Опросы онлайн

Опрос – это предложение ответить на определенные вопросы, в свободной форме или из представленного перечня. Такой формат взаимодействия с сотрудниками может выбрать и работодатель. Опросы позволят узнать об отношении к решениям и действиям руководства, оценить компетенцию работника и его соответствие каким-либо требованиям, спланировать дальнейшую работу с кадрами. Для подготовки вопросов и проведения опросов можно использовать различные программы, приложения и сервисы.

Читайте, зачем нужны опросы онлайн работодателю, какие преимущества дает этот формат связи с персоналом, как организовать работу с сотрудниками компании.

Что такое и зачем нужны опросы сотрудников онлайн

Опросы могут выступать эффективным способом взаимодействия с персоналом. Их можно проводить:

• путем очного собеседования, групповых встреч или в онлайн-формате;
• по заранее подготовленному перечню вопросов/ответов, либо в виде свободной беседы;
• со штатными или удаленными сотрудниками, кандидатами на трудоустройство.

По итогам опросов работодатель получает определенную информацию. Ее можно использовать для анализа кадровых процессов, отношения работников к каким-либо решениям и действиям, условиям труда. Это позволяет эффективно осуществлять кадровое планирование, принимать решения, корректировать методы управления персоналом. Оптимальным решением для проведения опросов онлайн являются модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания».

Опросы могут проводиться с любыми целями, которые определяет руководство компании. Заставить сотрудников принять участие в таком формате взаимодействия нельзя. Поэтому необходимо разъяснить, как результаты опросов могут улучшить условия труда или атмосферу в коллективе, продемонстрировать это на примерах из прошлого. Работник должен увидеть и осознать, какие преимущества он получит при участии в опросе.

Комментарий эксперта. Опросы онлайн подразумевают удаленное изучение списка вопросов, дачу ответов на них. При этом сотрудник может находиться где угодно – непосредственно на рабочем месте, дома или в отпуске, в служебной командировке и т.д. Вопросы и формы ответов можно разработать в программе, либо загрузить их туда. Обработка результатов тоже может быть автоматизирована посредством ПО.

Чем опросы онлайн лучше очного собеседования

Нельзя сказать, что опросы онлайн однозначно лучше и эффективнее личного общения с сотрудниками или их группой. Многие важные моменты можно уточнить только в очном формате (например, реакция на определенный ответ). Но и проведение онлайн опросов дает ряд ключевых преимуществ для работодателя:

• возможность охватить опросами значительную часть сотрудников или сразу весь коллектив;
• оптимизация работы кадровой службы, так как сотрудники могут проходить опросы в удобное для них время;
• возможность получить ответы от лиц, работающих удаленно (в других городах и регионах);
• сокращение сроков на подведение итогов опроса, обработки полученных данных.

В ряде ситуаций работодатель может избежать длительной подготовки вопросов для проведения опроса. Например, алгоритмы искусственного интеллекта в модуле «Добыто. Знания» могут сделать это самостоятельно, если правильно сформулировать основные запросы. Более того, AI учтет индивидуальную информацию о сотруднике, что позволит создать персональный опросный лист.

Как организовать проведения опросов онлайн на предприятии

Проведение опросов подпадает под методики взаимодействия с персоналом – оценка 180 и 360 градусов. Но работодатель в лице кадровой службы может использовать и иные варианты действий. Дадим несколько рекомендаций для организации опросов в формате онлайн:

• прежде чем проводить опросы, нужно точно сформулировать их цель, чтобы не отвлекать время сотрудников на бесполезные вопросы;
• необходимо определить специалистов, которые будут отвечать за организацию опросов и обработку ответов (для действий с использованием современных программ вполне хватит одного сотрудника кадровой службы);
• руководству компании нужно заранее знать, для чего будут использованы итоги опроса (например, для принятия решения о выборе кандидатуры на пост главы подразделения, об изменении графика трудового дня и т.д.).

