Все кадровые документы после оформления и подписания подлежат хранению. Это является обязанностью работодателя, а соответствующие полномочия можно распределить между разными специалистами и подразделениями компании. Для организации хранения нужно учитывать требования по места и способам размещения документации, нормативным срокам, правилам сдачи в архив и уничтожения. За нарушение порядка хранения может последовать административное наказание.
Читайте, что входит в процессы организации хранения кадровых документов, какие требования законодательства обязан соблюсти работодатель, чем поможет система КЭДО.
- Какие кадровые документы подлежат хранению
- На кого распространяются требования
- Как организовать хранение кадровых документов
- Кто отвечает за хранение
- Способы и места хранения документов по кадрам
- Соблюдение сроков хранения
- Обеспечение условий для хранения
- Сдача в архив, уничтожение
- Чем поможет в организации хранения кадровых документов модуль «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Какие кадровые документы подлежат хранению
Кадровые документы оформляются с разными целями – закрепление трудовых отношений, определение общих правил для персонала, проведение служебных расследований, издание указаний и распоряжений, учет определенных сведений. Всю документацию, оформляемую по кадрам, нужно хранить. В ее состав входят:
- приказы, распоряжения по личному составу;
- документы от работников (заявления, объяснительные, трудовые книжки и т.д.);
- трудовые договоры, дополнительные соглашения, должностные инструкции;
- документы, связанные с определенными процедурами (например, предупреждения о сокращении);
- локальные акты общего действия (положения, инструкции и т.д.);
- учетные документы (табеля по рабочему времени, отпускам и т.д.);
- журналы регистрации по делопроизводству;
- личные дела и карточки сотрудников;
- документы о проведении инструктажей, аттестации, обучения и повышения квалификации;
- штатное расписание, все дополнения и изменения к нему.
И это далеко не полный список документов по кадрам, которые могут вестись в организации. Все они полежат хранения как до, так и после истечения их срока действия.
Общие правила и сроки для организации хранения кадровых документов описаны в нормативных актах. Точный порядок может определяться внутренними инструкциями и положениями организации. В частности, там регламентируются действия ответственных лиц, нюансы обмена документацией, ее уничтожения или сдачи в архив. Для организации процессов хранения документов в электронном виде рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Целью хранения является обеспечение возможности получить документы и сведения о работнике, условиях его труда на конкретном предприятии. При отсутствии какого-либо бланка (например, по причине уничтожения при пожаре) могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа, иные важных обстоятельств. Поэтому государство контролирует процесс и условия хранения документов по кадрам. Полномочия по данным вопросам есть у трудовой инспекции, прокуратуры, Росархива, ФНС, Социального фонда РФ.
На кого распространяются требования
Хранить кадровую документацию обязаны все работодатели. Эти требования распространяются:
- на предпринимателей, которые нанимают персонал по трудовым договорам;
- на государственные и бюджетные учреждения всех уровней;
- на коммерческие организации.
Даже если в компании есть только руководитель, но отсутствуют другие работники, все равно ведутся определенные кадровые документы. Как минимум, это будет приказ о вступлении в должность, контракт с директором, финансовые и отчетные документы. Их тоже нужно хранить с соблюдением общих правил.
Есть разные способы и варианты для организации хранения. С учетом современных технологий, оптимальным решением является использование систем кадрового электронного документооборота. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО». Его функционал позволяет вести учет и хранение всех документов в электронном виде, с надлежащим уровнем защиты, возможностью восстановления информации.
Как организовать хранение кадровых документов
Для правильной организации хранения кадровых документов нужно учитывать положения:
- нормативных актов в сфере трудового законодательства, защиты персональных данных;
- Приказа Росархива № 236;
- локальных нормативных актов, утвержденных на уровне предприятия.
Компании, работающие в отдельных сферах деятельности, обязаны соблюдать требования ведомственных актов. Например, они могут предусматривать особенности хранения документов о вредных и опасных условиях труда, исчисления выслуги лет и т.д.
