Оперативное кадровое планирование

Кадровое планирование – это подготовка, обоснование и реализация мероприятий по работе с персоналом. Планы могут быть стратегическими (долгосрочными), тактическими (среднесрочными) и оперативными. Их целью может быть наем новых сотрудников или сокращение штата, повышение общего уровня квалификации персонала и эффективности их работы. Не менее важно оптимизировать расходы на оплату труда, что также входит в задачи кадрового планирования.

Читайте, в чем заключаются цели и задачи оперативного кадрового планирования, какие мероприятия может предусматривать план, кто участвует в его подготовке и реализации.

Что такое кадровое планирование

Планирование – это постановка и обоснование задач на определенный период времени. В отношении кадров эта процедура может включать:

• определение целей и задач в кадровой политике, которые нужно достигнуть в будущем;
• определение перечня мероприятий, разработка краткосрочного или долгосрочного плана;
• оценка затрат, которые потребует реализация плана;
• назначение лиц, которые будут отвечать за все мероприятия кадрового планирования;
• оценка результатов реализации планов.

Стратегическое и тактического планирование предусматривает постановку задач на длительный период времени (от 1 до 10 лет). Текущие мероприятия, которые нужно провести в ближайшее время, подпадают под оперативное планирование.

В подготовке и реализации планов по кадровой политике заинтересовано руководство компаний. Это напрямую влияет:

• на эффективность работы и показатели деятельности;
• на финансовое состояние предприятия;
• на психологический микроклимат в организации.

Если персонал компании отвечает требованиям кадровой политики, это обязательно скажется на эффективности работы. Квалифицированные кадры являются одним из важнейших факторов для успешного ведения бизнеса. Поэтому планирование требуется как на начальном этапе работы предприятия (при подборе штатных сотрудников), так и в процессе текущей деятельности.

Комментарий эксперта. Кадровое планирование не столько важно, если в компании работает несколько человек. Но для крупных предприятий, где всегда есть определенная текучесть кадров, это очень актуально. Планы могут предусматривать расширение или сокращение штата, постоянное повышение квалификации сотрудников. Большинство задач в области кадровой политики и планирования можно реализовать в системе учета «Добыто. КЭДО».

Варианты и уровни кадрового планирования

Классификация кадрового планирования по уровням связана со сроками проведения мероприятий, предусмотренных планами. Условно, планировать деятельность по кадрам можно:

• в долгосрочной перспективе (стратегическое планирование) на период от 3 до 10 лет;
• в среднесрочном плане (тактическое планирование) на период от 1 до 3 лет;
• в краткосрочном формате (оперативное планирование) на период до года.

При оперативном планировании определяют задачи, которые нужно реализовать «здесь и сейчас», в ближайшие недели и месяцы. Такие мероприятия могут быть включены и в долгосрочные планы, которые компания утверждала ранее.

Работа с кадрами входит в общую систему внутреннего менеджмента фирмы. Поэтому кадровое планирование взаимосвязано с различными процессами, от определения фонда оплаты труда на предстоящий год до расширения или сокращения направлений деятельности предприятия. Например, если руководство решило сократить внутренние расходы, оперативное планирование может предусматривать увольнение ряда сотрудников.

Цели и задачи оперативного кадрового планирования

Плановая работа с кадрами в краткосрочной перспективе может предусматривать реализацию следующих задач:

• подбор персонала под новые или освободившиеся вакансии;
• сокращение штата по экономическим, производственным и иным причинам;
• перераспределение кадров между структурными подразделениями;
• сокращение фонда оплаты труда;
• повышение квалификации персонала, обучение под новые виды деятельности и технологии;
• оптимизация кадрового учета и делопроизводства.

Решение перечисленных задачи напрямую входит в полномочия специалистов кадровой службы. Но при отсутствии четкого плана их действия могут только ухудшить общую ситуацию с кадрами, ведением документации и учетом. Например, внезапное решение руководства о сокращении нескольких штатных единиц значительно осложнит текущую кадровую работу. Если же такие мероприятия прописаны в планах, к ним можно заранее подготовиться.

