Системы управления персоналом

Система управления персоналом может рассматриваться как комплекс процессов, решений и действий руководства, либо как специальное программное обеспечение. Оба эти направления взаимосвязаны, дополняют друг друга. В состав процессов входит кадровое планирование, разработка мер стимулирования и наказания, обеспечение охраны труда, взаимодействие и обратная связь с сотрудником. Программы и сервисы автоматизируют и упрощают указанные процессы, помогают в оформлении документов, учете различных показателей работы с персоналом.

Читайте, как внедряются системы управления персоналом, по каким направлениям реализуются процессы работы с кадрами, чем поможет система КЭДО.

Что такое система управления персоналом

Любая система предусматривает комплексный подход к планированию, постановке и выполнению задач. В сфере управления персоналом система распространяется на следующие направления:

• регулирование трудовых отношений с сотрудниками;
• обеспечение надлежащих условий труда;
• оформление кадровых документов, предусмотренных законодательством и локальными актами;
• управление отношениями, стимулирование и меры наказания;
• адаптация и мотивация персонала;
• обратная связь с сотрудниками.

Система управления персоналом должна быть эффективна, т.е. приносить какую-либо пользу для компании. В идеале, руководство должно постоянно видеть отдачу после всех действий и решений. Она может быть прямая и косвенная, подлежать анализу по определенным показателям.

Также под системой управления персоналом зачастую понимается профильное программное обеспечение. В частности, это может быть программа для электронного документооборота и делопроизводства, сервисы и приложения для обучения, формирования баз данных и т.д. Для решения большинства кадровых задач идеально подходят модули «Добыто». Это современное решение от российских разработчиков, которое можно внедрить в любой компании.

Комментарий эксперта. В системе управления персоналом задействовано не только руководство, но и иные специалисты компании. В частности, реализацией решений и выполнением задач начальства занимается отдел кадров, другие подразделения. Они должны знать и понимать общие цели и планы в управлении сотрудниками, иметь доступ ко всем соответствующим документам. Только так обеспечивается единый подход к всем методам, выбранным главой предприятия.

Процессы, методы и решения

Единичное кадровое решение сложно назвать системным подходом к управлению персоналом. Система включает:

• все действия и мероприятия, проводимые по инициативе работодателя и связанные с трудовыми отношениями;
• решение по кадрам, от приема на работу до сокращения штата, численности сотрудников;
• длящиеся процессы (например, обеспечение охраны труда, соблюдение обязательных условий трудового законодательства).

Решения по кадровым вопросам могут приниматься по мере необходимости, либо в соответствии с планами. К примеру, заранее спланировать можно обучение и повышение квалификацию, расширение или сокращение штата. Разовым решением может быть подбор нового сотрудника на освободившуюся должность, проведение служебного расследования.

Все действия и процессы, выполненные в компании, нужно постоянно анализировать и контролировать. Это поможет убедиться в эффективности стратегии управления персоналом, скорректировать планы на будущее, принять внеочередные решения по личному составу. Анализ и контроль можно автоматизировать, если использовать модули «Добыто».

Программное обеспечение для управления персоналом

Программы, приложения и сервисы активно применяются во всех направления кадровой работы. В рамках системы управления персоналом компания может использовать:

• комплексные решение, охватывающие множество задач и процессов;
• профильные программы для делопроизводства, управления кадрами, обучения и развития сотрудников;
• государственные платформы (например, сервисы на портале «Работа России»);
• сайты и приложения сторонних организаций (например, в рамках системы дистанционного обучения в образовательном центре).

Крупные предприятия могут заказывать разработку ПО под индивидуальные требования. Но и в обычных программах есть дополнительные расширения, которые можно подключить по мере необходимости. Также большие возможности дает гибкая настройка и интеграция с другими платформами. Всеми указанными преимуществами обладают модули «Добыто».

Как внедрить и использовать систему управления персоналом

Нет смысла изобретать и внедрять полноценную систему управления «с нуля». Есть множество методик, которые давно отработаны на практике, скорректированы под современные требования. Более того, есть система стандартов для систем менеджмента (ИСО), в том числе по охране и безопасности труда, управления трудовыми ресурсами. Их можно взять за основу:

• при разработке локальных и индивидуальных актов (например, общие инструкции по кадровому делопроизводству);
• при внедрении управленческих процессов и действий;
• при осуществлении контроля и мониторинга за кадровыми мероприятиями, их планировании;
• при определении результатов, которые руководство намерено увидеть в краткосрочной или долгосрочной перспективе.

Для внедрения и реализации системы управления персоналом нужно грамотно распределить полномочия между специалистами разного уровня. Нельзя делать так, чтобы за все процессы и конечный результат отвечал только один человек, даже если у него если профильное образование, большой опыт в данной сфере. Уровень компетенции и объем полномочий указывается в должностных инструкциях, положениях об отделах, структурных подразделениях.

Комментарий эксперта. Система управления персоналом должна постоянно совершенствоваться. Компания может менять подход к процессам и решениям, корректировать содержание локальных актов. Для этого важна аналитическая работа, обратная связь с сотрудниками, привлечение независимых экспертов. Только таким способом эффективность управления будет постоянно на высоте, регулярно повышаться.

Какие процессы предусматривает система

Даже в небольшой компании количество разовых или постоянных кадровых процессов может исчисляться десятками. Все они должны быть спланированы, реализованы с соблюдением интересов работодателя, требований законодательства. В систему управления персоналом могут входить следующие обязательные процессы и мероприятия:

• подбор и набор сотрудников (самостоятельно, через рекрутинговое агентство и т.д.);
• оформление трудовых книжек и договоров, издание приказов по личному составу;
• ведение и учет кадровой документации;
• реализация системы оплаты труда, мер поощрения и наказания;
• контроль за соблюдением дисциплины труда;
• учет и расчет рабочего времени, дней отпусков;
• комплексные процедуры сокращения, оффбординга и онбординга, адаптации;
• обеспечение условий и охраны труда, расследование несчастных случаев;
• формирование кадрового резерва, если это предусмотрено политикой организации;
• проведение обучения, направление сотрудников на курсы повышения квалификации.

