Оформление договора с самозанятым

Кроме оформления в штат существуют разные способы взаимодействия между компанией и исполнителем работ: аутсорсинг, аутстаффинг, работа с самозанятыми и др. При этом договор с самозанятым наиболее выгоден для малого и среднего бизнеса, когда к выполнению определенных трудовых обязанностей требуется привлечь стороннего специалиста.

Читайте, чем отношения между заказчиком и исполнителем отличаются от трудовых отношений между работодателем и работником, преимущества и недостатки работы с самозанятыми, а также нюансы оформления договора с ними.

Термины и определения

Самозанятость – специальный налоговый режим (налог на профессиональную деятельность, НПД) в отношении физических лиц, получающих доход от личной трудовой деятельности. Налоговые ставки фиксированные, и зависят от того, от кого получил доход самозанятый. НПД в России имеет экспериментальный характер, и действует до 2028 г. на всей территории страны.

Самозанятый – физическое лицо, работающее на себя без работодателя, и получающее доход непосредственно от заказчика услуг. В качестве заказчика может выступать физическое, юридическое лицо, ИП. При этом самозанятым не может быть ИП или юридическое лицо.

Хотя самозанятый не входит в постоянный штат компании, оформлять документы с ним можно с использованием системы кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО».

Зачем необходимо документальное определение самозанятости?

При оказании услуг или реализации товаров, как правило, собственного производства, далеко не всегда есть смысл в получении статуса индивидуального предпринимателя физическим лицом. Однако, в соответствии с нормами действующего законодательства физические лица не имеют права заниматься предпринимательской деятельностью. Статус «самозанятый» как раз и предназначен для восполнения пробела в законе для тех, кто оказывает услуги или продает товары без обязательного получения статуса ИП. Он будет виден и при работе с системой «Добыто. КЭДО».

В России самозанятость – понятие относительно новое. НПД действует в экспериментальном порядке вплоть до 2028 г. Доход физических лиц в статусе самозанятых облагается налогом по следующей ставке:

• 4 % при работе с физическими лицами.
• 6 % при работе с юридическими лицами и ИП.

Мнение эксперта. Одно из главных преимуществ компании при работе с самозанятыми – не нужно самостоятельно подавать сведения в налоговую (НДФЛ) и СФР, поскольку это обязанность самого самозанятого.

Преимущества и недостатки работы с самозанятыми

Если сравнивать работу с самозанятыми с другими способами взаимодействия в отношении «труд-оплата», то можно выделить следующие преимущества:

• Отсутствие обязательных платежей для заказчика. При оформлении трудовых отношений по трудовому договору работодатель обязан выплачивать обязательные платежи – удерживать НДФЛ с зарплаты, переводить облагаемые налогами страховые взносы. При заключении договора гражданско-правового характера НДФЛ также обязан будет платить работодатель, но страховые взносы будут меньше. При работе с самозанятыми обязанность уплаты НДФЛ и страховых взносов ложится целиком на самих самозанятых.
• Большой перечень работ (услуг, товаров), облагаемых НПД, т.е. направления взаимодействия с самозанятыми для работодателя. Это и ремесленные работы, продажа домашних животных, видео- и фотосъемка, ремонт гаджетов, разработка сайтов, обучение и др. С полным перечнем можно ознакомиться в списке Совета Министров от 08.12.2022 г. № 851.
• Простое оформление документов. Отделу кадров достаточно лишь заключить договор с самозанятым, который описывает права и обязанности сторон, срок действия и условия отмены (завершения). От самозанятого организации достаточно получить закрывающий документ – чек, акт выполненных работ. Самый простой вариант оформления договора и иных документов с самозанятым – модуль «Добыто. КЭДО».

Из минусов заключения договора с самозанятым можно отметить следующее:

• Отсутствие гарантий для работодателя. Самозанятый может задержать срок сдачи работы, отказаться от работы, и заказчик не сможет как-то повлиять на это – только отсутствием оплаты за услуги, тогда как при оформлении трудового договора возможно вынесение дисциплинарных взысканий, увольнение по статье ТК РФ, возмещение убытков при материальной ответственности. Впрочем, в договоре можно предусмотреть штрафные санкции для сокращения рисков заказчика.
• Нельзя работать с бывшими сотрудниками в статусе самозанятых на протяжении 2-х лет после увольнения. Это правило было разработано для того, чтобы работодатели не старались перейти на сотрудничество с работниками в статусе самозанятых для экономии на налогах.

Из-за снижения налогов и отсутствия обязательной отчетности некоторые ИП и компании попытались перевести штатных сотрудников в статус самозанятых. Это прямое нарушение трудового и налогового законодательства.

