Подписание документов электронной подписью на компьютере требует предварительной настройки рабочего места. Без правильной установки программного обеспечения и сертификатов ничего не получится — система просто не увидит вашу подпись. Эта статья — часть нашего большого материала про электронную подпись документов.
Здесь вы узнаете, какое ПО необходимо установить, как настроить носитель с ЭЦП, какие документы можно подписывать разными видами подписи, и как подписать файл через КриптоПро или систему КЭДО. Определить нужный тип подписи для ваших задач поможет калькулятор выбора типа подписи.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто, юрист с 20-летней практикой, руководитель HR-отдела.
Какие документы можно подписывать электронной подписью
Прежде чем настраивать рабочее место, разберёмся, какие документы вообще можно подписывать электронной подписью. Это зависит от вида ЭЦП. Подробнее о видах подписей читайте в материале электронные подписи для КЭДО.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Это логин и пароль, SMS-код, галочка в чекбоксе при регистрации на сайте. Подходит для базовых действий: вход в личный кабинет, подтверждение заказа, согласие на обработку данных. Для серьёзных документов не годится — криптографии нет, целостность документа не гарантируется.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)
Активно используется в кадровом электронном документообороте. Работодатель выпускает УНЭП для сотрудников, и те подписывают заявления, согласия, знакомятся с приказами. Подходит для договоров, актов, закрывающих документов (кроме счетов-фактур). Требует соглашения между сторонами о признании такой подписи.
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП)
Приравнивается к собственноручной, не требует дополнительных соглашений. Используется для взаимодействия с госорганами: сдача отчётности в ФНС, регистрация недвижимости, подача заявлений в Росреестр.
Мария Ж., юрист-практик с 20-летним стажем:
«Есть исключения — три вида кадровых документов подписываются только на бумаге: приказ об увольнении работника, акт о несчастном случае на производстве и инструктаж по охране труда. Электронная подпись к ним не применяется.»
Какое программное обеспечение нужно для подписания
Для работы с квалифицированной электронной подписью на компьютере потребуется установить несколько компонентов. Без любого из них подписание документов будет невозможно.
Необходимое ПО:
- Драйверы ключевого носителя (Рутокен, JaCarta, eSmart)
- СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 R2 (сборка 12000 или выше)
- Плагин КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in
- Корневые сертификаты Минцифры России и УЦ ФНС России
- Личный сертификат ключа электронной подписи
- Расширение крипто-плагина для браузера
Порядок установки имеет значение. Сначала драйверы носителя, затем КриптоПро CSP, после — плагины и сертификаты. Нарушите последовательность — придётся переустанавливать.
Установка драйверов ключевого носителя
Первым делом определите тип носителя, на который записана ваша электронная подпись. Это можно сделать визуально (на токене обычно есть маркировка) или по документам от удостоверяющего центра. Подобрать подходящий носитель поможет калькулятор подбора токена.
Где скачать драйверы
В зависимости от типа носителя скачайте установочный пакет с официального сайта производителя:
- Rutoken Lite — сайт rutoken.ru, раздел «Поддержка — Загрузки»
- Рутокен ЭЦП 2.0 — сайт rutoken.ru, раздел ЕГАИС
- JaCarta — сайт aladdin-rd.ru, раздел загрузок
- eSmart — сайт esmart.ru, раздел «Скачать»
Запустите скачанный файл и установите драйверы в режиме по умолчанию. Нажимайте «Установить», «Далее» до завершения. После установки нажмите «Готово».
Установка КриптоПро CSP 5.0
КриптоПро CSP — криптопровайдер, основа для работы с электронной подписью в России. Рассчитать стоимость лицензий поможет калькулятор КриптоПро. Есть два способа получить дистрибутив.
Способ 1: Бесплатно через эксперимент ФНС
ФНС России проводит эксперимент по безвозмездному предоставлению ПО для работы с электронной подписью. Перейдите на страницу cryptopro.ru/fns_experiment, нажмите «Заполнить форму», введите данные и скачайте дистрибутив. Он включает и КриптоПро CSP, и Browser Plug-in — всё в одном пакете.
Способ 2: Через личный кабинет КриптоПро
Зарегистрируйтесь на сайте cryptopro.ru, войдите в личный кабинет. Перейдите в раздел КриптоПро CSP, выберите последнюю сертифицированную версию для Windows. Согласитесь с лицензионным соглашением и дождитесь загрузки.
Запустите скачанный файл, установите по рекомендованному пункту. Нажимайте «Далее», соглашаясь со стандартными настройками. После окончания установки нажмите «ОК».
Мария Ж., эксперт сервиса Добыто:
«После установки КриптоПро CSP обязательно установите Browser Plug-in — без него подписание документов в браузере работать не будет. Плагин скачивается с того же сайта: раздел «Продукты» — «Дополнительное ПО» или по прямой ссылке в документации.»
После установки плагина желательно перезагрузить компьютер.
Установка корневых сертификатов
Корневые сертификаты необходимы для проверки подлинности вашей электронной подписи. Без них система не сможет установить цепочку доверия.
Скачайте сертификаты с официального сайта ФНС по адресу uc.nalog.ru/crt.
Нужны два файла:
- Корневой сертификат Минцифры России (guc_22.crt)
- Корневой сертификат УЦ ФНС России (CA_FNS_Russia_2022_01.crt)
Как установить сертификаты
Дважды кликните по файлу сертификата. Нажмите «Открыть», затем «Установить сертификат». Выберите расположение хранилища «Локальный компьютер», нажмите «Далее».