Можно найти типовые опросные листы под разные задачи. Они разрабатываются с участием профильных и иных специалистов (например, психологи и т.д.). Естественно, ничто не мешает оформить перечни вопросов самостоятельно, так как у каждого работодателя могут быть разные цели проведения опросов.

Проведение опросов не должно подменять другие процессы и мероприятия по работе с кадрами. Сотрудникам нужно предоставить право подавать заявления, жалобы и иные обращения, в том числе через систему кадрового делопроизводства. Также работодатели могут проводить индивидуальные и коллективные встречи для свободного обсуждения текущих вопросов, связанных с условиями труда. Аналогичные мероприятия может организовать профсоюз, если он создан на предприятии.

Цели и задачи проведения опросов

По итогам опросов руководство предприятия или кадровая служба получит мнение сотрудников по каким-либо вопросам. Они могут быть связаны со следующими процессами, действиями и решениями:

• условия и система оплаты труда, меры поощрения и дисциплинарного воздействия;
• взаимоотношения в коллективе, с нижестоящими и вышестоящими специалистами;
• эффективность производственных и иных процессов, их оптимизация;
• уровень компетенций, квалификации, знаний и навыков;
• потребности в оборудовании, технических и программных средствах, спецодежде и т.д.;
• оценка результатов обучения, кадровых перестановок;
• меры поддержки и социальной помощи, введенные на предприятии;
• отношение к новым должностным лицам компании, непосредственному начальству;
• мнение относительно предстоящих мероприятий и решений, озвученных руководством.

По каждому из перечисленных направлений в опросных листах можно указать готовые ответы (например, положительное или отрицательное отношение по какому-либо вопросу). Также работодатель может дать сотруднику право указать ответ в свободной форме (лаконичной или развернутой). Все зависит от сути вопросов и реакции, на которую рассчитывает руководство.

Опросы онлайн проводятся по мере необходимости. Тем не менее, при кадровом планировании можно определить контрольные даты или промежутки времени, после которых сотрудникам предложат ответить на определенные вопросы. К примеру, ежеквартально или раз в год можно организовать опрос по новой системе оплаты труда или внутреннему трудовому распорядку. Хотя работодатель не обязан учитывать мнение персонала по указанным моментам, критически важные замечания и предложения наверняка пригодятся при принятии дальнейших решений.

Комментарий эксперта. Не стоит перегружать опросы, составлять слишком большие и объемные перечни вопросов. Лучше сосредоточиться на конкретных задачах, отвечающих заданным требованиям. Например, если нужно узнать мнение персонала по новому руководителю подразделения, не имеет смысла включать в опросные листы вопросы об удовлетворенности зарплатой. Как вариант, работнику можно предложить подать отдельное обращение с предложениями или жалобами, не подпадающими под опрос.

Программное обеспечение

Проведение любых действий и мероприятий онлайн предусматривает использование программ, сервисов и приложений. Для небольших опросов может подойти даже электронная почта, по которой сотрудник получит список вопросов, а затем направит ответы. Но для полноценной работы с опросами онлайн могут быть нужны:

• комплексные системы кадрового делопроизводства;
• специальные программы, разработанные для взаимодействия с персоналом;
• базы знаний в виде самостоятельного ПО, либо расширений к комплексным платформам.

Чтобы сотрудник получил ответы и принял участие в онлайн-опросе, ему необходимо предоставить доступ к сервису или программе. Для этого работодатель сам создает учетные записи для персонала, либо разъясняет порядок самостоятельной регистрации. При работе с модулями «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания» доступ в личный кабинет дает возможность использовать разные сервисы, в том числе для участия в опросах онлайн.

По мере работы кадровой службы порядок проведения опросов можно уточнять и менять. Например, если будут выявлены недостатки или затягивание процесса, рекомендуется пересмотреть общий подход к опросу, сменить программное обеспечение и т.д. Сотрудники могут и сами отметить ошибки, которые возникли при даче ответов на предложенные вопросы.

