Форма СЗВ-М заполнялась работодателями вплоть до конца 2022 года. В ней отражались сведения персонифицированного учета по работнику. При увольнении сотрудник мог запросить копию СЗВ-М, тогда как сама отчетность направлялась в ПФР. С 2023 года указанная форма была отменена. Данные персонифицированного учета теперь вносятся в раздел 1 ЕФС-1. Поэтому вместо СЗВ-М уволенный работник может получить копию указанного раздела отчета.
Читайте, какой порядок и сроки заполнения СЗВ-М предусматривались при увольнении работника, что изменилось после введения формы ЕФС-1, как правильно заполнить ее в 2024 году.
- Что это за документ – форма СЗВ-М
- Применяется ли сейчас
- Особенности заполнения отчета СЗВ-М при увольнении сотрудника
- Какие данные нужно указать в разделе 1 формы ЕФС-1
- Срок подачи отчетности в Социальный фонд РФ
- Нужно ли выдавать СЗВ-М работнику
- Способы оформления и подачи отчетности
- Чем поможет использование модуля «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список использованных источников
Что это за документ – форма СЗВ-М
Персонифицированные сведения подаются в отношении всех работников, подлежащих обязательному пенсионному страхованию. Для этого используются разные формы отчетности, утвержденные нормативными актами. До конца 2022 года в состав основных отчетных бланков входила форма СЗВ-М. Она содержала данные:
- о застрахованных лицах (работниках), в том числе номерах СНИЛС, ИНН;
- о работодателе, которые подает сведения;
- об отчетном периоде, на протяжении которого работник числился в штате по трудовому договору.
По сути, СЗВ-М только подтверждала факт трудовых отношений с определенным работодателем. Это нужно для учета информации в органах пенсионного страхования.
Когда работник увольнялся, его предприятие передавало соответствующую информацию в ПФР. В частности, в СЗВ-М указывалась дата прекращения трудовых отношений. Со своей стороны, увольняемый сотрудник мог получить копию указанного документа. Для этого требовалась подача заявления. Если работник подал его, то копию СЗВ-М выдавали не позже дня увольнения.
Комментарий эксперта. Кроме СЗВ-М. работник имел право получить копии еще ряда документов со сведениями персонифицированного учета. В частности, в СЗВ-СТАЖ отражались данные о периодах работы. Отдельно выдавался расчет по страховым взносам, исчисленным и уплаченным работодателем. Соответственно, гражданин мог проверить эту информацию, своевременно требовать устранения ошибок (если они выявлены).
Применяется ли сейчас
В 2022 году было принято решение о реорганизации внебюджетных фондов. В результате слияния ПФР и ФСС был образован единый Социальный фонд РФ. Правила пенсионного страхования от этого не изменились. Как и ранее, работодатели обязаны направлять в СФР данные для персонифицированного учета по всем своими работникам. Но важные изменения произошли в системе отчетной документации:
- СЗВ-М, как и ряд иных форм, были отменены еще в начале 2023 года;
- информация из отмененных документов была включена в соответствующие разделы единой формы ЕФС-1;
- раздел 1 ЕФС-1 практически полностью идентичен содержанию ранее действовавшей формы СВЗ-М.
Из-за указанных нововведений были изменены и правила, сроки сдачи отчетности в СФР. В частности, в разные сроки сдаются отдельные разделы ЕФС-1. Но, как и ранее, эта обязанность распространяется на всех работодателей.
Большинство видов обязательной отчетности сдается в электронном формате. Для подготовки документов и направления их в СФР можно использовать модуль «Добыто. КЭДО». Он позволяет работать со всеми видами электронных подписей, подключаться к личным кабинетам Социального фонда РФ и ФНС. Не менее важно, что в модуле есть все актуальные формы отчетности, которые требуются работодателю.
Особенности заполнения отчета СЗВ-М при увольнении сотрудника
Подавая раздел 1 ЕФС-1 (ранее – СЗВ-М), предприятие сообщает государство о количестве застрахованных лиц, которые работают у него по трудовым договорам. Это важно для учета взносов и страхового стажа. С учетом специфики работы компании, в разделе 1 необходимо указывать:
- численность действующих сотрудников (сюда не входят граждане, работающие по гражданско-правовым договорам, по самозанятости);
- даты прекращения трудовых отношений (при увольнении по инициативе работника или работодателя, по соглашению сторон).
