Система отпусков

Отпуск – это дни отдыха работников, на протяжении которых они освобождаются от исполнения трудовых обязанностей. Продолжительность и порядок предоставления отпусков определяются по положениям ТК РФ, иным нормативных и локальным актам. Работодатель обязан учесть право на предоставление дополнительных дней отдыха, а также отпусков без сохранения заработка. Для этого в организации составляются и утверждаются графики, приказы, иные документы.

Читайте, как организовать систему отпусков в компании, с какой документацией работает отдел кадров, как правильно рассчитать продолжительность отдыха сотрудников.

Требования законодательства о предоставлении работникам отпусков

Одной из обязанностей работодателя является предоставление сотрудникам времени отдыха. Кроме обычных выходных дней недели, к нему относятся разные виды отпусков. Руководство организации обязано:

• установить порядок предоставления отпусков в локальных актах, трудовых договорах;
• своевременно утверждать графики отпусков, вносить в них изменения;
• правильно рассчитывать количество дней отдыха, соответствующие выплаты;
• учитывать гарантии ТК РФ о предоставлении дополнительных и специальных видов отпусков.

Минимально необходимые требования по времени отдыха определены на законодательном уровне. Работодатель вправе расширить их на свое усмотрение. Например, допускается введение дополнительных дней отпусков в зависимости от стажа, показателей работы персонала. Важно, чтобы эти правила распространялись на весь трудовой коллектив, а не вводились индивидуально, только для одного работника.

Система отпусков должна быть в каждой организации. Если допускать ошибки при предоставлении и расчете дней отдыха, можно столкнуться:

• с трудовыми конфликтами на уровне компании (обращения, жалобы);
• с предписаниями и штрафами от прокуратуры, органов трудовой инспекции;
• с рассмотрением споров в судебном порядке, что чревато дополнительными расходами.

Полномочия по организации системы отпусков обычно возлагаются на кадровую службу. Также в эти процессы вовлечены рядовые сотрудники, руководитель предприятия и начальники структурных подразделений. Обеспечить взаимодействие между указанными участниками можно в системе кадрового документооборота «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Работодатель не может произвольно лишить сотрудника отпуска, так как это является нарушением трудовых прав. Более того, если в организации утвержден график предоставления дней отдыха, его также можно менять только с соблюдением определенных процедур. Нужно учитывать, что при любом трудовом споре суды и иные гос. органы, по умолчанию, поддерживают сторону работника. Доказывать отсутствие нарушений придется работодателю.

Основные и дополнительные отпуска

Это гарантия каждому работнику по ТК РФ. Руководство предприятия обязано представить:

• основной отпуск продолжительностью не менее 28 дней;
• дополнительные отпуска, связанные с местом работы (территории РКС и МКС);
• дополнительные отпуска, связанные с условиями труда (например, за работу в опасных и вредных условиях, за ненормированный день).

Также точное количество дней отпуска, но не менее чем по ТК РФ, может быть указано в локальном акте, трудовом договоре. Обычно дополнительные льготы предоставляют руководителю, высококвалифицированным специалистам. Но они могут входить в общий социальный пакет, за счет которого компания привлекает новых сотрудников и стремится сократить текучесть кадров.

Особенности предоставления отпусков без сохранения заработной платы

Данный вид отпусков может предоставляться сотрудникам по трем направлениям:

• по взаимной договоренности, на усмотрение работодателя;
• в обязательном порядке, если такое право предусмотрено нормами ТК РФ;
• на основании положений локальных актов, трудового договора.

В первом случае руководитель оценивает причины, по которым работник просит отпуск без содержания (например, срочная поездка с ребенком на лечение). Ситуации, когда работодатель обязан удовлетворить заявление, указаны в ст. 128 ТК РФ. Это может быть обращение работающего инвалида (до 60 дней в году) или пенсионера (до 14 дней в течение года). Любой работник может взять в году до 5 дней за свой счет по факту рождения ребенка, регистрации брака или смерти близкого родственника.

