Расчет времени сотрудников

Расчет и учет рабочего времени сотрудников – это одна из ключевых обязанностей работодателя. Данные процессы важны для оформления трудовых договоров и иных документов по кадрам, принятия решений о поощрении и дисциплинарном наказании, по другим вопросам. Расчет и учет можно вести вручную, с использованием программ и автоматизированных систем. Итоги отражаются в табелях учета рабочего времени, других кадровых документах.

Читайте, что понимается под учетом и расчетом времени сотрудников, какие факторы влияют на эти процессы, что нужно оформить для отражения результатов.

Содержание

Что такое расчет времени сотрудников
Почему расчет и учет рабочего времени важен работодателю
Особенности расчета времени труда сотрудников
Методики и требования нормативных актов
Как организовать расчет и учет
Какие документы оформляются кадровой службой
Программное обеспечение для расчета и учета
Преимущества использования модуля «Добыто. КЭДО»
Заключение
FAQ
Список источников

Что такое расчет времени сотрудников

Рабочее время это один из основных показателей в сфере трудовых правоотношений. Со стороны работника должна выполняться норма по часам работы в неделю, либо по иным схемам (сменный, разъездной или иной график). Ключевые нормируемые значения по рабочему времени содержатся в ТК РФ:

есть требования к продолжительности основного (обычного) рабочего времени;
действуют специальные правила по времени работы и отдыха для разных категорий сотрудников (мужчины и женщины, несовершеннолетние, лица с семейными обязательствами и т.д.);
регламентирован порядок учета и оплаты за превышение показателей рабочего времени (сверхурочные и т.д.).

Требования, указанные в ТК РФ, обязан соблюдать каждый работодатель. Для этого важно рассчитывать рабочее время при заключении трудового договора, учитывать отработанные дни и часы в текущей деятельности.

Под рабочим времени понимается период, в течении которого сотрудник находится на предприятии, либо исполняет трудовую функцию в ином месте (командировка, разъезды для доставки груза и т.д.). Также работодатель учитывает дни нахождения в отпусках, на учебе и повышении квалификации. Фиксируется и отсутствие на рабочем месте по различным причинам (отгулы, опоздания, прогулы и т.д.). Вести учет и оформлять документы по всем указанным направлениям можно в модуле «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Подсчет рабочего времени напрямую зависит от отношения сотрудника к дисциплине труда. Постоянные опоздания и прогулы негативно сказываются не только на показателях деятельности и процессах, но и на работе остальных членов коллектива. Поэтому расчет и учет рабочего времени можно считать важной составляющей управления персоналом. Это постоянные процессы, которые есть в каждой организации.

Расчет и учет рабочего времени ведется в отношении каждого сотрудника

Почему расчет и учет рабочего времени важен работодателю

Прежде всего, это требуется для соблюдения требований трудового законодательства. С учетом этого, а также ввиду общих принципов управления персоналом, расчет и учет времени сотрудников будет важен:

для определения графика и схемы работы персонала, заключения трудовых договоров;
для утверждения графика отпусков на предстоящий год, предоставления дней отдыха;
для применения мер дисциплинарного воздействия (замечание, выговор или увольнение);
для принятия решения о поощрении сотрудников, которые добросовестно относятся к дисциплине труда;
для начисления зарплаты и иных выплат, оплаты за дни переработки и сверхурочную работу;
для определения времени простоя, расчета оплаты за указанный период.

На основании учетных данных работодатель может вносить изменения в кадровые процессы. Но и в этом случае необходимо соблюдать нормы ТК РФ. К примеру, если сотрудник вырабатывает норму по времени в течении недели, нельзя без достаточных оснований добавить ему несколько часов. В большинстве случаев это допускается только с согласия работника.

Особенности расчета времени труда сотрудников

Расчет времени ведется даже при наличии в компании только одного сотрудника. При большом штате этот процесс будет весьма трудоемким. Чтобы избежать ошибок при учете и расчете рабочего времени, необходимо:

знать и правильно применять требования законодательства;
использовать различные методики для расчета и учета;
правильно и своевременно оформлять документы, где фиксируется результат учета или расчета времени сотрудника;
организовать внутреннюю работу кадровой службы или иных специалистов, которые отвечают за расчеты.

