Каждый работодатель, у которого есть наемные сотрудники, в соответствии со ст. 123 ТК РФ обязан составлять график отпусков. При этом в трудовом кодексе прямо сказано, что график отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. Форма самого графика на законодательном уровне не определена, но чаще всего используют унифицированный бланк по форме № Т-7.
Читайте, какие сервисы для учета графика отпусков может использовать работодатель, на что обратить внимание при выборе ПО, как организовать работу кадровой службы.
Что такое сервис для учета графика отпусков?
Трудность с учетом графика отпусков заключается в том, что таблица не дает наглядного представления о том, какие даты могут пересекаться для тех или иных сотрудников. На практике это означает, что в одном отделе могут одновременно отсутствовать несколько ключевых сотрудников. Одна из функций специальных сервисов для учета графика отпусков – наглядное представление данных по датам, их пересечениям. Рассмотрим подробнее, какие функции есть у таких сервисов, и какие решения используются для учета графиков отпусков.
График — это табличный документ, в котором в удобном для кадровика виде отображается основная информация по отпускам – как ежегодным оплачиваемым, так и неоплачиваемым. Сервис для учета график отпусков – веб-ресурс или программа, облегчающая кадровику работу по формированию соответствующего документа. Основной функционал таких сервисов:
- Разработка шаблона графика отпусков. В некоторых сервисах можно с помощью встроенного редактора создавать шаблоны. Встречается возможность импорта подразделений, сотрудников.
- Формирование таблиц и диаграмм с добавлением различных отсутствий. Кроме ежегодных основных и оплачиваемых отпусков можно добавлять отсутствия и по другим причинам – отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет, неоплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам и т.д.
- Автоматический расчет срока отпуска с учетом государственных праздников и нерабочих дней. Кадровику не нужно самостоятельно считать, на какой срок продлится отпуск сотрудника, если на даты выпадают государственные праздники.
- Рабочее пространство для согласования заявок на отсутствие. При совместном доступе к сервису сотрудники могут отправлять заявки в утвержденной форме на отсутствия – например, на желаемые дни ежегодного оплачиваемого отпуска, неоплачиваемого отпуска и пр. Учтите, что такие заявки не являются официальным документом – для целей оповещения руководства об отсутствии следует использовать соответствующий шаблон в системе «Добыто. КЭДО».
- Наглядное представление информации об отсутствиях. Это, пожалуй, самый важный функционал таких сервисов. Можно выбрать способ отображения (обычно доступно несколько типов диаграмм), виды отсутствий (только отпуска или и другие отсутствия). Графическое представление информации позволит сразу оценить, в какие даты будут отсутствовать те или иные сотрудники, на кого нужно будет распределить нагрузку и пр.
Дополнительно в отдельных сервисах предусмотрена настройка уведомлений по e-mail или SMS, планирование отпуска сотрудников, работающих по совместительству, расчет отпускных для бухгалтерии.
Мнение эксперта. Максимальная польза для кадровика от сервиса учета графика отпусков будет в случае совместного использования такого инструмента вместе с системой кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО». В сервисе можно получить графические данные, автоматически рассчитать продолжительность отпусков, получить заявки на отсутствие, а уже с этой информацией составить по шаблону из «Добыто. КЭДО» график отпусков, отправить его для ознакомления всем сотрудникам, а также руководителю для утверждения.
Что можно отнести к сервису учета графика отпусков?
Можно выделить 3 типа сервисов для учета графика отпусков:
- Специализированные веб-сервисы – ITS Vacation, Timetta и др.
- Электронные таблицы – Excel в составе пакета Microsoft Office, Calc из пакета OpenOffice, Гугл Таблицы.
- Модули для систем КЭДО и HRM-систем – «Отпуска» в ELMA КЭДО, «График отсутствий» в Битрикс24.
Модули для учета отпусков в сервисах кадрового электронного документооборота являются платными. Далеко не каждая небольшая фирма, микроорганизация, ИП могут себе позволить дополнительные расходы. В системе «Добыто. КЭДО» в настоящий момент отсутствует встроенный инструмент для учета графика отпусков, но зато стоимость за 1 сотрудника в год составляет всего 75 рублей, а не несколько сотен или тысяч рублей.
Электронные таблицы
Позволяют формировать графики в виде таблиц, проводить несложные расчеты по оставшимся дням отдыха. С помощью формул можно исключить ошибки при расчете вручную – например, выводить ошибку, если у кого-то из сотрудников отсутствует часть отпуска продолжительностью 14 дней и более.
