Оффбординг: правильный подход к увольнению и чек-лист для HR-менеджеров

Прием на работу сотрудников и их увольнение – важные для бизнеса процессы, и, если найму персонала обычно уделяют много внимания, то при разрыве трудовых отношений часто не тратят время на «формальности». Некоторые кадровики считают, что достаточно приказа об увольнении и расчета работника, но это далеко не так.

Читайте, что такое оффбординг, как правильно увольнять сотрудников, а также сформируем чек-лист для сотрудника отдела кадров (HR-менеджера), который поможет избежать серьезных ошибок.

Термины

Онбординг – процесс адаптации сотрудника в штат компании (организации), подразумевающий не только оформление трудовых отношений в соответствии с действующим ТК РФ, но и первоначальное обучение, знакомство с коллективом и корпоративной этикой. Упростить оформление документов при онбординге, либо при увольнении персонала, помоет использование модуля «Добыто. КЭДО».

Оффбординг – процесс завершения трудовых отношений (увольнение) с закрытием социально-правовых и финансовых вопросов, с сохранением позитивных отношений между сотрудником и работодателем. При оффбординге проводится анализ ошибок, совершенных при выборе в пользу соискателя, не оправдавшего ожиданий компании.

Почему важен оффбординг?

Правильное завершение трудовых отношений с работником важно для работодателя по нескольким причинам:

• Спустя какое-то время уволенные по собственному желанию сотрудники могут вернуться обратно. Действительно, причины для увольнения могут быть разными – недостаточные компетенции и опыт, отсутствие необходимых условий труда, бонусов и различных корпоративных мероприятий. Через какое-то время сотрудник может снова захотеть устроиться на работу в компанию – естественно, при условии, что увольнение прошло без негатива.
• Продвижение корпоративного бренда – уволенные специалисты, у которых останется негативное отношение к работодателю, могут, буквально, навредить бренду негативными комментариями в интернете, т.е. возникают репутационные риски. Напротив, если с ушедшим из компании специалистом сохранятся дружеские отношения, то он может помочь с привлечением новых сотрудников или клиентов, партнеров.
• Рост клиентской базы – нередко бывшие сотрудники производственных компаний, торговых сетей остаются постоянными клиентами. Они знают «кухню» изнутри, часто рекомендуют обращаться в компанию бывшего работодателя – например, советуют сетевой магазин или салон красоты, IT-компанию своим знакомым, друзьям, родственникам.
• Безопасность, сохранение коммерческой тайны – уход сотрудника к конкурентам, которые могут получить доступ к коммерческой тайне, является не самым лучшим вариантом развития событий для работодателя. Необходимо закрыть доступ к системам, специализированному ПО с удаленным доступом, базам данных
• Сохранение здоровой атмосферы в коллективе – уход одного специалиста обязательно сказывается на оставшейся команде, и необходимо, чтобы никто из сотрудников не «затаил обиду» на компанию, а также не стал мнительным, ожидая, что следующим в приказе на увольнения может оказаться именно он.

Мнение эксперта. Дополнительно к перечисленному выше можно добавить долгосрочные перспективы, когда бывший сотрудник может рекомендовать работодателя другим соискателем, а также возможность для компании «вырастить выпускников», которых можно использовать с выгодой для репутации компании в будущем. Высококвалифицированные специалисты, когда-то работавшие в компании работодателя – отличная реклама при различных инфоповодах (привлечение новых сотрудников, партнеров, повышение лояльности и пр.).

Что учесть при оффбординге?

Желательно, чтобы о процессе оффбординга сотрудник знал заранее – в идеале еще при устройстве на работу. Прозрачность процесса – гарантия того, что при увольнении не возникнет недоразумений между сотрудником и работодателем.  Приказ об увольнении, как и иные обязательные документы, можно оформить в электронном виде с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Следует оговорить, как минимум, следующие вопросы:

• Права и обязанности сторон трудового договора при не прохождении испытательного срока, увольнении по собственному желанию, разрыве трудовых отношений из-за нарушений внутрикорпоративной этики (дисциплинарные взыскания), а также по статье ТК РФ (например, появление на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, грубое нарушение техники безопасности, попытка кражи и пр.).
• Определение порядка прекращения трудовых отношений между сотрудником и работодателем – как и кому он должен сдавать текущие дела, документы, что может получить в качестве бонусного подарка и пр.

