Сроки хранения кадровых документов

В кадровых документах содержатся сведения, которые важны для закрепления трудовых правоотношений, подтверждения условий труда и стажа, других обстоятельств. Для хранения большинства видов такой документации установлены определенные сроки. Соблюдать их обязаны как государственные органы и учреждения, так и коммерческие структуры. За нарушение сроков хранения компании и руководителю будет грозить административная ответственность.

Читайте, как сроки хранения кадровых документов предусмотрены законодательством, какой штраф взыщут за их нарушение, как правильно хранить документацию по кадрам.

Правовое регулирование оформления и хранения кадровых документов

Кадровые документы ведутся в каждой организации. В них содержатся сведения, связанные с трудовыми отношениями с участием граждан, в том числе:

• о месте работы, наименовании работодателя;
• о должности и профессии работника;
• о продолжительности стажа, что влияет на социальные гарантии и будущею пенсию;
• об условиях труда, в том числе о вредных и опасных факторах на производстве;
• о поощрениях и наказаниях сотрудника;
• о размере заработной платы и других выплат от работодателя;
• об иных обстоятельствах, возникающих в процессе трудовых отношений.

Как минимум, на каждого работника оформляется трудовой договор. Но состав кадровых документов намного шире. Он включает приказы, журналы, карточки, справки, отчетные формы и иную документацию. По мере оформления она передается ответственным лицам и подразделениям компании. Они обязаны обеспечить надлежащие условия хранения, учет всех документов.

После того, как истек срок действия документа по кадрам, он сохраняет юридическую силу. Сведения из его содержания будут важны как для самого работника, так и для работодателя. Поэтому законодательством об архивном деле предусмотрены сроки и правила хранения документации. Эти нормы содержатся:

• в Трудовом кодексе РФ;
• в Федеральном законе № 125-ФЗ;
• в Приказе Росархива № 236.

Последний раз сроки хранения кадровых документов менялись еще в феврале 2020 года. Тогда был принят Приказ № 236, который распространяется на всех работодателей.

Комментарий эксперта. Если сроки хранения документа определены законодательством, работодатель не вправе менять их на свое усмотрение и в меньшую сторону. Но если документация не подпадает под требования нормативных актов, то компания сама решает, в течение какого времени будет осуществляться хранение. Также отметим, что при ликвидации предприятия все документы необходимо сдать в архив. За нарушение этих правил предусмотрена ответственность.

Почему важны сроки хранения кадровых документов

Учитывая содержание кадровой документации, сведения из нее будут важны в следующих ситуациях:

• для регулирования текущих трудовых отношений;
• для подсчета стажа, назначения и определения размера пенсии;
• для определения льготных и специальных пенсионных прав (например, за работу в РКС и МКС, на предприятии с опасными и вредными условиями труда);
• для подтверждения права на определенные льготы;
• для расчета социальных пособий по нетрудоспособности, других выплат от государства;
• для разрешения споров, связанных с трудовыми отношениями.

Это далеко не полный перечень жизненных ситуаций, в которых будут важны сведения из кадровых документов. Необходимость в их использовании может возникать спустя месяцы и годы после увольнения. Поэтому основной массив кадровой документации должен храниться в самой организации, либо в архиве. Организовать текущее и архивное хранение можно при использовании систем электронного документооборота, в том числе «Добыто. КЭДО».

Общие и специальные сроки хранения документов по кадрам

Определить, как долго нужно хранить кадровую документацию, можно по следующим критериям:

• вид и назначение документа (например, приказ по личному составу или заявление работника о выдаче определенной справки);
• дата оформления документации;
• положения нормативных актов.

В локальном акте предприятия можно установить более продолжительные сроки хранения, чем предусмотрено законодательством. Такие вопросы руководство организаций решает на свое усмотрение. Ниже расскажем про общие и специальные сроки хранения документов по кадрам, регламентированные нормативными актами.

