Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров – это один из документов делопроизводства по кадрам. Это ведение осуществляется в письменной или электронной форме, в том числе с использованием системы КЭДО. Форму и содержание сведений в журнале компания определяет на свое усмотрение, так как добровольное мероприятие. Ответственность за заполнение документа возлагается на специалистов кадровой службы. Для ведения журнала и контроля за действиями ответственных лиц можно использовать систему учета «Добыто. КЭДО».

Читайте, как обеспечить ведение журнала регистрации трудовых договоров в компании, где взять шаблон документа, что входит в состав его сведений.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых договоров

Трудовые договоры оформляются с гражданами, которые принимаются на постоянную или временную работу, в том числе по совместительству. Указанные документ регистрируется по правилам делопроизводства, действующим в компании. Для учета договоров можно вести журнал. Это важно для следующих целей:

• в крупных компаниях может быть значительное количество трудовых договоров, что осложняет текущую кадровую работу (в журнале будут отражены все основные данные, которые могут потребоваться руководителю или сотрудникам кадров);
• информацию из журнала получить намного проще, чем путем поиска нужного договора в отделе кадров или архиве (например, это может требоваться для ответа на запрос трудовой инспекции или прокуратуры);
• сведения из журналов легко группировать по различным параметрам (например, для уточнения общего количества документов за год, расчета нагрузки кадровиков).

Журнал регистрации входит в систему документов кадрового учета. Полномочия по его ведению можно предусмотреть локальным и индивидуальным актом предприятия, должностной инструкцией с сотрудником. Состав сведений, которые будут фиксироваться в журнале, работодатель определяет самостоятельно.

Помимо журналов регистрации, учет трудовых договоров можно вести и другими способами:

• в системе кадрового делопроизводства (например, «Добыто. КЭДО»);
• в архивных карточках (сведения вносятся по мере увольнения сотрудников и расторжения трудовых договоров);
• в документах статистической отчетности.

В конечном итоге, у сотрудников кадровой службы всегда будут под рукой сведения о количестве действующих и расторгнутых договоров, о датах их оформления, о номерах в номенклатуре дел и общей системе делопроизводства.

Комментарий эксперта. Чтобы внести данные в журнал, нужно сначала оформить и подписать трудовой договор. Для этого можно использовать функционал системы «Добыто. КЭДО». Как вариант, работник вправе дать согласие на подписание договора посредством ЭЦП. Со стороны работника требуется простая цифровая подпись (ПЭП). Руководитель обязан использовать УКЭП (усиленная квалифицированная подпись).

Обязательное или добровольное ведение журналов?

Трудовые договоры нужно обязательно заключить с каждым сотрудником. На это предприятию дается не более трех дней после выхода специалиста на работу. В отношении журналов регистрации договоров обязательных требований нет. Компания вправе сама утвердить:

• порядок регистрации договоров (например, в общей системе делопроизводства или по кадрам);
• форму и содержание журнала, состав сведений в нем;
• алгоритм действий сотрудников кадровой службы и иных должностных лиц, которые могут вести журнал, вносить в него новые данные.

Чтобы описать указанные выше моменты, разрабатывается локальный нормативный акт. Это может быть положение, регламент или иной вид документа. Им же можно утвердить точную или рекомендованную форму журнала.

Порядок ведения журналов для регистрации трудовых договоров

Чтобы обеспечить ведение журналов регистрации трудовых договоров, работодатель должен:

• утвердить локальный акт с учетом нюансов, указанных выше;
• назначить лиц, отвечающих за ведение и хранение журнала (эти полномочия могут сразу предусматриваться должностной инструкцией одного или нескольких сотрудников отдела кадров);
• установить контроль за правильностью и своевременностью заполнению журналов;
• определить сроки проверки документации по кадрам, в том числе журналов регистрации трудовых договоров.

Если документация ведется в электронном виде, компании нужно приобрести и внедрить соответствующую систему кадрового делопроизводства. Идеальным вариантом станет сервис «Добыто. КЭДО». Функционал системы позволяет осуществлять все действия, связанные с разработкой, согласованием, подписанием и учетом трудовых договоров. Там можно настроить и опции по ведению журналов регистрации.

Комментарий эксперта. К системе КЭДО можно подключить не только руководителя и специалистов кадровой службы, но и рядовых сотрудников. В большинстве случаев им достаточно сформировать простую подпись (например, при регистрации задается пара логин/пароль). На должностных лиц, которым передаются полномочия на подписание документов, необходимо оформить УКЭП. Но для этого нужно обращаться в удостоверяющие центры.

Форма журнала

Так как на законодательном уровне форма журналов регистрации не утверждена, ее можно разработать самостоятельно. Как вариант, для подготовки шаблона можно использовать примеры с разных сайтов в интернете. С учетом возможностей и положений кадровой политики фирмы, журнал можно вести:

• только в письменной форме (на бумаге);
• только в электронной форме (например, в КЭДО «Мои документы»);
• одновременно с бумажной и электронной форме (это создаст излишнюю нагрузку и может привести к путанице).

Содержание разделов в форме зависит от требований кадровой политики. В самом простом варианте достаточно указать номер и дату регистрации договора, сведения о работнике, его должности. Но можно разработать форму с расширенным составом информации. Подробнее об этом читайте ниже.

Какие сведения вносятся в журнал

На примере крупной компании, где регулярно оформляется большое количество трудовых договоров, в состав сведений журнала может входить:

• дата, номер регистрации;
• дата фактического подписания работников;
• информация о сотруднике (личные данные, должность/профессия, место работы и т.д.);
• срок, на который заключен договор (по мере необходимости);
• сведения об испытательном сроке;
• этапы согласования договора (если требуется);
• данные о других документах, связанных с оформлением договора (например, трудовой книжки, приказа о приеме на работу);
• сведения проведенных инструктажах при приеме на работу или во время трудового процесса.