Расчеты можно вести вручную. Но для компаний, в чьем штате есть хотя бы десяток сотрудников, лучше использовать современные решения – программы, сервисы, системы автоматизированного учета. Одним из таких вариантов является модуль «Добыто. КЭДО». Он позволяет вести кадровое делопроизводство в электронном виде, оформлять различные виды документов.

Комментарий эксперта. Есть разные виды контроля за расчетом и учетом времени труда. Прежде всего, контролировать эти процессы должен руководитель предприятия. Именно он подписывает большинство кадровых документов на основе учетных и расчетных данных. Финансовый контроль осуществляет бухгалтерия или экономический отдел, так как он напрямую связан с расходами на оплату труда.

Обобщить сведения по рабочему времени нужно в табелях учета

Методики и требования нормативных актов

Прежде всего, на расчет и учет времени влияет вид графика, по которому работает сотрудника. Он может быть:

недельным (основная норма – 40 часов в неделю для мужчин);
сменным (норма рассчитывается по сменам, но с соблюдением общих требований трудового законодательства);
переменным (норма рассчитывается за период нахождения на рабочем месте, при выездном графике и т.д.).

В каждом из перечисленных графиков рассчитываются интервалы времени в пределах суток – дневные, вечерние и ночные часы. Время работы вечером и ночью актуально для предприятий постоянного жизненного цикла (например, ресурсоснабжающая организация в сфере ЖКХ).

Рабочий день должен содержать ряд интервалов для отдыха и приема пищи. Сотрудникам с малолетним ребенком дополнительно предоставляется время для кормления. Также есть специальные методики для расчета, когда рабочее время начинается в одни сутки, а заканчивается на следующий день. Если использовать профильное программное обеспечение (например, модуль «Добыто. КЭДО»), то указанные процессы будут автоматизированы.

В расчете времени невозможно учесть периоды, когда сотрудник будет отсутствовать на работе по уважительным причинам (отгулы, болезнь и т.д.). Но эти показатели подпадают под учет фактически отработанного времени. В частности, дни отсутствия на рабочем месте по различным причинам отражаются в табеле учета. Этот документ также можно заполнить в модуле «Добыто. КЭДО».

Как организовать расчет и учет

Так как учет и расчет времени сотрудников относится к кадровым процессам, руководителю предприятия необходимо:

определить лиц, которые будут отвечать за расчет и учет, оформление документов (обычно это специалисты кадровой службы);
определить и внедрить формат учета норм по рабочему времени (как вариант, это может быть пропускная система с использованием средств автоматизации);
утвердить локальные акты, где описывается порядок работы по расчету и учету (к примеру, инструкция по кадровому делопроизводству);
довести до персонала требования дисциплины, правильно оформить трудовые договоры с нормируемыми показателями рабочего времени.

Обязанности по учету и оформлению документов прописывают в должностных инструкциях, локальных актах. Это позволяет контролировать процессы со стороны руководства.

Учет может вестись сплошным или выборочным способом. Исходя из требований законодательства, в табелях учета указывается время:

по каждому дню, отработанному сотрудниками;
по каждой неделе, где суммируются дневные показатели;
по календарному месяцу, по итогам которого определяются данные для выплаты зарплаты, поощрений и мер наказания.

В конце календарного года подводится общий итог. Эти сведения будут важны и для подготовки отчетности в Социальный фонд РФ, Росстат, налоговую службу. Если использовать модуль «Добыто. КЭДО», то вся основная информация будет подставлена в отчеты автоматически.

Комментарий эксперта. Сотрудники имеют право знать, какое количество часов и рабочих дней учтено работодателем. Информирование осуществляется путем выдачи расчетных листов, иных документов. Также персоналу можно предоставить доступ к системе КЭДО. Там работники будут видеть все сведения, связанные с их трудовой деятельностью и рабочим временем. По мере необходимости, граждане могут обратиться за разъяснениями, устранением ошибок.

Табели учета, как и другие кадровые документы, можно оформить в системе КЭДО

Какие документы оформляются кадровой службой

Все кадровые процессы предусматривают оформление определенных документов. В части расчета и учета рабочего времени на предприятии оформляются:

графики работы и смен;
графики отпусков на календарный год;
табели учета рабочего времени;
журналы регистрации отгулов, дней отдыха и т.д.;
отчетность в государственные органы и внебюджетный фонд;
локальные акты по кадровому делопроизводству.