Общие срок хранения кадровой документации

До принятия Приказа № 236 общий срок хранения кадровых документов по личному составу составлял 75 лет. После его истечения документацию можно было хранить дальше, либо передавать на уничтожение с оформлением актов. Согласно Приказу № 236 срок хранения определяется исходя из того, когда оформлялся документ:

• 75 лет – если оформление осуществлялось до 1.01.2003 года;
• 50 лет – если документация оформлялась после 1 января 2003 года.

Сокращение сроков хранения для «новых» кадровых документов связано с тем, что сведения из них отражены в государственных базах и реестрах. Работодатель обязан регулярно сдавать отчетные формы, где содержатся данные о работнике, его стаже, зарплате, должности и профессии. Соответственно, архивный документ может потребоваться только для устранения несоответствий, анализа первичной информации.

Комментарий эксперта. Общие сроки хранения распространяются на такие кадровые документы, как трудовые договоры, приказы и распоряжения по личному составу, личные карточки сотрудников и т.д. Данные правила распространяются на документацию в обычной бумажной форме или в электронном виде. Для оформления документов по кадрам в цифровом формате рекомендуем использовать систему «Добыто. КЭДО».

Специальные сроки для хранения отдельных кадровых документов

Для отдельных видов документов по кадрам установлены специальные сроки хранения. В частности, по Приказу № 236 они были увеличены:

• для графиков отпусков сотрудников – не менее 3 лет (ранее – 1 год);
• для журналов, книг, карточек и иных учетных документов о предоставлении отпусков – не менее 5 лет (ранее – 3 года).

Так как отпуска являются гарантией по ТК РФ, вести документы по ним обязаны все работодатели.

В Приказе № 236 перечислены кадровые документы, по которых срок хранения стал меньше:

• заявки на квоты по иностранным специалистам – не менее 1 года (ранее – до 5 лет);
• материалы о служебных расследованиях и применении мер дисциплинарной ответственности – не менее 3 лет (ранее – до 5 лет);
• документы по учеты аварий и несчастных случаев (журналы, базы, книги и т.д.) – не менее 45 лет (ранее для них был установлен бессрочный период хранения);
• материалы в сфере охраны труда, улучшения их условий – не менее 5 лет (ранее – бессрочно).

Также появилось несколько новых специальных сроков хранения, ранее не предусмотренных законодательством. В частности, не менее 1 года нужно хранить заявления сотрудников о выдаче любой документации, связанной с трудовыми отношениями (справки, расчетные листы, копии приказов и т.д.). До 3 лет работодатель обязан обеспечить хранение предупреждений и уведомлений, выдаваемых при увольнении, сокращении, переводе. Не менее 45 лет хранятся материалы в отношении инструктажей по охране труда – журналы, акты, книги, протоколы и т.д.

Документация, которую работодатель оформляет для целей налогового учета, должна храниться не менее 4 лет. Это правило регламентировано НК РФ. Документы по бухгалтерскому учету, в том числе по различным направлениям трудовых отношений, необходимо хранить не менее 5 лет (если иной срок не предусмотрен законодательством).

Кто отвечает за соблюдение сроков

Кадровые документы оформляются от имени организации-работодателя. Соответственно, за их учет, комплектацию и хранение будет отвечать:

• само юридическое лицо, которое выступает работодателем;
• руководитель компании, который наделен полномочиями по подписанию всех документов;
• должностные лица организации, отвечающие за кадровое делопроизводство и архивное дело.

Отметим, что перечень полномочий специалистов кадровой или иной службы определяется должностной инструкцией, локальными актами предприятия. За нарушение правил (сроков) учета и хранения документов по кадрам указанные лица понесут дисциплинарную ответственность.

В системе «Добыто. КЭДО» можно контролировать порядок и сроки оформления, учета и хранения всех кадровых документов. Доступ к работе с программным обеспечением предоставляется лицам, определенным руководством. Рядовые сотрудники смогут запрашивать через систему различные документы и сведения о своих трудовых отношениях.

Комментарий эксперта. Обеспечить соблюдение сроков обязаны и организации, которым документы переданы на архивное хранение. Например, такие ситуации возникают при ликвидации предприятий, когда их документация сдается в архив. Бывший руководитель компании, которая не существует, не будет нести ответственность, если сдал документы на архивное хранение.

