Сейчас все больше организаций переносят свою деятельность, включая все организационные процессы, в цифровое пространство. Не исключением является и кадровое делопроизводство. Кадровый электронный документооборот (“ЭДО”/“КЭДО”) — это современный и эффективный подход к управлению персоналом в компании. Вся документация, связанная с приемом, увольнением и другими аспектами работы, создается, обрабатывается и хранится в цифровом формате. Однако, процесс подписания соглашений В ЭДО различается в зависимости от статуса сотрудника.
Читайте в этой статье, как происходит оформление штатных сотрудников, при дистанционном сотрудничестве и на аутсорс, а также в чем разница между этими процессами.
- Правовой статус сотрудников
- Расшифровка понятия и нормативно-правовое регулирование
- Оформление по КЭДО штатных работников
- Дистанционные исполнители, не входящие в штат предприятия
- Оформление по КЭДО сотрудников на аутсорсинге
- Преимущество оформления работников через КЭДО
- Как внедрить ЭДО на предприятии
- Полезные документы
- Полезное видео
- Вывод
- Часто задаваемые вопросы
- Список использованных источников
Правовой статус сотрудников
Компания, в процессе своей деятельности, может оформлять отношения и взаимодействовать:
- с работниками, оформленными в штат предприятия, для осуществления трудовых функций в офисе или дистанционно;
- с исполнителями, работающими дистанционно, но не входящие в штат предприятия;
- с персоналом, оформленным на основании соглашения аутсорсинга.
В чем основное отличие правового статуса таких сотрудников? Можно обозначить такие различия, как:
- вид договора, который подписывается между сторонами;
- правовое регулирование отношений.
Расшифровка понятия и нормативно-правовое регулирование
В зависимости от типа планируемых отношений с сотрудником подлежат применению определенные нормы права и заключается определенный тип соглашения:
| № п/п | Статус сотрудника | Расшифровка понятия | Наименование договора | Нормы права |
| 1. | Оформленный в штат для работы в офисе или дистанционно. | Физическое лицо, входящее в состав кадров компании и работающий в соответствии с распорядком предприятия, должностной инструкции, приказом и т.п., а также имеющий основное место работы — офис или вне территории работодателя | Трудовой договор | Трудовой кодекс и принятые в соответствии с ТК законодательные акты. |
| 2. | Оказывающий услуги вне штата. | Физическое лицо, оказывающее услуги гражданско-правового характера на основании заключенного соглашения. | Любой гражданско-правовой договор (оказание услуг, перевозка, поставка и т.п.) | Гражданский кодекс. |
| 3. | Оказывающий услуги на основании соглашения аутсорсинга | Физическое лицо, оказывающее услуги в рамках соглашения об оказании услуг между компанией “исполнителем” и компанией “заказчиком” (под “аутсорсингом” понимается передача определенных функций или задач внешним подрядчикам). | 1. Трудовой договор (между компанией оказывающей услуги и непосредственно работником) 2. Гражданско-правовой договор(между заказчиком и исполнителем). | 1. Трудовой кодекс 2. Гражданский кодекс |
Таким образом, с сотрудником могут быть заключены, как трудовое соглашение, так и договор гражданско-правового характера. Порядок оформления сотрудников зависит от их правового статуса.
Оформление по КЭДО штатных работников
Сотрудник может выполнять свои функции, как в офисе предприятия, так и дистанционно. Под работой в офисе подразумевается выполнение функций на территории работодателя, а под дистанционной подразумевается работа вне территории организации.
Как осуществляется прием на работу таких сотрудников посредством КЭДО?
