Переход на ЭКДО

По своей сути ЭКДО ничем не отличается от КЭДО. Это две аббревиатуры, которые расшифровываются как кадровый электронный документооборот (меняется лишь перестановка слов). Переход на ЭКДО возможен уже сейчас. В ближайшее время вас, как работодателя, могут обязать перейти на электронное делопроизводство. Для перехода вы будете выбирать и устанавливать ПО, либо подключаться к онлайн-сервисам. Также вам нужно утвердить несколько документов, провести вводную учебу с персоналом. Обо всех основных действиях мы расскажем на примере модуля «Добыто. КЭДО».

Читайте в обзоре, как государство регулирует ЭКДО, что нужно для перехода на электронный документооборот, какие сложности могут возникать у работодателей.

Что такое ЭКДО и чем оно отличается от ЭДО и КЭДО

В законах нет таких понятий, как ЭДО, ЭКДО или КЭДО. Это условные аббревиатуры, которые можно использовать в переписке, в договорах и других документах. Разница между ними такова:

• ЭДО – это электронный документооборот в общем смысле, предусматривает работу с документами в цифре по всем направлениям;
• ЭКДО и КЭДО – равнозначные понятия, обозначают электронный документооборот в области кадровой работы (субъективно, КЭДО звучит благозвучнее).

В любой системе ЭДО доступны функции для работы с документами по кадрам. Но у этого направления деятельности есть своя специфика. Например, вам придется соблюдать требования ТК РФ и разъяснений Минтруда, использовать типовые формы бланков.

Чтобы учесть специфику кадровой работы, вы можете использовать профильные программы, системы и сервисы. Переход на ЭКДО:

• предусматривает установку ПО или подключение к онлайн-сервису;
• позволит оформлять, подписывать и хранить документы в цифре, без дублирования на бумаге (но есть несколько исключений);
• упростит все процессы, с которым сталкивается ваша кадровая служба;
• даст экономию по расходам (чаще всего вы увидите выгоду уже в первый год работы с ЭКДО).

Не менее важно, что ЭКДО дает возможность подключаться в государственным порталам и сервисам. Без этого не обойтись при работе с персоналом. Как минимум, отчетность со сведениями о работниках, их стаже и взносах, нужно передавать электронно. Пока от такой обязанности освобождены только небольшие компании (со штатом до 10 человек). Но и это исключение скоро перестанет действовать.

Разъясняет эксперт. Работодатели не очень любят «обязаловку» со стороны государства. ЭКДО пока таковой не является, хотя это дело времени. Но если вы вникните в схемы и процессы электронного документооборота, то наверняка оцените его преимущества. И еще один важный момент – на рынке есть несколько достойных программ для ЭКДО. Вы можете выбрать сервис, который подходит именно вашей компании. Мы рекомендуем для этих целей модуль «Добыто. КЭДО».

Какие схемы ЭКДО вы можете использовать для внедрения в компании

Речь идет не о выборе между разными программами и сервисами, а о принципиальной схеме документооборота. Сейчас можно перейти (подключиться):

• к ЭКДО от государства – реализован на портале «Работа России», требует учетной записи на «Госуслугах»;
• коммерческие программы для ЭКДО – доступны в коробочном варианте, в виде облачных сервисов и т.д.

Государство проводило несколько экспериментов по внедрению ЭКДО (по факту, он продолжается и сейчас). Многие участники совмещали работу с коммерческими программами и сервисом на портале «Работа России». На наш взгляд, это не слишком удобно и может привести к ненужным сложностям. Функционал «Добыто. КЭДО» закрывает все кадровые задачи, причем намного удобнее государственной платформы.

Бесплатное ЭКДО от государства

На портале «Работа России» заявлено, что государственным сервисом ЭКДО пользуются крупные компании (приведены конкретные примеры). Но если посмотреть внимательнее на функции сервиса, то они скорее подходят небольшим фирмам. Им сложнее нести расходы на приобретение, подключение и обслуживание программ, особенно в первые годы работы.

Кратко расскажем об основных опциях, которые предлагает ЭКДО от государства:

• создание документов, наличие в базе около 80 шаблонов (в коммерческом ПО их намного больше);
• подписание документов посредством УКЭП и ПЭП (в будущем обещают работу с УНЭП, с приложением «Госключ»);
• реестр документов с опциями поиска и фильтрации (судя по отзывам пользователей, это не самая удачная реализация);
• упрощенная система постановки задачи и контроля за документами.