Ответственность за нарушение сроков

Исходя из вида документа, ответственность за нарушение сроков учета и хранения может наступать:

• по ст. 13.20 КоАП РФ – наказанием будет штраф от 5 000 до 10 000 рублей (для предприятия) или от 3 000 до 5 000 рублей (на должностное лицо);
• по ст. 120 НК РФ для документов налогового учета – штраф может составить от 10 000 до 30 000 рублей, а в отдельных случаях еще больше;
• по ст. 15.11 КоАП РФ для документации по бухучету – штраф составит от 5 000 до 10 000 рублей (за повторные нарушения ответственность будет строже).

Выявить факты нарушения сроков и правил хранения кадровых документов могут надзорные органы (трудовая инспекция, прокуратура и т.д.). Также эти обстоятельства могут стать известны при рассмотрении трудового или иного спора в суде. Работник, которому отказано в выдаче документа по причине отсутствия, вправе подать жалобу на работодателя.

Как обеспечить хранение кадровой документации

Чтобы соблюсти требования законодательства в части сроков хранения и избежать штрафов, рекомендуем:

• проводить регулярное обучение и повышение квалификации в сфере кадрового делопроизводства и архивного дела;
• внедрить и использовать систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО»;
• отслеживать изменения в нормативные акты о труде, архивном деле.

Если компания заключила договор на аутсорсинг кадрового делопроизводства, там нужно указать нормы об ответственности за нарушение правил и сроков хранения документов. В идеале, вся документация должна храниться в самой организации, либо в архивном учреждении.

Если нормативный срок хранения истек, документы можно уничтожить. Но при этом организация оформляет акты, где описывается основное содержание уничтоженной документации. Это нужно на случай возникновения споров, когда не будет возможности исследовать первичный документ.

Преимущества использования системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

Система «Добыто. КЭДО» позволяет вести кадровую документацию в электронном виде. Это допускается по нормам ТК РФ в отношении почти всех видов документов. Несколько преимуществ и возможностей, которые дает работа с «Добыто. КЭДО»:

• ускорение и упрощение процессов согласования, подписания и учета документов по кадрам;
• контроль за правилами и сроками хранения документации со стороны руководства;
• высокий уровень защиты данных от несанкционированного доступа;
• взаимодействие с сотрудниками и сторонними организациями через удобные сервисы «Добыто. КЭДО».

Настроить систему и обучить работе специалистов вашей компании поможет служба поддержки. Чтобы оценить функционал системы «Добыто. КЭДО», закажите бесплатную демоверсию!

Заключение

• Срок хранения кадровых документов определены Приказом Росархива № 236. Для документации по налоговому учету соответствующие сроки указаны в положениях НК РФ.
• Для основной массы кадровой документации общий срок хранения составляет 75 или 50 лет. Для отдельных видов документов по кадрам введены специальные сроки хранения.
• За нарушение сроков и правил хранения кадровой документации наступает ответственность по КоАП РФ. Штраф могут взыскать как с компании, так и с ее руководителя.
• После истечения сроков хранения документ можно уничтожить. Для этого оформляется акт с перечнем документации, кратким описанием ее содержания.

FAQ

Зачем нужны сроки хранения кадровых документов?

Это требуется для подтверждения определенных сведений и обстоятельств, связанных с трудовыми отношениями – стаж, размер зарплаты, условий труда и т.д. В течение периода хранения документ могут затребовать государственные органы и суды, бывшие сотрудники.

Какой срок хранения кадровых документов установлен законодательством?

Общий срок хранения для большинства кадровой документации составляет 50 или 75 лет. Но в Приказе Росархива № 236 есть и специальные сроки для отдельных видов документов по кадрам.

Кто отвечает за соблюдение сроков хранения кадровых документов?

Общая ответственность возлагается на предприятие-работодателя, а также на его руководителя. Наказать за нарушение правил и сроков могут и иных должностных лиц, если на них возложили обязанности по хранению, учету документации.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)