Сотрудники компании, которые занимаются ведением, оформлением и хранением кадровых документов, должны иметь соответствующую квалификацию, навыки и знания. Для поддержания должного уровня подготовки проводиться повышение квалификации, обучение, обмен опытом. Также хранение документов по делопроизводству практически невозможно без использования систем ЭДО. Для работы с документации по кадрам можно установить модуль «Добыто. КЭДО».
Кто отвечает за хранение
Законодательство возлагает такие обязанности на работодателя. Но это общее правило, так как соответствующими полномочиями могут наделяться:
- руководитель организации (в силу должностного статуса);
- учредители компании, ликвидационная комиссия (если предприятие проходит процедуру ликвидации);
- специалисты службы делопроизводства, бухгалтерии, финансового отдела, иных подразделений фирмы;
- сотрудника отдела кадров.
Чтобы избежать ошибок и контролировать соблюдение требований к хранению, издаются приказы и распоряжения, инструкции и положения. Работодатель может использовать унифицированные формы документов (например, акты об уничтожении, о проведении инструктажей и т.д.), либо разработать собственные бланки. Большое количество типовых шаблонов есть в модуле «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Определенные полномочия по хранения кадровых документов может передать по договору со сторонней организацией. Примером является аутсорсинг с оказанием услуг по делопроизводству. Но даже в указанном случае общую ответственность за надлежащую сохранность документации будет нести компания-работодатель.
Способы и места хранения документов по кадрам
Приказ № 236 позволяет работодателю использовать разные способы хранение кадровых документов, если при этом будут соблюдены обязательные условия. Хранить документацию в бумажном виде можно:
- непосредственно на предприятии – текущие и архивные документы можно хранить в сейфах, на стеллажах в отдельных помещениях, в другом здании и т.д.;
- в организациях, которые занимаются архивным делом – они обязаны обеспечить надлежащие условиях хранения в соответствии с соглашением;
- в компаниях, оказывающие услуги по делопроизводству – в договоре необходимо описать порядок передачи, учета и возврата документации, все условия для ее сохранности.
В процессе хранения необходимо периодически проверять его условия, соблюдение требований законодательства. Периодичность проверок обычно составляет не менее 1 раза в год. Но для предприятий с большим объемом документов проводить указанные мероприятия рекомендуем чаще (например, ежеквартально).
Электронный документооборот по кадрам фактически стал стандартом для большинства организаций. В этом случае хранение может осуществляться:
- на стороннем сервере, который предлагает разработчик системы КЭДО;
- на облачном хранилище (сервере), рекомендованном к использованию, отвечающем обязательным требованиям по безопасности и защите данных;
- на собственном сервере предприятия.
Доступ к электронным документом может предоставляться на основании разового приказа (распоряжения), либо в силу должностных полномочий.
Государство тоже оказывает содействие в переходе на кадровый электронный документооборот. Подключившись к платформе «Работа России», компания может использовать сервисы для оформления, подписания и хранения документации. Но портал предлагает лишь ограниченный функционал, и не обеспечивает полноценное хранение всех кадровых документов. С этими задачами отлично справляется модуль «Добыто. КЭДО».
Соблюдение сроков хранения
Это одно из важных требований, которые нужно учитывать при организации хранения кадровых документов. Приказ № 236 внес ряд изменений в сроки для хранения отдельных видов документации. Для основного объема документов сроки определяются исходя их момента, когда по ним окончено делопроизводство:
- до 01.01.2003 года – не менее 75 лет;
- после 01.01.2003 года – не менее 50 лет.
Указанное отличие по времени хранения связано с тем, что почти все сведения из документов на персонал после 01.01.2003 года автоматически отражаются в отчетности для государственных ведомств, внебюджетных фондов.