Не рекомендуем использовать для проведения опросов онлайн бесплатные и сомнительные ресурсы в сети. Это может повлечь утечку данные о деятельности компании, персональной информации о сотрудниках. Гарантировать защите сведений может только коммерческое ПО. В модулях «Добыто» уровень защиты отвечает всем требованиям законодательства.

Перечень вопросов и предложений для опросов онлайн

В опросных листах можно указать один или несколько вопросов, на которые предстоит ответить сотрудникам. В части ответов на них можно выбрать следующие варианты:

• перечень точный ответов, из которых работник выберет один или несколько;
• форма для самостоятельного заполнения ответа (с ограничениями по количество слов/знаков, либо без таковых).

Исходя из целей руководства, можно проводить опросы в анонимном порядке, либо с персонализацией пользователей. Анонимно можно получить более объективные данные о недостатках в работе, проблемных моментах на предприятии. Но в любом случае, в случае критики решений и действий работодателя, не рекомендуется принимать дисциплинарные меры в отношении работников. Это негативно скажется на последующих опросах, так как персонал будет опасаться давать честные ответы.

Действия и решения после подведения итогов опроса

Проводить опрос ради опроса не имеет смысла. Поэтому ответы, предоставленные сотрудникам, необходимо использовать для принятия различных решений, проведения кадровых и иных мероприятий. Это может быть:

• улучшение условий труда, введение дополнительных льгот и мер поддержки;
• кадровые перестановки (зачисление в кадровый резерв, смена руководителя подразделения и т.д.);
• переход на новые технологии производства и управления, работы с клиентами;
• оптимизация процессов и рабочего места;
• устранение конфликтов между сотрудниками и руководящим звеном;
• направления работников на обучение, предоставление возможности для саморазвития.

Результаты ответов в свободной форме можно анализировать с точки зрения психологии, социологии. Естественно, для этого у уполномоченных лиц должны быть соответствующие навыки и познания.

Комментарий эксперта. Результаты опросов необходимо не только анализировать, но и хранить. Это пригодится для сравнения результатов после следующих аналогичных мероприятий. Так работодатель сможет отследить изменения в отношении персонала к принятым решениям во времени. Для этого необходимо указывать примерно одинаковые вопросы, чтобы не запутать отвечающих.

Преимущества проведения опросов онлайн в модулях «Добыто»

Модули «Добыто» разработаны специально для кадровых процессов и делопроизводство. В части проведения опросов онлайн там можно:

• формировать опросные листы, уточнять и дополнять их по мере необходимости;
• подключать к опросам неограниченное количество штатных и удаленных сотрудников;
• автоматизировать процесс подведения итогов после опросов;
• настраивать опросы любой сложности, исходя из уровня квалификации и компетенций персонала;
• выгружать аналитические и иные данные, основанные на результатах онлайн опросов.

Чтобы оценить основные возможности модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания», закажите бесплатную демоверсию!

Заключение

• Опросы онлайн – это из их вариантов для обратной связи руководства компании с персоналом. Опросы можно проводить с любыми целями, от оценки отношения к решениям работодателя до сбора предложений по работе.
• Для проведения опросов онлайн требуются программы, сервисы или приложения. Рекомендуем использовать в работе модули «Добыто», которые отвечают всем современным требованиям.
• Итоги опросов обрабатываются вручную или в автоматическом режиме. На их основании руководство принимает решения, планирует работу с кадрами.

FAQ

Зачем нужны опросы онлайн?

Такой вариант опросов позволяет не отвлекать сотрудников от работы, организовывать личные встречи и собеседования. Все участники опросов получают доступ к опросным листам в определенной программе или сервисе.

Какие вопросы можно включить в опросы онлайн?

Никаких ограничений в этом нет. Руководство может опрашивать персонал по любым вопросам, которые важны для работы с кадрами – условия труда, удовлетворенность зарплатой, оценка потребности в обучении и оптимизации деятельности.

Как выбрать программу для проведения опросов онлайн?

Если вам нужно современное программное обеспечение от российских разработчиков, обратите внимание на модули «Добыто». Они подойдут как коммерческой организации, так и бюджетным структурам.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)