Можно обозначить следующий порядок оформления:
| № п/п | Статус сотрудника | Требуемые документы | Порядок оформления |
| 1. | Работающий на территории предприятия. | ● Паспорт; ● трудовая книжка; ● документ об образовании; ● иные документы, предусмотренные ст. 65 ТК. | 1. Проинформируйте работника о ведении КЭДО на предприятии и получите его согласие на взаимодействие посредством цифрового документооборота. 2. Предоставьте сотруднику электронную цифровую подпись и доступ в систему ЭДО (согласно, ст. 22.2 ТК расходы на получение подписи несет работодатель). 3. Ознакомьте работника под роспись с правилами распорядка и локальными нормативными актами (с документацией можно ознакомиться электронно). 4. Подпишите трудовое соглашение в цифровом виде. 5. Оформите приказ о приеме на работу. 6. Внесите сведения в трудовую книжку работника. |
| 2. | Работающий дистанционно | ● паспорт; ● трудовая книжка; ● документ об образовании; ● иные документы, предусмотренные ст. 65 ТК. | 1. Проинформируйте работника о ведении КЭДО и получите его согласие на взаимодействие посредством цифрового документооборота. 2. Предоставьте сотруднику ЭЦП и доступ в систему ЭДО (согласно, ст. 22.2 ТК расходы на получение подписи несет работодатель). 3. Ознакомьте работника под роспись с правилами трудового распорядка и локальными нормативными актами (с документацией можно ознакомиться электронно). 4. Подпишите трудовое соглашение в цифровом виде. 5. Оформите приказ о приеме на работу. 6. Сведения о деятельности вносятся в трудовую книжку по желанию работника (ст. 312.2 ТК). |
Комментарий специалиста. Согласно ст 22.3 ТК, при заключении соглашения посредством ЭДО, работодатель должен использовать квалифицированную электронную подпись(“КЭП”), а работник может применять как квалифицированную, так и неквалифицированную обычную подпись и выданную через систему правительства.
В целом использование ЭЦП имеет ряд преимуществ — удобство использования, экономия времени и защиту от подделки подписи.
Сервис «Добыто» – это отличное решение для удобной и безопасной работы с документами, включая кадровые и другие виды. Благодаря нашему сервису, вы сможете оформлять прием работников, обмениваться быстро и безопасно данными, а также просматривать электронно подписанные документы. Такой подход позволяет значительно ускорить и упростить процессы работы с документами, а также гарантирует высокий уровень защиты вашей информации.
Дистанционные исполнители, не входящие в штат предприятия
Организация может нанять исполнителя, не входящего в штат предприятия для удаленного выполнения услуг. В данном случае оформляется договор гражданско-правового характера. Порядок оформления таких сотрудников выглядит следующим образом:
- Стороны оговаривают условия сотрудничества и обмениваются данными и необходимой документацией.
- После достижения договоренностей стороны заключают договор посредством системы ЭДО. Через сервис “Добыто. Документы” можно обмениваться как кадровой документацией, так и договорами гражданско-правового характера. Наш сервис легко интегрируется с более, чем 30 системами.
- Подписание осуществляется при помощи КЭП.
- После окончания процедуры подписания договора, у сторон остается экземпляр с отметкой о заключении соглашения посредством ЭЦП.
Комментарий специалиста. Исполнитель по гражданско-правовому договору самостоятельно приобретает электронную цифровую подпись, в отличие от ситуации с оформлением трудовых отношений.
Оформление по КЭДО сотрудников на аутсорсинге
При аутсорсинге компании заключают между собой гражданско-правовой договор об оказании услуг. Согласно договоренностям, компания исполнитель оказывает услуги силами своих работников. Таким образом, основным документом, закрепляющим установление договорных отношений и оказание работниками услуг в компании “Заказчика”, является договор оказания услуг об аутсорсинге.
Данное соглашение оформляется через КЭДО в следующем порядке:
- Компании договариваются об условиях сотрудничества и обмениваются реквизитами.
- Договор подписываются посредством системы ЭДО в следующем порядке:
- одна сторона направляет другой редакцию соглашения через систему ЭДО;
- после согласования, сторона осуществляет подписание посредством ЭЦП;
- другая сторона получает в системе ЭДО информацию о подписании договора и затем подписывает его со своей стороны;
- после подписания, стороны приступают к исполнению своих обязанностей.
У каждой из сторон остается экземпляр с отметкой о подписании соглашения.
Преимущество оформления работников через КЭДО
Одним из главных преимуществ оформления работников через КЭДО является существенное упрощение и ускорение процессов, связанных с учетом и управлением персоналом.
