База знаний для компании

База знаний – это совокупность определенных сведений, закрепленных в документах, в онлайн-библиотеках и в других источниках. Для компании база представляет свод информации, которая будет применяться в текущей деятельности, для принятия управленческих решений, для обучения персонала и взаимодействия с клиентами. Сведения для включения в базу могут быть получены из нормативны и технических документов, по результатам различных процессов и работ, за счет опыта и навыков сотрудников.

Читайте, как сформировать базу знаний в компании, что будет входить в структуру и содержание, как организовать управление ею.

Что такое база знаний организации

Знания – это определенная информация. Она должна отвечать ряду требований (объективность, обоснованность и т.д.). Любые знания появляются в результате деятельности человека, в том числе сотрудника компании или команды специалистов. Чтобы закрепить информацию, и организовать эффективную работу с ней, можно сформировать базу знаний. В упрощенном виде, она может быть представлена в виде обычной библиотеки (книги, документы и иные печатные материалы), либо в электронной форме.

База может содержать сведения по различным направлениям деятельности компании, в том числе:

• по корпоративным ценностям (история развития бренда, фирменные символы, общая политика менеджмента и т.д.);
• по профильным сферам деятельности и процессам, которыми занимается предприятие (например, строительство, разработка ПО, оказание различных услуг и т.д.);
• по объектам интеллектуальной собственности (материалы об изобретениях, ноу-хау, новых технологиях работы и т.д.);
• по практическим навыкам работы с оборудованием, документами и программным обеспечением (например, особенности настройки определенных программ и ресурсов).

По мере развития бизнеса база будет постоянно дополнять новыми знаниями. Также необходимо регулярно проверять информацию и документы на предмет объективности и точности, вносить соответствующие корректировки. Сбор, систематизация, закрепление и текущая работа с базой подпадает под понятие управление знаниями.

Комментарий эксперта. Общедоступные сведения тоже можно использовать для формирования корпоративной базы знаний. Например, компания может взять комплекс нормативных актов по профилю деятельности, выбрать там самые важные и необходимые положения для работы персонала. Также на базе общедоступной информации можно разработать уникальные алгоритмы и схему действий, описать определенные бизнес-процессы.

Зачем и кому нужна база знаний

Наличие базы знаний можно признать актуальным и важным для любой компании, которая намерена развиваться. Систематизированная информация поможет:

• правильно принимать решения на уровне руководства и менеджмента;
• проводить обучение и развитие сотрудников, адаптировать новых специалистов после приема на работу;
• внедрять современные технологии и практики, обмениваться опытом с другими организациями;
• вносить изменения в текущие процессы и алгоритмы взаимодействия внутри компании;
• предоставлять контрагентам и клиентам сведения о товарах, работах и услугах, о предприятии в целом.

Как объект интеллектуальной собственности, для знаний и базы в целом можно получить юридическую защиту. После этого компания сможет защищать свои права в судах и государственных органах, получать прибыль по лицензионным соглашениям и договорам уступки прав. Чем уникальнее и востребованнее информация в базе, тем больше преимуществ получит ее создатель (владелец).

Готовую базу данных по многим направлениям можно приобрести у сторонних разработчиков. Одним из таких решений является модуль «Добыто. Знания», где есть множество полезных материалов для работы с персоналом, по другим сферам деятельности организации. Ключевым преимуществом модуля является электронная форма документов и сведений, к которым получат доступ сотрудниками вашей компании. По мере необходимости, базу можно дополнять новой информацией и документацией.

Что входит в базу знаний: структура и содержание

Компания сама выбирает, каким образом формировать и вести базу знаний. Она может быть представлена:

• в виде устных знаний, которые будут передаваться между сотрудниками, доводиться до них руководством или сторонними экспертами;
• в виде бумажных документов, книг, методичек и т.д.;
• в виде электронных баз, приложений и сервисов (на основе стороннего программного обеспечения или в виде самостоятельно разработанного продукта);
• в виде вики, FAQ, системы подсказок для сторонних клиентов и контрагентов.

Руководитель компании утверждает локальные акты для создания и ведения базы знаний, наделяет соответствующими полномочиями сотрудников. Также важно определить порядок доступа к информационным ресурсам и корпоративным документам. Для этого можно разработать и утвердить общую инструкцию, либо правила под отдельные категории сотрудников, подразделений.

Структура базы знаний также определяется индивидуально. В нее может входить:

• блок теоретических знаний;
• общедоступные сведения, полученные из официальных источников (разъяснения государственных органов, судебная практика и т.д.);
• нормативные акты (законы, постановления, указы и т.д.);
• образцы и шаблоны документов, с которыми ведется работа в организации;
• практические знания для применения в работе;
• технические, эксплуатационные и иные сведения для работы с определенным оборудованием или программным обеспечением;
• локальные акты, действующие на предприятии (правила, положения, инструкции и т.д.);
• графические материалы (фотографии, видео, чертежи, схемы и т.д.).

Желательно создать условия, чтобы рядовые сотрудники могли делиться своими знаниями, пополнять базу важной и значимой информацией. Например, работник может получить ее в ходе обслуживание техники или оборудования, что поможет в работе его коллегам. Устная передача таких знаний неэффективна, так как сложнее воспринимается, может содержать неточности, субъективные мнения и суждения.

Комментарий эксперта. Для разработки корпоративной базы знаний можно привлечь сторонних экспертов. Они помогут со сбором и систематизацией данных, закреплением их в определенных источниках. Не менее важен регулярный аудит базы знаний, чтобы проверить актуальность информации, внести необходимые коррективы.