Укажите хранилище:
- Для сертификата Минцифры — «Доверенные корневые центры сертификации»
- Для сертификата ФНС — «Промежуточные центры сертификации»
Нажмите «ОК», «Далее», «Готово». Дождитесь сообщения об успешном импорте. Повторите для второго сертификата.
• Инструкция по установке КЭП на компьютер — пошаговое руководство по установке КриптоПро CSP
— Памятка по настройке КЭП для налоговой — руководство для работы с порталами ФНС
— Ответы на вопросы об установке ЭЦП — решения типичных проблем
— Руководство пользователя Добыто.КЭДО — полная документация по КЭДО
Установка личного сертификата с носителя
Вставьте ключевой носитель (токен) в USB-порт компьютера. Запустите КриптоПро CSP через меню «Пуск» — «Все программы» — «КРИПТО-ПРО» — «КриптоПро CSP». Перейдите на вкладку «Сервис».
Порядок действий:
- Нажмите «Просмотреть сертификаты в контейнере»
- В открывшемся окне нажмите «Обзор»
- Выберите контейнер с вашей электронной подписью
- Нажмите «ОК», затем «Далее»
- Нажмите «Установить» и «ОК»
Сертификат установлен в хранилище личных сертификатов. Программное обеспечение для работы с электронной подписью готово к использованию.
Как подписать документ через КриптоПро
После настройки рабочего места подписание документов занимает несколько секунд. Процедура зависит от того, где вы работаете — в браузере или в специальной программе. Подробнее о создании файла подписи читайте в материале как создать SIG подпись в КриптоПро.
Подписание в браузере
Если вы работаете через веб-сервис (портал ФНС, Госуслуги, система КЭДО), убедитесь, что Browser Plug-in установлен и расширение включено в настройках браузера. Перейдите в расширения браузера и проверьте, что плагин КриптоПро активен.
Откройте документ в системе, нажмите кнопку «Подписать». Выберите сертификат из списка — браузерный плагин автоматически сформирует подпись.
Подписание файла на компьютере
Для подписания локального файла используйте КриптоАРМ или другое ПО для работы с ЭЦП. Выберите файл, укажите сертификат подписи — программа создаст подписанный файл с расширением .sig.
Мария Ж., кофаундер сервиса КЭДО Добыто:
«Квалифицированная электронная подпись гарантирует, что документ не изменяется после подписания. Любое изменение — даже пробел — сделает подпись недействительной. Это криптографическая защита целостности документа.»
Подписание документов в системе КЭДО
В системе Добыто КЭДО процесс подписания максимально упрощён. Вам не нужно разбираться в настройках криптопровайдера — система делает это автоматически. Подробнее о требованиях к кадровым документам читайте в материале подписание кадровых документов.
Алгоритм работы:
- Откройте документ в системе
- Нажмите кнопку «Подписать»
- Подтвердите действие во всплывающем окне
- При необходимости оставьте комментарий
После подписания документ сохраняется в электронном формате с электронной подписью. Вы в любой момент можете скачать подписанные документы на своё устройство. Все документы хранятся в электронном архиве — не нужно искать файлы на компьютере или пересылать по почте.
Преимущество КЭДО Добыто — возможность настроить маршруты подписания. Документ автоматически отправляется на согласование или подпись определённому сотруднику или группе. Получателям придёт уведомление, и они смогут обработать документ нажатием одной кнопки. Ознакомиться с тарифами сервиса Добыто КЭДО можно на официальном сайте.
Проверка работоспособности электронной подписи
После установки всех компонентов проверьте, что подпись работает корректно. На сайте КриптоПро есть кнопка «Проверить работу плагина» — она находится на той же странице, где вы скачивали Browser Plug-in.
Если всё настроено правильно, система покажет информацию о вашем сертификате: ФИО владельца, срок действия, удостоверяющий центр. Также можно проверить подпись через сервисы Госуслуг или ФНС. Контролировать сроки действия сертификатов поможет инструмент мониторинга ЭЦП.
Вывод
Настройка рабочего места для работы с ЭЦП требует установки нескольких программ: драйверов носителя, КриптоПро CSP, браузерного плагина и сертификатов. Порядок установки важен — нарушите последовательность, придётся переустанавливать. После правильной настройки подписание документов занимает несколько секунд. Если вы планируете подписывать кадровые документы регулярно, рассмотрите переход на систему КЭДО — это упростит работу и обеспечит надёжное хранение подписанных документов с юридической силой на десятилетия вперёд.
Часто задаваемые вопросы
Для работы с квалифицированной электронной подписью в России КриптоПро CSP является основным криптопровайдером. Альтернативой может быть ViPNet CSP от ИнфоТеКС, но КриптоПро используется в большинстве государственных систем и рекомендуется ФНС.
Проверьте три вещи: установлен ли Browser Plug-in, включено ли расширение в настройках браузера, подключён ли ключевой носитель к компьютеру. Также убедитесь, что личный сертификат установлен в хранилище — это делается через КриптоПро CSP, вкладка «Сервис».
Для пользователей УЦ ФНС России КриптоПро CSP можно получить бесплатно в рамках эксперимента на сайте cryptopro.ru/fns_experiment. Для остальных лицензия платная, но есть пробный период для тестирования.
Сертификат квалифицированной электронной подписи действует ограниченное время — обычно 12-15 месяцев. После истечения срока нужно получать новый сертификат в удостоверяющем центре. При этом документы, подписанные до истечения срока, сохраняют юридическую силу.