Организация кадрового документооборота на предприятии

Организация кадрового документооборота («КД») играет важную роль в эффективном управлении персоналом. Правильное ведение документации не только гарантирует соблюдение законодательства, но также помогает оптимизации бизнес-процессов и повышению производительности сотрудников. Современные информационные технологии позволяют автоматизировать многие аспекты управления персоналом, включая подачу заявлений, контроль над рабочим временем, учет отпусков и больничных листов, а также контроль выполнения служебных обязанностей. 

Читайте, как организовать управление кадровыми документами, какие основные этапы этого процесса и какие преимущества предоставляет электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным.

Нормативно-правовое регулирование. Понятие. Основные этапы 

Кадровое делопроизводство — это процесс создания и организации документов, связанных с управлением персоналом внутри компании. Для его внедрения необходимо установить определенный порядок обработки документов. Как правило, он регламентируется во внутренних документах, например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Правильно составленная инструкция поможет уменьшить риск ошибок. Если начинать работу с кадровым делопроизводством с нуля, необходимо подготовить обязательные документы кадровой службы, ориентируясь на требования законодательства.

Порядок организации КД регулируются следующими нормативно-правовыми актами:

• Трудовой кодекс;
• ФЗ № 152 “О персональных данных”;
• ФЗ № 402 “О бухгалтерском учете”;
• ФЗ № 125 “Об архивном деле”;
• иные законодательные акты.

Что включает в себя документооборот 

К основным этапам оборота документации в компании можно отнести:

1. Подготовка документов: на этом этапе подготавливаются вся необходимая документация, связанная с кадровыми процессами. 
2. Регистрация и учет: при помощи электронного журнала или специализированного программного обеспечения, регистрируется вся входящая корреспонденция (заводятся уникальные номера и проставляются даты внесения и обработки информации).
3. Подписание и согласование: сотрудники после необходимого согласования, подписывают поступившую документацию.
4. Обмен и передача информации: документация может быть отправлена получателю обычной почтой, при помощи электронной почты, курьером или выдана лично на руки. Важно обеспечить безопасность и конфиденциальность передаваемой информации.
5. Хранение и архивирование: на данной стадии осуществляется хранение и архивирование. Процессы могут быть выполнены как при помощи электронной базы данных, так и физических архивных хранилищ. Важно обеспечить доступ к хранимым файлам только авторизованным лицам и обеспечить сохранность информации на долгосрочное хранение. В сервисе “Добыто” вы можете безопасно хранить информацию, как в облачных хранилищах, так и на собственном сервере. Все сведения автоматически сохраняются и архивируются.
6. Контроль и мониторинг: необходимо следить за исполнением заданий, контролировать соблюдение сроков подписания и согласования, а также вести статистический учет и анализ процесса КД. Это позволит выявить возможные проблемы и осуществить корректировки для повышения эффективности работы системы.

Основные этапы внедрения документооборота

Процесс организации кадрового документооборота можно разделить на несколько этапов:

1. Анализ текущего состояния и определение нормативных документов: необходимо проанализировать текущие процессы управления кадрами и документацией, выявить пробелы и недостатки. Прежде всего, следует обратиться к Трудовому кодексу, который регламентирует трудовые отношения (прием на должность, оформление отпуска, права и обязанности сторон трудового договора, выдача заработной платы и так далее). Необходимо также учитывать законодательные акты, которые касаются применения унифицированных форм первичного учета, методические рекомендации, стандарты и иное.
2. Назначение ответственных и подготовка локальных нормативных актов: после проведения анализа, следует этап назначение ответственных за ведение кадрового документооборота. Это может быть как целый отдел во главе с начальником, так и 1 сотрудник, отвечающий за ведение документооборота(в зависимости от количества работников на предприятии). Далее разрабатываются локальные акты. К ним относятся:

• положения о внутреннем распорядке (ст. 189 ТК РФ);
• порядок оплаты труда (глава 21 ТК РФ);
• правила об охране и порядке обработки персональных данных(глава 14 ТК РФ);
• об охране труда (Раздел 10 ТК РФ);
• иные акты.

1. Подготовка кадровой документации: компания может разработать шаблоны документов, применяемых в процессе кадрового документооборота. Например, трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, акты и т.п. 
2. Внедрение системы управления кадрами: после разработки процессов и процедур необходимо внедрить систему управления, которая будет автоматизировать кадровые процессы, обеспечивать эффективное управление документооборотом и обеспечивать безопасное хранение данных.

Комментарий специалиста. Важно отметить, что все работники должны быть ознакомлены с принятыми локальными актами. Сотрудник в обязательном порядке должен проставить свою подпись свидетельствующую об ознакомлении. Данное обязательство предусмотрено статьей 22 ТК РФ. Стоит учесть также, что удобным и более простым вариантом ознакомления с ЛНА является электронное ознакомление. Однако, данный вариант только возможен, если в организации ведется электронный документооборот.

Кадровый электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (“КЭДО”) – это система, которая позволяет обрабатывать, хранить и передавать документы в цифровом виде. Основное отличие от традиционного бумажного документооборота заключается в том, что все процессы связанные с обработкой и передачей документов осуществляются в электронном формате. Есть также различия в организации КЭДО по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.

