Все о кадровом делопроизводстве

Кадровое делопроизводство(“КД”) — это неотъемлемая часть работы любой организации, гарантирующая правильное оформление трудовых отношений, учет и контроль всех вопросов, связанных с персоналом. Оно играет важную роль в эффективной организации работы сотрудников и обеспечении соответствия правилам трудового законодательства.

Читайте в этой статье, какие основные задачи кадрового делопроизводства и какие шаги нужно предпринять для правильной организации КД, возможно ли осуществление КД в цифровом формате, а также в чем преимущество такого документооборота.

Содержание

Нормативно-правовое регулирование
Задачи кадрового делопроизводства
Основные кадровые документы
Как организовать кадровое делопроизводство
Создание кадровой службы
Разработка локальных нормативно-правовых актов
Организация учета и хранения
Кадровое делопроизводство в электронном документообороте: преимущества и недостатки
Преимущество применения ЭДО
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список использованных источников

Нормативно-правовое регулирование

КД регулируется такими законодательными актами, как:

Трудовой кодекс;
Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом»;
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (регулирует порядок учета трудовых книжек);
Приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н (регулирует порядок разработки сведений о трудовой деятельности и иное);
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
иные акты.

Данные законодательные акты регулируют порядок организации кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство предусматривает работу с различными документами.

Задачи кадрового делопроизводства

К основным задачам можно отнести:

правильное заключение трудовых отношений между работодателем и работником;
оформление документов в соответствии с законодательством;
разработка эффективной системы управления персоналом;
регламентация отношений между работником и работодателем;
создание организационно-правовой основы трудовой деятельности и разрешение трудовых споров.

Качество оформления кадровых документов имеет большое значение при разрешении конфликтных ситуаций и может выступать в качестве доказательства в суде.

Основные кадровые документы

Документацию, которая ведется на предприятии в сфере кадрового учета, можно разделить на:

регулирующую отношения между работодателем и работником(приказ о приеме на работу, трудовой договор, личная карточка, приказ об увольнении и иное);
регулирующую отношения по компании в целом(график отпусков, табель учета, приказ о поощрении и иное).

Документы должны создаваться, храниться и обрабатываться, согласно требованиям законодательства.

Как организовать кадровое делопроизводство

Организация кадрового делопроизводства — это сложный процесс, который требует от ответственного лица определенных знаний и навыков. Как правило, внедрение КД проходит следующие этапы:

Создание кадровой службы. Это может быть отдел кадров, департамент или специалист, который будет заниматься КД.
Разработка локальных нормативно-правовых актов. Это может быть коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.
Организация учета и хранения кадровых документов. Для этого нужно вести личные дела сотрудников, хранить трудовые книжки, договоры и другие документы, связанные с трудовыми отношениями.

Комментарий специалиста. Не менее важным шагом при внедрении КД является обучение сотрудников. Необходимо обучить всех работников, имеющих отношение к КД, правилам работы с документами, заполнению форм и ведению учета. Обучение может проводиться как внутри компании, так и с привлечением внешних специалистов.

“Добыто. КЭДО” предлагает инновационный сервис, помогающий обучить сотрудников в три раза быстрее за счет инноваций и искусственного интеллекта. Наша нейросеть создает тесты любой сложности, а также самостоятельно проверяет ответы и говорит, что неправильно.

Создание кадровой службы

В первую очередь, необходимо определить ответственных лиц, которые будут отвечать за документооборот. Далее издается приказ, в котором можно обозначить следующие моменты:

утверждение положение о работе отдела;
дата введение в действие положения;
назначение ответственных лиц за контроль исполнения приказа.

Комментарий специалиста. Ведением кадровой документации возможно уполномочить одно лицо. Все зависит от количества работающих сотрудников на предприятии. Это может быть как руководитель организации, так и специально нанятый сотрудник.

Разработка локальных нормативно-правовых актов

Необходимо разработать акты, которые будут регулировать трудовые отношения на предприятии. К данным актам можно отнести:

правила внутреннего трудового распорядка. Как указывается в статье 189 ТК, правила устанавливают порядок приема и увольнения сотрудников, регламентируют время работы и отдыха, предусматривают меры за поощрение и наказание, устанавливают сроки выплаты заработной платы, а также определяют другие условия работы;
положения о работе с персональными данными. Перед тем, как приступить к обработке персональных данных своих сотрудников, необходимо опубликовать документ, в котором будет указано, каким образом организация получает, использует, передает и хранит такую информацию;
положения об оплате труда. Каждое предприятие имеет свободу выбора метода оплаты труда для своих работников. Для указания предпочтительной системы оплаты, можно закрепить сведения в коллективном или трудовом договоре, а также в отдельном локальном документе, например, в положении о заработной плате;
иные документы.

Помощь в организации кадрового делопроизводства оказывает государство

Организация учета и хранения

Организация учета и хранения кадровых документов является критической задачей для любого предприятия.