Мнение эксперта. Не стоит пытаться перевести штатных сотрудников в статус самозанятых для минимизации выплат, поскольку такой подход будет грозить работодателю большими штрафами со стороны налоговой инспекции.

Нюансы при оформлении договора с самозанятым

Следующие рекомендации помогут избежать некоторые проблемы при взаимодействии с надзорными органами, в частности – с налоговой инспекцией:

• Включить в текст договора фразу типа «Исполнитель зарегистрирован в качестве плательщика НПД». Это избавит заказчика от возможных проблем с налоговой инспекцией и инспекцией труда в случае проверок, при судебных разбирательствах.
• Пункт об утрате самозанятым данного статуса – сотрудник должен уведомить заказчика мгновенно. Это важный момент, поскольку работа с исполнителем в ином статусе предполагает разные налоги и необходимость социальных выплат. Несмотря на то, что уведомление об утрате статуса – обязанность исполнителя, проверять текущий статус приходится заказчику, причем, регулярно перед проведением оплаты. Можно и нужно указать в договоре, что самозанятый обязан сообщать о своем текущем статусе, предоставлять соответствующие документы, подтверждающие, что он является плательщиком НПД.
• Отсутствие в договоре любых пунктов, которые бы позволяли рассматривать его в качестве трудового договора – условия о предоставлении отпуска, больничного и т.д. Если такие условия предусмотрены в документе, то инспекторы Государственной инспекции труда или налоговой могут рассматривать договор в качестве трудового договора, что накладывает на работодателя дополнительные обязательства и штрафы в случае из невыполнения.
• Проверка налогового статуса исполнителя заказчиком. При взаимодействии с самозанятым заказчик должен быть уверен в статусе исполнителя – в противном случае потребуется выплата налогов самим работодателем. Один из вариантов – проверка статуса физического лица, плательщика НПД, перед заключением, продлением договора. Сделать это можно по ИНН на официальном сайте ФНС. Это особенно важно при утрате физическим лицом статуса самозанятого, ведь от этого зависят налоги и выплаты, которые обязан совершать работодатель.

Мнение эксперта. Если вы впервые хотите сотрудничать с самозанятым, то обязательно ознакомьтесь с Федеральным законом № 422-ФЗ, с гражданским законодательством, сопутствующими письмами ФНС и Минфина. Учитывайте вид деятельности, вести которую самозанятым запрещено – например, продажа полезных ископаемых. 

Оформление договора с самозанятым

Договор с самозанятым представляет собой типовой договор гражданско-правового характера. Стороны именуются как «заказчик» и «исполнитель», определяются виды работ, сроки их выполнения, сумма, характер оплаты, условия приемки работы и отказа от приемки. В договоре обязательно указывают реквизиты компании, паспортные данные исполнителя. Шаблон документа можно найти в базе «Добыто. КЭДО».

В соответствии с действующим законодательством нет необходимости в заключении договора между сторонами. На практике же договор определяет, какой вид работ, в каком объеме и когда должен выполнить исполнитель. В договоре указывают ответственность сторон, их обязанности.

Договор с самозанятым является гарантией сторон в отношении рисков. Пример – если исполнитель не выполнит работу в срок или в полном объеме, то заказчик на основании договора вправе взыскать неустойку через суд, если соответствующий пункт есть в документе. Аналогично и для исполнителя – если заказчик откажется от оплаты, то в судебном порядке можно взыскать соответствующую сумму.

Обратите внимание, что самозанятый имеет право одновременно работать по трудовому договору. Например, программист в компании может заниматься преподаванием курсов помимо основной работы. Но нельзя нанимать сотрудника в штат по трудовому договору и по договору ГПХ с самозанятым.

По договору с самозанятым стороны обязуются:

• выполнить те или иные виды работ, оказать услуги, поставить товары собственного производства;
• принять работу (услугу, товары) и провести оплату оговоренным образом.

Договор можно заключить на разовое выполнение работ или на проектное сотрудничество на определенный срок. Например, поставка мебели по индивидуальному проекту будет разовым оказанием услуг, а наполнение корпоративного сайта текстовым или иным контентом – проектное сотрудничество. Вести учет договором с самозанятыми можно в системе «Добыто. КЭДО».

При заключении договора важно помнить о статусе исполнителя. Рекомендуется проверить, находится ли исполнитель в статусе самозанятого, до подписания договора. Работодатель может сделать это самостоятельно без получения согласия со стороны исполнителя – по ИНН, но исполнитель может предоставить справку о том, что является плательщиком налога НДП. В любом случае, заказчик должен точно знать, что работает именно с самозанятым, а не с физическим, юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.

