С принятием закона о самозанятых, т.е. физических лицах – плательщиках налога на профессиональный доход (НПД), многие «вышли из тени» и начали работать на себя уже официально. Государство предоставило широкие возможности для самозанятых, включая различные программы поддержки. Одновременно стали появляться полезные приложения, программы и сервисы, позволяющие упростить, автоматизировать ряд процессов в профессиональной деятельности физлиц.
Читайте, какие приложения и сервисы будут полезны для самозанятых, в чем заключаются особенности работы в ПО, как использовать для оформления документов систему КЭДО.
Классификация приложений и ПО для самозанятых
Все приложения, сервисы, платформы и программное обеспечение можно разделить на несколько групп:
- «Мой налог». Основное приложение, обеспечивающее взаимодействие между самозанятыми и ФНС.
- Банковские. Приложения банков, используемых для расчетов, а также формирования чеков для ФНС.
- Платежные. Предназначены для совершения безопасных сделок, получения оплаты и выдачи чеков онлайн.
- Агрегаторы заказов, маркетплейсы. Площадки, где заказчики и исполнители находят друг друга.
- CRM-системы. ПО для работы с клиентской базой.
- Документооборот. Системы электронного документооборота для взаимодействия с контрагентами (заказчиками, партнерами), государственными фондами и службами в электронном виде. Отличным вариантом для заказчика услуг самозанятого является модуль «Добыто. КЭДО».
- Тайм-менеджмент. Группа приложений, онлайн-сервисов и ПО для планирования дел, создания расписаний и пр.
- Системы управления. Различные конструкторы систем управления с богатым функционалом для совместной работы над проектами компании.
- Постинг, чат-боты. Приложения, облегчающие и автоматизирующие деятельность самозанятых в социальных сетях.
- Прочие приложения и ПО. Все остальные инструменты, включая узкоспециализированные, помогающие в профессиональной деятельности.
Рассмотрим каждую из групп приложений подробнее.
«Мой налог»
Официальное приложение ФНС России для налогоплательщиков налога на профессиональную деятельность, т.е. предназначенное исключительно для самозанятых. Необходимо для удаленного взаимодействия с налоговой службой.
Основные возможности:
- Удаленная регистрация физического лица в качестве налогоплательщика НПД.
- Выставление счетов для оплаты товаров или услуг физическим и юридическим лицам. Достаточно указать реквизиты заказчика, название услуги или товара, стоимость в рублях.
- Формирование и отправка чека. Каждая продажа или оказание услуг, оплачиваемые заказчиками, должны подтверждаться чеком. Не имеет значение, как именно самозанятый получает оплату – перевод на банковский счет или карту, наличными, электронными деньгами. Чек нужен как для ФНС, так и заказчика, поскольку для ИП, юридических лиц именно чек является подтверждением факта взаимодействия с самозанятым при сдаче отчетности в налоговую службу.
- Аннулирование чеков. Часто возникают ошибки, когда физические лица – плательщики НПД неправильно формируют чеки (например, неверно указали реквизиты заказчика). В приложении можно легко аннулировать сформированные ошибочные чеки.
- Подтверждение статуса самозанятого. Справка о том, что физическое лицо является плательщиком налога на профессиональную деятельность, необходима новым заказчикам при сотрудничестве с самозанятым. Если окажется, что исполнитель не имеет данного статуса, а, например, является просто физическим лицом или ИП, то компании придется платить налоги (при сотрудничестве с самозанятым налоги оплачивает он сам), а, если их не уплатить своевременно, то возникнут проблемы с налоговой службой.
- Уплата налогов. В приложении «Мой налог» можно привязать банковскую карту, с которой впоследствии самозанятый будет уплачивать налоги.
- Снятие с учета. Если самозанятый хочет сняться с учета сам или его текущая деятельность не соответствует закону о самозанятых, то можно закрыть самозанятость непосредственно в приложении.
- Другие функции. В приложении предусмотрены и другие полезные функции – уплата пенсионных взносов, инструменты аналитики и пр.
Мнение эксперта. Под приложением «Мой налог» обычно подразумевают приложение на мобильном телефоне, но все те же функции есть и в веб-кабинете для самозанятых. Если по каким-то причинам мобильное приложение не работает, то стоит попробовать зайти в личный кабинет и выполнить необходимые операции через веб-кабинет.
Банковские приложения
Отдельных приложений от банков, предназначенных для самозанятых, нет, но есть дополнительный функционал, пакеты услуг в стандартных банковских приложениях для мобильных телефонов, помогающие физлицам – плательщикам НПД существенно облегчить взаимодействие с заказчиками и ФНС. Набор конкретных функций напрямую зависит от банка самозанятого. Могут присутствовать следующие возможности:
- Регистрация самозанятого.
