Под СЗВ ТД подразумевается документ, включающий в себя сведения о трудовой деятельности застрахованного лица. Отчет подтверждает факт работы и доходы, полученные сотрудником в соответствующий период. До 2022 года данный документ подавался в виде отдельного документа. Однако с начала 2023 года сведения представляются в составе единой формы отчетности ЕФС-1. Теперь данные о работе сотрудника включаются в раздел 1.
Читайте, в какие сроки и в каком порядке подаются сведения о сотруднике при его увольнении в 2024 году, можно ли представить сведения в цифровом формате и в чем преимущество применения электронного документооборота при подаче отчета.
- Единая форма ЕФС-1
- СЗВ ТД в составе единой формы
- Органы, принимающие единую форму
- Представление отчетности посредством сайта СФР
- Передача отчета через оператора ЭДО
- Порядок отправки ЕФС-1
- Как заполнить сведения
- Титульный лист
- Подраздел 1
- Подраздел 1.1.
- Ответственность за непредставление сведений
- Преимущество перехода на ЭДО для сдачи отчетности в электронном виде
- Вывод
- Часто задаваемые вопросы
- Список использованных источников
Единая форма ЕФС-1
Федеральным законом № 236-ФЗ, предусмотрено объединение Пенсионного фонда и Фонда социального страхования. Теперь орган называется Социальный фонд России (“СФР”). В связи с этим, с 01.01.23 г. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730 п, была введена в действие единая форма для передачи отчетности.
Согласно изменениям, данные теперь передаются не позднее 25 числа текущего месяца, следующего за отчетным. Отчет предоставляется компанией, у которой есть исполнители по трудовым договорам или договорам гражданско-правового характера. ЕФС-1 состоит из Титульного листа и двух частей. Форма предоставляется в СФР по месту регистрации компании.
СЗВ ТД в составе единой формы
Сведения о работнике лице указываются в разделе 1, подразделах 1 и 1.1. отчета. Данные размещаются на одном листе и содержит текстовую и табличную части. Графы заполняются согласно их назначению.
Комментарий специалиста. Необходимо отметить, что отчетность сдается на бумажном носителе, если в компании трудятся менее 10 человек. В случае когда на предприятие работает более 10 человек, то отчет должен быть сдан в электронной форме. Для передачи данных в цифровой форме необходимо иметь электронную цифровую подпись. Наличие ЭЦП дает возможность применение электронного документооборота(“ЭДО”).
“Добыто. КЭДО” предлагает уникальный сервис, позволяющий создавать, хранить и обмениваться кадровыми документами в электронном формате.
Органы, принимающие единую форму
Единая форма сдается в уполномоченный орган — Социальный фонд России. Орган был создан на базе объединенных Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования. Теперь вся отчетность сдается по принципу “одного окна”.
Единую форму можно подать двумя способами:
- через личный кабинет страхователя, который расположен на сайте Фонда;
- через оператора ЭДО.
Представление отчетности посредством сайта СФР
Отчетность можно сдать при помощи сайта СФР. Для этого необходимо авторизоваться через Госуслуги в личном кабинете страхователя. В начале создается файл с заполненными разделами, при помощи программы фонда. Затем файл нужно выгрузить в кабинет и подписать его.
Передача отчета через оператора ЭДО
Первым шагом для сдачи отчета через оператора ЭДО является выбор оператора. После выбора оператора, необходимо зарегистрироваться в его системе. Обычно это делается онлайн. Регистрация позволит иметь постоянный доступ к декларациям и предоставит возможность сдавать отчеты ЕФС-1. Следующим шагом будет подготовка самого отчета ЕФС-1. Отчет заполняется в электронной форме, при этом от оператора можно получить все инструкции о заполнении. Заполнив отчет, можно выгрузить его на сайте оператора. В случае наличия несоответствия, оператор может вернуть отчет на доработку. После загрузки отчета, оператор ЭДО произведет проверку наличия обязательных реквизитов. Если все требования выполнены, оператор отправит отчет в уполномоченный орган.
Комментарий специалиста. Сдача отчета ЕФС-1 через оператора ЭДО, предполагает регистрацию в его системе, заполнение отчета в электронной форме и отправку. Этот процесс позволяет значительно упростить и ускорить процесс декларирования, а также повысить точность и достоверность предоставляемых данных. “Добыто. КЭДО” предлагает сервис для подписания кадровых документов. Применение сервиса обеспечивает снижение денежных и временных затрат.
Порядок отправки ЕФС-1
С начала 2023 года вступили в силу новые изменения, касающиеся предоставления отчетности по форме ЕФС-1. Согласно изменениям, общий срок сдачи единой формы — 25 число месяца, который следует за отчетным.
Однако, в случае увольнения, необходимо сообщить данные в Социальный фонд не позднее одного рабочего дня, который следует за днем принятия приказа об увольнении. Например, если увольнение произошло в рабочий день перед выходными, данные нужно представить на следующий рабочий день.
Как заполнить сведения
Для передачи сведений об уволившемся работнике об увольнении штатного сотрудника или расторжении договора с исполнителем, необходимо заполнить следующие разделы формы:
- титульный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1.1.
Процесс оформления увольнения является достаточно простой задачей, где требуется лишь указать данные о компании, сотруднике и заполнить несколько полей в таблице.
Титульный лист
Информация на титульном листе вносится независимо от содержания ЕФС-1. Работодатель указывает информацию о себе: данные об индивидуальном предпринимателе или наименование компании, регистрационный номер в СФР, сведения о постановке на учет и о государственной регистрации.
