Табель учета рабочего времени работников

Работодатель подсчитывает рабочее время сотрудников, чтобы рассчитать зарплату за определенный период времени, оформить отчетность. Для этого в организациях ведется специальный документ – табель учета. Исходная информация для заполнения табеля берется из разных источников, от начальников отделов фирмы до заявлений от самих сотрудников. Подсчет времени труда осуществляется в днях, часах, а иногда и минутах. Организовать заполнение, учет и хранение указанных бланков можно в системе «Добыто. КЭДО».

Читайте, по каким формам заполняется табель учета рабочего времени, какие сведения отражаются в содержании, как организовать его ведение на предприятии.

Что это за документ

Обязанность учета времени труда регламентирована статьей 91 ТК РФ, возлагается на работодателя. Это правило действует для всех видов юридических лиц, от небольших фирм до крупных предприятий. Чтобы точно рассчитать рабочее время, ведется табель учета. Ключевые моменты, связанные с заполнением этого документа:

• табель заполняется за определенный период времени (обычно за календарный месяц);
• в табеле отражается фактически отработанное время, поэтому для его заполнения нужны сведения от подразделений фирмы, из иных источников;
• компания может вести единый табель с указанием данных обо всех сотрудниках, либо отдельные бланки по разным подразделениям;
• на основании сведений из табеля руководство фирмы может принимать различные решения, от начисления зарплаты или иных выплат до назначения дисциплинарного наказания за проступки.

Табель относится к первичным документам кадрового делопроизводства. Сведения заполняются в отношении всех сотрудников, работающих по трудовым договорам. Это может быть основная работа, внутреннее или внешнее совместительство.

Комментарий эксперта. Табели обычно ведут сотрудники кадровой службы. В небольших компаниях этим может заниматься непосредственно руководитель, бухгалтер или иное должностное лицо. Контроль за правильностью ведения табелей возлагается на руководство. При возникновении споров или выявлении ошибок лицо, допустившее нарушение при формировании табеля, может привлекаться к дисциплинарной ответственности.

Зачем организации нужен табель учета рабочего времени

Простыми словами, рабочее время – это дни и часы, в течение которых сотрудник находится на работе, исполнял свои трудовые функции. Табели учета ведутся:

• для расчета выплат за время, фактически отработанное каждым специалистом (зарплата, надбавки и компенсации, отпускные и т.д.);
• для контроля за дисциплиной на предприятии, применения дисциплинарных санкций к нарушителям;
• для формирования статистической отчетности (внутренней, внешней);
• для иных целей и задач работодателя (например, для определения нагрузки по определенным подразделениям, отдельным должностям).

Кроме времени труда, в формах фиксируются данные о неявках, причинах отсутствия сотрудника (уважительные или неуважительные). Также по документу можно будет увидеть коды условий труда и затраты времени, переработку за пределами обычной продолжительности дня.

Табель, заполненный кадровой службой, могут использовать другие подразделения компании. Например, бухгалтерия или финансовый отдел работают с документом при расчете выплат персоналу. Комиссии по дисциплинарным проступкам могут использовать табель для проведения расследований (прогулы, опоздания и т.д.).

Особенности заполнения табеля

Общие требования к заполнению табелей регламентированы Постановлением Госкомстата РФ № 1. В этом нормативном акте есть 2 разных формы, которые может применять организация. Чтобы избежать сложностей и недочетов при учете времени труда, руководству необходимо:

• определиться с формой табеля, который будет вестись в организации;
• разработать и утвердить локальный акт о порядке ведения и хранения табелей;
• определить, кто будет вести документацию (обычно это указывается в должностных инструкциях).

В локальных актах будет описан и порядок предоставления сведений для заполнения документа, регламент взаимодействия разных служб. Также важно определить правила рассмотрения заявлений и жалоб работников, если они не согласны со сведениями, представленными в табеле.