Отпуска без сохранения заработка являются исключением из правил. По этой причине они не отражаются в ежегодном графике отпусков. Но учесть их нужно обязательно, так как это влияет на подсчет рабочего времени, расчет заработной платы. Учет можно вести письменно, либо с использованием системы КЭДО «Добыто. КЭДО».

Как оформить документы по системе отпусков в организации

По умолчанию, право на первый отпуск возникает у сотрудника только после 6 месяцев работы. Но закон допускает менять это правило, если руководство готово предоставить отдых специалисту до истечения указанного периода времени. Такие вопросы решаются в индивидуальном порядке, могут не предусматриваться общим графиком отпусков.

Чтобы соблюсти требования ТК РФ в части системы отпусков, в компании нужно:

• разработать и применять локальные акты, где описан порядок действий специалистов кадровой службы и других подразделений, рядовых сотрудников;
• вест учет по продолжительности работы и стажа, а также по периодам отсутствия на рабочем месте, которые важны для предоставления отпусков;
• своевременно рассматривать заявления, ходатайства и служебные записки от работников, на основании которых заполняет график, оформляются иные документы на отпуска;
• правильно рассчитывать продолжительность дней отдыха и выплат работнику;
• вести отчетность по количеству дней отпусков.

В определенных ситуациях допускается заменять отпуск денежной компенсацией. Например, по согласованию с сотрудником это разрешается делать при увольнении. Но и в этом случае необходимо точно рассчитать количество дней отдыха, чтобы правильно определить размер компенсации.

Текущей работой по организации системы отпусков на предприятии занимается кадровая служба. Ее полномочия:

• учет и систематизация данных о фактически отработанном времени;
• сбор информации от подразделений компании и работников для планирования отпусков, заполнения графика;
• проверка оснований для предоставления дополнительных дней отдыха, отпусков без сохранения зарплаты;
• подготовка документов для подписания руководителем (приказы, график и т.д.);
• проверка причин, по которым сотрудник не вышел на рабочее место после завершения отпуска.

Для отдельных категорий специалистов и должностей действуют ограничения за поездки за границу. В этих случаях кадровая служба обязана разъяснять сотрудникам соответствующие требования закона. Подтверждение об этом будет включено в личное дело работника (в виде подписи или отдельного документа).

Комментарий эксперта. Руководитель компании тоже имеет право на отпуск. Сведения об этом можно не указывать в общем графике для предприятия. Директор может выбрать время отдыха исходя из текущей ситуации, особенностей процессов производства и управления.

Какие сведения нужны для оформления графика отпусков

График является средством планирования в системе отпусков компании. Он заполняется на основании сведения от работников, руководителей подразделений. Также будут важны данные о производственных и иных процессах, чтобы их эффективность не ухудшилась в период предоставления отпусков. Чтоб спланировать дни отпуска и составить график, кадровая служба использует данные:

• о штатной численности по кадрам;
• о продолжительности отработанного времени;
• о должности и профессии, условиях труда конкретных сотрудников;
• о распределении дней отдыха после согласования на уровне работников, подразделений;
• о наличии у работника прав на предоставление отпуска в удобное для него время (например, сотрудники с несовершеннолетними детьми, супруги военнослужащих и т.д.).

Так как график необходимо утвердить до начала календарного года, сбор и анализ указанных сведений осуществляется заранее (обычно не позже середины декабря). На начальном этапе работникам предлагается указать даты, когда они хотели бы получить дни отдыха. Далее осуществляется согласований времени отпуска, чтобы избежать трудовых конфликтов и спорных ситуаций.

Проект графика рассылается для ознакомления по всем подразделениям. После уточнения и корректировки данных документ передается на утверждение руководителям отделов. Далее проходит окончательно утверждение графика на уровне руководителя. Если речь идет о государственных структурах, то согласование документа может осуществляться через вышестоящие ведомства (в отношении руководящих должностей).