Как сформировать базу знаний

Компания будет работать со знаниями даже без создания базы в какой-либо форме. Типичным примером можно назвать обмен опытом при адаптации новых сотрудников, наставничестве. Но если знания закреплены в объективной форме (документы, электронная библиотека и т.д.), то это даст важные преимущества:

• быстрый поиск нужной информации в каталогах, архивах;
• возможность получить сведения в удаленном формате, в документах и файлах различного вида;
• системное взаимодействие сотрудников при изучении знаний, прохождении учебы и практических занятий.

Персонал должен знать, что в организации есть база знаний. Желательно, чтобы руководство провело общие обучающие мероприятия, научило основам работы с информацией и документами. Так работники смогут сами получать нужные сведения, без постоянного обращения к начальству. Соответственно, сократятся временные затраты на дополнительные разъяснения.

Источники получения знаний

Для каждой сферы деятельности важные сведения содержатся в нормативных (законодательных) актах. Например, там описаны правила оказания многих видов услуг, требования к безопасности и т.д. Также информацию для базы знаний можно получить и собрать:

• непосредственно от сотрудников (опросы, служебные записки, рационализаторские предложения и т.д.);
• из научных трудов, методических материалов по программам обучения;
• из документации на оборудование и программное обеспечение (мануал, инструкции для пользователей, паспорта изделий и т.д.);
• из материалов при разработке собственных уникальных продуктов, технологий и методик.

Если информация берется из источников, защищенных режимом государственной или иной тайны, соответствующие правила защиты необходимо утвердить на уровне предприятия. Доступ к таким сведениям получат только сотрудники, отвечающие определенным требованиям. Также важно соблюдать правила работы с персональными данными сотрудников и иных лиц.

Закрепление знаний, формирование единой базы

Чтобы закрепить знаний в объективных источниках и создать корпоративную базу, необходимо:

• определить способ ведения базы (в бумажном виде, с использованием электронных сервисов и т.д.);
• приобрести программное обеспечение, позволяющее вести базу и работать с ней;
• сформировать список документов, которые будут включены в базу;
• организовать хранение информации и документов (собственный сервер, облачные сервисы, внешние накопители и т.д.);
• создать комиссию, которая будет проверять достоверность, точность и полноту знаний, включаемых в базу.

У сотрудников, которые занимаются сбором информации и систематизацией ее в базе должны быть соответствующие навыки, квалификация. В частности, это может быть специализация по делопроизводству, кадровому и/или архивному делу. Подготовке специалистов, отвечающих за ведение базы знаний, необходимо уделить повышенное внимание.

Как обеспечить доступ к работе с базой знаний

Даже самая большая база знаний не принесет никакой пользы, если к ней не будут обращаться сотрудники предприятия. Поэтому нужно ознакомить персонал с общими правилами работы с информацией, предоставить доступ к ней. Он может быть:

• полным (работник сможет работать с любыми сведениями, включенным в базу);
• ограниченным (работа ведется только с данными и документами, имеющими непосредственное отношение к трудовым функциям);
• специальным (для сведений, защищенных государственной, служебной или иной тайной).

Предоставление доступа может закрепляться приказами и должностными инструкциями, разовыми документами. Если база ведется в цифровом формате, можно настроить уровни доступа к сведениям напрямую в программе. Для этого можно использовать разные виды электронных подписей (простая, усиленная квалифицированная и т.д.). Для руководства это даст дополнительное преимущество, так как появится возможность отслеживать, кто и когда работал с базой.

Защита информации в базе знаний

Это важный момент, так как уникальная база знаний может представлять интерес для конкурентов. Для защиты информации можно:

• утвердить регламент работы с базой знаний, оформить документы о неразглашении сведений;
• приобрести ПО или установить специальные средства криптографической защиты для работы с базой;
• ввести контроль за доступом к определенным сведениям и документам (например, только с отдельного разрешения);
• зарегистрировать права на объекты интеллектуальной собственности (программный продукт, изобретение и т.д.).

За нарушение правил работы с базой знаний и разглашение защищенной информации можно ввести различные меры воздействия. В некоторых случаях за указанные проступки может грозить наказание по КоАП РФ или УК РФ, взыскание причиненного ущерба.

Преимущества использования модуля «Добыто. Знания»

Предлагаем вашему вниманию современное решение для работы с информацией и документами – модуль «Добыто. Знания». Этот продукт позволяет:

• использовать встроенную базу знаний, дополнять его своими сведениями и документами;
• организовать процесс получения знаний, учебы и развития персонала;
• работать с образцами и шаблонами документов под разные задачи;
• обеспечить быстрое и удобное взаимодействие в команде с использованием цифровых сервисов.

Оценить преимущества и возможности модуля «Добыто. Знания» можно в бесплатной демоверсии!

Заключение

• База знаний – это совокупность информации и документов, систематизированных в определенных источниках. Базу можно вести в стандартном бумажном виде, либо с использованием цифровых технологий.
• Источниками формирования базы знаний могут быть нормативные и локальные акты, научные и методические материалы, устная информация от сотрудников, документация на оборудование, процессы и ПО. По мере получения новых данных они будут вноситься в базу.
• Доступ сотрудников к базе знаний может быть общим, ограниченным и специальным. Такие решения принимает руководство, либо специалист, отвечающий за ведение базы, защиту информации.

FAQ

Что такое база знаний для компании?

Это совокупность сведений и документов, представляющих корпоративную ценность. Состав, структуру и содержание базы данных определяет руководство предприятия.

Что входит в базу знаний?

Сведения для базы знаний можно получать из различных источников, от опыта конкретных специалистов до положений официальных документов. Работа по наполнению и систематизации базы ведется на постоянной основе.

Как работать с базой знаний в компании?

Сотрудник и получат доступ к бумажным документам (материалам), а также к электронным архивам и сервисам. Уровни доступа, особенно к защищенной информации, предоставляются согласно локальным актам организации, либо по отдельному разрешению.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)