Сведения об отработанном времени важны для проведения служебных расследований, если сотрудник допускал опоздания или прогулы. Также работодатель может формировать внутреннюю отчетность, чтобы анализировать кадровые процессы. Сделать это можно при работе с модулем «Добыто. КЭДО».

От выполнения нормы рабочего времени напрямую зависит оплата труда, начисление надбавок, премий и иных выплат. Поэтому документы и сведения об учете регулярно передаются в финансовый отдел или бухгалтерию. Если работника лишают премий или применяют меры дисциплинарного взыскания, то по указанным решениям необходимо издавать приказы, распоряжения.

Программное обеспечение для расчета и учета

Это современный и точный вариант для расчета (учета) рабочего времени сотрудников. Предприятие может:

использовать обычные офисные программы (например, таблицы или текстовые редакторы);
заказать программу, которая будет применяться исключительно для учета и расчета времени работы;
установить комплексные программные продукты для ведения кадрового делопроизводства (одним их таких решений является модуль «Добыто. КЭДО»).

Чтобы программа знала, по каким показателям нужно рассчитывать рабочее время, их нужно сначала задать. Для этого используются нормы законодательства, положения локальных актов предприятия.

Для учета времени прихода и ухода с работы можно установить автоматизированные технические средства (турникеты и т.д.). Для их работы также предоставляется программное обеспечение. Его можно интегрировать с системой КЭДО, чтобы обеспечить постоянную передачу сведения о рабочем времени.

Комментарий эксперта. На крупных предприятиях расчет и учет времени сотрудников можно вести отдельно по каждому подразделению. Но в итоге, все сведения все равно систематизируются в единых документах. Это дает возможность контролировать процессы, правильно заполнять отчетность, начислять заработную плату персоналу. Взаимодействие между подразделениями можно организовать в модуле «Добыто. КЭДО».

Преимущества использования модуля «Добыто. КЭДО»

Ведение учета и расчета времени сотрудников входит в перечень функциональных возможностей модуля «Добыто. КЭДО». Специалисты кадровой службы и других подразделений смогут:

собирать данные по рабочему времени персонала, обмениваться ими через удобные сервисы;
оформлять документы по кадровому учету за любые периоды времени;
формировать внутреннюю и внешнюю отчетность под любые задачи;
использовать шаблоны и образцы кадровых документов для расчета, учета рабочего времени.

По сути, модуль «Добыто. КЭДО» позволяет перевести все процессы по управлению персоналом в электронный вид. Рядовые сотрудники компании тоже получат ограниченный доступ к системе. Оценить преимущества работы с модулем можно в бесплатной демоверсии.

Процесс учета рабочего времени можно автоматизировать с использованием специальных технических средств, программ

Заключение

Расчет рабочего времени – это кадровый процесс, который необходим для соблюдения требований законодательства, определения смен и графиков работы, дней и часов отдыха. Также предприятие ведет учет фактически отработанного времени, отражает его в табеле.
Для организации расчета и учета времени сотрудников нужно выбрать соответствующий форма и методику, изучить требования нормативных актов. Оптимальным решением станет использование модуля «Добыто. КЭДО», где можно настроить автоматизацию всех кадровых процессов.
На основании данных расчета и учета осуществляется начисление заработной платы, применяются меры поощрения и наказания. Также работодатель может контролировать полученные данные, чтобы использовать их для принятия управленческих решений по кадрам.

FAQ

Что такое расчет времени сотрудников?

Это определение нормы труда, с учетом пола, статуса работника, требований законодательства. Расчет и учет рабочего времени осуществляется постоянно, сопровождается оформлением различных документов по кадрам.

Как вести учет и расчет времени сотрудников?

Оптимальным вариантом является использование системы кадрового электронного документооборота. Там можно автоматизировать процесс сбора информации и оформлять любые документы, связанные с учетом и расчетом рабочего времени.

Какие документы оформляются при расчете времени сотрудников?

Соответствующие сведения отражаются в расчетных листах, графика смен и отпусков, в табелях учета рабочего времени. Также указанная информация используется при подготовке и сдаче отчетности.