Вводный инструктаж: что такое, виды, зачем нужно и как оформить документально

Практически в любой трудовой деятельности после устройства на работу новый сотрудник не может сразу приступить непосредственно к выполнению обязанностей в полном объеме – требуется пройти вводный (первичный) инструктаж. Это касается не только производственной деятельности и работы, связанной с управлением и обслуживанием промышленного оборудования, систем, агрегатов. Передача текущих дел при адаптации сотрудника, знакомство с корпоративной политикой и этикой, трудовым распорядком, специализированным программным обеспечением под контролем работодателя (более опытных сотрудников) – всё это также можно отнести к вводному инструктажу.

Читайте, что входит в понятие вводный инструктаж, чему нужно обучить новых сотрудников, как оформляются итоги первичного обучения, чем поможет использование системы ЭДО.

Виды вводных инструктажей

Выделяют следующие виды вводных инструктажей:

• По охране труда.
• По гражданской обороне.
• По пожарной безопасности.
• По выполнению трудовой функции в соответствии со спецификой деятельности компании (инструктаж как часть адаптации новых сотрудников).
• По корпоративной культуре (корпоративный кодекс, включая корпоративную этику).

Для оформление кадровых документов после любых инструктажей рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Вводный инструктаж по охране труда

Проведение вводного инструктажа по ОТ – обязанность работодателя при приеме на работу новых сотрудников или перевода работников на другую работу до допуска к выполнению должностных обязанностей. Проводится:

• ИП, руководитель компании при отсутствии службы охраны труда или специалиста по ОТ.
• Специалистом по ОТ, если такая штатная единица предусмотрена в штатном расписании.
• Иным сотрудником компании, назначенным ответственным за вводный инструктаж по технике безопасности на основании приказа.
• Организация или ИП, оказывающие услуги по обучению и проведению инструктажей по ОТ, и привлекаемые работодателем по договору ГПХ.

Вводный инструктаж по ОТ проводится для всех новых сотрудников, для вновь устраиваемых на работу сотрудников (если работник уволился, а потом устроился в штат снова, то инструктаж проводят повторно), временных специалистов, учащихся и студентов на практике, командировочных. Исключений нет – проводить данное обучение необходимо для всех 1 раз до допуска к работе. Для подведения итогов и фиксации результата инструктажей используйте модуль «Добыто. КЭДО».

Основные документы, которые потребуется в компании для проведения инструктажа – программа вводного инструктажа и приказ. Программа разрабатывается в соответствии с перечнем тем, указанных в приложении № 1 порядка обучения по охране труда (Постановление Правительства № 2464 от 24.12.2021 г.), с учетом специфики деятельности конкретного предприятия, организации, компании.

Мнение эксперта. Обратите внимание, что в соответствии с п. 88 Постановления Правительства № 2464 вести журнал вводного инструктажа по охране труда необязательно. Это не означает, что работодатель может вовсе не регистрировать факты прохождения вводного обучения – напротив, это будет грубым нарушением законодательства. Просто теперь порядок регистрации, документального подтверждения прохождения инструктажей работодатель устанавливает самостоятельно – например, в личных карточках сотрудников.

Что входит в вводный инструктаж по ОТ?

В программу вводного инструктажа включают рассмотрение следующих вопросов:

• Перечисление законов и статей ТК РФ, в которых закреплены положения об ОТ.
• Сжатая информация о предприятии.
• Расположение основных отделов, кабинетов на предприятии (в компании).
• Способы обеспечения безопасности труда сотрудников.
• Система организации ОТ.
• Указание условий труда, включая опасные и вредные факторы, если они имеются.
• Общие правила поведения в помещениях, цехах, обязательные для всех работников.
• Обязанности сотрудников по соблюдению безопасности труда и правил ОТ.
• Общие правила обращения с СИЗ, если они имеются на предприятии, но не обязательны для использования в обычном режиме работы (места, способы хранения, использования).
• Возможные причины возникновения несчастных случаев, перечень действий сотрудников при возникновении несчастного случая.
• Порядок оказания первой медицинской помощи и пр.

Поскольку вводный инструктаж по охране труда носит обязательный ознакомительный характер, то подробное рассмотрение перечисленных выше и других вопросов, включенных в программу, не требуется – детальное ознакомление сотрудников проводится посредством других инструктажей (например, при инструктаже по ОТ на рабочем месте).

