В наше быстро развивающееся цифровое время сделки все чаще совершаются в электронной форме. Это не только удобно, но и экономит время и ресурсы компании, а также позволяет работать из любой точки мира. Однако, чтобы успешно провести сделку в данном формате, необходимо разобраться в процессе заключения договора и обмена документами.
В данной статье мы рассмотрим основные аспекты сделок в электронной форме: от преимуществ и распространения таких сделок, до этапов заключения договора и способов обмена документами.
- Электронные сделки. Понятие и сферы применения
- Сфера применения
- Процесс заключения договора
- Легитимность соглашения
- Этапы заключения договора
- Обмен документами в электронной форме. Понятие и способы
- Безопасность и защита документов
- Преимущества и возможности электронных сделок
- Распространение электронных сделок
- Заключение
- Часто задаваемые вопросы
- Список источников
Электронные сделки. Понятие и сферы применения
Согласно статье 153 Гражданского кодекса, под сделками понимаются действия, которые осуществляются между сторонами с целью создания, изменения или прекращения прав и обязанностей. Следовательно, электронные сделки представляют собой аналогичные действия, направленные на создание, изменение или прекращение прав и обязанностей и выполняемые в электронном формате.
Сфера применения
Сделки в электронной форме могут использоваться в различных сферах деятельности. Например:
- в логистике и транспорте: цифровые контракты на доставку товаров и грузов, онлайн — билеты на транспортные средства;
- интеллектуальная собственность: контракты на продажу или использование патентов, торговых марок, авторских прав и т.п;
- недвижимость: договоры купли-продажи недвижимости, арендные договоры;
- государственные услуги: электронные документы и подписи для заключения государственных контрактов, сделки с использованием цифровых услуг и т.п.
Это лишь некоторые примеры сфер, где электронные сделки широко применяются. В целом, такие сделки могут использоваться в любой области, где требуется заключение, исполнение или прекращение каких-либо юридически значимых договоров или соглашений.
Процесс заключения договора
Порядок оформления договора в электронной форме отличается от традиционного подхода, требующего физического подписания бумажных документов. Разница заключается в имеющихся требованиях признания легитимности такого соглашения, а также в порядке оформления.
Легитимность соглашения
Легитимность цифровой сделки определяется соответствием законодательству и правовым требованиям установленным государством. Юридическая сила соглашения, как правило, подтверждается при выполнении следующих условий:
- наличие согласия и правоспособности сторон на заключение договора в цифровой форме;
- соответствие законодательству (сделка должна соответствовать всем требованиям законодательства);
- договор должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Комментарий специалиста. Особенно важно учитывать все необходимые требования в отношении крупных сделок, при заключении трудовых отношений и т.п. Например, согласно ст. 312.3 ТК, при заключении трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, а также договоров о материальной ответственности в электронном виде применяются особые виды ЭЦП. Для работодателя это квалифицированная электронная подпись, в свою очередь, работником может быть использована, как квалифицированная, так и неквалифицированная подпись. Требования к ЭЦП установлены Федеральным законом № 63.
Сервис «Добыто. КЭДО» предоставляет возможность подписывать документы при помощи различных видов ЭЦП. На платформе можно бесплатно создавать подписи для сотрудников, а также есть функция “массовой” подписи. Удобство сервиса заключается, в первую очередь, в том, что ЭЦП можно использовать как с компьютера, так и с мобильного устройства.
Этапы заключения договора
Можно выделить основные этапы оформления цифровой сделки:
| № п/п | Наименование этапа | Действия |
| 1 | Предложение и акцепт оферты. | Как и в традиционной форме, процесс заключения договора начинается с предложения оферты и ее акцепта, то есть одна из сторон предлагает условия договора, а другая сторона их принимает. |
| 2 | Идентификация участников. | Необходимо установить личность и подлинность каждого участника соглашения. |
| 3 | Достижений определенных договоренностей. | После приема оферты, стороны согласовывают конкретные условия договора, такие как цена, сроки, обязанности и ответственность. |
| 4 | Подписание договора и обмен документами. | При достижении договоренностей, стороны подписывают договор. Подписание осуществляется при помощи ЭЦП. Затем происходит обмен документами в цифровом формате. |
| 5 | Исполнение договора. | После подписания договора и обмена документами, стороны должны приступить к исполнению своих обязанностей, в соответствии с условиями договора. |
Обмен документами в электронной форме. Понятие и способы
Обмен документами в цифровом формате — это процесс передачи и получения документов с использованием электронных средств связи. Вместо традиционной бумажной формы, документы создаются, хранятся и передаются в цифровом формате.
Для обмена документами в цифровой форме могут использоваться различные способы и технологии. Например:
- интернет-почта: отправка происходит в виде вложений по почте. Это один из самых распространенных способов обмена документами;
- облачное хранилище: данные загружаются на облачные сервисы с возможностью просматривать и скачивать их другими пользователями;
- электронный документооборот (ЭДО): специализированные платформы для обмена документами. Они предоставляют возможность создавать, отправлять, подписывать и хранить документы в электронной форме.
Комментарий специалиста. При работе с электронным документооборотом используется ЭЦП. Согласно Федеральному закону № 63, встречаются следующие виды цифровой подписи: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Квалифицированная электронная подпись имеет наиболее широкую сферу применения. КЭП применяется при взаимодействии с государственными органами, контрагентами и в иных сферах. Электронную цифровую подпись можно получить в удостоверяющем центре ФНС.