Увольнение сотрудника – это новый опыт как для работодателя, так и для работника, и важно, чтобы он был позитивным. К примеру:

• Работодатель поймет, какие есть проблемы в организации трудовых отношений, в коллективе, в автоматизации процессов. Также HR-менеджеры получают ценную информацию о том, какие ошибки или недочеты были при рекрутинге, адаптации, обучении специалистов, и что нужно предпринять, чтобы подобные проблемы исключить в будущем.
• Работник сохранит хорошее впечатление о компании, при необходимости поделится опытом с новыми специалистами и своими коллегами по бывшей работе. Уволенный работник может войти в кадровый резерв, и в будущем вернуться к работодателю.

Мнение эксперта. Этапы оффбординга для сотрудников каждого отдела проще и удобнее расписать в виде отдельной статьи в базе знаний компании, если она имеется. В таком случае не потребуется объяснять каждому работнику информацию о порядке увольнения. Общие локальные акты можно разместить для доступа в модуле «Добыто. КЭДО».

Этапы оффбординга

Можно выделить следующие этапы завершения трудовых отношений с сотрудником:

• Личная беседа с выражением благодарности, советов и рекомендаций по дальнейшему трудоустройству.
• Информирование коллектива об увольнении их коллеги.
• Организация передачи дел, документов приемнику.
• Возврат имущества компании и закрытие доступа к БД, системам, внутрикорпоративным ресурсам.
• Проведение выходного интервью (анкетирование) сотрудника.
• Обновление всей документации, данных в кадровой, бухгалтерской и иной документации в связи с уходом работника.
• Сохранение связи между работодателем и увольняемым сотрудником.
• Прощание с работником.

В модуле «Добыто. КЭДО» можно вести взаимодействие с разными подразделениями и специалистами при оффбординге.

Личная беседа с выражением благодарности

Первый шаг на пути сохранения доброжелательных отношений между бывшим сотрудником и работодателем. Чаще всего проводится в формате личной беседы, но можно выразить благодарность за работу, потраченное время и силы при коллективе. Тут важно использовать не общие слова, а выделять особенность работы увольняемого работника – например, показать значимость его заслуг при взаимодействии с важными клиентами и пр. Главное – искренность работодателя. Даже при увольнении по статье, конфликтных ситуациях с увольняемым работником можно найти что-то хорошее в его работе.

Информирование коллег об увольнении сотрудника

Лучше заранее сообщить коллективу о том, что их коллега увольняется. Дело в том, что при отсутствии информации могут возникнуть сплетни – кто-то что-то додумает, решит, что начались внутренние чистки. Чтобы избежать всего этого, HR-менеджеры должны своевременно сообщать команде о том, что кто-то её покидает. Причины указывать необязательно, если только это не злостное нарушение трудовой дисциплины, и вы хотите, чтобы остальные работники не допускали подобного.

Передача дел другому специалисту

От работника потребуется получить следующее:

• Список текущих дел, задач, проектов и их приоритетность.
• Контакты коллег, партнеров, клиентов, с которыми сотрудник непосредственно взаимодействовал.
• Способы автоматизации работы с использованием программных комплексов, сервисов.

Если на место увольняемого сотрудника уже есть в кадровом резерве кто-то другой, то можно попросить бывшего работника ввести в курс дела его приемника, может, составить инструкции, видеоматериал по работе. Это помогает решить сразу 2 задачи:

• Быстрая адаптация нового работника, отсутствие необходимости его обучения специфике конкретной деятельности.
• Повышение значимости увольняемого сотрудника в его собственных глазах – человек чувствует, что его знания и опыт были важны компании, и труд был ненапрасным.

Опять же, ожидать помощь от бывшего сотрудника можно, если вы расстаетесь с ним на позитивной ноте. При личных конфликтах, увольнении по статье увольняемый работник может, наоборот, навредить, дать неправильные инструкции, рекомендации.

Возврат имущества компании и закрытие доступа к внутренним данным

Не забудьте попросить работника вернуть под опись всё корпоративное имущество, которое ему предоставлялось на время работы в компании, включая ключи от служебного автотранспорта, служебный мобильный телефон, планшетный компьютер, ноутбук и пр.

Обязательно закройте доступ для увольняемого сотрудника к корпоративным системам и базам данных, аннулируйте ключи доступа, электронные пропуска.

Выходное интервью (Exit Interview)

Выходное интервью или собеседование – финальная беседа с работником, который увольняется из компании. Цели такого собеседования заключаются в получении информации о следующем:

• что понравилось и не понравилось в работе в компании;
• насколько работник был удовлетворен взаимодействием с коллективом, руководством;
• возникали ли с кем-то из сотрудников конфликты, и, если возникали, то по каким причинам;
• насколько продуктивным был труд сотрудника, и чтобы он хотел изменить;
• правильно ли, по мнению работника, были выстроены трудовые процессы, что он предложил бы улучшить, автоматизировать;
• готов ли он в будущем снова устроиться в компанию.