Гугл Таблицы – бесплатный онлайн-сервис. Возможна совместная работа над документами – например, можно отдельной страницей создать таблицу, где сотрудники смогут вносить желаемые даты отпусков. Легко устанавливать права доступа – на редактирование или только чтение.
MS Excel – мощный табличный редактор, но для использования потребуется покупка лицензии. Аналоги по типу Calc являются бесплатными, и имеют почти такой же функционал.
Мнение эксперта. Электронные таблицы нельзя считать полноценными сервисами учета графика отпусков, хотя на многих предприятиях кадровики пользуются именно ими. Опять же, об автоматизации процесса формирования графиков речи идти не может, но в табличных редактор есть возможность быстрого построения разнообразных диаграмм, в т.ч. для наглядного отображения пересечений дат отсутствий.
Специализированные веб-сервисы
Онлайн-сервисы, разработанные специально для учета графика отпусков – обычно другие задачи кадрового документооборота и управления человеческими ресурсами не решают. В некоторых сервисах возможна интеграция с учетными системами, системой КЭДО – как минимум, импорт и экспорт данных (не потребуется вносить сотрудников в сервис вручную).
Отметим следующие сервисы:
- Позволяет работать с разными видами отсутствий. Есть общий доступ к рабочему пространству, система заявок на отсутствие от работников. Начислять или списывать отсутствия (оставшиеся дни отпуска) можно как вручную, так и в автоматическом режиме. Самостоятельно рассчитывать продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска с учетом официальных праздников не потребуется – сервис сделает это сам. Развернуть сервис можно на локальном сервере компании. Возможна интеграция по API. Это решение от российского разработчика. ЦОД находится на территории РФ, соблюдаются требования 152-ФЗ. Оплата осуществляется по подписке за каждого пользователя.
- График-отпусков.рф. Простой сервис учета графика отпусков с минимальным набором функций. Есть групповая работа с календарем, где сотрудники могут указывать желаемые даты отпусков, контроль пересечения отсутствий, автоматическое оповещение о предстоящем отпуске по электронной почте. Благодаря хранению историй изменений кадровику будет проще учитывать отпуска сотрудников, если кто-то из них просит о переносе отдыха. Все изменения в графике доступны сотрудникам – не нужно отдельно сообщать каждому работнику о том, что нужно ознакомиться с новой версией документа.
- ITS Vacation. Система управления отсутствиями персонала с гибкими возможностями. Можно выгружать данные по сотрудникам, планировать ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые, неоплачиваемые отпуска и иные отсутствия без пересечения по датам. Благодаря фильтрам можно отображать все отсутствия или только отдельные их виды.
Пользоваться специализированными сервисами можно отдельно, как самостоятельным программным продуктом при планировании отпусков, или работать с ними совместно с модулем «Добыто. КЭДО» для внесения информации при оформлении официального графика отпусков в организации.
Модули для учетных систем
Нельзя обойти стороной и платные дополнения для различных систем – например, ELMA КЭДО, Битрикс24 и др. Все эти модули построены по одному принципу, и предназначены для расширения функционала используемой системы. Если вы пользуетесь инструментами сервиса Битрикс24, то есть смысл приобрести модуль «График отсутствий». Аналог для системы кадрового электронного документооборота в ELMA КЭДО – «Отпуска».
Отметим, что модули являются платными, и, зачастую, небольшим организациям в них нет необходимости. Вполне можно обойтись сервисом «Добыто. КЭДО» для формирования, подписания, согласования графиков отпусков, и каким-то дополнительным инструментом для учета отсутствий, в т.ч. и бесплатным.
Преимущества «Добыто. КЭДО» при учете графика отпусков
К основным плюсам использования сервиса учета графиков совместно с модулем «Добыто. КЭДО» стоит отнести следующее:
- Возможность планирования отпусков с формированием заявок на отсутствие и отправкой соответствующей информации в системе кадрового электронного документооборота. Инструмент учета графика отпусков полезен не только кадровикам, но и сотрудникам – они смогут более точно спланировать даты с учетом отсутствий коллег, рассчитать суммарный срок отпуска с учетом государственных праздников, после чего отправить сведения кадровику.
