Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу подтверждает возникновение трудовых отношений. Документ утверждает и подписывает руководитель компании, а его оформлением могут заниматься другие специалисты. Приказ регистрируется по общим правилам делопроизводства. Его содержание определяется по нормам ТК РФ, локальным актам организации. На основании приказа оформляется трудовой договор, иные документы с сотрудником.

Читайте, какой правовой статус имеет приказ о приеме на работу, в какой форме он заполняется, что необходимо отразить в содержании документа.

Правовой статус документа

Вплоть до 2021 года приказ о приеме на работу входил в состав обязательных первичных документов по кадрам. Сейчас это правило отменено. работодатель вправе:

• издать официальный приказ и подписать трудовой договор;
• дать устное распоряжение о допуске сотрудника к работе, заключить трудовой договор.

Таким образом, законодательство допускает обойтись без приказа, если работодатель по каким-либо причинам не оформит его. В таком случае подтверждение трудовых отношений будет осуществляться по договору (это обязательный документ в любой ситуации), на основании непосредственного допуска к работе.

Сам по себе, приказ не устанавливает конкретные условия труда, обязанности сотрудника. Но в документе будет обязательно указана должность или профессия, специальность, структурное подразделение. Также на основании приказа определяется период действия трудового договора (срочный, на неопределенный срок). Соответственно, данные из документа будут важны для дальнейшего оформления сотрудника на новую работу.

Если приказ оформлялся, то он будет рассматриваться как доказательство при возникновении спора. Документ может запросить суд, трудовая инспекция, иной надзорный орган. Работник также вправе получить копию любого документа, связанного с трудовой деятельностью.

Комментарий эксперта. Большинство компаний сейчас уже активно используют электронный документооборот по кадрам. Приказ тоже можно оформить и подписать в цифровом формате. Для этого рекомендуем работать с модулем «Добыто. КЭДО». Программа разработана специально для кадрового делопроизводства, подходит для любых видов организаций.

На каком этапе приема на работу оформляется приказ

Процедура подбора персонала и найма на работу может занимать достаточно много времени. Приказ издается после принятия решения о приеме на работу. При этом сам документ может быть оформлен:

• до фактического выхода на работу (к примеру, в приказе будет указана дата начала трудовых отношений в ближайшем будущем – через несколько дней);
• после фактического выхода нового сотрудника на работу (в приказе будет проставлена точная дата начала трудовых отношений, даже если она уже прошла).

Реквизиты приказа будут указаны в трудовом договоре, иных кадровых документах. Дата и номер может входить в содержании записи трудовой книжки. Если приказ издается в электронном виде, то система сама зарегистрирует его с присвоением номера. Далее на документ необходимо ссылаться в текущей деятельности, при подготовке и сдаче отчетности.

Отсутствие приказа может рассматриваться как нарушение, если его оформление обязательно по локальным актам компании, законодательству РФ. К примеру, указанный документ должен непременно утверждаться при трудоустройстве в отдельные государственные ведомства, правоохранительные органы. В личном деле рабочего или служащего хранится копия приказа.

Особенности оформления и утверждения приказа о приеме на работу

Чтобы упростить процессы оформления кадровых документов, на государственном уровне утверждены унифицированные формы. Приказ о приеме на работу можно заполнить по форме Т-1 (на одного сотрудника) или Т-1а (для группы специалистов). Работодатель вправе дополнить указанную форму иными сведениями. Типовой шаблон приказа можно найти в базе полезных документов модуля «Добыто. КЭДО».

Схема подготовки, согласования и утверждения кадровых документов зависит от формата делопроизводства, который использует компания. При электронном документообороте все основные процессы осуществляются через сервисы, программы и приложения. Это быстрее и удобнее, чем работы с документами в обычном бумажном формате.