Также отметим, что в 2023 году введена новая форма с персонифицированными сведениями о застрахованных лицах (Приказ ФНС № ЕД-7-11/878). От ранее действовавшей формы СЗВ-М она отличается только одним новым полем – сумма выплат работнику на отчетный период. В остальном все осталось без изменений.
Комментарий эксперта. Данные о работниках и их увольнении может вести кадровая служба, общий отдел делопроизводства или иной специалист. Соответственно, им можно поручить заполнение формы для СФР. Оптимальным решением для этого является использование модуля «Добыто. КЭДО». Тем не менее, общую ответственность за соблюдение правил и сроков передачи отчетности несет руководитель компании. Именно его оштрафуют за нарушение требований законодательства.
Какие данные нужно указать в разделе 1 формы ЕФС-1
По факту увольнения сотрудника необходимо передать соответствующие данные в СФР. Для этого в разделе 1 ЕФС-1 указываются следующие данные:
- ФИО работника, его СНИЛС и ИНН;
- сведения о работодателе, в том числе ОГРН, ИНН;
- информация о трудовой деятельности и стаже (условия труда, в том числе вредные или опасные, продолжительность, дата увольнения);
- основания, дающие право на досрочное назначение пенсии (по мере необходимости);
- данные о лицах, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Отдельные подразделы в разделе 1 заполняются на каждого уволенного сотрудника.
Кроме внеочередной сдачи раздела при увольнении сотрудника, работодатель отразит аналогичные сведения в плановой отчетности. Например, по факту прекращения трудовых отношений может сократиться численность персонала. Это тоже относится к сведениям персонифицированного учета для СФР.
Отдельная форма с персонифицированными сведениями об уволенном сотруднике подается не в Социальный фонд РФ, а по линии ФНС. Она будет содержать:
- ИНН и КПП для юридического лица (работодатель);
- номер отчетного месяца;
- календарный год;
- код подразделения ФНС, куда направляется отчет.
- наименование организации или ФИО предпринимателя;
- ИНН и СНИЛС застрахованного лица;
- ФИО сотрудника;
- сумма выплат работнику за отчетный период (включая расчет при увольнении).
По мере необходимости ранее сданные сведения можно корректировать. Для этого необходимо направить форму по общему образцу, проставить соответствующий код корректировки. К примеру, это может быть аннулирование ранее переданной информации.
На основании документов от работодателя будут внесены изменения в содержание лицевого счета застрахованного лица. При этом СФР и ФНС вправе проверять достоверность отчетности и сведений в ней. В большинстве случаев проводится камеральная проверка, т.е. только по представленной документации.
Для сдачи отчетов при увольнении сотрудника нужно руководствоваться нормативными актами, разъяснениями от ФНС и Социального фонда РФ. Большой объем полезных материалов представлен в модуле «Добыто. КЭДО». Работая с ним, кадровики и специалисты иных отделов смогут отслеживать изменения в законодательстве, уточнять спорные моменты и т.д.
Срок подачи отчетности в Социальный фонд РФ
Увольнение по любым основаниям является внеплановым событием для предприятия. Поэтому при сдаче отчетов с персонифицированными сведениями нужно соблюдать не только общие, но и специальные сроки:
- раздел 1 формы ЕФС-1 нужно направить не позже 1 дня после увольнения специалиста;
- общий раздел 1 сдается до 25 числа после отчетного месяца (там тоже указываются данные об изменении в штате компании);
- отдельную форму с персонифицированными сведениями необходимо подать не позже 25 числа после отчетного месяца, в котором состоялось увольнение.
В итоговом отчете ЕФС-1 указываются данные обо всех сотрудниках, которые работали или уволились в течение календарного года.
За нарушение сроков сдачи отчетности или за ошибки в персонифицированных данных грозит административная ответственность. Например, с руководителя могут взыскать штраф от 300 до 500 рублей за непредставление обязательной формы. Материалы о привлечении к ответственности составляет ФНС.
Комментарий эксперта. Чтобы избежать наказания, рекомендуем планировать сдачу отчетности в модуле «Добыто. КЭДО». По мере наступления сроков заполнения обязательных документов система будет формировать уведомления. Это позволит работодателю контролировать надлежащее исполнение обязанностей со стороны подчиненных.