Форма и содержание документа

Для учета рабочего времени предприятие может применять одну из форм, регламентированных Постановлением № 1:

• Т-12 – содержит два раздела для учета рабочего времени и расчета выплат персоналу;
• Т-13 – содержит только форму для учета времени труда.

Если компания работает с формой Т-12, она может вести раздельно учет по отработанному времени и подсчеты по выплатам. Об этом прямо указано в нормативном акте.

Если в компании есть несколько подразделений, табель ведется по каждому из них, подписывается соответствующим руководителем. Чтобы использовать бланк для финансовых начислений, его утверждает начальник кадровой службы и/или директор предприятия. Табель оформляется в одном экземпляре, может заполняться в письменном или электронном формате. Учет времени с отражением его в табеле легко настроить в системе КЭДО «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. При рассмотрении споров в судах оригинал табели могут истребоваться как доказательство. Например, это обычная практика по искам о взыскании заработной платы, компенсации за время вынужденного прогула. Чтобы обосновать сведения в табеле, компания использует и иные документы. Это могут быть служебные записки о периоде отсутствия на работе, командировочные удостоверения, приказы по предприятию и т.д.

Кто передает данные для формирования табеля

Кадровая служба не может осуществлять непосредственный контроль за рабочим временем каждого специалиста. Поэтому данные для формирования табеля могут поступать из следующих источников:

• от начальников отделов и служб (как вариант, они сами заполняют табель по своим подчиненным, передают его на дальнейшее утверждение);
• из электронных систем учета (например, они фиксируют время прибытия и ухода с работы по электронным карточкам сотрудников);
• из различных документов, который меняют режим труда, либо подтверждают причины отсутствия на работе (например, заявления о сверхурочной работе, о предоставлении отгулов и т.д.).

Заполнение может осуществляться в ежедневном режиме или по истечении определенного периода времени (например, календарный месяц, неделя). Это зависит от системы оплаты труда и содержания локальных актов компании.

Регламент взаимодействия подразделений и отдельных специалистов определяет руководство компании. Например, служебные записки о прогуле или создании на работу должны передаваться сразу по факту выявления таких проступков. Но при нормальном исполнении трудовых обязанностей данные можно передавать не ежедневно, а раз в несколько дней или в конце недели.

Как ведется расчет рабочего времени в табеле

Компания не может удалять из форм Т-12 и Т-13 какие-либо обязательные разделы. Но дополнять документ можно, если это требуется для организации кадрового дела. Например, можно ввести дополнительные листы при большом количестве сотрудников, новые строки для согласования несколькими должностными лицами. В состав обязательных сведений табеля входит:

• порядковый номер сотрудника;
• ФИО, профессия и должность;
• табельный номер (по мере необходимости);
• информация о явке или неявке по всем дням (при явке указывается количество часов и минут);
• итоговый подсчет отработанного времени за первые 2 недели и месяц в целом;
• разбивка часов, отработанных за пределами нормальной продолжительности рабочего дня (сверхурочные, праздники и т.д.);
• суммарное количество неявок (в днях и часах), причины с проставлением соответствующих кодов.

На странице 4 формы Т-12 указывается детальная информация о причинах, по которым сотрудник отсутствовал на месте. Это может быть отпуск с сохранением зарплаты или за свой счет, нахождение на обучении или на курсах повышения квалификации, в командировке. Важно значением имеет графа с указанием дней и часов прогулов, так как это влияет на применение дисциплинарных санкций.

В заключительных столбцах форм указываются сводные данные по учету рабочего времени, в том числе:

• общее количество отработанных дней и часов всеми сотрудниками;
• общее количество и дней неявок на работу;
• среднесписочная численность;
• количество лиц, которые не учитываются в среднесписочной численности или не входят в нее.

На каждом листе табеля проставляются подпись руководителя подразделения компании и лица, ответственного за итоговое заполнение документа. Это позволяет избежать конфликтных ситуаций из-за несовпадения данных.

