Процесс сокращения персонала

Сокращение персонала в большинстве случаев является вынужденной мерой для предприятий. В кризисный период приходится искать возможность уменьшить издержки, и один из способов их сокращения – уменьшение трат на персонал. Однако надо правильно провести сокращение, чтобы избежать претензий со стороны уволенных сотрудников и трудовых судебных споров. Увольнение по инициативе работодателя – достаточно сложная многоэтапная процедура, каждый ее этап должен быть правильно оформлен в соответствии с ТК РФ.

Читайте, какие действия и решения включает процесс сокращения персонала, как правильно уволить сотрудника, что из документов нужно оформить работодателю.

Общие правила сокращения персонала

Трудовой кодекс допускает увольнение персонала по инициативе работодателя по двум основаниям:

• При сокращении должности. В этом случае должность полностью убирается из штатного расписания, сотрудники переводятся на другие вакантные места или увольняются;
• При сокращении численности штата. В данном случае должность в штатном расписании сохраняется, но ее будут занимать меньше сотрудников.

Некоторые категории персонала обладают преимущественным правом оставления на работе, а еще некоторых вообще нельзя уволить, например, это касается сотрудниц в декретном отпуске. Нарушение трудового законодательства при увольнении может привести к штрафам для предприятия и необходимости восстанавливать сотрудника на работе с выплатой компенсации за пропущенные дни. Чтобы избежать ошибок при оформлении документов на сокращение, используйте модуль «Добыто. КЭДО».

Порядок сокращения персонала: основные шаги

Все действия при увольнении персонала по сокращению штатов фиксируются документально – это впоследствии поможет избежать претензий и выиграть дело в суде при возникновении трудового спора. Последовательность увольнения можно разделить на следующие этапы:

• Подготовьте приказ об изменении штатного расписания или сокращения численности сотрудников. После этого на предприятии разрабатывается новое штатное расписание.
• Узнайте, есть ли среди сотрудников те, кто имеет преимущественное право на сохранение места работы.
• Подготовьте полный список сотрудников, которым предстоит увольнение, и перечень сокращаемых должностей.
• Оповестите сотрудников о предстоящем увольнении. Это нужно сделать не позже, чем за два месяца до сокращения. Предупреждение сотрудников о сокращении обязательно проводится в письменной форме, персонал должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
• Предложите сокращаемому персоналу другие вакантные должности. Если часть сотрудников согласилась, оформите перевод на новые места.
• Сообщите о предстоящем сокращении штатов в профсоюз, если он есть в организации. Также нужно отправить уведомление в СЗН – службу занятости населения. Соответствующая норма закреплена п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1.
• Согласуйте предстоящие действия с профсоюзом.
• Проведите процедуру увольнения сотрудников, попавших под сокращение. В трудовой книжке делается соответствующая запись, выплачивается полный расчет, компенсация за неиспользованный отпуск, а также выходное пособие, установленное ст. 178 ТК РФ. Его размер равен сумме среднего месячного заработка.

Мнение эксперта. В зависимости от финансовой ситуации на предприятии и причины сокращения размер выходного пособия может быть увеличен. Например, компания может предложить сокращаемым сотрудникам «золотой парашют» — выплату в размере трех средних месячных заработков при согласии на уход по сокращению. Это помогает сохранить хорошие отношения с ценными сотрудниками, которые потом могут снова оказаться востребованными.

Законодательство устанавливает право сокращенного сотрудника обратиться к бывшему работодателю за еще одним средним месячным заработком после увольнения, если в течение двух месяцев он так и не смог найти работу. Всего работодателя можно обязать платить не более трех раз: за первый месяц – при увольнении, в последующие два месяца – в течение 14 дней с момента обращения бывшего работника. Такие меры призваны смягчить переходный период персонала и не допустить социального взрыва после закрытия крупных предприятий. Данные для расчета выплат при сокращении передаются в финансовый отдел напрямую из модуля «Добыто. КЭДО».

Каких сотрудников нельзя сокращать?

Некоторые категории персонала сокращению не подлежат – соответствующие нормы закреплены в Трудовом кодексе. Нельзя увольнять беременных сотрудниц, тех, кто находится в декретном отпуске, а также тех, у кого есть дети младше 3 лет. При этом неважно, приступила сотрудница к работе или еще находится в отпуске по уходу за ребенком.