Естественно, это далеко не полный перечень. К процессам в системе управления персоналом может относится реализация мер мотивации, психологическая работа с сотрудниками, информационное и правовое обеспечение, и т.д.

Взаимосвязанность процессов наблюдается практически всегда. К примеру, после набора персонала необходимо оформить документы по трудовым отношениям, провести первичные инструктажи, обеспечить безопасные условия труда, начать выплату зарплаты и т.д. Отдельные процессы могут длиться даже после увольнения сотрудника. В частности, после сокращения придется выплачивать средний заработок на период трудоустройства, выдавать копии документов по запросу бывшего работника.

Чем подробнее все процессы описаны в локальных актах, тем проще их будет реализовать на практике. В перечень таких документов могут входить положения, инструкции, регламенты, правила и т.д. Они доводятся до сведения лиц, на которых возложены соответствующие полномочия.

Комментарий эксперта. Внедрение кадровой системы менеджмента можно поручить профильным экспертам и организациям. Они разработают необходимые документы, проведут аудит кадровых процессов, выполнят действия по подбору персонала и иным направлениям. Во многих случаях это будет оптимальным решением, несмотря на дополнительные расходы. Также помощь независимых экспертов позволит выявить слабые места и недочеты в общей системе управления кадрами.

От чего зависит эффективность управления персоналом

Есть несколько ключевых факторов, которые влияют на эффективность системы управления персоналом. Помимо прочего, это будет:

• точное, своевременное и грамотное планирование;
• разработка единой кадровой политики;
• оформление локальных актов под каждый процесс;
• ведение контроля и мониторинга по всем направлениям кадровой работы;
• наличие образования, соответствующей квалификации и знаний у специалистов, задействованных в управлении.

Система должна быть гибкой, чтобы оперативно реагировать на возникающие вопросы и проблемы. Например, появление конфликта в коллективе не должно сказаться на работе всей организации. Поэтому для таких ситуаций в локальных актах нужно описать возможные мероприятия и процессы, от подключения психолога до структурных изменений в команде. Зная, что делать, уполномоченные лица будут следовать определенному плану или регламенту.

Программы и сервисы в системе управления персоналом

Полноценная работа системы управления сейчас невозможна без соответствующего программного обеспечения. Как минимум, компании нужно внедрить систему кадрового электронного документооборота. Идеальным вариантом для этого станет модуль «Добыто. КЭДО». Также программы и сервисы помогут:

• организовать взаимодействие специалистов, задействованных в системе управления;
• обеспечить быструю обратную связь с сотрудниками;
• планировать задачи, контролировать сроки их выполнения;
• формировать аналитические и статистические отчеты по множеству показателей.

Электронные сервисы важны и для проведения обучения, развития персонала, что является одним из важнейших элементов системы управления. Специально для этих целей разработан модуль «Добыто. Знания».

Обратная связь

Управлять персоналом в одностороннем порядке неэффективно. Для успешного решения кадровых задач важна обратная связь с сотрудниками. Ее можно организовать:

• путем проведения опросов онлайн или при очном общении;
• путем рассмотрения предложений, рекомендаций и иных обращения работников;
• путем анализа микроклимата в коллективе;
• путем оперативного разрешения жалоб со стороны сотрудников.

Взаимодействие с персоналом можно организовать через различные программы и сервисы. Такие возможности предлагает и модуль «Добыто. КЭДО».

Чем поможет использование модулей «Добыто»

Работа с электронными сервисами и программами повысит эффективность системы управления. Вот несколько направлений, где можно и нужно использовать модули «Добыто»:

• ведение кадрового делопроизводства, планирование действий и решений по управлению персоналом;
• учет различных показателей, связанных с кадровыми процессами;
• проведение мероприятий по обучению и развитию сотрудников, создание баз знаний и корпоративных библиотек;
• формирование внутренней и внешней отчетности;
• взаимодействие специалистов разного уровня.

Оценить эффективность работы с персоналом можно будет почти сразу после внедрения модулей «Добыто». Бесплатная демоверсия программы даст возможность оценить ее функционал и преимущества.

Заключение

• Система управления персоналом включает различные процессы, действия и решения. Также под системой понимается программное обеспечение, которые применяется для решения кадровых задач.
• Эффективность системы управления зависит от грамотного планирования, распределения полномочий, издания локальных актов. Все процессы необходимо контролировать и анализировать, чтобы своевременно вносить изменения, устранять недостатки.
• Упростить процессы управления персоналом помогут профильные программы и сервисы. Одним из них является модуль «Добыто. КЭДО».

FAQ

Что такое система управления персоналом?

В общее понятие системы входят процессы, решения и действия. Их реализацией занимается не только руководство предприятия, но и иные специалисты, подразделения. Грамотное распределение полномочий – один из важных факторов эффективности системы.

Как организовать систему управления персоналом в компании?

Для внедрения системы можно руководствоваться национальными и международными стандартами. Также компании необходимо издать локальные акты под все кадровые процессы, организовать планирование и мониторинг.

Какие программы будут нужны для системы управления персоналом?

Как минимум, предприятию будет нужна система электронного документооборота. Также на рынке есть профильные программы и сервисы, которые разработаны специально для решения кадровых задач.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)