Обязательные кадровые документы

Кадровые документы оформляются для урегулирования трудовых правоотношений, управления персоналом, принятия решений и применения мер воздействий к сотрудникам. Основной состав документации и правила ее оформления можно найти в ТК РФ. Дополнительные требования устанавливаются другими нормативными, подзаконными и ведомственными актами. Чтобы соблюсти требования законодательства к форме, содержанию и срокам оформления документов по кадрам, можно использовать систему электронного документооборота.

Читайте, что входит в состав обязательных кадровых документов, кто занимается их подготовкой и подписанием, как соблюсти требования к содержанию документации.

Обязана ли организация вести документы по кадрам

Кадры – это персонал компании (руководитель, должностные лица, рядовые сотрудники). Правоотношения с ними обязательно закрепляются в различных документах. С учетом специфики деятельности и правовой формы организации, статуса персонала и направлений их работы, кадровая документация может быть:

• обязательной – ее оформление, хранение и учет прямо предусмотрены законодательством, а за отсутствие документов или ошибки в содержании грозит ответственность;
• условно обязательной – оформление требуется только при определенных условиях (например, для предоставления доступа к сведениям гостайны, по отдельным должностям и т.д.);
• добровольной – организация сама определяет состав таких документов, правила и сроки ее ведения (для этого издаются локальные акты).

В отношении обязательных кадровых документов законодательство может содержать унифицированную форму, требования к содержанию, срокам оформления и выдачи работникам. Ряд справок, бланков и форм компания обязана выдать по заявлению сотрудника. Нарушение предписаний, установленных законом, обычно влечет административную ответственность для предприятия, его руководителя и иных должностных лиц.

Разъяснения эксперта. Состав обязательных документов по кадрам отличается для государственных учреждений и коммерческих организаций. Это связано с правовым статусом работы или службы, объемом гарантий, прав и обязанностей сотрудников. Определить, какие кадровые документы нужно вести в обязательном порядке, необходимо в первые дни деятельности фирмы. Штрафы и иные санкции могут последовать даже за разовое нарушение.

Как организовать работу с обязательной кадровой документацией

Руководитель чисто физически не справится с оформлением всех документов по кадрам. Поэтому соответствующие полномочия распределяются по подразделениям и специалистам компании. В процессах работы с кадровой документацией могут участвовать:

• руководитель предприятия – подписывает почти все документы, дает обязательные указания, контролирует работу кадровой службы и т.д.;
• руководители подразделений – собирают и передают информацию для ведения документов по кадрам, исполняют требования локальных и иных актов;
• кадровая служба или специалист по кадрам – ведет текущее делопроизводство, оформляет и передает на согласование (подписание) документы, выполняет иные функции.

К ведению обязательных кадровых документов можно привлечь стороннюю организацию. Такие услуги будут оказаны по договору аутсорсинга. При этом ответственность за соблюдение требований законодательства все равно останется за руководителем компании-заказчика. Исполнитель по аутсорсингу будет отвечать только в рамках условий договора.

Что входит в состав обязательных кадровых документов

Чтобы избежать проблем с оформлением обязательной документации по кадрам, необходимо:

• обеспечить надлежащую квалификацию сотрудников, которые будут оформлять и вести документы, проводить их обучение;
• отслеживать изменения в трудовом законодательстве, своевременно корректировать положения локальных и индивидуальных актов;
• вовремя сдавать отчетность в государственные структуры (в частности, данные о численности персонала, сведения о стаже и т.д.);
• обеспечить кадровую службу техническими средствами, профильными программами и приложениями.

Оптимальным вариантом оформления кадровых документов является работа в системе ЭДО (электронный документооборот). Компания упрощает все процессы, сокращает время на подготовку, согласование и подписание документации. Не менее важен повышенный уровень защиты сведений при использовании ЭДО. Если вы выбираете систему электронного документооборота для кадровой службы, рекомендуем обратить внимание на «Добыто. КЭДО».