Дополнительно Приказ № 236 регламентируем минимальные сроки для хранения отдельных видов документов по кадрам. Вот несколько примеров:
- графики предоставления отпусков – от 3 лет;
- учетные документы, базы сведений об отпусках – от 5 лет;
- материалы по привлечении к дисциплинарной ответственности – от 3 лет;
- документация в сфере состояния условий труда, ее охраны и безопасности – от 5 лет;
- материалы по фактам несчастных случаев, травматизма – от 45 лет;
- документы, оформленные при сокращениях и увольнении (предупреждения, уведомления и т.д.) – от 3 лет;
- акты, журналы, ведомости и книги по инструктажам персонала – от 65 лет.
Это минимальные сроки хранения. Компания может обеспечивать его и дольше, чем предписано Приказом № 236.
Обеспечение условий для хранения
В части организации хранения кадровых документов в бумажном виде законодательство предусматривает следующие требования:
- защита от несанкционированного доступа третьим лиц;
- надлежащие показатели вентиляции, пожаро- и взрывоопасности;
- наличие систем противопожарной защиты (сигнализация, пожаротушение и т.д.);
- отсутствие вблизи потенциально опасных веществ и материалов;
- ведение номенклатуры дел по кадровому документообороту.
Если речь идет об электронном документообороте, то нужно выбирать программное обеспечение, отвечающее требованиям законодательства РФ. Система ЭДО должна быть аккредитована и включена в реестр отечественного ПО, иметь соответствующие средств защиты информации. Всем этим условиям отвечает модуль «Добыто. КЭДО».
Сдача в архив, уничтожение
Эти процессы неразрывно связаны с хранением кадровых документов. Сдача в архив может осуществляться:
- в ходе текущей деятельности предприятия;
- при реорганизации или ликвидации, когда предприятие прекращает деятельность;
- в сроки, установленные законодательством.
Требования к архивам еще строже, чем к хранению текущей кадровой документации. Эта деятельность находится под контролем Росархива.
Уничтожение с составлением актов допускается при истечении нормативных сроков хранения. В акте указывается вид документа, его основное содержание. Организация может продолжить хранение документов, даже если истекли соответствующие сроки.
Чем поможет в организации хранения кадровых документов модуль «Добыто. КЭДО»
Модуль «Добыто. КЭДО» содержит все необходимые функции и сервисы для кадрового делопроизводства. В части организации хранения документов он дает следующие преимущества:
- возможность использовать любые виды электронных подписей, предусмотренных Законом № 63-ФЗ;
- удобный интерфейс, надлежащий уровень безопасности средств хранения и шифрования данных;
- простая настройка, легкость в обучении сотрудников;
- возможность интеграции с другими программами и платформами для обмена документами, сведениями.
Включение в реестр отечественного ПО позволяет использовать модуль «Добыто. КЭДО» в учреждениях и организациях любой формы собственности. Чтобы ознакомиться с возможностями системы, закажите бесплатную демоверсию!
Заключение
- Организация хранения кадровых документов осуществляется в соответствии с Приказом № 236, другими нормативными актами, внутренними положениями компании. Общее руководство процессами возлагается на руководителя.
- Предприятие может организовать хранение кадровых документов в бумажном или электронном виде. Для удобства работы всю документацию можно оцифровать, в том числе с использованием модуля «Добыто. КЭДО».
- Работодатель обязан обеспечить надлежащие условия и сроки хранения, защиту кадровых сведений и документов. За нарушение этих правил наступает административная ответственность.
FAQ
Что включает организация хранения кадровых документов?
Сюда входит выбор способа, обеспечение надлежащих условий и сроков хранения, соблюдение требований законодательства. Обычно указанной работой занимается кадровая служба предприятия.
Можно ли организовать хранение документов по кадрам в электронном виде?
Это допускается трудовым законодательством почти для всех видов кадровой документации. Для работы с документами можно выбрать одну из систем кадрового электронного документооборота. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО».
Где найти сроки хранения кадровых документов?
Эти положения содержатся в Приказе Росархива № 236. Они распространяются на организации и учреждения всех форм собственности.
