Справка с места работы

Справку с места работы может получить штатный или уволенный сотрудник. Также документ могут запросить государственные органы, суд, иные организации и структуры. В содержании справки может быть практически любая информация, от стажа работы до размера заработной платы. По запросу сотрудника работодатель обязан выдать документ в срок до 3 дней. С согласия заявителя справка может оформляться в электронном виде.

Читайте, какой юридический статус имеет справка с места работы, что может входить в ее содержание, как правильно оформить и выдать документ.

Что это за документ

По месту работы могут оформляться обязательные и добровольные кадровые документы. Это может быть и справка, которую работодатель выдает сотруднику, либо иному лицу (организации) по запросу. Как следует из названия документа, в нем содержится определенная справочная информация. Она может быть основана:

• на самом факте трудовых отношений (стаж, профессия, должность и т.д.);
• на каких-либо показателях работы;
• на деловых, личных и иных качествах сотрудника;
• на обстоятельствах, указанных в законе.

Сама по себе, справка не влечет возникновение, изменение или прекращение трудовых отношений. Она лишь подтверждает определенные сведения, связанные с сотрудником и его работой на предприятии.

Справка может содержать персональные данные граждан. Поэтому, по умолчанию, она выдается только по личному запросу работника (штатного или уволенного). Но в ряде случаев документ могут получить:

• представители по доверенности;
• различные государственные структуры, причем без согласия сотрудника (полиция, суд и т.д.);
• другие организации, если гражданин дал согласие на предоставление им каких-либо документов.

Содержание справки определяется исходя из запроса заявителя, а также места, куда ее необходимо представить. Оформить документ можно в электронном виде, если организация используется модуль «Добыто. КЭДО» или иную аналогичную систему.

Комментарий эксперта. Работодатель может выдать справки сотрудникам по своей инициативе. К примеру, при сокращении персонала или увольнении по другим основаниям документ будет содержать важные сведения для нового трудоустройства. Форма справки обычно определяется на усмотрение работодателя и заявителя. Но в некоторых ситуациях, предусмотренных законом, используются документы строгого образца.

Когда и где нужна справка с места работы

Данный документ можно получить с любыми целями, которые важны заявителю. Помимо прочего, справка с места работы может быть нужна:

• для предъявления при оформлении на новое место работы;
• для подтверждения условий выхода на пенсию, определения ее размера;
• для защиты в судебном процессе, при расследовании уголовных дел;
• для получения кредитов и займов;
• для получения льгот и мер поддержки от государства.

Справки могут применяться и для внутренних целей организации. Например, документ будет важен при зачислении сотрудника в кадровый резерв, для рассмотрения вопроса о повышении в должности.

Каких-либо сроков действия у справок обычно нет. Но они могут зависеть от содержания документа. К примеру, если справкой подтверждается факт работы на определенной должности, она будет действовать до момента увольнения. Эти моменты нужно учитывать лицам, которые получают справку, либо используют ее для различных целей.

Особенности оформления и выдачи справок по месту работы

Справка может оформляться и выдаваться за считанные минуты, если для ее заполнения есть соответствующие данные. Но могут потребоваться и дополнительные действия:

• анализ кадрового дела, иных документов о трудовой деятельности;
• запрос в архив, если сотрудник давно уволился с предприятия;
• взаимодействие со структурными подразделениями, которые располагают необходимыми сведениями.

Быстро получить нужную информацию и документы поможет работа с модулем «Добыто. КЭДО». Так как делопроизводство в нем ведется в электронном виде, все указанные процессы займут несколько минут.

Комментарий эксперта. Если справка имеет официальный статус, она подлежит хранению по общим правилам делопроизводства. Документ может включаться в личное дело сотрудника, передаваться в архив. Организация может вести учет справок, выданных по запросам штатных или уволенных работников. С этой целью заполняется отдельный журнал.

Что может входить в содержании справки с места работы

Состав сведений, которые могут входить в содержание справки с места работы, ничем не ограничен. В частности, работник может запросить документ с информацией:

• о своей трудовой деятельности (период работы, структурное подразделение, должность, специальность и т.д.);
• об условиях труда (например, для назначения пенсии важно подтвердить специальный стаж работы с вредными и опасными факторами);
• о размере заработной платы, иных выплат от работодателя;
• о перемещениях по должности, изменении условий трудового договора;
• о пройденном обучении, стажировке, повышении квалификации и т.д.;
• о наличии специальных навыков и допусков.

При обращении к работодателю гражданин сам указывает, какие сведения необходимо отразить в справке. По мере необходимости, руководитель или иное уполномоченное лицо вправе дополнить документы иной важной, полезной информацией.

Сторонние организации и государственные структуры могут запросить справку с места работы для подтверждения:

• факта и периода трудовой деятельности, должности и специальности;
• время нахождения в командировках или на иных мероприятиях, организованных работодателем;
• о личных и деловых качествах, которые имеют непосредственное отношение к гражданину (вместо справки указанные данные можно получить в виде характеристики).

Одновременно можно запросить несколько разных справок с места работы, либо документов с одинаковым содержанием. Например, если сотрудник подает заявку на крупный кредит, ему может потребоваться несколько одинаковых справок для разных банков.

Как правильно оформить справку

Оформление справки начинается с момента получения заявления или запроса. Указанную работу могут выполнить специалисты общего делопроизводства, кадровики, сотрудники других подразделений. Примерная схема процесса оформления справки:

• регистрация заявления (запроса), так как с этой даты начинает течь срок на выдачу документа;
• передача запроса в соответствующее подразделение (отдел кадров и т.д.);
• сбор сведений и документов, на основе которых будет заполняться справка;
• оформление документа в бумажном или электронном виде, в том числе с использованием модуля «Добыто. КЭДО»;
• регистрация в системе делопроизводства (с присвоением номера);
• выдача или направление готовой справки заявителю.