Документация по трудовым правоотношениям

Правоотношения с каждым работником необходимо закрепить в документах. В состав обязательной документации по этому направлению входят:

• трудовые договоры, соглашения к ним, должностные инструкции;
• приказы о приеме на работу, переводы, увольнение, предоставление отпуска и т.д.;
• специальные виды договоров (о материальной ответственности, об обучении и т.д.);
• уведомления о предстоящем сокращении или увольнении по инициативе работодателя;
• журналы обязательных инструктажей, документы по итогам аттестаций и иных видов проверок;
• документы, выдаваемые работнику при увольнении (в том числе по его запросу);
• расчетные листы по выплатам персоналу;
• документы, подтверждающие соответствие по условиям труда.

Ключевая особенность указанных документов – их второй экземпляр работодатель обязан выдать сотруднику. Исключением можно назвать только уведомление о сокращении (увольнении). Но и с этим документом работника знакомят под роспись.

Отдельного внимания заслуживают документы, связанные с обработкой персональных данных. Сюда входят:

• трудовая книжка в бумажном или электронном формате;
• согласие на обработку персональных данных (оформляет сам работник);
• положение о регламенте работы с персональной информацией, с мерами ответственности за нарушения;
• личные дела и карточки сотрудников (ведутся кадровой службой и формально не входят в перечень обязательной документации).

Работодатель и специалисты компании обязаны соблюдать правила работы с персональной информации. Прежде всего, необходимо обеспечить их защиту, не допускать распространения и передачи иным лицам без согласия работника. Исключения возможно только в случаях, прямо указанных в законах (например, по запросу суда).

Локальные нормативные акты по кадрам

Работа с персоналом невозможна без локальных актов, которые распространяются на всех сотрудников, на отдельные подразделения или категории кадров. Как минимум, компания обязана разработать и утвердить:

• штатное расписание;
• положение о системе оплаты труда;
• правила внутреннего распорядка;
• правила, инструкции и положения;
• общие должностные и рабочие инструкции;
• графики отпусков;
• иные акты общего действия.

Многие документы из указанной категории компания может вести добровольно. Но нужно учитывать, что отсутствие локальных актов или проблемы их содержании могут повлечь нарушения трудовой дисциплины, споры с сотрудниками.

Разъяснения эксперта. С документами общего действия необходимо ознакомить каждого работника. Это возможно в индивидуальной или коллективной форме. Основные правила и положения должны быть размещены в открытом доступе (например, в системе ЭДО, к которой подключены работники).

Учетные документы по кадрам

Учет сведений и документов – одно из ключевых направлений работы с кадрами. С этой целью оформляются и ведутся:

• табели учета рабочего времени;
• журналы, книги и иные аналогичные документы (например, для регистрации трудовых договоров и т.д.);
• материалы инспекционных проверок со стороны ГИТ, прокуратуры;
• журналы предписаний об устранении нарушений трудовых прав;
• учетная документация по расчетам с сотрудниками;
• личные карточки работников (форма Т-2 и т.д.);
• командировочные удостоверения, отчеты о выполнении служебного задания;
• документы о поощрении сотрудников;
• иная документация.

Точный состав кадровых учетных документов определяет само предприятие (если только нет прямых предписаний закона). Полномочия по оформлению, утверждению и хранению документов передаются отделу кадров, отдельным специалистам.

Отчетность по персоналу

До конца 2022 года работодатель был обязан сдавать несколько отдельных форм отчетности по кадрам (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и т.д.). После объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд РФ была введена общая форма отчета ЕФС-1. В ней есть несколько разделов, которые сдаются в разные сроки и по разным правилам:

• сведения о трудовой и иной деятельности;
• сведения о страховом стаже;
• сведения о застрахованных лицах;
• сведения о начисленных страховых взносах.