Использование КЭДО позволяет сэкономить время, которое обычно тратится на заполнение и обработку бумажных документов. Используя электронные формы и шаблоны, можно быстро и легко заполнить, а также отправлять необходимую кадровую документацию. Это существенно ускоряет процесс оформления работников и позволяет сразу же начать работу.
Кроме того, цифровое делопроизводство позволяет автоматизировать многие рутинные задачи, связанные с учетом и управлением персоналом. Система может хранить и обрабатывать информацию о каждом сотруднике, включая данные о его деятельности, зарплате, отпусках, отгулах и т.д. Благодаря этому, руководителям и кадровым специалистам не приходится тратить время на ручной ввод данных и многочисленные расчеты, они могут сосредоточиться на более важных задачах.
Еще одним преимуществом является повышение уровня безопасности информации. Все данные хранятся в защищенной электронной форме и доступ к ним могут иметь только авторизованные пользователи. Это снижает риск утраты или повреждения важной документации и информации о работниках.
Наконец, КЭДО способствует снижению ошибок и неточностей, связанных с ручным заполнением и обработкой документов. Система может автоматически проверять данные на соответствие установленным правилам и требованиям, что минимизирует вероятность возникновения ошибок.
В целом, оформление работников через ЭДО позволяет упростить и ускорить процессы учета и управления персоналом, повысить безопасность и снизить затраты на печать и хранение бумажных документов.
Мнение специалиста. КЭДО — это удобное решение для ведения хозяйственной деятельности. Все документы и соглашения теперь оформляются в электронном виде, что значительно упрощает обмен информацией. В будущем планируется внедрение электронного документооборота во всех отраслях. Многие государственные органы уже сегодня обязаны использовать электронный документооборот.
Сервис «Добыто» предлагает уникальное решение для снижения затрат на организационные ресурсы. Наш сервис безопасен, удобен и выгоден с экономической точки зрения.
Как внедрить ЭДО на предприятии
Внедрение ЭДО в организации происходит поэтапно. Сначала принимается локальный акт о внедрении данной системы в компании. Затем оформляется цифровая подпись в специальном удостоверяющем центре, которая позволяет подписывать документы и делать их юридически значимыми.
Далее необходимо определить оператора, который будет отвечать за регистрацию в системе (реестр операторов указан на сайте ФНС). После этого настраивается процесс работы с ЭДО, чтобы он соответствовал нуждам компании.
Все этапы способствуют более оперативному и эффективному взаимодействию посредством ЭДО.
Полезные документы
| № | Наименование | Ссылка для скачивания |
| 1. | Приказ о внедрении системы ЭДО | Скачать |
| 2. | Примерная форма соглашения об обмене электронными документами | Скачать |
| 3. | Правила обработки персональных данных | Скачать |
Полезное видео
Вывод
Оформление сотрудников, в зависимости от их статуса, имеет свои отличия. Также существуют различия и в правовом регулировании. Штатные сотрудники заключают трудовой договор, в соответствии с ТК. Исполнители, не включенные в штат компании или находящиеся на аутсорсинге, устанавливают отношения на основе гражданско-правового договора и согласно нормам Гражданского кодекса. Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества и недостатки. С развитием технологий наблюдается рост популярности приема на работу сотрудников через ЭДО. Причиной такой популярности является также удобство и надежность применения КЭДО.
“Добыто” — это инновационный сервис, предлагающий автоматизацию подписания и хранения кадровой документации с использованием надежных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис отличается гибкостью в настройке, обеспечивает надежность и сохранность данных, а также позволяет сэкономить значительное количество времени и ресурсов.
Часто задаваемые вопросы
- Как дистанционному работнику знакомиться с локальными актами и правилами организации?
Ответ: С документами можно ознакомиться в электронном виде.
- Какой тип ЭЦП должен использовать работодатель при подписании трудового договора?
Ответ: Работодатель должен применять квалифицированную электронную подпись.
- Кто должен оплачивать получение ЭЦП при приеме сотрудника в штат?
Ответ: Все расходы должна взять на себя организация.
