В условиях растущих технологических достижений, все больше организаций переходит на использование электронного документооборота (“ЭДО”). Более того, с развитием международных деловых отношений, использование ЭДО становится необходимым условием для эффективного ведения бизнеса. Однако, данный процесс связан с юридическими тонкостями, которые необходимо учитывать, чтобы избежать возможных правовых последствий.
Нормативное регулирование
В настоящее время использование электронного документооборота регулируется:
- гражданским законодательством. В частности, статьей 160 ГК предусмотрены положения о действительности сделки, в том числе совершенной при помощи электронных или технических средств. Также в статье 434 ГК указано на возможность у сторон предусмотреть договор в любой обусловленной форме;
- трудовым законодательством. В статье 22.1 ТК раскрывается понятие ЭДО в сфере трудовых отношений, в том числе основные принципы работы в соответствующих системах;
- законом о цифровой подписи. ФЗ-63 описываются виды ЭЦП, принципы ее использования, условия признания и иное;
- приказами. Например, приказом Минфина № 61Н утверждена унифицированная форма электронных документов бухгалтерского учета. В свою очередь, приказом ФНС № ЕД-7-26/546@ утверждены требования к оператору ЭДО;
- иными нормативно-правовыми актами.
При переходе на электронный документооборот необходимо учитывать все требования действующего законодательства.
Применение положений законодательства при переходе на ЭДО
Для правильного функционирования любой системы важно соблюдать определенные требования и правила. ЭДО не является исключением.
Порядок перехода на ЭДО, учитывая имеющиеся требования, делится на следующие этапы:
- Компания принимает решение о внедрении. В данном случае, решение принимается, согласно ст. 22.2 ТК. Данная статья обязывает принять локальный акт с обязательным учетом мнения профсоюзной организации. В акте указываются сведения о внедряемой системе документооборота, как будет осуществляться ее использование, а также должен быть установлен срок уведомления работников о введении ЭДО.
- Оформление квалифицированной электронной подписи (“КЭП”). Подпись оформляется в соответствии с Приказом ФСБ № 795. Выдача происходит в удостоверяющем центре. Порядок работы таких центров описан в статье 13 ФЗ-63.
- Выбор оператора и заключение с ним договора. Операторами ЭДО признаются юридические лица, реализующие процесс передачи электронных документов. В отношении операторов осуществляется проверка на соответствие требованиям Приказа № ЕД-7-26/546@. Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. После выбора оператора с ним заключается договор оказания услуг (ст. 779 ГК). В договоре, как правило, указываются основные условия — сведения об услуге, цена, срок договора и иное.
- Организация работы системы в компании. Проводится инструктаж работников по основам работы в системе. Многие компании проводят специальные лекции, семинары по основам взаимодействия с ЭДО.
Кроме того, необходимо определить круг участников проведения документооборота (субъектов, которые будут участвовать в процессе обмена). Это могут быть как внутренние сотрудники компании, так и внешние контрагенты, клиенты, поставщики и другие участники бизнес-процессов. После определения круга участников, устанавливаются права доступа к системе ЭДО (права на просмотр, редактирование, отправку и получение документов, а также права на управление системой и т.д.).
По итогам внедрения ЭДО важно также учесть требования к оформлению, хранению документов, которые будут применяться в процессе работы системы.
Юридические аспекты оформления электронных документов
В процессе подготовки электронных документов (ЭД) необходимо учитывать правовые аспекты, подтверждающие юридическую силу составленного документа. Для бумажного документа подтверждением факта его заключения служит личная подпись и печать (если имеется).
Электронному документу юридическую силу обеспечивает электронная цифровая подпись (ЭЦП). В России применения ЭЦП регулируется ФЗ-63 «Об электронной подписи». ЭЦП должна соответствовать требованиям законодательства.
Какие виды ЭЦП встречаются? Законодательством предусмотрено 3 вида подписи:
- простая электронная подпись (“ПЭП”). ПЭП оформляется посредством паролей, кодов и т.п. Может использоваться при представлении жалоб в государственные органы, подписания счетов и в иных случаях;
- неквалифицированная электронная подпись (“НЭП”). НЭП формируется при помощи криптографического преобразования с использованием специального ключа. Может применяться, в том числе при корпоративном обмене ЭД;
- квалифицированная электронная подпись (“КЭП”). КЭП можно назвать аналогом НЭП, с единственным отличием в части ключа проверки. Ключ обозначается в квалифицированном сертификате.
Комментарий специалиста. Использование ЭЦП приравнивает ЭД к обычному бумажному варианту, то есть ЭЦП является аналогом собственноручной подписи. Однако, важно учесть, что об использовании таких видов подписи Стороны должны предварительно договориться.
Самым практичным видом ЭЦП можно назвать КЭП. Она может быть использована для подтверждения юридической силы любого вида документа.
Сервис “Добыто. КЭДО” настроен на удобную и безопасную работу с квалифицированной электронной подписью. Наша система позволит обмениваться данными, а также знакомиться с документами, используя ЭЦП.
До внедрения ЭДО необходимо позаботиться также о способе хранения ЭД.
Требования к хранению документации
Правила хранения ЭД устанавливается каждой конкретной организацией. К основным правилам для обеспечения качественного, удобного и безопасного документооборота, можно отнести:
- обеспечение высокой степени защищенности при хранении ЭД;
- ограничение доступа в целях сохранения конфиденциальности хранимой на ЭД информации;
- защита от вирусов;
- систематизация ЭД;
- копирование информации;
- архивирование.