Сервис «Добыто. КЭДО» предоставляет возможность удобной и безопасной работы с различными видами ЭЦП, включая квалифицированную. Пользователи могут быстро и безопасно обмениваться данными, а также знакомиться с документами, используя ЭЦП. Это значительно упрощает и ускоряет процессы работы с документацией и повышает уровень безопасности информации.
Обмен документами в цифровой форме имеет множество преимуществ, таких как ускорение процесса обмена, экономия бумаги и ресурсов. Однако, при использовании такого формата сделки, необходимо учитывать требования к защите персональных данных.
Безопасность и защита документов
Для обеспечения безопасности и защиты электронных документов используются различные методы и технологии:
- авторизация: сотрудники проходят процедуру авторизации, чтобы подтвердить свою личность перед доступом к документам;
- шифрование: документы зашифровываются, для предотвращения несанкционированного доступа к информации. При помощи шифрования, информация может быть прочитана только с использованием соответствующего ключа;
- резервное копирование: регулярное создание резервных копий цифровых документов, позволяет предотвратить потерю информации в случае системных сбоев;
- обучение и осведомленность: сотрудники должны быть обучены правилам безопасности и знать о возможных угрозах. Осведомленность помогает предотвращать ошибки, которые могут привести к утечке информации или компрометации безопасности.
В целом, обеспечение безопасности и защиты цифровых документов требует комплексного подхода, включающего технические и организационные меры. Это позволяет минимизировать риски и обеспечить надежность и конфиденциальность информации.
Комментарий специалиста. Безопасность и защита электронных документов является важной задачей в современном информационном обществе. Хранимая в документах информация, может быть подвержена различным угрозам, таким как несанкционированный доступ, вирусы, кибератаки и прочее.
Сервис «Добыто. КЭДО» основан на российском ПО, а наш офис и разработчики находятся в Москве. Кроме того, мы зарегистрированы в реестре российского программного обеспечения. При использовании нашего сервиса, хранение и обмен документами происходит с высоким уровнем качества, надежности и безопасности.
Преимущества и возможности электронных сделок
Цифровые сделки имеют множество преимуществ и предоставляют различные возможности для компаний и частных лиц. Например:
- удобство применения цифровых соглашений: такие виды договоров создаются и подписываются онлайн. Это упрощает процесс заключения сделок и избавляет от необходимости физического присутствия для подписания;
- преимущества электронной передачи документации: вместо того, чтобы отправлять физические копии документов по почте или курьерской службой, цифровые сделки позволяют отправлять и получать все посредством интернет-почты или специальных платформ. Все это не только экономит время и стоимость доставки, но и сокращает использование бумаги и промышленного процесса печати;
- удаленная работа: заключение договоренностей в цифровом формате дает возможность организациям работать удаленно. Это обеспечивает гибкость и экономию времени, связанную с поездками на рабочее место.
Это лишь некоторые из множества возможностей цифровых сделок. Развитие технологий и рост интернета продолжают расширять и усиливать их, создавая новые способы ведения бизнеса и общения.
Распространение электронных сделок
С каждым годом цифровые сделки становятся все более популярными и распространяются в различных сферах бизнеса. Все больше компаний и организаций осознают их преимущества и активно внедряют в свою деятельность — торговые площадки, банковская, государственная сфера и многое другое.
В ближайшем будущем планируется внедрение обязательной системы электронного документооборота (ЭДО) во всех сферах деятельности. Уже сейчас многие государственные органы обязаны использовать электронные документы. Например, в соответствии с Федеральным законом № 488, при реализации товаров, которые подлежат маркировке, обязательно применяется ЭДО. Кроме того, в бюджетных организациях, в соответствии с Приказом № 61н, обязательно осуществляется бухгалтерский учет при помощи электронных документов.
Заключение
- Сделки в электронной форме становятся все более популярными и удобными для многих компаний и организаций. Они обеспечивают множество возможностей и преимуществ, включая экономию времени и ресурсов. Грамотный подход к процессу заключения договора и обмена документами в электронной форме позволяет обеспечить безопасность и защиту информации, необходимую для успешного завершения сделки.
- Процесс заключения договора в цифровом формате практически идентичен традиционному бумажному. Основное отличие — стороны подписывают соглашение при помощи ЭЦП и обмениваются документацией посредством интернета. Обмен документацией должен отвечать всем требованиям безопасности и надежности.
- Сервис «Добыто. КЭДО» представляет собой современную платформу, позволяющую эффективно подписывать кадровую документацию и вести базу знаний с помощью искусственного интеллекта. Наш сервис обладает такими качествами, как гибкость, надежность и безопасность.
Часто задаваемые вопросы
Чем сделки в цифровой форме отличаются от обычных “традиционных”?
Ответ: Главное отличие — соглашение оформляется в электронном виде и подписывается ЭЦП.
Какие основные этапы заключения договора в цифровой форме?
Ответы: Этапы включают в себя предложение и приём оферты, согласование условий, подписание договора ЭЦП и обмен документами.
Где юридическое лицо может получить КЭП?
Ответы: КЭП возможно получить в удостоверяющем центре ФНС.