Подраздел 1
После заполнения титульного листа, указывается информация о работнике В первом подразделе указываются его имя, дата рождения, СНИЛС и ИНН.
Подраздел 1.1.
Перед таблицей есть две строки, касающиеся трудовой книжки. Если сотрудник представил заявление о ведении трудовой книжки только в цифровом формате, необходимо указать дату представления заявления. Если сотрудник запросил выписку о своей трудовой деятельности, то во второй строке следует указать дату запроса на выписку.
Далее приведена таблица из 11 граф, в которой необходимо указать информацию об увольнении.
В первой графе ставится номер мероприятия, а во второй указывается дата увольнения. Для расторжения трудового договора это будет последний рабочий день, а для договора ГПХ — дата окончания работ или расторжения договора.
В третьей графе указывается код кадрового события — увольнения или окончания договора.
В четвертой графе ставится код территориальных условий труда.
В пятой графе указывается должность или профессия уволенного сотрудника в соответствии со штатным расписанием. Если сотрудник был совместителем, это также указывается. По исполнителям этот граф не заполняется.
В шестой графе для штатных сотрудников проставляется код выполняемой функции.
В седьмой строке указывается причина увольнения в виде кода. Коды можно найти в прилагаемом к Порядку заполнения классификаторе, где указаны все причины увольнения. Наиболее частые варианты причин приведены в таблице.
В восьмой графе указываются реквизиты документа, на основании которого произошло увольнение штатного сотрудника. Для подрядчиков пишутся реквизиты договора ГПХ.
В девятой строке указывается дата документа, на основании которого произошло увольнение сотрудника, или дата расторжения договора ГПХ.
После заполнения всех граф, отчет подписывается и передается в СФР.
Ответственность за непредставление сведений
Согласно ст. 15.33.2 КоАП РФ, за нарушение сроков сдачи отчетности в сфере персонифицированного учета предполагается штраф в размере от 300 до 500 руб. на должностных лиц.
При этом важно учитывать, что штраф рассчитывается за нарушение на одного человека. Например, если не была сдана отчетность в отношении 10 человек, то сумма штрафа может варьироваться от 3 000 до 5 000 рублей.
Преимущество перехода на ЭДО для сдачи отчетности в электронном виде
В настоящее время преимущество ведения кадрового документооборота и сдачи отчетности посредством электронного документооборота являются очевидными и важными для успешного функционирования любой организации. Технологии ЭДО значительно упрощают, ускоряют и повышают качество процесса документооборота в области кадрового делопроизводства и отчетности.
Одним из основных преимуществ ведения кадрового документооборота является автоматизация процессов. Система позволяет минимизировать ручной труд и человеческий фактор, сокращая время на подготовку, передачу и обработку документов. Все необходимые шаблоны документов, а также инструкции и процедуры, легко доступны в системе, что позволяет сокращать время на оформление и исключить частые ошибки.
Другое преимущество состоит в повышении уровня безопасности и конфиденциальности данных. Система ЭДО обеспечивает контроль доступа к документации, а также возможность их шифрования. Это позволяет устранить возможность несанкционированного доступа к информации и повысить надежность передачи данных.
Также использование электронного документооборота значительно сокращает затраты на бумажные носители и расходы на их хранение и доставку. Виртуальное хранение всей документации и отчетов позволяет избежать проблем с поиском и классификацией бумажных экземпляров, а также экономит пространство в офисе организации.
Кроме того, одним из наиболее важных достоинств системы ЭДО является возможность мгновенного доступа к информации. Данные доступны в любое время и из любого места с помощью компьютера или мобильного устройства соединенного с Интернетом. Это позволяет своевременно и оперативно реагировать на требования государственных органов, а также ускоряет внутренние процессы организации.
Комментарий специалиста. Внедрение системы электронного документооборота в области кадрового делопроизводства и отчетности является неотъемлемой частью цифровизации и автоматизации внутренних процессов организации. Это позволяет повысить эффективность, а также способствует развитию конкурентных преимуществ и обеспечению более эффективного управления организацией.
“Добыто. КЭДО” — это современное решение, которое позволяет автоматизировать все процессы, связанные с управлением кадровыми вопросами, начиная с подачи заявлений на прием на работу и заканчивая увольнением сотрудников. Наша платформа обеспечивает эффективное взаимодействие между отделом кадров и сотрудниками, упрощает управление документацией, исключает возможность ошибок и минимизирует риски.
Вывод
Сведения о трудовой деятельности передаются в составе единой формы ЕФС-1. Срок подачи не позднее дня следующего за днем увольнения. Наиболее удобной формой представления отчетности является электронная подача документации. Переход на электронный документооборот позволит сократить значительную часть временных и организационных затрат. На сегодня многие государственные органы в обязательном порядке используют ЭДО. Например, ЭДО обязателен в бюджетной сфере.
«Добыто. КЭДО» предлагает инновационную услугу для автоматизации процесса подписания документов и хранения информации. Наш уникальный сервис обладает гибкими параметрами настройки, которые позволяют удовлетворить потребности каждого пользователя. Мы гарантируем безопасное сохранение данных и значительную экономию времени и ресурсов.
Часто задаваемые вопросы
В какой срок нужно подавать отчет об увольнении?
Ответы: Отчет подается не позднее рабочего дня следующего за днем увольнения
Можно ли сдавать отчет в электронной форме?
Ответ: Да, сведения можно предоставлять как в бумажной, так и в электронной форме.
Что делать, если в отчете допущена ошибка?
Ответ: Вы можете подать уточненный отчет.