В законодательстве предусмотрены и другие категории персонала, который не подлежит сокращению:

• Одинокие матери или опекуны, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет или ребенка без инвалидности до 14 лет.
• Родители-одиночки, воспитывающие детей- инвалидов в возрасте до 18 лет.
• Законный представитель ребенка в возрасте до 3 лет, если в семье более 3 детей, а второй родитель или опекун официально не работает.

Закон защищает интересы наиболее уязвимых социальных категорий, и работодатель должен это учитывать. Уволить таких сотрудников можно только по и собственному желанию. Исключение сделано только для увольнения из-за ликвидации фирмы. В этом случае можно будет увольнять всех сотрудников с погашением задолженности перед ними.

Мнение эксперта. Если предприятию предстоит ликвидация или крупное сокращение штатов, работодатель может попробовать договориться с указанными выше категориями сотрудников. Предприятие может предложить им крупное выходное пособие, которое будет выплачено один раз – в этом случае оформляется увольнение по соглашению сторон. Сотрудник обязательно должен написать заявление, тем самым он подтверждает добровольное согласие на увольнение.

Предприятие может реализовать программу добровольного увольнения. В этом случае выплачивается повышенное выходное пособие тем сотрудникам, которые добровольно уйдут первыми. Это позволяет избегать спорных ситуаций, так как в этом случае люди будут уходить по собственному желанию. Упростить процедуры оффбординга поможет модуль «Добыто. КЭДО».

Кто имеет преимущественное право на сохранение трудоустройства?

Если на одной должности работает несколько сотрудников, перед работодателем встанет выбор: кого уволить, а кого оставить? В кризис такая дилемма может стать особенно сложной, так как можно потерять ценных сотрудников, которых потом будет сложно вернуть.

Формально работодатель должен оставлять на работе сотрудников, которые имеют более высокую производительность труда. Однако этот показатель можно использовать далеко не во всех отраслях, а только в промышленном производстве. В других сферах работодателю необходимо разрабатывать перечень понятных критериев, по которым можно будет оценивать результативность труда. В этом случае сотрудники должны сами увидеть, кто приносит предприятию прибыль, а кто тянет команду вниз.

Однако у некоторых представителей социально не защищенных групп населения есть преимущественное право сохранения рабочего места при сокращении штатов:

• Семейные сотрудники, имеющие двух или более иждивенцев. Например, это семьи с двумя несовершеннолетними детьми, которые пока не могут содержать себя сами.
• Сотрудники, являющиеся единственными кормильцами семьи.
• Работники, которые в период работы на данном предприятии получили производственную травму или профессиональное заболевание.
• Сотрудники, направленные работодателем на курсы повышения квалификации. Работодателю выгодно, чтобы такие специалисты сначала отработали долг перед ним за обучение.
• Сотрудники, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или взрывов на Семипалатинском полигоне.
• Работники, впервые трудоустроившиеся после военной службы. Право преимущественного трудоустройства распространяется также на членов семьи военнослужащего.

Если в организации работают представители одной из этих социальных групп, уволить их будет значительно труднее, чем других сотрудников. Если на одной и той же должности работают два специалиста, предпочтение от работодателя получит тот, кто обладает более высокой квалификацией или входит в одну из льготных групп.

Преимущественное право не нужно оценивать, если сокращается сотрудник, единственный работающий на данной должности. В этом случае она просто убирается из штатного расписания целиком.

Как оповестить работника об увольнении по сокращению?

Один из важных моментов – правильное оповещение сокращаемого персонала о предстоящем увольнении. Если такое оповещение не проводилось, увольнение может быть признано незаконным. Подготовить уведомление о предстоящем сокращении можно через модуль «Добыто. КЭДО».

Сотрудников, работающих по официальному трудовому договору, необходимо оповещать о предстоящем увольнении минимум за 2 месяца. Этот срок можно сократить, но только при согласии сотрудника и выплате дополнительной компенсации – соответствующая норма закреплена в часть 3 ст. 180 ТК. Кроме того, сокращенные сроки предусмотрены в нескольких случаях:

• Если сотрудник работает по срочному трудовому договору. В этом случае достаточно предупредить об увольнении за три дня.
• Если в организации предусмотрен наем на сезонные работы. Таких сотрудников нужно оповещать о предстоящем сокращении минимум за 7 дней.
• Если сотрудник работает на индивидуального предпринимателя. В этом случае также возможно сокращение сроков уведомления.

В организации должен быть подготовлен локальный нормативный акт, устанавливающий форму уведомления о сокращении. Она заполняется в двух экземплярах: один остается у сотрудника, другой – у работодателя. На втором экземпляре обязательно ставится подпись сотрудника и дата вручения уведомления.