Отдельным разделом могут быть сведения о дополнительных соглашениях к договору. Например, они оформляются при изменении условий труда (зарплата, должность и т.д.), при переводе на другое место. Порядок регистрации допсоглашений будет таким же, что для основного договора.

Сотрудник не может вечно работать в компании. Поэтому любой трудовой договор, рано или поздно, расторгается. Это может быть увольнение по собственному желанию, либо по инициативе работодателя, по обоюдному согласию. В журнале регистрации можно отразить:

• дату прекращения трудовых отношений (день издания приказа, его номер);
• основание для увольнения со ссылкой на статью ТК РФ;
• реквизиты дополнительных документов, оформленных при увольнении сотрудника (например, акт передачи дел и должности).

Если журнал ведется в электронной форме, можно настроить автоматическую подгрузку сведений. Например, как только договор будет зарегистрирован в КЭДО, эти реквизиты будут вставлены в журнал.

Комментарий эксперта. Форму журнала можно периодически обновлять (например, с учетом изменений в локальных актах или общей кадровой политики компании). Если документ ведется в КЭДО, вся ранее размещенная информация будет сохранена и поставлена в обновленную форму. С письменной документацией все сложнее, так как переоформлять ранее заполненные журналы не имеет смысла. Как вариант, можно провести работу по оцифровыванию документов. Это упростит все процессы на будущее.

Варианты ведения журнала, внесения изменений и дополнений

С учетом функционала КЭДО, с которой работает кадровая служба компании, ведение журнала регистрации может осуществляться следующими вариантами:

• по итогам оформления и подписания трудового договора или иного документа, когда будут завершены все формальности;
• в процессе оформления документа, проведения согласований перед его утверждением и подписанием (в данном случае сведения в журнале будут обновляться после перевода задачи на следующий этап);
• путем загрузки сведения о большом количестве договоров и иных документов (особенно актуально при оцифровывании архивов за прошлые годы).

Чтобы гарантировать точность данных в журнале, их необходимо периодически проверять с другими документами. Например, если в системе КЭДО отражаются сведения о дате и номере приказа о приеме на работу, то они будут автоматически сверены с информацией о трудовом договоре. Это прямые обязанности сотрудников отдела кадров, которые работают с документацией по персоналу.

Контроль за ведением журнала

Если в компании ведутся журналы регистрации трудовых договоров, то нужно распределить полномочия по его заполнению, по контролю за соблюдением обязательных правил. Для этого могут потребоваться следующие действия:

• разработка единого локального акта (например, положение, где будет описан порядок ведения документа, меры контроля к ответственным лицам);
• должностные инструкции лиц, отвечающих за ведение журнала и контроль;
• индивидуальные локальные акты (например, распоряжение о плановой проверке правильности ведения документации).

Текущий контроль за заполнением журналов регистрации осуществляет руководитель кадровой службы. Он может периодически знакомиться с содержанием документа, сверять его с информацией из других документов по кадрам. Общий контроль осуществляется за главой компании. Руководитель может запрашивать отчет о ведении кадровой документации, назначать проверки и аудиты. По мере выявление нарушений необходимо требовать разъяснений, оформления объяснительных.

Комментарий эксперта. Ошибки в ведении журналов, если это предусмотрено должностной инструкцией, могут являться основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности. По результатам служебной проверки виновному лицу могут назначить наказание в виде предупреждения (замечания), выговора. Отметим, что проверять правильность ведения кадровой документации могут и государственные структуры – прокуратура, трудовая инспекция.

Как обеспечить ведение журнала регистрации в системе «Добыто. КЭДО»

Система «Добыто. КЭДО» — это полноценный программный комплекс, где можно организовать ведение всей кадровой документации. В частности, функционал систему позволяет:

• оцифровать ранее заполненные журналы регистрации трудовых договоров;
• разработать шаблон журнала, который будет применяться в текущей деятельности;
• настроить автоматическое подставление данных в журнал по мере регистрации договоров, оформления иных документов;
• вести текущий контроль за выполнением всех мероприятий, связанных с подписанием трудовых договоров.

Используя систему «Добыто. КЭДО», компания может хранить электронные документы и сведения на своем сервере, либо на облачном сервисе. В любом случае, гарантируется надлежащая защита данных от потери, несанкционированного доступа. Чтобы оценить все преимущества работы с системой «Добыто. КЭДО», закажите ее бесплатную демоверсию.

Выводы

• Журнал регистрации трудовых договоров ведется в добровольном порядке. Организация вправе сама разработать форму документа, указать там необходимые разделы и сведения для учета.
• Кроме даты и номера регистрации, в журналах обычно указываются сведения о сотруднике, его профессии и должности. Точный состав данных зависит от локального акта, которым предусмотрено ведение журнала.
• Вести журнал регистрации можно в письменном или электронном виде. Оптимальным решением является использование системы «Добыто. КЭДО», где можно работать с любой документацией по кадрам.

FAQ

Что такое журнал регистрации трудовых договоров?

Это один из документов по кадрам, который может вести организация. В журнале указываются все реквизиты трудового договора (номер, дата подписания и регистрации), а также иные сведения, связанные с приемом на работу, увольнением.

Где найти форму журнала регистрации?

Законодательство РФ не содержит единой формы журнала регистрации. Компания может сама разработать шаблон документа, исходя из своих требований, общего объема трудовых договоров.

Как ведется журнал регистрации трудовых договоров?

Журнал можно вести в обычной письменной форме, либо в электронном виде (как вариант, в системе «Добыто. КЭДО»). Также можно оцифровать ранее заполненные письменные журналы.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)