Таким образом, определенный минимум функций пользователь получит. Но для работы с большим штатом и значительным массивом кадровых документов ЭКДО от государства вряд ли подходит.

Как перейти на сервис кадрового электронного документооборота «Работа России»

Пожалуй, простота подключения к государственному ЭКДО является его главным преимуществом. Для этого вам нужно:

• утвердить приказ о переходе на ЭКДО, довести его до сведения сотрудников (по факту, будут нужны и дополнительные документы);
• пройти регистрацию на «Госуслугах», получить подтвержденную учетную запись (это нужно сделать как работодателю, так и сотрудникам);
• подключиться к личному кабинету на портале «Работа России».

Работать с сервисом можно с любых технических устройств. Еще отметим, что государственное ЭКДО предлагает конструктор шаблонов документов. Эти функции есть в «Добыто. КЭДО», причем реализованы они намного удобнее.

Разъясняет эксперт. Вы можете использовать сервис ЭКДО для передачи обязательных сведений на сотрудников. Но и сами работники могут пройти регистрацию в системе, чтобы получить доступ к сведениям и документам о своей работе. После этого им не придется «дергать» ваших кадровиков, чтобы получить справку или другой документ, проверить начисления и держания по зарплате. Чтобы сотрудники оценили преимущества ЭКДО, вам необходимо провести разъяснительную работу.

Полезные документы для вашей работы

Документ
Образец графика отпусков	Скачать
Образец личной карточки работника	Скачать
Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации	Скачать
Образец приказа о приеме на работу	Скачать
Образец табеля учета рабочего времени	Скачать
Образец штатного расписания	Скачать
Образец приказа о переходе на КЭДО	Скачать
Образец формы лицевого счета работника	Скачать

Переход на ЭКДО частных разработчиков

Коммерческие программы для ЭКДО предлагают многие российские разработчики. Они отличаются:

• по функционалу (полноценные ЭКДО, программы для решения отдельных кадровых задач);
• по стоимости установки или подключения, тарифным планам для текущей работы;
• по способу хранения документов (облако, собственный сервер и т.д.);
• по требованиям к техническим устройствам, качеству интернета.

Это только общие отличия. Чтобы заинтересовать новых клиентов, разработчики предлагают различные «фичи», регулярно обновляют функционал. Многие решения фактически стали стандартов для всех сервисов ЭКДО.

Решение об обязательном переходе на электронный кадровый документооборот примут в ближайшие годы. Это логично, так как государство планомерно развивает программы цифровизации. Итоги текущего эксперимента подведут ближе к концу 2024 года. Учитывая это, рекомендуем не медлить, приступить к переходу на ЭКДО прямо сейчас.

Советы по выбору ЭКДО

Выбор систему ЭКДО для компании – не самая простая задача. Вам нужно учитывать:

• масштаб работ и объем документов по кадрам;
• финансовые возможности организации;
• численность штатного персонала, работников по договорам ГПХ и самозанятых;
• характеристики оборудования, установленного в вашей компании.

Это вводные данные, которые стоит проанализировать до рассмотрения и оценки предложений по ЭКДО.

Не менее важны сведения о самих системах документооборота. При общении с разработчиками (поставщиками) и в ходе тестирования стоит обратить внимание:

• на удобство работы, простой и понятный интерфейс программы;
• на состав и содержание документов для пользователей;
• на схему работы со службой поддержки;
• на варианты оплаты, гибкость тарифных планов;
• на важные функции, о которых заявляет разработчик (встроенная база шаблонов, выпуск УНЭП и ПЭП, помощь в обучении сотрудников и т.д.);
• на схему интеграции с другим ПО вашей компании.

Идеально, если вам предложат поработать с демоверсией программы или дадут тестовый период к полной версии. Именно так мы убедились в том, что «Добыто. КЭДО» оптимально подходит под наши требования. Также не рекомендуем рассматривать бесплатные варианты. Кроме очевидных угроз безопасности, обслуживание программы могут прекратить в любой момент.

Кто контролирует маршрут документов после перехода на ЭКДО?

В каждой системе ЭКДО участвует оператор. Он обеспечивает работу сервиса, безопасность данных и документов. Подробнее об этом уточняйте у разработчика вашей системы ЭКДО.