- Формирование онлайн-чеков.
- Уплата налогов.
- Юридическое сопровождение, страхование.
- Открытие цифровой карты для получения оплаты.
- Онлайн-запись клиентов и др.
Узнать, какие функции доступны самозанятому в конкретном банке, можно, обратившись в ближайшее отделение или онлайн.
Примеры: пакет «Своё дело» в «Сбербанк Онлайн», мобильные приложения от «МТС Банк», «Альфа-Банк» и др.
Платежные сервисы
Платежные системы позволяют принимать платежи от клиентов, формировать чеки, подключать платежные формы в CMS и пр. Автоматизируют финансовые отношения с заказчиками (покупателями).
Примеры: PayAnyWay, «Продамус» и пр.
Агрегаторы заказов и маркетплейсы
Онлайн-площадки, где самозанятые могут предлагать свои услуги или товары, а заказчики (физические лица, ИП, юридические лица) могут выбирать исполнителя. В отличие от обычных досок объявлений такие сервисы оказывают посреднические услуги, включающие в себя следующее:
- Безопасная сделка – например, при выборе исполнителя у заказчика со счета или банковской карты блокируется определенная сумма. После успешного завершения сделки (покупка, услуги) деньги переводятся на счет или карту самозанятого. За это агрегатор или маркетплейс удерживает небольшой процент.
- Удобное размещение предложений самозанятого. Маркетплейсы помогают легко добавлять товары, информацию о них, фотографии, условия продажи. Агрегаторы помогают быстро откликаться на заказы. Исполнителю не нужно создавать собственный сайт или интернет-магазин.
- Формирование чеков. После совершение покупки (заказа услуг) и выполнения условий сделки автоматически формируются чеки – сохраняются в личном кабинете и отправляются клиентам.
Маркетплейсы предназначены исключительно для продажи hand-made и иных товаров, но не забывайте, что некоторую продукцию реализовывать в статусе самозанятого нельзя – необходима регистрация ИП. Популярные маркетплейсы для самозанятых: Wildberries, Яндекс.Маркет, Ozon.
Что касается агрегаторов, то они могут быть универсальными, где заказчики могут искать исполнителей по различным категориям, но чаще площадки являются узкоспециализированными.
- Биржи копирайтинга и фриланса в целом – написание текстов, переводы, разработка сайтов, услуги веб-дизайнеров, дизайнеров рекламы, создание видеороликов и пр. Примеры: Фриланс.ру, Etxt, Advego и др.
- Сервисы поиска мастеров – от ремонта электроники, техники до частного строительства, ремонтно-отделочных работ. Примеры: Ремонтник.ру, ПроПетрович, Поиск мастера и пр.
- Для курьеров. Здесь можно найти работу в качестве курьера по доставке готовой еды, заказов из сетевых супермаркетов, с маркетплейсов и пр. Примеры: «Достависта», Delivery Club, «О-Курьер».
- Для таксистов. Сервисы, где водители на личном авто, оборудованными под такси, могут в режиме реального времени отслеживать и брать заказы на пассажирские перевозки. Примеры: Яндекс.Такси, Uber и др.
- Для подработки. Сервисы, на которых заказчики ищут исполнителей для различной подработки, как правило, без требований к образованию – нянь, грузчиков, «муж на час», а также по поиску работы на аутсорсе и по договору с самозанятым для специалистов разного профиля – бухгалтеров, кадровиков, прорабов и т.д. Примеры: «Я – сам», «Биржа Аутсорсинга», «Джем Работа».
CRM-системы
При постоянно растущей клиентской базе самозанятому не обойтись без CRM-системы. Функциональные профессиональные решения, конечно, не нужны, да и долго будут окупаться, а небольшие CRM вполне пригодятся при профессиональной деятельности, связанной с обслуживанием большого количества клиентов.
Основные функции персональных CRM-систем:
- База данных клиентов – контакты, примечания, история заказов и обращений по разным каналам связи (чаты, IP-телефония, мессенджеры при интеграции с соответствующим ПО).
- Списки дел, задач, планировщики.
- Канбан доска.
- Email, SMS-рассылки.
- Встроенные такс-менеджеры, управление проектами – опционально.
Примеры: OfflineCRM, Yclients (частично – больше сервис бронирования времени на прием к исполнителю), OkoCRM и др.
Системы ЭДО
Системы электронного документооборота (системы ЭДО, СЭД) – коробочные или облачные решения для формирования, согласования, обмена электронными документами с клиентами (заказчиками). Подходят для самозанятых, сотрудничающих с малым, средним бизнесом. Документы в ЭДО, подписанные усиленной неквалифицированной электронной подписью, по соглашению сторон признаются равнозначными документам на бумажных носителя, подписанным собственноручно. Для любых указанных целей можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».