Для эффективной организации хранения кадровых документов необходимо создать удобную и функциональную систему хранения, которая позволит быстро находить запрашиваемые документы и обеспечит их сохранность.

Первым шагом является создание специального отдела или назначение лица, ответственного за организацию и учет кадровых документов.

Для учета можно использовать электронные или бумажные версии. В случае использования электронной системы необходимо иметь доступ к компьютерам и специальному программному обеспечению для учета и хранения информации о сотрудниках.

В случае использования бумажных версий следует создать специальное помещение или архив для их хранения. Помещение должно быть оборудовано полками, шкафами или архивными ящиками для размещения документов. Каждый документ следует обозначать уникальным номером и регистрировать в специальном журнале учета.

Организация хранения документации также требует соблюдения определенных правил и регламентов. Например, следует устанавливать кто и как может получить доступ к данным документам. Необходимо также определить сроки хранения документов и организовать их уничтожение по истечению этого срока в соответствии с законодательством.

Комментарий специалиста.

Целостность и надежность хранения кадровых документов является ключевым аспектом организации. Отсутствие документов или их потеря могут создать серьезные проблемы, а также привести к правовым последствиям. Поэтому следует уделять достаточное внимание контролю и обеспечению сохранности кадровых документов.

Одним из надежных способов хранения кадровой документации является ее хранения посредством электронного документооборота. “Добыто. КЭДО” предлагает надежное решение хранения вашей кадровой документации. Все файлы можно хранить в облаке или на вашем сервере.

Кадровое делопроизводство в электронном документообороте: преимущества и недостатки

Использование ЭДО имеет некоторые недостатки. В первую очередь, это связано с необходимостью обучения сотрудников работе с новыми программными продуктами и системами, что может потребовать времени и финансовых ресурсов.

Кроме того, следует учесть возможность возникновения технических сбоев или сбоев в работе информационной системы, что может затруднить выполнение всех необходимых кадровых процедур. Контроль и предотвращение таких ситуаций требуют ответственности и регулярного обслуживания программного обеспечения. В настоящее время все больше компаний переходят на электронный документооборот для облегчения и ускорения процессов КД.

В состав кадровых документов входят различные журналы.

Преимущество применения ЭДО

Несмотря на незначительные недостатки, применение ЭДО в КД имеет множество преимуществ. Одним из главных преимуществ электронного документооборота является упрощение и автоматизация процессов. Благодаря использованию специализированных программ и систем, можно существенно сократить время, затрачиваемое на ведение КД. Все необходимые данные хранятся в едином электронном виде, что позволяет быстро находить и обрабатывать информацию о сотрудниках, а также проводить необходимые аналитические работы.

Еще одним значимым преимуществом является повышение безопасности данных. В электронном документообороте предусмотрены механизмы контроля и защиты информации. Доступ к данным может быть ограничен только определенным пользователям, что предотвращает возможность несанкционированного доступа к конфиденциальной информации о сотрудниках.

Также следует отметить улучшение процесса архивирования и хранения документов. В электронном виде все файлы могут быть удобно структурированы и храниться в едином информационном пространстве. Это позволяет избежать проблем с физическим хранением и поиском бумажных документов.

Комментарий специалиста. Электронный документооборот в КД имеет множество преимуществ, таких как автоматизация процессов, повышение безопасности данных и улучшение архивирования. Решение о переходе на электронный документооборот следует основывать на анализе конкретных потребностей и возможностей организации. В настоящее время большинство государственных органов в обязательном порядке используют электронный документооборот. Например, обязательным является применение ЭДО в бюджетной сфере.

“Добыто. КЭДО»” предлагает современное решение, которое позволит вам полностью автоматизировать процессы кадровой работы, начиная с подачи заявлений на прием на работу до увольнения сотрудников. Наш сервис обеспечивает эффективное взаимодействие между отделом кадров и сотрудниками, упрощает процесс управления документацией, устраняет возможность ошибок и снижает риски.

Вывод

Кадровое делопроизводство играет важную роль в обеспечении эффективного функционирования организации. Оно направлено на создание удобной и структурированной базы данных о сотрудниках, учет и контроль их трудовых процессов, своевременное и точное ведение документации.
Освоение новых информационных технологий значительно упрощает и автоматизирует процессы управления кадровыми делами. Использование электронного документооборота, программ учета и отчетности позволяет сократить время и ресурсы, необходимые для выполнения повседневных операций, и повысить эффективность работы в области управления персоналом.
«Добыто. КЭДО» предлагает инновационный сервис, который автоматизирует процесс подписания документов и хранение информации с использованием современных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис отличается гибкими настройками, чтобы соответствовать потребностям каждого пользователя, обеспечивает безопасное хранение данных и значительно экономит время и ресурсы. Мы гарантируем надежность и безопасность данных, а также высокую производительность нашего сервиса. Работая с нами, вы сможете существенно сократить временные и финансовые затраты на организацию и ведение кадрового делопроизводства.