Отметим, что в ряде случаев справки могут оформляться не напрямую через работодателя, а иным способом. Примером является справка 2-НДФЛ, которую работник вправе сформировать через портал «Госуслуг». Но такая возможность возникает только по мере загрузки данных о зарплате и подоходном налоге со стороны работодателя.

Комментарий эксперта. Заявитель может дать согласие на выдачу справки в электронном виде. Для подписания документации таким способом работодателю нужна УКЭП. Справка, заверенная ЭЦП, может направляться по электронной почте, через различные программы и сервисы, либо на физическом носителе. По своей юридической силе она будет приравнена к бумажному документу.

Форма документа

В большинстве случаев справку можно оформить в произвольном виде. Естественно, необходимо соблюдать общие правила делопроизводства, указать в содержании:

• данные об организации, выдавшей документ;
• сведения о получателе справки;
• обязательные реквизиты (номер, дата оформления);
• суть сведений, которые заявитель просит указать в документе.

В справке можно указать точную цель предоставления справки (например, Социальный фонд РФ для назначения пенсии), либо ограничиться общим указанием «по месту требования».

В отдельных случаях справка с места работы может выдаваться в форме, утвержденной:

• нормативными актами;
• локальными актами работодателя;
• органом или структурой, куда будет направляться справка.

Еще раз вернемся к примеру с оформлением кредитов. Банк может требовать справку о зарплате по собственной форме, либо 2-НДФЛ. Эти моменты гражданам нужно уточнять в правилах кредитования. Форма 2-НДФЛ утверждена на законодательном уровне, и работодатель не вправе менять ее. Справка по собственной форме банка может существенно отличаться по содержанию, составу сведений.

Если заявитель увидит в справке недостоверные данные, он вправе требовать выдачи нового документа. Обжалование указанного документа законодательством не предусмотрено. Но если в справку умышленно внесены ложные сведения, которые влияют на права и обязанности граждан, их можно оспорить, потребовать исправления.

Срок и порядок выдачи

Общий срок выдачи справок и иных документов по запросу работников – 3 дня. За нарушение этого правила грозит административная ответственность. Заявитель, чьи права нарушены, вправе обратиться за защитой в прокуратуру, трудовую инспекцию. Также отметим еще ряд нюансов, связанных с оформлением и выдачей справок с места работы:

• второй экземпляр документа может передаваться на хранение в отдел кадров или в общую службу делопроизводства;
• работодатель выдает или направляет справку способом, указанным в заявлении (по умолчанию – лично);
• предприятие вправе отказать в выдаче документа, если заявитель не подтвердил свою личность, либо требует предоставить сведения о другом человеке.

Если за справкой обращается не сам работник, а его представитель, соответствующее полномочие должно быть указано в доверенности. Это важно для целей защиты персональных данных граждан.

Нюансы оформления справок в электронном виде

Предприятие может использовать данный вариант, если внедрило кадровый электронный документооборот. Общие правила выдачи справок в электронном виде:

• заявитель должен оформить согласие на предоставление документа в цифровом формате;
• справка оформляется в виде файла, который удостоверяется УКЭП работодателя;
• файл направляется через электронную почту, либо иные приложения (сервисы).

Система КЭДО должна отвечать ряду обязательных требований. Прежде всего, они относятся к защите информации от несанкционированного доступа, распространения.

Предъявить справку в электронном виде можно почти везде, если организация или государственный орган использует систему электронного документооборота. При проверке документа осуществляется идентификация личности лица, заверившего справку посредством ЭЦП. Также гражданин может распечатать бланк в обычном бумажном виде, хотя это не придаст документу юридическую силу.

Преимущества работы с модулем «Добыто. КЭДО»

В модуле «Добыто. КЭДО» можно работать с любыми кадровыми документами. Это относится и к оформлению справок с места работы. Ключевые преимущества для работодателя:

• наличие большого количества типовых шаблонов, форм и образцов справок;
• удобный и простой функционал для ведения документооборота;
• возможность быстрого получения сведений, который нужны для заполнения справок;
• ведение журналов и иных документов для учета выданных справок.

Система позволяет работать с разными видами электронных подписей, в том числе УКЭП. Это позволяет направлять документы в государственные органы. Ознакомиться с основными возможностями модуля «Добыто. КЭДО» можно в бесплатной демоверсии!

Заключение

• Справка с места работы – это документ, который содержит определенную информацию о сотруднике, условиях его труда. Запросить справку может не только сам гражданин, но и государственный орган.
• В содержание справки может входить информация о период и стаже работы, о заработной плате, условиях труда, иных важных моментах. Заявитель вправе сам указать, какие данные нужно отразить в документе.
• Справку с места работы может заполнить в произвольном виде, либо по формам, утвержденным законодательством. Закон не запрещает выдавать документ в электронном формате, если заявитель дал на это согласие.

FAQ

Что такое справка с места работы?

Это документ с определенной информацией о сотруднике, его трудовой деятельности. Справку может запросить штатный или уволенный работник, сторонняя организация или государственная структура. Состав сведений в документе зависит от содержания запроса.

Как оформить справку с места работы?

Для этого необходимо собрать сведения, которые нужны заявителю, изложить их в содержании документа. Справку можно выдать в бумажном или электронном виде. Второй вариант допустим, если гражданин дал соответствующее согласие.

Какой срок оформления справок с места работы?

ТК РФ обязывает выдать справку сотруднику в течение 3 дней после получения заявления. Если заявителем является иное лицо или организация, то срок выдачи может быть указан в содержании запроса.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)