Какие сведения важны для составления документа

Чтобы правильно и точно составить приказ о приеме, проводится предварительная работа с документами и сведениями о новом сотруднике. Будут важны следующие данные:

• кто принимается на работу (сведения из паспорта, ИНН и СНИЛС, других документов от соискателя);
• в какое подразделение будет принят на работу новый сотрудник (важны сведения из штатного расписания, иных документов);
• на какую должность, специальность или профессию идет оформление;
• на какой срок будет заключен трудовой договор (как правило, трудовые отношения носят бессрочный характер, но возможны и исключения).

На момент издания приказа решение о приеме на работу уже должно быть принято. Но после оформления документа может осуществляться еще ряд процедур по допуску сотрудника – вводные инструктажи, ознакомление с локальными актами и т.д. Если приказ оформлен с использованием модуля «Добыто. КЭДО», то можно проводить указанные действия сразу после его регистрации в системе.

Комментарий эксперта. Оформление приказа вряд ли займет много времени, если для этого есть все необходимые сведения. Тем не менее, следует обратить внимание на самые важные пункты документа, так как ошибки могут повлечь возникновение трудового спора. Чтобы избежать этих проблем, к согласованию приказа обычно привлекают не только специалистов кадровой службы, но и юристов.

Содержание приказа о приеме на работу

Если для заполнения приказа о приеме на работу используется унифицированная форма Т-1, то е ее содержании следует указать:

• наименование предприятия, ОКПО;
• дата составления и номер документа (по регистрации в системе делопроизводства);
• дата начала и окончания трудовых отношений (если договор заключается на неопределенный срок, то указывается только дата приема на работу);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, табельный номер;
• структурное подразделение компании (отдел, служба и т.д.);
• профессия, специальность или должность;
• класс, категория или разряд;
• описание квалификации;
• общие условия приема на работу, ее характер (например, с испытательным сроком, ученический договор и т.д.);
• тарифный оклад (ставка), надбавка к нему (в рублях);
• испытательный срок (если требуется);
•  основание для приема на работу (реквизиты трудового договора).

По мере необходимости, работодатель может указывать в содержании приказа и дополнительные сведения.

Документ утверждает (подписывает) руководитель организации, либо замещающее его лицо. Подписание сопровождается указанием должности (например, генеральный директор). Печать на указанном документе ставить не требуется.

Форма Т-1а применяется, если одним приказом принимают на работу группу сотрудников. С этой целью в документе заполняется таблица. Соответственно, юридические последствия издания приказа будут распространяться сразу на нескольких новых сотрудников.

Кто оформляет и подписывает

Так как решение о приеме на работу принимает руководитель компании, он будет и подписывать документ. Но его подготовку можно поручить:

• специалистам кадровой службы;
• юристам, сотрудникам общего отдела делопроизводства;
• сторонней организации, которая оказывает аутсорсинговые услуги.

Кадровики, которые постоянно работают с персоналом, должны знать общие правила оформления приказов по личному составу. В помощь им можно приобрести методические материалы и пособия, проводить периодическое обучение. Использование шаблонов в базе модуля «Добыто. КЭДО» также значительно упростит оформление всей кадровой документации.

Нужно ли ознакомление сотрудника

ТК РФ обязывает ознакомить сотрудника с содержанием всех документов, имеющих отношение к его трудовой деятельности. Это правило распространяется и на приказы о приеме на работу. Ознакомление осуществляется следующим образом:

• если приказ оформлен в бумажном виде – дата и личная подпись проставляется внизу оригинала документа, а сотрудник вправе запросить копию;
• если приказ оформлен в электронном виде – ознакомление осуществляется через систему КЭДО, доступ к которой сотрудник получает путем выпуска простой подписи (это может сделать непосредственно в программе).

Если в процессе ознакомления сотрудник обратит внимание на ошибки, приказ придется переделывать. Внесение изменений в указанный документ недопустимо.

Если сотрудник будет переведен или уволен, ранее изданный приказ о приеме на работу не аннулируется. Его можно использовать для сдачи статистической и иной отчетности, для выдачи справок, формирования личных дел, в иных целях. О нюансах хранения указанного документа расскажем ниже.

