпуска. Это является неотъемлемым правом каждого работника. Конкретные условия и порядок предоставления, в том числе утверждения периодов отдыха, регулируется работодателем самостоятельно и зависят от вида отпуска.

Виды отпусков

Нормы, закрепленные в главе 19 ТК РФ, определяют виды отпусков, предоставляемые сотрудникам. Среди них:

• основной — предоставляется каждому сотруднику ежегодно, при этом за работником сохраняется рабочее место и средний заработок. Длительность составляет 28 дней (расчет происходит в календарных днях). При желании сторон, предоставляемые дни отдыха могут быть разделены на части. Однако, по закону, как минимум одна из этих частей должна длиться не менее 14 календарных дней;
• дополнительный — предоставляется только некоторым категориям работников в дополнение к основному отпуску. К таким категориям относятся сотрудники, осуществляющие трудовые функции на вредном производстве, работающие в ненормированных условиях и т.д. Его продолжительность зависит непосредственно от категории работника;
• отпуск без сохранения оплаты труда — подразумевает, что работник за время отпуска не будет получать заработную плату. Он предоставляется по заявлению самого сотрудника, а его длительность определяется соглашением между работником и работодателем.

Очередность отпуска 

Сотрудники имеют возможность брать ежегодный отпуск в периоды, указанные в графике. Дни отдыха согласовываются между сторонами или предоставляются работодателем по его усмотрению, исходя из требований производства. В любом случае, окончательное решение о выборе периода принимает работодатель. Однако, некоторым категориям работников, законодателем дается возможность выбора удобного для них времени. К ним относятся:

• несовершеннолетние (до 18 лет);
• воспитывающие трех и более несовершеннолетних детей;
• имеющие на воспитании несовершеннолетнего ребенка инвалида;
• супруг, в период нахождения супруги в декретном отпуске,
• другие категории работающих, согласно нормам закона.

Стоит также учесть что, если работник захочет преждевременно выйти на работу, он может сделать это только с согласия компании.

Обязаны ли компании вести график 

Согласно статье 123 Трудового кодекса, предприятия обязаны вести график отпусков. Он является обязательным для всех сторон. В случае несоблюдения компанией данной обязанности, предусмотрена ответственность в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. За отсутствие его ведения могут быть наложены штрафы на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а для компаний штраф может составить от 30 до 50 тысяч рублей. 

Однако, стоит отметить, что маленькие предприятия и некоммерческие организации имеют возможность освободиться от обязанности составления графика. Такое исключение предусмотрено статьей 309.2 ТК РФ. В соответствии со статьей, микропредприятия и некоммерческие организации имеют право отказаться от составления локальных актов (однако они обязаны включить все необходимые условия, регулирующие порядок труда и отдыха, в трудовые контракты).

Подготовка и ведение

Организация утверждает график отпусков не позднее чем за две недели до наступления нового года, принимая во внимание мнение профсоюза(если он утвержден в компании). Документ должен включать в себя все периоды отдыха, которые будут предоставлены в течение года, включая как назначенные на текущий рабочий год, так и оставшиеся неиспользованные от предыдущих лет. 

После утверждения графика, он становится обязательным для всех сторон. Это означает, что сотрудник может уходить на отдых только в установленные сроки. Организация может отказать в предоставлении отдыха в другое время, не соответствующее графику. Но стоит учесть, что компания также не может изменить установленную дату без согласования с работником. Таким образом, все изменения производятся только при достижении соглашения между сторонами. 

График утверждается приказом, подписанный всеми уполномоченными лицами. Сотрудник уведомляется о периоде отдыха под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Основные элементы

В графике указываются следующие сведения:

• номер и дата его подготовки;
• сведения о подразделении;
• данные о должности и иные сведения о работающем;
• основная информация об отпуске (количество дней, дата(запланированная, фактическая)) и т.д.;
• дата ознакомления и подпись работника;
• подпись работодателя.

Комментарий специалиста. Документ может быть подготовлен или по установленной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 унифицированной форме № Т7 или на специально разработанном бланке организации (с обязательным включением элементов, имеющихся в форме № Т7). Графы должны быть заполнены, согласно их назначению. Документ подписывается всеми сторонами.