Также необходимо подавать статистическую отчетность в Росстат. Например, годовая форму Т-1 заполняется сведениями о численности сотрудников и их заработной плате. Аналогичные формы в упрощенном виде подаются ежемесячно и ежеквартально. С 2023 года были введены два новых отчета – «Сведения о травматизме…» (форма № 7) и «Сведения о распределении численности работников по размерам зарплаты» (отчет № 1).

В ЦЗН необходимо сдавать отчетность по вакантным должностям, квотам для лиц с ограниченными возможностями. Эти сведения подаются ежемесячно, если иное не предусмотрено нормативным актом. Важно соблюсти и правила подачи отчетности в военные комиссариаты. Сюда входят:

• форма 6 о численности военнообязанных из запаса;
• форма 8 с информацией о воинском учете на предприятии;
• списки мужчин, подлежащих постановке на учет.

За нарушение правил и сроков сдачи отчетности компанию и ее руководство привлекут к административной ответственности.

Иные кадровые документы

Некоторые документы по кадрам оформляются в обязательном порядке при определенных условиях. Это могут быть:

• договоры о повышении квалификации, обучении работников;
• документы о предоставлении доступа к сведениям государственной тайны;
• доверенности на передачу определенных полномочий (например, для представительства в трудовой инспекции);
• материалы расследований о несчастных случаях;
• документы о привлечении к дисциплинарной, материальной и иной ответственности;
• листы аттестации рабочих и служащих;
• документы о допуске к определенным видам работ, представляющим опасность;
• иная документация, если ее ведение предусмотрено федеральными и ведомственными актами.

Дополнительный список обязательных кадровых документов может содержаться в локальных актах компании. Например, это может быть внутренний отчет о текучести кадров, материалы о результатах подбора персонала и т.д.

Разъяснения эксперта. Специалисты кадровой службы должны знать требования к оформлению обязательных документов. Со своей стороны, руководство может проводить аудит и иную проверку документации. По итогам этих мероприятий возможно привлечение к ответственности за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Преимущества оформления с использованием системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

Система «Добыто. КЭДО» дает возможность оформлять любую документацию по кадрам в электронном виде. Ключевые преимущества сервиса:

• большое количество готовых шаблонов и форм, которые можно использовать для заполнения;
• удобная система взаимодействия и обмена документами при согласовании, подписании;
• возможность ставить сроки и задачи, контролировать их выполнение;
• наличие нормативной базы с требованиями к составу, содержанию и форме кадровых документов.

Если вы подбираете вариант с системой кадрового электронного документооборота, закажите бесплатную демоверсию «Добыто. КЭДО». Там представлены все основные функции, чтобы сделать обоснованный выбор.

Заключение

• Требования к составу обязательных кадровых документов могут содержаться в федеральном законодательстве, подзаконных и ведомственных актах. Также предприятие может само определить перечень документации по кадрам, которую оно будет вести обязательно.
• Обязательные кадровые документы включают трудовые договоры, приказы, штатные расписания, графики отпусков, иные локальные и индивидуальные акты. Также необходимо обязательно подавать отчетность в Социальный фонд РФ, Росстат, военные комиссариаты и центр занятости.
• Подавляющее большинство кадровых документов можно вести в электронной форме. Отдельные исключения могут предусматриваться законодательством.

FAQ

Что входит в перечень обязательных кадровых документов?

Это зависит от формы организации, правового статуса сотрудников, требований законодательства. Как минимум, предприятие должно оформлять приказы, трудовые договоры, расчетные листы, штатные расписания, графики отпусков, многие иные виды документов.

Кто оформляет обязательные кадровые документы?

В процессах оформления, согласования, подписания и учета документов участвует руководство компании и ее подразделений, кадровая служба, иные отделы и специалисты. Распределение полномочий необходимо закрепить в локальных и индивидуальных актах.

Кто проверяет наличие обязательных кадровых документов?

Надзорные проверки по этому направлению могут проводить должностные лица прокуратуры, трудовой инспекции. Документация по персональным данным может проверяться Роскомнадзором и Минцифры.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)