Форма вводного инструктажа по ОТ нигде в нормативно-правовых актах не утверждена, поэтому работодатель определяет её самостоятельно. Это может быть устная беседа со специалистом, просмотр обучающих видеороликов или презентаций, предоставление документов для ознакомления и т.д. Но итог обязательно отражается в документах – актах, протоколах и т.д. Их можно заполнить в электронном виде с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Инструктаж по технике безопасности в составе инструктажа по ОТ

Подразумевается проведение вводного обучения эксплуатации и обслуживания промышленного оборудования, техники, агрегатов, систем на предприятии. Как правило, входит в программу инструктажа по ОТ.

Вводное обучение знакомит сотрудников с имеющимся оборудованием и техникой, общими правилами безопасной работы, обязательными для выполнения и пр. Подробные сведения по технике безопасности включаются в инструктаж на рабочем месте, который проводит прораб, старший мастер и иное лицо, непосредственно несущее ответственность за подчиненных.

Инструктаж по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

В соответствии с Федеральным законом № 28-ФЗ от 12.02.1998 г., Постановлением Правительства № 1485 от 18.09.2020 г. и Письмом МЧС России № 11-7-605 от 27.02.2020 г. после приема на работу в течение 1 месяца сотрудники должны пройти вводный инструктаж по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям. Проводится для всех без исключения работников, оформленных по трудовому договору, командировочных при условии, что срок командировки превышает 1 месяц.

Проводить вводный инструктаж может:

• руководитель компании;
• руководитель занятий по ГО и ЧС;
• сотрудник, назначенный ответственным за проведение обучения по ГО и ЧС в соответствии с приказом.

Для проведения мероприятия необходима программа курсового обучения. Можно взять за основу примерную программу, утвержденную МЧС 22.02.2017 № 2-4-71-8-14, увязать (подкорректировать) в соответствии со спецификой деятельности компании. Факт прохождения обучения оформляется под подпись в журнале учета вводного инструктажа по ГО.

Дистанционные сотрудники проходят вводный инструктаж по ОТ только в 2 случаях:

1. Сотрудник получил от работодателя оборудование и средства для работы.
2. Сотрудники при дистанционной работе периодически посещают офис компании.

Мнение эксперта. Проведение вводного инструктажа по ГО и ЧС обязательно – если его не провести, то организации грозит штраф. Проводить обучение можно дистанционно, с использованием систем управления обучением, корпоративной базы знаний и пр. Главное, чтобы после завершения инструктажа была проведена проверка знаний сотрудников по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям.

Инструктаж по пожарной безопасности

В каждой компании разрабатывают и утверждают инструктажи по пожарной безопасности – другое дело, что работодатель самостоятельно определяет, в каких случаях данное мероприятие проводится отдельно, а когда его можно включить в первичный инструктаж на рабочем месте.

Проводить вводный инструктаж по ПБ:

• Руководитель компании.
• Ответственный за пожарную безопасность на предприятии.
• Ответственный за проведение инструктажа по ПБ.
• Сотрудник, назначенный ответственным за инструктаж по приказу руководителя.
• Сторонняя организация или ИП по договору ГПХ.

В компании необходимо утвердить порядок обучения мерам пожарной безопасности, программа вводного инструктажа по ПБ и журнал учета. Допускать к работе сотрудников, не прошедших обучение, запрещено – это нарушение требований пожарной безопасности.

Инструктаж по выполнению трудовой функции

Необязательный вводный инструктаж, который поможет сотрудникам понять специфику их трудовой функции, должностные обязанности и позволит быстрее приступить к работе. В компаниях такие инструктажи носят добровольный характер, т.е. их нет необходимости обязательно проводить для всех сотрудников. Относятся к системе обучения при адаптации новых работников.

Включить в добровольный вводный инструктаж при адаптации сотрудников можно основные вопросы, с которыми у новичков чаще всего возникают проблемы, например:

• Порядок прохождения инструктажей и документальное подтверждение, что сотрудник прошел обучение (где и когда ставить подпись, как подписывать документы, подтверждающие прохождение инструктажей, если у работодателя ведется кадровый электронный документооборот и т.д.).
• С какими документами новый сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись.
• Список программного обеспечения, онлайн-платформ и сервисов, с которыми сотруднику предстоит работать, инструкции, справки и техническая поддержка для данных ПО и сервисов.
• Основные должностные обязанности, и нюансы, связанные с их выполнением, если таковые имеются в компании.
• Обеспечение трудовой деятельности – как оставлять запросы и получать СИЗ, канцтовары, электронную подпись, к кому обращаться при возникновении сбоев в компьютерном оборудовании и т.д.
• С кем из сотрудников (с какими отделами) новичок будет непосредственно контактировать, как с ними связаться при острой необходимости.
• Получение доступа к корпоративной базе знаний и иным корпоративным порталам, информационным системам, системе КЭДО, LMS и др.
• К кому обращаться, если возникнут вопросы по трудовой функции (должностным обязанностям) в период адаптации и пр.