Функции ЭДО для самозанятых:
- Удаленный обмен юридически значимыми документами – договорами оказания услуг, актами приемки выполненных работ, описями и пр.
- Защита документов от несанкционированного доступа третьих лиц (вся документация в электронном виде хранится обычно на серверах оператора ЭДО).
- Установление факта внесения изменений в документы после их подписания.
- Сдача отчетности в ФНС, обмен документами с СФР и др.
Примеры: Контур.Сайн, ЭДО от Самозанятые.рф и др.
Тайм-менеджмент, таск-менеджеры
Широкий круг приложений, задачи которых примерно одинаковы:
- Планировщики проектов, задач, разбиение крупных проектов на подпроекты.
- Создание расписаний с автоматическим уведомлением о запланированных делах.
- Отслеживание эффективности профессиональной деятельности – не только по затрачиваемому времени и прибыли, но и другим показателям.
- Совместная работа над крупными проектами и др.
Примеры: Todoist, Google Tasks, WEEEK, модуль «Добыто. КЭДО» и пр.
Системы управления
Для самозанятых представляют собой системы управления проектами и контроля исполнения задач со стороны заказчика, хотя функционал подобных конструкторов намного шире. Такие системы позволяют:
- формировать организационную структуру внутри компании;
- управлять персоналом – как штатным, так и сотрудниками на аутсорсинге, самозанятыми;
- управлять проектами, задачами, заявками;
- создавать клиентскую базу, актуализировать контакты (функции CRM);
- проводить массовые опросы, обзвоны, направлять уведомления (функции систем для контакт-центров);
- следить за загрузкой сотрудников и самозанятых, оценивать эффективность трудовой деятельности по разным параметрам и многое другое.
Примеры: ПланФикс, Webasyst, YouGile.
Мнение эксперта. Системы управления больше предназначены для ИП с развитым бизнесом, компаний, специализирующихся в IT-сфере, рекламе, дизайне, чем для физических лиц – плательщиков НПД, но, зачастую, самозанятым приходится в них работать, поэтому рекомендуется познакомиться с интерфейсом и изучить основы работы в таких сервисах.
Постинг и чат-боты
Приложения, предназначенные для тех самозанятых, кто ищет клиентов, ведет общение, продвигает свои товары или услуги через социальные сети. Назначение приложений для постинга и чат-ботов:
- Автопостинг по графику публикаций.
- Инструменты аналитики для отслеживания реакций на посты.
- Автоматическое удаление постов (можно не беспокоиться, что пост про скидки и акции, ограниченный по времени, до сих пор отображается в соцсетях).
- Автоматизированное общение с клиентами в мессенджерах и соцсетях – ответы на простые вопросы, прием заявок, функции виртуального консультанта.
Примеры: Postmypost, Leadtex и пр.
Мнение эксперта. При интеграции чат-бота совместно с CRM и платежным сервисом позволяет существенно автоматизировать работу с потенциальными и действующими клиентами. Такая связка экономит время самозанятого и его клиентов, помогает исключить ошибки и грамотно выстраивать весь процесс взаимодействия – от поиска и предложения услуг до закрытия сделки и выдачи чеков.
Прочие приложения для самозанятых
Под прочими приложениями подразумевается специализированное ПО и онлайн-сервисы, предназначенные для конкретной профессиональной деятельности. Например, для тех, кто работает с текстами, подойдут сервисы проверки уникальности (Text.ru), SEO-анализа (Advego, Turgenev), проверки орфографии (Орфограммка). Удаленным бухгалтерам, кадровикам пригодятся различные онлайн-калькуляторы (отпускных, производственные календари, приложения и сервисы от государственных фондов, служб, бухгалтерское, кадровое ПО). Продавцам hand-made помогут онлайн редакторы изображений для корректирования фотографий. Аналогично и для веб-дизайнеров, программистов, ведущих на свадьбу и иных специалистов, работающих в статусе самозанятых.
При выборе подходящего приложения учитывают стоимость пользования и тарификацию, способы расчета, функционал, удобство, надежность. Все сервисы, мобильные приложения, оффлайн-программы должны, в первую очередь, помогать в работе, автоматизировать рутинные процессы, экономя тем самым большое количество времени самозанятого.
Заключение
- Приложения для самозанятых помогают облегчить взаимодействие с ФНС, постоянными или новыми клиентами, заказчиками.
- Часть приложений и сервисов помогут в поиске работы, подработки, покупателей, другие являются незаменимыми для конкретной профессиональной деятельности.
- Главное при выборе – понимать, что именно требуется от приложения, и выбирать удобные, простые и функциональные решения, которые упростят, а не усложнять работу.