Мнение эксперта. Бывают ситуации, когда работник отказывается подписывать уведомление о сокращении. У работодателя в этом случае есть право сообщить ему об этом устно и составить специальный акт, подтверждающий отказ подписывать уведомление. Его нужно прочитать сотруднику вслух, желательно, чтобы при этом в помещении работала видеофиксацция или находились свидетели.

Как составить приказ о сокращении?

Форма приказа зависит от того, какая процедура будет проводиться – изменение штатного расписания с сокращением должности или уменьшение численности сотрудников. Подготавливается соответствующий приказ, в нем прописывается, какие штатные единицы и в каком количестве сокращаются.

В приказе должны быть прописаны причины сокращения, а также дополнительные поручения, которые работодатель дает ответственным сотрудникам. Единой стандартной формы не существует, поэтому в каждой организации такой приказ разрабатывается самостоятельно. Рекомендуем использовать образцы документов, представленные в модуле «Добыто. КЭДО».

Какие выплаты проложены сотрудникам?

Обязательное условие законного увольнения по сокращению штатов – выплата сотрудникам всех положенных компенсаций. Трудовое законодательство защищает интересы работников: предусматривается выходное пособие, которое должно дать человеку время на поиск новой работы и трудоустройство. В день увольнения с сотрудником проводится окончательный расчет, ему выплачивается компенсация за неиспользованные дни отпуска.

Кроме того, сотруднику положены следующие компенсационные выплаты:

• Выходное пособие в размере среднего заработка за 1 месяц;
• Пособие на период трудоустройства в размере среднего заработка. Оно выплачивается во второй месяц после сокращения;
• Дополнительная компенсация, если сотрудник дал согласие на досрочное сокращение;
• Компенсация неиспользованных отгулов. Если раньше сотрудник выходил на работу в выходные и праздничные дни, ему можно об этом напомнить заранее, чтобы он смог использовать положенные отгулы. Если он этого не делает, нужно оплатить ему эти дни в двойном размере.

Распространенные нарушения при сокращении персонала

Сокращение штатов часто становится болезненным процессом для компании, которая и так находится в кризисном состоянии. Работники во многих случаях не готовы уходить в никуда: они будут бороться за свои права и искать возможность восстановиться Чтобы избежать ненужных споров, важно крайне внимательно отнестись к каждому этапу увольнения по сокращению штатов.

Например, работник может потребовать восстановления через суд, если в процессе сокращения работодатель набирал сотрудников на новые должности, которые не предлагались увольняемым работникам. Это можно доказать, например, по датам размещения объявлений о поиске персонала в интернете. Также нарушением считается увольнение без перевода на другую должность, если в штате есть вакантные места и уровень квалификации сотрудников им соответствует.

Если работодатель не сможет доказать свою правоту, ему придется не только восстанавливать уволенного сотрудника, но и выдавать ему компенсацию за все пропущенные дни.

Как уволить дистанционных сотрудников?

Если в штатном расписании предусмотрены должности для сотрудников, работающих удаленно, и возникла необходимость их сократить, это тоже нужно сделать с соблюдением норм трудового законодательства. Удаленный персонал может находиться в другом городе – в этом случае увольнение проводится дистанционно.

Уведомление об увольнении отправляется в цифровом варианте, оно должно быть подписано квалифицированной цифровой подписью. Это можно сделать, если в организации действует положение об электронном документообороте (ЭДО). Приказ об увольнении оформляется исключительно в бумажном виде: в законодательстве не предусмотрена электронная форма такого документа для защиты интересов сотрудников. Он подписывается руководителем, бумажная копия высылается работнику почтой. Соответствующие нормы представлены в Письме Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.

После увольнения в трудовую книжку вносится соответствующая запись, она высылается сотруднику по почте. В день увольнения работнику на счет перечисляются все положенные по закону выплаты.

Заключение

• Правильно организованное сокращение персонала позволит избежать множества неприятных ситуаций для работодателя. Необходимо соблюсти всю положенную последовательность действий в рамках этой процедуры, в том числе при увольнении сотрудников, работающих дистанционно.
• Введение электронного документооборота на предприятии упрощает процесс. Работодатель получает возможность уведомить сотрудника об увольнении на расстоянии. Оптимальным решением для этого станет использование модуля «Добыто. КЭДО».
• Электронное подписание кадровых документов – полезная возможность, однако использовать ее можно не всегда. Необходимо заранее изучить нормы трудового права по организации электронного документооборота.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)