Организация КЭДО

Для организации электронного документооборота необходимо: 

• Выбрать подходящую и отвечающую всем требованиям предприятия систему управления документами. Эта система должна обеспечивать удобный поиск и хранение документов, возможность установления доступа к файлам, а также автоматизацию процессов обработки и утверждения документов. “Добыто” – это инновационный инструмент, который автоматизирует процесс подписания и хранения документов с помощью надежных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис предлагает гибкие настройки, обеспечивает безопасность и сохранность информации, а также быстрый и удобный поиск любых данных.
• Принять нормативные акты. Работодатель вводит электронный документооборот на основании локального нормативного акта, который принимается с учетом мнения профсоюза (ст. 22.2 ТК РФ). В этом акте указывается информационная система, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и работников, которых это касается. Также работников должны уведомить о переходе на электронный документооборот за определенный срок и указать дату его введения. При принятии локального акта, одновременно можно разработать такие акты, как правила внутреннего трудового распорядка, различные положения, приказы и т.п. 
• Установить стандарты оформления и классификации документов, а также механизмы контроля за процессом документооборота. Это позволит упорядочить всю документацию в организации, уменьшить вероятность ошибок и повысить общую прозрачность ведения дел. 
• Разработать кадровую документацию. После установления стандартов можно приступить к разработке кадровой документации, таких как трудовой договор, соглашения о конфиденциальности и т.п. В сервисе “Добыто” предусмотрены шаблоны документов, разработанных опытными специалистами в сфере юриспруденции. Вы можете подготовить документацию на основе разработанных шаблонов или самостоятельно разработать договор при помощи встроенного конструктора.
• Подготовить персонал. Сотрудники должны быть обучены работе с системой управления, а также осведомлены о правилах работы с электронной документацией и последствиях нарушения установленных процедур.

Комментарий специалиста. При внедрении КЭДО важно также не забывать и о правовых аспектах организации. Необходимо обеспечить соблюдение законодательства в части охраны информации, применение электронной подписи и других аспектов, связанных с обработкой документов в цифровом виде. Внедрение требует комплексного подхода, включающего выбор подходящей системы управления документации, установления стандартов оформления и классификации документов, обучение персонала и соблюдение правовых аспектов. Эффективное управление позволит существенно повысить производительность работы предприятия, улучшить общий уровень безопасности и прозрачности бизнес-процессов.

Отличие обычного документооборота от электронного. Преимущества применения КЭДО

Основные различия применения КЭДО по отношению к бумажному, включают в себя такие аспекты, как скорость передачи информации, безопасность данных, универсальность доступа и легкость обработки.

Кроме того, электронный документооборот обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным:

• увеличение производительности: ЭДО позволяет быстро передавать, обрабатывать и редактировать файлы, что существенно повышает эффективность работы и производительность сотрудников;
• экономия времени и ресурсов: отсутствие необходимости вручную переносить, хранить и архивировать бумажные документы позволяет компаниям сэкономить массу времени и ресурсов;
• улучшение безопасности: КЭДО обеспечивает высокий уровень защиты конфиденциальной информации. Возможности контроля доступа и автоматическое создание резервных копий снижают риск утечки данных;
• увеличение удобства и доступности: возможность быстрого доступа к файлам с любого устройства и в любое время существенно улучшает процессы совместной работы;
• снижение экологического воздействия: переход на электронный документооборот способствует снижению использования бумаги, что положительно сказывается на окружающей среде.

Комментарий специалиста. Применение ЭДО требует определенных инвестиций и обучения персонала. Тем не менее преимущества этого решения значительно перевешивают затраты, и в итоге приводят к повышению эффективности и конкурентоспособности компании. Стоит отметить также, что в ближайшее время в обязательном порядке планируется применения КЭДО во всех государственных структурах и компаниях. Уже сейчас ЭДО обязателен в бюджетных организациях.

Вывод

• Организация КД играет важную роль в эффективной работе любой компании. Правильно выстроенная работа позволяет упростить процессы управления персоналом, повысить прозрачность и ускорить принятие решений.
• Система «Добыто» предлагает уникальный сервис, основанный на искусственном интеллекте и позволяющий автоматизировать процессы управления кадровым документооборотом, улучшить его эффективность и сэкономить время руководителей и специалистов.
• Вы можете создавать заметки, курсы, проводить обучение, общаться в сервисе, а также получать полезную информацию при помощи встроенного чат-бота. Всесторонняя техническая поддержка ответит на любые вопросы, которые могут возникнуть в процессе работы.

Часто задаваемые вопросы

В чем преимущество КЭДО от традиционного бумажного?

Ответ: Главное преимущество это удобство работы, экономия расходов и безопасность данных.

Какие требования предъявляются к электронным документам?

Ответы: Они должны быть подготовлены, согласно единым требованиям, указанным в Приказе № 578 н.

Какие виды подписи можно использовать в ЭДО?

Ответы: Как правило можно применять все виды подписи. Например, в сервисе “Добыто” возможно применение, как простой, неквалифицированной, так и квалифицированной подписи

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)