Разъяснения эксперта. Проверять статус нужно перед каждой оплатой услуг – если самозанятый потеряет свой статус, и станет физическим лицом или ИП, то работа с ним по договору ГПХ на условиях самозанятости исполнителя может грозить компании штрафами со стороны налоговой инспекции.

Почему важно заключать договор с самозанятым?

Отношения «исполнитель-заказчик» и «работник-работодатель» очень отличаются друг от друга. Для компании эти отличия заключаются, минимум, в НДФЛ и взносах в государственные фонды. Если отсутствует договор с самозанятым или он заключен с ошибками, то документ можно переквалифицировать в трудовой договор на следующих основаниях:

• заявление работника;
• решение ГИТ;
• решение суда.

После переквалификации работодатель будет обязан возместить НДФЛ, страховые взносы. Налоговая инспекция может потребовать возмещение пени по неуплаченным налогам. СФР вправе потребовать возмещение взносов за травматизм, которые обязаны уплачивать работодатели за наемных рабочих.

Еще один опасный для работодателя фактор заключается в том, что при выявлении факта «маскировки» трудовых отношений под ГПХ с работниками проводятся внеплановые проверки ГИТ.

Как работодателю обезопасить себя при работе с самозанятым?

Некоторые работодатели считают, что достаточно получить от исполнителя чек, который тот формирует в личном кабинете – например, в мобильном приложении банка. Учтите, что чек не является достаточным доказательством в суде в случае судебных разбирательств. Документ лишь подтверждает факт оплаты, расходов заказчика. Чтобы избежать возможных проблем рекомендуется обязательно оформлять договор и акт выполненных работ.

В законе нет обязательной формы договора с самозанятым – это может быть любой договор ГПХ (возмездного оказания услуг, подряда, хранения, авторского заказа). Допускается и отсутствие договора, когда между исполнителем и заказчиком действует устное соглашение. Но устное соглашение – это дополнительные риски для компании, и оно уместно только при разовом оказании услуг «здесь и сейчас» (например, услуги парикмахера, маляра и т.д.).

Как работать с самозанятым с использованием модуля «Добыто. КЭДО»?

При ведении кадрового электронного документооборота договор можно заключать в электронном виде при получении согласия физического лица, плательщика НПД. К основным преимуществам работы с самозанятыми в системе «Добыто. КЭДО» относится следующее:

• Простое удаленное оформление договора и сопутствующих документов. Оформить договор, акт, получить чек от самозанятого можно удаленно. Исполнитель может находиться в другом регионе или стране, и для заказчика это не станет проблемой. Не нужно организовывать пересылку документов почтовой или курьерской службой.
• Мгновенное оповещение в системе «Добыто. КЭДО». Передача документов, совместная работа над проектами документов в системе КЭДО занимает минуты. И исполнитель, и заказчик могут узнать о каких-либо изменениях посредством оповещений (уведомлений).
• Юридическая сила электронных документов. Подписанные усиленной квалификационной подписью документы обладают юридической силой, и могут использоваться для предоставления инспекторам при проверке (налоговая, инспекция труда), при судебных разбирательствах.

Заключение

• Заключение договора с самозанятым удобно для работодателя, когда требуется разовое взаимоотношение или необходимо выполнение работ, для которых не предусмотрены штатные единицы (например, наполнение контентом сайта компании, создание базы знаний, прокладка кабельных трасс и пр.).
• В договоре с самозанятым, который представляет собой обычный договор ГПХ, указывают виды работ, ответственность сторон, их права и обязанности, сроки и сумму оплаты. Дополнительно к договору необходимо оформить акт выполненных работ, получить чек от исполнителя.
• Чек – это не только гарантия того, что исполнитель получил оплату, но и факт финансовых взаимоотношений между работодателем и исполнителем – данный документ предоставляется в налоговую инспекцию, и подтверждает, что компания не должна платить НДФЛ. Налоги и социальные взносы платить должен сам самозанятый.В соответствии с действующим законодательством оформлять отношения с самозанятым можно в электронном виде. Договор, акт, оферта-акцепт могут быть оформлены в электронном виде. Но не забывайте, что юридическую силу имеют только те документы, которые подписаны усиленной квалификационной электронной подписью.
• Взаимодействие с самозанятыми через «Добыто. КЭДО» намного удобнее для работодателя. Все документы можно отправлять на согласование и подпись мгновенно, уведомления в системе помогут кадровику узнать, что исполнитель ознакомился с документом.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)