Комментарий эксперта. Чем больше компания, тем сложнее организовать ведение табелей учета рабочего времени. Идеальным вариантом решения таких проблем является внедрение и использование системы электронного документооборота. В системе «Добыто. КЭДО» можно настроить заполнение табелей почти по всем разделам и строкам, по мере загрузки информации и документов из структурных подразделений. Работа с системой автоматизирует все расчеты, что практически полностью исключением арифметические ошибки.

Учет и хранение табелей рабочего времени в организации

В текущей работе табели входят в систему кадрового делопроизводства. Документ хранится непосредственно в отделе кадров, либо в ином подразделении (зависит от положений локальных актов). Также необходимо учитывать сроки хранения заполненных табелей:

• не менее 5 лет (в общем случае);
• не менее 50 лет, если документ содержит данные о работе с вредными и опасными условиями труда, заполнялся после 1 января 2003 года;
• не менее 75 лет, если табель с указанными выше сведениями оформлялся до 1 января 2003 года.

Столь значительные сроки хранения связаны с возможными спорами, которые будут возникать по начислению зарплаты, подсчету стажа. Например, для назначения досрочной пенсии может быть важно, сколько времени сотрудник работал непосредственно с вредными или опасными условиями труда.

Как организовать ведение, учет и хранение табелей

Заполнение табелей учета рабочего времени — это только одна из многих функций кадрового делопроизводства. Чтобы оптимизировать и упрости работу по данному направлению, руководству компании необходимо:

• обеспечить кадровую службу материально-технической базой (современная техника, места и оборудование для работы, хранения письменной документации);
• подключить систему электронного документооборота, отвечающую требованиям фирмы (все необходимые функции есть в «Добыто. КЭДО»);
• нанять специалистов, имеющих навыки ведения кадрового дела, проводить обучение и повышение квалификации.

Для контроля за правильность заполнения табелей и оформления иной документации можно назначать внутренние проверки, инвентаризацию дел. Также к этим мероприятиям можно привлечь сторонних специалистов, которые проведут независимый аудит документов по кадрам.

Преимущества работы с системой «Добыто. КЭДО»

Подключив систему «Добыто. КЭДО», вы обеспечите идеальные условия для ведения кадрового делопроизводства. Важные преимущества системы:

• возможность использовать готовые шаблоны и формы различных документов, в том числе табелей учета рабочего времени;
• удобный механизм взаимодействия разных сотрудников, что ускоряет процесс оформления и согласования всех документов;
• надежные алгоритмы защиты информации и документации;
• возможность интеграции с другими платформами и системами, которые применяет компания;
• простое освоение всех модулей системы, наличие сервисов для самообучения и проверки знаний.

Изучить основные функции системы «Добыто. КЭДО» можно в бесплатной демоверсии!

Заключение

• Табель учета рабочего времени — это один из документов по кадровому делопроизводству. Он может заполняться руководителем компании и/или подразделения, иным ответственным лицом.
• Формы табелей Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1. Компания может расширить перечень сведений в унифицированных формах.
• Табели используются для подготовки статистической отчетности, расчета зарплаты, для иных целей. Также документ может являться доказательством при рассмотрении судебных споров.
• Табель можно вести в письменной или электронной форме. Чтобы упростить заполнение форм, рекомендуем подключить систему «Добыто. КЭДО».

FAQ

Что такое табель учета рабочего времени?

Это документ по кадрам, где отражаются дни, часы и минуты отработанного времени, либо отсутствия на работе по разным причинам. Документ заполняется по формам Т-12 или Т-13.

Кто ведет табель учета рабочего времени?

Полномочия по ведению документа обычно возлагаются на специалистов кадровой службы. Также табель может подписывать и утверждать руководитель компании или структурного подразделения.

Какой срок хранения табеля?

Общий срок хранения табелей составляет 5 лет. Если документ содержит сведения о работе с вредными и опасными условиями труда, срок хранения составляет 50 или 75 лет.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)