Для планирования работы с персоналом можно использовать систему кадрового документооборота «Добыто. КЭДО». Это современный программный комплекс, который позволит формировать единый план для взаимодействия всех служб компании, ставить задачи и контролировать их исполнение. Так как «Добыто. КЭДО» является электронной системой, большинство мероприятий можно проводить и отслеживать максимально быстро.

Кто участвует в подготовке и реализации плана

Как кадровое планирование влияет на работу всех подразделений и служб компании. В нем будут принимать участие:

• представители руководства (определяют перечень задач, утверждают единый план и т.д.);
• представители подразделений компании (например, они формируют запрос на кадры);
• финансовая служба (оценивает затраты, которые нужны для реализации поставленных задач);
• кадровый отдел (готовит обоснование и рекомендации под все мероприятия в плане, отвечает за их реализацию).

Общий контроль за планированием осуществляет руководитель. За реализацию отдельных мероприятий будут отвечать специалисты кадровой службы. Отдельные задачи можно поставить начальникам и специалистам иных подразделений. Все это можно легко сделать в системе кадрового учета «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Компания может заказывать отдельные услуги в сторонних кадровых агентствах (например, подбор сотрудников на определенные должности). Эти задачи также необходимо учесть при планировании. Например, в плане можно указать, в какой период времени нужно обратиться в агентство, до какого срока компания должна получить список отобранных соискателей.

Особенности оперативного кадрового планирования

Планирование всегда основано на положениях и показателях общей кадровой политики предприятия. В частности, будут учитываться следующие факторы:

• потребность в новых кадрах, повышении квалификации действующих сотрудников;
• показатели эффективности работы персонала, кадрового делопроизводства;
• сведения о количестве и причинах дисциплинарных проступков со стороны работников;
• результаты теоретических и практических занятий с сотрудниками, тестов и аттестаций.

Важные сведения для планирования можно получить из системы кадрового учета. Например, это может быть отчет о движении персонала за предыдущие периоды, табели учета рабочего времени, номенклатуры должностей и т.д. В системе «Добыто. КЭДО» можно настроить выгрузку данных за любые периоды и под разные показатели.

План мероприятий

Чтобы успешно решить оперативные задачи в сфере кадров, необходимо разработать и утвердить план. В нем будет указано следующее:

• перечень и описание всех мероприятий, которые будут выполнять ответственные лица (например, на первый квартал можно запланировать повышение квалификации сотрудников, а на второй – практическую отработку полученных знаний);
• сроки и периоды выполнения всех мероприятий (это необходимо для целей контроля со стороны руководства);
• финансовое обоснование мероприятий (например, закупка оргтехники и программ для проведения внутренней аттестации);
• список лиц, которые будут отвечать за реализацию плана, контролировать отдельные мероприятия.

Мероприятия в плане могут быть разовыми или длящимися. Например, если оперативное планирование предусматривает постепенный перенос письменных документов в электронный формат, эта работа может затянуться на несколько месяцев. Чтобы распределить функции разных специалистов и не создать проблемы для текущей деятельности, в плане будет отражено, какая документация будет оцифрована в определенные сроки.

Комментарий эксперта. В течение года оперативный план может дополняться и корректироваться. Например, у руководителя компании может отпасть потребность в отдельных мероприятиях, либо на них не будет средств из-за плохих финансовых показателей. Уточненный план будет соответствовать фактическим задачам и нуждам фирмы.

Стадии оперативного планирования

Оперативное планирование включает комплексный анализ текущей ситуации по кадрам, постановку задачи на будущее. Основные направления планирования:

• численность персонала, в том числе с разбивкой по отдельным подразделениям, по должностям и профессиям;
• показатели текучести кадров;
• обучение персонала (повышение квалификации, получение дополнительного образования, стажировки и т.д.);
• карьерный рост и профессиональное продвижение по службе (например, можно запланировать повышение должности для ряда сотрудников);
• безопасность персонала, охрана труда;
• финансовые показатели (фонд оплаты труда, стимулирование сотрудников и т.д.);
• дополнительные показатели и направления, связанные с реализацией кадровой политики.