Не забывайте, что важно не только первое, но и последнее впечатление. Выходное собеседование – это дополнительное внимание к увольняемому сотруднику, и от него тоже зависит, вернется ли специалист когда-нибудь снова в компанию или ее подразделение.

Обновление документации компании

В кадровой, бухгалтерской, иной внутренней документации, а также в системе управления персоналом, системе обучения сотрудников и иных сервисах вносятся соответствующие изменения. Что касается систем управления персоналом, обучения сотрудников, то нужно убрать сотрудника из соответствующих баз, чтобы, например, при рассылке приглашений на курсы к ним не получил доступ уже уволенный работник. Все необходимые изменения в документы можно утвердить с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Сохранение связи

Под сохранением связи подразумевается дальнейшее участие уволенного работника в информационных группах, сообществах, связанных с компанией. Нередко компании может потребоваться определенная помощь, которую может предоставить бывший коллега. Также к сохранению связей можно отнести кадровый резерв, предоставление рекомендаций новому работодателю.

Окончательное прощание с сотрудником

Можно собрать коллег из отдела, подразделения, в котором работал сотрудник, пожелать ему удачи в дальнейшей карьере, дать какие-то рекомендации и советы. Идеально, если в компании предусмотрены какие-то небольшие сувениры на память (корпоративные подарки) – футболка, кружка, сумка или канцтовары с логотипом организации. Возможно проведение небольшого корпоратива.

Мнение эксперта. Не забудьте вместе с подарками дать специалисту визитку с контактами менеджеров, отдела кадров. Если вы расстаетесь с сотрудником на хорошей ноте, то он может всячески рекомендовать вас соискателям, среди которых могут оказаться ценные кадры.

Оффбординг и программные комплексы для HR-менеджеров

Обычно специальное ПО и онлайн-сервисы используются при рекрутинге и адаптации сотрудников, но можно задействовать некоторые программы и для оффбординга:

• База знаний. Можно добавить подробную статью в базу знаний компании, предоставив к ней доступ всем сотрудникам. В тексте указать, как проходит увольнение, какой порядок передачи дел и сдачи имущества установлен в компании и пр.
• Системы управления обучением. Подойдут для HR-отдела, кадровиков компании. Небольшой курс по оффбордингу с последующим тестированием поможет определить, правильно ли работники отдела кадров понимают суть и этапы оффбординга.
• Специализированные HR-системы и сервисы, в том числе модуль «Добыто. КЭДО». В них можно запланировать определенные этапы при увольнении на конкретные даты, поддерживать связь с бывшими сотрудниками.

Создать шаблон для увольнения работников, запланировав все мероприятия оффбординга, можно и в дополнительном модуле системы кадрового электронного документооборота, если такая возможность предусмотрена разработчиком используемой в компании системы КЭДО.

Чек-лист

При оффбординге проверьте, что соблюдены все условия чек-листа:

• Вы поблагодарили сотрудника за работу, выделили его сильные стороны, компетенции, знания.
• Коллектив уведомлен об увольнении их коллеги – вы сделали это своевременно, честно, открыто.
• Вы проследили, чтобы сотрудник передал свои дела (задачи, проекты) новому специалисту, а сам процесс передачи максимально автоматизирован.
• Не забудьте забрать у работника корпоративное оборудование и иное имущество.
• Вы закрыли доступ к внутренним системам компании.
• Проведено выходное собеседование, вопросы сформированы так, чтобы получить максимум информации для более эффективного менеджмента и работы отдела кадров при найме новых специалистов.
• Информация об увольнении сотрудника обновлена во внутренней документации, системах и сервисах.
• Продумайте, как сохранить связь с работником – это нужно как ему, так и вам.
• Организуйте прощание с работником – устройте мини-корпоратив, сделайте ему корпоративные подарки.

Заключение

• Грамотное завершение трудовых отношений с сотрудниками не менее важны для компании, чем их оформлением при устройстве на работу. Проверьте, все ли пункты чек-листа вы соблюдаете, когда увольняете работников. Не лишним будет использование возможностей специальных программ для кадровиков и HR-менеджеров, которые помогают оптимизировать процесс оффбординга.
• Оптимизация процесса увольнения избавит увольняемого сотрудника, HR-менеджера или кадровика, руководство компании от множества проблем и негатива. Правильно организованный оффбординг гарантирует, что от совместного сотрудничества у работодателя и работника останутся только приятные впечатления.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)