Адаптация и вводное обучение, не связанное с ОТ, ГО, ПБ, не являются обязательными, но с их помощью можно быстро «ввести в курс дела» нового специалиста, поэтому работодатель заинтересован в их проведении. Рекомендуется использовать корпоративные информационные системы (например, базу знаний), где сотрудник сможет ознакомиться со всеми интересующими его вопросами самостоятельно. Для указанных целей рекомендуем использовать модуль «Добыто. Знания».

Инструктажи по корпоративной культуре и этике

Корпоративная культура – совокупность моделей поведения персонала, приобретенные в процессе адаптации к внешней среде и внутренней интеграции, разделяемая всеми сотрудниками компании. При вводном инструктаже сотрудника знакомят с:

• миссией, ценностями компании, которую должны разделять все сотрудники;
• политикой компании в отношении конфиденциальности данных (соблюдение коммерческой тайны);
• принятой системой лидерства;
• способам разрешения конфликтных ситуаций;
• системой коммуникации с другими сотрудниками, руководством, нюансах совместной работы над проектами, задачами;
• положением сотрудника в компании, его правами относительно обеспечения всем необходимым для комфортной работы (корпоративный мобильный телефон, служебный транспорт, банковские карты и пр.);
• принятыми системами обучения и развития, построения карьерного роста;
• фирменным стилем компании – логотипами, лозунгами, ритуалами, табу и пр.

Всё, что относится к корпоративной культуре, может быть перечислено в т.н. корпоративном кодексе. Часто корпоративный кодекс публикуется на корпоративном портале, в базе знаний, где новичок всегда может подробно ознакомиться со всеми принятыми системами, моделями, правилами.

Корпоративная этика представляет собой систему моральных принципов, распространяющуюся, как правило, внутри организации. Это межличностные и рабочие отношения между сотрудниками, нормы поведения, стиль одежды, правила общения с клиентами и др. Часто компании не разделяют понятия корпоративной этики и культуры, объединяя их в корпоративный кодекс.

Документирование вводных инструктажей

В соответствии с трудовым законодательством документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда и техники безопасности, наряду с приказами об увольнении и актами о несчастных случаях на предприятии должны оформляться на бумажном носителе. Это не означает, что работодатель не вправе вести соответствующие журналы в электронном виде, если в компании введен кадровый ЭДО – просто документ на бумажном носителе с собственноручными подписями сотрудников обязательно должен быть. Оптимальное решение для организаций — модуль «Добыто. КЭДО».

Если инструктажи проводят специалисты компании, то должны быть изданы соответствующие приказы о назначении таких сотрудников ответственными лицами за проведение обучения. Также должна быть разработана и утверждена программа каждого вводного инструктажа. Всё это не касается обучения персонала при адаптации и ознакомления с корпоративной культурой.

Мнение эксперта. До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка. ПВТР тоже можно считать вводным инструктажем, поскольку в документе определяются основы трудового порядка в конкретной компании. Ознакомить с ПВТР нужно под подпись – допускается не только собственноручная подпись, но и электронная подпись. Не забывайте, что при ведении электронного документооборота оформление электронной подписи сотрудников – обязанность работодателя.

Заключение

• В обязанности работодателя в соответствии с ТК РФ обязательно входит проведение вводного инструктажа по охране труда, а также по ГО и ЧС, пожарной безопасности (кроме работодателей – ИП). Проведение инструктажей в качестве адаптации сотрудника, вводное обучение корпоративной культуре, этике не является обязательным, и проводится на усмотрение работодателя.
• Прохождение инструктажа по охране труда и технике безопасности обязательно должно подтверждаться документально – сотрудники ставят подпись о том, что они прошли обучение. Ранее на предприятиях необходимо было вести журнал регистрации вводного инструктажа по ОТ – в настоящее время необходимо документальное подтверждение прохождения обучения (нет необходимости ведения именно журнала).
• Независимо от формы кадрового документооборота в компании (на бумажных носителях, ЭДО) документы, подтверждающие прохождение обязательных вводных инструктажей, должны быть оформлены на бумаге.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)