Правила хранения документа

Компания обязана хранить все кадровые документы по личному составу, в том числе и приказы. Общие правила хранения:

• продолжительность хранения приказов составляет 75 или 50 лет (в зависимости от даты, когда закончено производство по документу – до или после 01.01.2003 года);
• полномочия по хранению и учету документов возлагаются на сотрудников компании приказом, либо в силу должностных инструкций, локальных актов;
• функции хранения документации могут передаваться по договору сторонней организации;
• если предприятие ликвидируется, оно обязано сдать приказы и иные кадровые документы в архив.

Документы в бумажном виде хранятся в специально оборудованных местах и помещениях. В электронном виде приказы можно хранить на собственном или облачном сервере, на различных физических носителях. Отметим, что указанные документы подписываются посредством УКЭП. Другие виды электронных подписей для этого не подойдут.

При истечении нормируемых сроков хранения документы можно уничтожить. При этом важно соблюдать требования законодательства о защите персональных данных, об оформлении акта на уничтожение. Естественно, компания может хранить документы бессрочно, если для этого есть возможность.

Комментарий эксперта. По аналогичным правилам оформляют и подписывают и другие приказы по личному составу. Большой перечень шаблонов таких документов представлен в модуле «Добыто. КЭДО». Также предприятие может вести журнал регистрации и учета приказов. Помимо прочего, там содержаться общие реквизиты каждого документа, дата его подписания и утверждения.

Почему приказы о приеме на работу лучше оформляться в модуле «Добыто. КЭДО»

Электронный документооборот по кадрам пока не является обязанностью, хотя соответствующие требования наверняка введут в ближайшей перспективе. Но многие организации уже сейчас используют системы КЭДО, так как это значительно упрощает и ускоряет все процессы. Модуль «Добыто. КЭДО» позволит:

• оформлять приказы и иные документы по готовым шаблонам, отвечающим требованиям законодательства РФ;
• проводить все процедуры с использованием электронных сервисов (подготовка документа, ознакомление сотрудника, регистрация по делопроизводству и т.д.);
• хранить электронные документы с максимальным уровнем защиты;
• формировать внутреннюю и внешнюю отчетность на основании документов, зарегистрированных в системе.

В модуле «Добыто. КЭДО» есть возможность работать со всеми видами электронных подписей, в том числе УКЭП. Подключить к системе можно всех сотрудников компании. Дополнительные преимущества дает использование модуля «Добыто. Знания». Демоверсии программ можно заказать бесплатно!

Заключение

• Приказ о приеме на работу – это документ, которым подтверждается дата начала трудовых правоотношений. Также в нем указываются общие данные о сотруднике, его должности (профессии), окладе или ставке, сроке действия трудового договора.
• Приказ можно составить по форме Т-1 (на одного работника) или Т-1а (на нескольких сотрудников). По мере необходимости, работодатель может дополнять унифицированную форму другими разделами и пунктами.
• Как и иные кадровые документы, приказы по личному составу допускается оформлять в электронном виде. Оптимальным вариантом для ведения делопроизводства станет подключение к модулю «Добыто. КЭДО».

FAQ

Зачем нужен приказ о приеме на работу?

Формально, приказ не входит в состав обязательной кадровой документации. Но лучше оформить и утвердить его, так как приказом фиксируется начало трудовых отношений, ряд других важных моментов. С содержанием документа необходимо ознакомить сотрудника.

Как оформить приказ о приеме на работу?

В большинстве случаев можно использовать унифицированные формы Т-1 и Т-1а. Если организация использует систему КЭДО, приказ можно оформить в электронном виде с подписанием УКЭП.

Какой срок хранения у кадровых документов?

Это зависит от момента, когда окончено делопроизводство по приказу – 75 или 50 лет. Если предприятие проходит ликвидацию, все кадровые документы по личному составу подлежат передаче в архив.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)