Этапы перехода на кадровой электронный документооборот

Если вы рассмотрели предложения и выбрали ПО для своей компании, переход на ЭКДО будет включать следующие действия:

• издание приказа о переходе на электронный документооборот;
• оформление ряда локальных актов, по которым будут работать кадровики и обычные сотрудники (у нас это инструкции и положения);
• получение письменных согласий сотрудников (с 2025 года схема немного изменится);
• установка и настройка ПО, либо подключение к онлайн-сервису;
• вводное обучение работе с программой (расширенная учеба для кадровой службы, упрощенная схема для рядовых сотрудников).
• тестирование специалистов компании;
• выпуск УКЭП через удостоверяющий центр;
• подключение к личным кабинетам государственных порталов (СФР, ФНС и т.д.).

Наша компания выполнила все действия за 2 недели. Далее, после первого месяца работы, мы провели анализ работы в ЭКДО. Отдельные ошибки, которые допускали наши специалисты, были вынесены на плановое обучение. Впрочем, недостатки были не слишком критичными, не повлияли на текущую деятельность.

Какие проблемы могут возникнуть у вас и как их решить

Любой новый процесс в компании сопровождается определенными сложностями. При переходе на ЭКДО это может быть:

• нежелание, или даже саботаж, со стороны рядовых сотрудников – вам придется разъяснять плюсы ЭКДО, отсутствие рисков и угроза для персональных данных;
• отсутствие навыков для работы с электронным документооборотом – решается вводным и последующим обучением, курсами повышения квалификации;
• сложность в освоении программы – разработчик системы наверняка поможет вам разобраться во всех функциях;
• выстраивание процессов и маршрутов движения документов – решается путем описания всех действий в документах, разбором сложных моментов.

Также важно грамотно распределить полномочия по работе с ЭКДО, чтобы не нагрузить непосильным объемом обязанностей одного сотрудника. Для этого разработайте локальные положения, внесите изменения в должностные инструкции. Стоит рассмотреть и возможность премирования (стимулирования) сотрудников, которые помогут быстро выполнить все действия по переходу на ЭКДО.

Для каких документов по кадрам используется ЭКДО?

На данный момент ограничений по составу документов почти нет. В бумажном формате нужно заполнять только отдельные документы (акты о несчастных случаях, протоколы обучения по безопасности и т.д.). Большое количество готовых шаблонов вы найдете в «Добыто. КЭДО».

Какую пользу для работодателя дает ЭКДО

После перехода на ЭКДО вы сразу увидите все основные преимущества электронного документооборота. Если решение еще не принято, расскажем об основных плюсах:

• сокращение расходов и трудозатрат на обычные кадровые процессы и действия;
• экономия на бумаге, обслуживании оргтехники;
• повышение уровня защиты информации;
• удобство текущей работы с документами, ведения архива;
• использование встроенных баз зданий, системы нормативных актов и шаблонов документов;
• простота контроля за работой сотрудников, занятых в делопроизводстве.

Большинство преимуществ будет заметно даже при тестовой работе в демоверсии (на стадии принятия решения). Такую возможность предлагают разработчики «Добыто. КЭДО».

Рассказываем о сервисе «Добыто. КЭДО»

Как компания, которая перешла на электронный документооборот и подключилась к сервисам «Добыто», отмечаем следующие плюсы:

• низкая стоимость подключения к системе рядовых сотрудников, а для кадровиков это вообще бесплатно;
• возможность выпустить УНЭП, хотя у ряда других сервисов ЭКДО такой опции нет;
• интересные решения в интерфейсе программы (самые нужные функции всегда под рукой);
• мгновенная реакция сервиса на все действия пользователей.

Не менее важно, что «Добыто. КЭДО» это полностью отечественный продукт, сертифицирован в установленном порядке. Поэтому у вас не возникнет проблем с локализацией, приобретением и продлением лицензии, технической поддержкой.

Что входит в стоимость перехода на ЭКДО?

Вы платите по договору за приобретение коробочной версии ПО или подключение к онлайн-сервису. Далее расходы могут включать периодическое обслуживание, подключение сотрудников к личным кабинетам и т.д. Тарифные планы могут отличаться для разных видов компаний.

Подводим итоги

• Переход на ЭКДО пока доброволен для коммерческих компаний. Нео скорее всего, обязательным он станет уже в ближайшие годы. Сейчас завершается очередной эксперимент по внедрению ЭКДО под контролем Минтруда.
• Вы можете подключиться к государственному ЭКДО (портал «Работа России») или выбрать одну из коммерческих систем. Второй вариант лучше по множеству причин, от расширенного объема функций до удобства работы.
• Для перехода на ЭКДО вам нужно издать приказ и оформить несколько локальных актов. Далее вы устанавливаете и настраиваете программу, обучаете сотрудников.