Почему ведение кадрового документооборота в ЭДО это выгодно и удобно

Современный мир стремительно движется к цифровизации и автоматизации различных процессов. Таким образом, ведение графика отпусков в электронном документообороте(“ЭДО”) представляет собой значительные перспективы и преимущества для организаций и их сотрудников:

1. Удобство использования. ЭДО позволяет упорядочить и систематизировать кадровое делопроизводство, в том числе процесс подготовки графика отпусков. ЭДО удобен и экономит время, поскольку не требует физического присутствия или оформления бумажной документации.
2. Доступность информации. Пользователи ЭДО имеют возможность легко получить сведения о датах отпуска, так как не нужно обращаться к бумажным документам. Все необходимые данные доступны онлайн, в любое удобное время.
3. Автоматизация процесса. В электронном документообороте можно установить автоматическую систему учета отпусков, которая будет рассчитывать баланс дней, контролировать соответствие выбранных дат и числа оставшихся периодов отдыха. Это способствует избежать ошибок, в том числе не допустить пересечение периодов. В “Добыто” анализ указанных периодов отдыха происходит автоматически. Программа подсвечивает те даты, которые пересекаются друг с другом. Благодаря данной функции, можно избежать производственных проблем, связанных с пересечением отпусков сотрудников одного отдела
4. Анализ данных. Программа ЭДО позволяет собирать и анализировать информацию об отпусках на протяжении длительного времени. Это может быть полезно для руководителей при принятии решений о дальнейшем планировании работы и периоде отдыха.

Комментарий специалиста. Преимущества ведения кадрового делопроизводства в электронном документообороте достаточно разнообразны. Удобство, доступность, автоматизация и анализ данных — все это делает данный подход эффективным и удобным для любой организации. Электронный документооборот ведет к оптимизации процессов и повышает эффективность управления на предприятии. 

Как подключить ЭДО

Процесс внедрения электронного делопроизводства можно разделить на несколько шагов:

Выбор подходящей электронной платформы. При выборе важно учесть особенности работы и требования своей организации, чтобы выбрать оптимальное решение.

• Принятие локального акта о ведении кадрового документооборота (“КЭДО”) в электронном виде. Согласно ст. 22.2 ТК РФ, внедрение КЭДО должно сопровождаться принятием локального акта с учетом мнения профсоюза. В документе указываются:

• данные о применяемой системе;
• правила использования программы(порядок доступа к ней);
• перечень прав доступа к документам;
• прочие аспекты.
• Настройка системы, установка электронных подписей. Подключите выбранное программное обеспечение, а также установите сертификаты электронных подписей. Удобно, если программа имеет простоту в настройке и универсальную функциональность. На стадии выбора платформы обратите внимание на данные особенности, а также возможность интеграции с другими системами. Например, в сервисе “Добыто” возможно применение всех видов подписей(простой, неквалифицированной квалифицированной электронных подписей). Кроме того, сервис имеет возможность интеграции со многими системами (1С, БИТРИКС и др.), а сама настройка программы может занять не более 10 минут.  
• Обучение сотрудников. Данный шаг необходим для бесперебойной и комфортной работы в ЭДО. Сотрудники должны ознакомиться с основными функциями и возможностями выбранной системы.

Подключение электронного документооборота в организации требует тщательной подготовки и последовательного выполнения ряда шагов. Это позволит сделать работу более эффективной и удобной, а также сэкономить время и ресурсы организации.

Комментарий специалиста. Сегодня многие компании переходят на КЭДО, так как такое решение экономит время и средства. С “Добыто” вы начнете экономить уже сейчас. С нашим сервисом вы можете уменьшить затраты на материальные ресурсы, минимизировать риски штрафов, а также снизить нагрузку. В ближайшее время планируется перевод многих компаний на обязательное ведение электронного документооборота. Уже сейчас все бюджетные учреждения работают только посредством ЭДО. 

Вывод

• График отпусков является важным инструментом для планирования работы и отдыха сотрудников. Он позволяет руководству и коллективу четко планировать периоды отдыха, избегать их пересечения и обеспечивать непрерывность работы. Графики удобнее вести в электронном документообороте, так как они автоматически обновляются, легко доступны для всех подразделений и обеспечивают высокую точность данных.
• Для упрощения этого процесса можно использовать «Добыто» — сервис кадрового электронного документооборота с искусственным интеллектом. Благодаря инновационным технологиям, поиск в программе осуществляется быстро и качественно, а настройка программы может занять не более 10 минут.
• «Добыто» позволяет эффективно осуществлять кадровое делопроизводство, обеспечить безопасность данных, а также способствовать продуктивной и непрерывной работе предприятия.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести график отпусков?

Ответ: Да, компании, заключившие трудовой договор с работником обязаны составлять такие графики(исключение — микропредприятия и предприятия, осуществляющие деятельность на некоммерческой основе).

Когда нужно утверждать график?

Ответ: За 14 дней до начала нового года (ст. 123 ТК РФ).\

Приготовили приказ о предоставлении отпуска, но работник попросил его перенести. Что делать?

Ответ: Можно посоветовать отменить приказ об отпуске и издать новый о переносе. Соответственно, на основании нового приказа, внести изменения в подготовленный график.

Планируем подключить ЭДО, может ли электронная платформа интегрироваться с другими системами?

Ответ: Да, большинство сервисов имеют такую возможность. Например, “Добыто” может интегрироваться с более чем тридцатью другими программами.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)