Внесение изменений в график

До начала календарного года сложно предвидеть и оценить все ситуации, с которыми могут столкнуться работники, компания. По этой причине график отпусков можно менять:

• на основании заявления от сотрудника (например, если его семье выделили путевку в санаторий на определенной время, о чем было неизвестно заранее);
• на основании решения руководства (например, если предприятие получило крупный заказ со сжатым сроком выполнения);
• по согласованию между работниками и/или с руководителем (например, если сотрудники одного отдела решили «поменяться» отпусками).

Уточненный график отпусков утверждается руководителем. Документ обычно размещается в открытом доступе, чтобы с ним могли ознакомиться все заинтересованные лица. Как вариант, график будет виден сотрудникам, подключенным к системе «Добыто. КЭДО».

Взаимодействия между подразделениями, работниками

Для подготовки графика, согласования и изменения дат отпусков, осуществляется взаимодействие между кадровой службой и иными подразделениями, рядовыми сотрудниками и руководством. Обмен сведениями и документами можно организовать:

• в письменной форме (например, заявления, служебные записки и т.д.);
• в электронном виде (например, можно подключить всех сотрудников к «Добыто. КЭДО»);
• в виде личных встреч с персоналом (например, вопросы об отпусках можно обсудить на общем собрании с коллективом).

В любом случае, кадровая служба обязана хранить все документы, связанные с планированием и предоставлением отпусков. Это позволит избежать трудовых споров, претензий со стороны ГТИ и прокуратуры.

Оформление документов о предоставлении отпусков

В состав документов для планирования системы отпусков и предоставления дней отдыха персоналу входит:

• график отпусков (единый для компании, по отдельным подразделениям и филиалам);
• служебные записки (для согласования сведений в графике, его изменения);
• заявления от работников;
• приказ руководителя о предоставлении отпуска;
• финансовые документы о выплате отпускных, оплате проезда;
• табели учета рабочего времени (по ним подсчитывается продолжительность работы или службы);
• документы, дающие льготы на различные виды отпусков (например, выписка из регистра инвалидов, пенсионное удостоверение и т.д.).

Компании могут потребоваться и иные документы. Например, это может быть приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника на период отпуска.

Преимущества работы с системой электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

В системе «Добыто. КЭДО» доступны все функции для организации и планирования системы отпусков. В частности, там можно:

• подготовить шаблоны всех документов, которые применяются в кадровом делопроизводстве;
• организовать взаимодействие со всеми службами и работниками (например, для передачи предложений под график отпусков);
• передавать информацию и документы для расчета отпускных, иных выплат;
• вести учет продолжительности работы и количества дней отдыха.

Естественно, в системе доступны и иные функции для обеспечения кадрового документооборота. Ознакомиться с работой «Добыто. КЭДО» можно в бесплатной демоверсии!

Заключение

• Система отпусков – это комплекс действий, решений и документов, связанных с предоставлением персоналу дней отдыха. Полномочия по ведению документации обычно возлагаются на кадровую службу.
• Согласно ТК РФ, работникам могут предоставляться основные и дополнительные отпуска, а также дни без сохранения заработка. Планирование в системе отпусков предусматривает утверждение графика.
• В перечень документов для организации системы отпусков входит график, заявления от работников, приказы, финансовая документация. Кадровый учет и обмен данными можно вести в системе «Добыто. КЭДО».

FAQ

Что входит в систему отпусков?

Сюда входит процесс планирования (заполнение графика), оформление документов о предоставлении отпусков. Документацию и все процессы можно вести в письменной или электронной форме.

Как организовать систему отпусков в компании?

Для этого нужно учитывать продолжительность отработанного времени, наличие льгот на первоочередное предоставление дней отдыха, размер среднего заработка, иные сведения. Основную работу с этой информацией ведет кадровая служба.

Как вести документы в системе отпусков?

Кроме ведения документации в обычном письменном виде, организация может подключить систему электронного документооборота. Там можно оформлять все необходимые документы, осуществлять взаимодействие внутри компании.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)