Последние 3 правила применяются, в том числе, для обеспечения качественного и удобного хранения документов.
Систематизация
Систематизация подразумевает под собой хранения документации по определенному типу. Документам присваивается имя в зависимости от конечной папки. При систематизации поиск ЭД будет быстрым и удобным.
Резервное копирование
Для сохранения указанной в ЭД информации, можно использовать резервное копирование. В данном случае, необходимо при сохранении ЭД в определенной папке, делать его копию или копию самой папки. Такой метод позволит защитить сведения от случайного удаления.
Архивирование
Архивирование позволит обеспечить долгосрочность сохранения данных в ЭД. Как правило, архивирование делится на следующие этапы:
- обозначение места хранения архива (облачное хранение и т.п.);
- деление ЭД по папкам;
- присваивание папке учетного номера;
- формирование описи.
Комментарий специалиста. Процесс архивации предполагает обладание определенными знаниями и умениями. Ошибки могут привести к потере данных. Вы можете или нанять соответствующего специалиста вне штата или обучить своих сотрудников навыкам архивирования.
Сервис “Добыто. КЭДО” предлагает инновационные идеи в части внедрения корпоративной базы данных. Наша система за счет инноваций и искусственного интеллекта поможет адаптировать, обучить и мотивировать сотрудников в различных областях. Вы можете создать заметку или статью, а нейросеть сама создаст вопросы и проверку знаний по этим данным.
При принятии решения о подключении к ЭДО необходимо учесть все аспекты, позволяющие системе ЭДО, работать качественно и в соответствии с требованиями законодательства. Учитывая сложившуюся тенденцию, можно с уверенностью сказать, что все больше компаний и организаций будут переходить на электронный документооборот для улучшения эффективности бизнес-процессов и сокращения затрат, связанных с бумажной работой.
Преимущества использования ЭДО
Для бизнеса использование электронного документооборота выгодно по многим причинам:
- Экономия времени и денег: с помощью ЭДО можно обмениваться документами моментально, без необходимости отправки почты, ожидания ответа или посещения офиса партнеров. Это позволяет сократить затраты на бумажную работу, а также сократить время на подпись документов и обработку бухгалтерских бумаг.
- Улучшение качества работы: ЭДО позволяет существенно ускорить процессы согласования, подписания и обмена документами, что позволяет сотрудникам и партнерам быстро получать необходимую информацию. Это повышает эффективность и производительность работы организации.
- Увеличение конкурентоспособности: современный бизнес требует повышенной скорости реакции, стоимости и качества работы, поэтому использование ЭДО становится необходимостью. Это позволяет организации улучшить свой сервис и увеличить число довольных клиентов.
- Уменьшение рисков: обмен ЭД гарантирует сохранность информации и защищает от ошибок человека, которые могут случиться при передаче бумажных документов. Также в ЭДО контролируется доступ и права на файлы, что исключает возможность несанкционированного использования.
- Уменьшение затрат на бумажные носители, их хранение и доставку.
- Улучшение контроля за каждым этапом обработки документов и возможность оперативного реагирования на изменения в процессе.
Комментарий специалиста. Использование в хозяйственной деятельности ЭДО, бесспорно удобно. Все договоренности оформляются в электронной форме. При необходимости поиск необходимых сведений в системе ЭДО также не вызовет трудности, что обычно проблематично с бумажными носителями. Кроме того, при использовании ЭДО, повышается доверие между партнерами за счет прозрачности операций и автоматизации контроля взаимодействия.
Необходимо отметить также, что в обозримом будущем планируется обязательное внедрение ЭДО во всех сферах. Многие государственные органы уже сейчас обязаны использовать электронный документооборот. Так, например, ЭДО обязательно при реализации товара, подлежащего маркировке (ФЗ № 488), при учете импортной продукции (ФЗ № 371), при осуществлении бухгалтерского учета в бюджетных организациях (Приказ № 61н).
С сервисом “Добыто. КЭДО” вы сэкономите значительную часть своих ресурсов. Использование сервиса безопасно, удобно и экономно.
Выводы
- Переход на электронный документооборот – это процесс, требующий подготовки, согласно требованиям законодательства. Важно учитывать особенности использования системы ЭДО, передачи данных в электронном виде.
- Для успешного запуска ЭДО необходимо выбрать надежного провайдера, разработать внутренние процессы и процедуры, обучить сотрудников и наладить взаимодействие с контрагентами. В целом, переход на электронный документооборот – это эффективный шаг в развитии бизнеса, который позволяет значительно сократить бюрократические процессы и увеличить эффективность работы.
- ”Добыто. КЭДО” — это современная система для подписания кадровой документации и база знаний с искусственным интеллектом. Сервисы “Добыто. КЭДО” — это гибкость, надежность и экономия!
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подписать договор одновременно и обычной подписью, и ЭЦП?
Ответ: Нет, соглашение должно быть подписано или ЭЦП или обычной подписью.
Где можно получить КЭП?
Ответ: КЭП можно получить в удостоверяющем центре. С 01.01.2022 г. обязанность по выпуску КЭП возлагается на ФНС.
Где можно познакомиться со списком операторов ЭДО?
Ответ: Список размещен на сайте ФНС.