- Отправка произвольных документов в «Добыто. КЭДО». Если сервис позволяет выгружать информацию в виде документов в том или ином формате, то этими документами можно будет обмениваться в системе КЭДО, подписывать их. Например, если используется шаблон в сервисе учета графика отпусков, то можно не оформлять такой же шаблон непосредственно в «Добыто. КЭДО», а загружать его из сервиса – это же касается и заявлений сотрудников на отсутствие. Хотя, конечно, удобнее будет использовать шаблон в системе кадрового ЭДО – все зависит от того, как именно осуществляется электронный документооборот в компании.
- Мгновенное оповещение о поступлении новых документов. Кадровик сразу узнает, когда сотрудники внесут сведения по желаемым датам в заявку, а работники – когда будет утвержден график отпусков для ознакомления. Дополнительно в сервисе учета можно настроить уведомления за 2 недели до начала отпуска, что является обязательным требованием по трудовому законодательству.
Доступ к сервису «Добыто. КЭДО» возможен не только с рабочего компьютера, но и с ноутбука, планшетного компьютера, смартфона – вообще, любого устройства, где есть доступ в интернет и современный веб-браузер (хоть с электронной книги). Поэтому сотрудники смогут в любое время и любом месте ознакомиться с уже утвержденным графиком отпусков или отправить заявки на интересующие даты ежегодного отдыха.
Заключение
- Сервисы для учета графика отпусков могут оказаться полезными для сотрудников кадровой службы и руководителей подразделений. С их помощью можно увидеть пересечение дат отпусков нескольких сотрудников, отмечать все виды отсутствий, получать от работников заявки на желаемые даты оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска.
- Можно настроить шаблон не только для самого графика отпусков, но и для заявок от сотрудников на желаемые даты отсутствий – соответственно, не потребуется опрашивать каждого работника, особенно из числа тех, кто в соответствии с трудовым законодательством имеет право самостоятельно выбирать удобные даты.
- Вместе с системой «Добыто. КЭДО» сервис учета графиков отпусков станет удобным инструментом для кадровиков. Можно существенно ускорить процесс взаимодействия рядовых сотрудников, руководителей отделов и специалистов кадровой службы в компании.
FAQ
Можно ли использовать упрощенную таблицу для графика отпусков?
Да, законодательством не определена обязательная форма графика отпусков, поэтому каждый работодатель может разработать и утвердить свою форму. Обратите внимание, что эта форма должна быть определена соответствующим локальным актом, с которым нужно будет ознакомить всех сотрудников. Другое дело, что в форме № Т-7 уже используются все необходимые столбцы для учета очередности отпусков, оставшихся дней отпуска и другая информация. В любом случае, в «Добыто. КЭДО» есть форма № Т-7, предусмотрена возможность добавления произвольных документов, создание шаблонов.
Как можно автоматизировать процесс подготовки графика отпусков – например, как узнать у всех сотрудников дни отпуска, которые они хотели бы взять в следующем календарном году?
Для этого вы можете разработать собственную форму в виде шаблона в «Добыто. КЭДО», отправить её всем сотрудникам. Сама форма может быть копией итогового графика или иметь любой другой вид. Удобнее, когда используется параллельный маршрут согласования. Каждый сотрудник в «своей» строке указывает желаемые дни отпуска или добавляет комментарии (например, просьбу перенести отпуск на следующий год).
Кадровик может отслеживать в режиме реального времени, сколько сотрудников уже подписало документ в модуле «Добыто. КЭДО», отправлять напоминания о том, что нужно указать желаемую дату и срок отпуска, знакомить сотрудников с утвержденным графиком под подпись – как в произвольный день, так и не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Т.е. с помощью сервиса кадрового электронного документооборота можно полностью исключить риски нарушения трудового законодательства в плане оповещения сотрудников о предстоящих отпусках, об утверждении графика за 2 недели до конца года и пр.
Возможна ли интеграция сервиса учета графика отпусков и системы КЭДО?
При необходимости можно найти пути для интеграции (например, по API), но зачем? Сервис учета графика отпусков, как правило, для составления самих графиков в виде обязательного кадрового документа не используется. Вы можете выгрузить необходимую информацию, диаграммы из сервиса, загрузить их в «Добыто. КЭДО», и отправить необходимым сотрудникам для ознакомления – например, руководителям отделов для того чтобы они знали, у кого из специалистов даты отпусков пересекаются, кто разделил отпуск на несколько частей и т.д.