Данные для планирования предоставляет кадровая служба, другие подразделения компании. Обоснованность затрат на проведение мероприятий из плана проверяет финансовый отдел.

Взаимодействие при планировании может осуществляться следующими способами:

• проведение общих собраний и встреч, обсуждение поставленных вопросов;
• обмен документами и сведениями, в том числе через систему электронного документооборота (для этого идеально подойдет система «Добыто. КЭДО»);
• подготовка проекта плана мероприятий, передача его на обсуждение и утверждение;
• согласование смет и расчетов на проведение мероприятий по кадрам;
• утверждение окончательного варианта оперативного плана.

Учитывая специфику оперативного планирования, итоговый план желательно утвердить до начала календарного года. Это позволит учесть графики отпусков, заранее запланировать направление работников в командировки, на курсы повышения квалификации и стажировки.

Контроль за реализацией плана

Планирование заключается в постановке задач, которые будут выполнять ответственные лица. Контроль за реализацией плана может быть:

• общим (итоговым) – по результатам календарного года проверяется выполнение всех мероприятий, соблюдение сроков и т.д.;
• текущим – руководитель или иное лицо проверяет ход выполнения поставленных задач постоянно в течение месяца, квартала, года и т.д.;
• точечным – контролируется выполнение определенной задачи, представляющей повышенную важность (например, оценка квалификации руководителей подразделений).

По итогам контроля может приниматься решение о поощрении специалистов, об изменении подхода к требованиям кадровой политики. Если мероприятия не выполнены, либо ответственные лица нарушили поставленные сроки, руководитель может принять меры дисциплинарной ответственности. Также по результатам контроля можно внести изменения в документы стратегического и тактического кадрового планирования.

Чем поможет система кадрового учета «Добыто. КЭДО»

Помимо основных функций кадрового документооборота и делопроизводства, система «Добыто. КЭДО» дает возможность:

• формировать различную аналитику и отчетность для оперативного и долгосрочного планирования;
• вести обмен документами и сведениями между лицами, участвующими в разработке плана мероприятий;
• контролировать ход выполнения задач, уточнять и корректировать их;
• оформлять различные документы, которые нужны для разработки и реализации плана;
• вести учет документации, оформленное в рамках кадрового планирования.

Ознакомиться с основными возможностями и функциями системы «Добыто. КЭДО» можно в бесплатной демоверсии.

Выводы

• Оперативное кадровое планирование – это постановка задач в области кадров на период до 1 года. Все мероприятия будут описаны в плане, который утвердит руководитель компании.
• Задачами оперативного планирования может быть подбор персонала и сокращение штатов, повышение квалификации сотрудников и оптимизация фонда оплаты труда. Все мероприятия планируются с учетом аналитических данных за предыдущие периоды.
• В оперативном планировании принимает участие руководитель организации, кадровая служба, другие подразделения. Обоснованность финансовых затрат на реализацию плана проверяет финансовый отдел.

FAQ

Что такое оперативное кадровое планирование?

Это подготовка плана мероприятий по работе с кадрами на краткосрочную перспективу (до 1 года). Также компания осуществляет тактическое и стратегическое кадровое планирование.

Какие задачи и цели у оперативного кадрового планирования?

На календарный год можно запланировать расширение или сокращение штата, кадровые перестановки, оптимизацию фонда оплаты труда, обучение и повышение квалификации. Точный перечень задач определяется исходя их потребностей компании.

На какой срок осуществляется оперативное кадровое планирование?

Данный вариант планирования является краткосрочным (до 1 года). Для выполнения отдельных задачи и мероприятий в плане может быть указан и меньший срок.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)