Нужно ли выдавать СЗВ-М работнику
Нет, с января 2023 года выдача копии указанного отчета не предусмотрена. Но работник вправе запросить и получить иные документы, связанные с его трудовой деятельностью:
- копии приказов и распоряжений;
- расчетные листы с начислениями и удержаниями;
- справку по форме 2-НДФЛ с суммами дохода, подоходного налога;
- копию раздела 1 формы ЕФС-1 со своими персонифицированными сведениями.
Если заявление о выдаче документов поступило до увольнения, то их нужно предоставить сотруднику не позже последнего для работы на предприятии. Если запрос направлен уже после увольнения, то срок оформления составляет до 3 дней. С согласия гражданина все документы можно выдать в электронном виде с удостоверением ЭЦП.
Способы оформления и подачи отчетности
Со стороны государства принято ряд нормативных актов, предусматривающих переход на электронный документооборот. Прежде всего, эти правила распространяются на обязательную отчетность в ФНС, Социальный фонд РФ. Большинство компании должны направлять отчетность именно в цифровом формате. Для этого можно использовать:
- государственные платформы и сервисы (например, личные кабинеты на порталах СФР и ФНС);
- комплексные программные продукты, где можно использовать электронный подписи для оформления документов;
- профильные программы и сервисы, предназначенные для формирования отчетности.
В любом случае, для сдачи документов в СФР или ФНС нужны электронные подписи. Отчетность можно заверить только УКЭП (усиленная квалифицированная подпись), у которой есть максимальный уровень криптографической защиты. Для выпуска УКЭП нужно обращаться в удостоверяющие центры. Разъяснения о порядке получения и применения электронных подписей можно найти на портале ФНС.
Рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО», чтобы оформлять кадровые документы и направлять отчеты в ФНС, внебюджетные структуры. Настройка и обучение работе с программой не вызовет сложностей. Если все же возникнут вопросы, помощь с их решением окажут специалисты службы поддержки.
Чем поможет использование модуля «Добыто. КЭДО»
Предлагаем вашему вниманию модуль «Добыто. КЭДО», где реализованы все функции кадрового электронного документооборота. Там можно не только заполнять и направлять отчетность по персоналу, но и:
- оформлять, подписывать, регистрировать и хранить кадровые документы в цифровом формате;
- вести архив документации, в том числе с переводом в цифру бумажных материалов;
- работать с различными сервисами, которые нужны для взаимодействия в кадровых процессах;
- осуществлять кадровое планирование, проводить оценку разных показателей работы с персоналом.
Модуль «Добыто. КЭДО» интегрируется с другими программами, государственными порталами. В частности, можно настроить прямой доступ в личные кабинеты ФНС и СФР. В бесплатной демоверсии можно оценить все возможности модуля.
Заключение
- Форма СЗВ-М велась до конца 2022 года, содержала персонифицированные данные о работнике. Сотрудник мог ее получить при увольнении по запросу.
- С 2023 года форма СЗВ-М не применяется. Вместо нее информация в СФР и ФНС передается путем заполнения раздела 1 ЕФС-1, а также отдельного отчета по персонифицированным сведениям.
- Сдавать отчетность в СФР нужно в электронном формате. Для этого можно использовать модуль кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО».
- Работник при увольнении может получить различные документы, связанные с трудовыми отношениями – справку 2-НДФЛ, копии отчетов с персонифицированными данными, приказы и распоряжения и т.д.
FAQ
Когда и как оформляется СЗВ-М при увольнении сотрудника?
Данная форма заполнялась работодателя вплоть до конца 2022 года. В связи с созданием СФР были отменены многие ранее действовавшие отчетные формы. Вместо них появились новые с аналогичным содержанием.
Какие документы оформляются при увольнении вместо СЗВ-М?
Аналогичная информация теперь формируется в разделе 1 отчета ЕФС-1, а также в отдельной форме с персонифицированными сведениями о сотруднике. Второй документ заполняется и сдается не позже 1 дня после расторжения трудового договора. Общий отчет направляется в СФР не позже 25 числа после отчетного месяца.
Как заполнить форму СЗВ-М при увольнении сотрудника?
Документы, которые сейчас ведутся вместо СЗВ-М, необходимо оформлять в цифровом виде. Для этого работодателю нужно получить УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись).
