Новое в кадровом ЭДО: какие возможности получили работники и работодатели в связи с изменением ТК РФ

Кадровый электронный документооборот (“КЭДО”) представляет собой систематический процесс обработки документации, позволяющий улучшить и оптимизировать делопроизводство, а также уменьшить трудовые риски. Главное отличие от обычного документооборота — весь процесс происходит в электронном формате. До недавнего времени, порядок ведения КЭДО не был регламентирован Трудовым кодексом. Процесс внедрения цифрового делопроизводства регулировался нормативными актами в рамках эксперимента, проводимого государством. Все изменилось с принятием федерального закона № 337. Данным законодательным актом были введены основы работы КЭДО в компании.

Читайте в этой статье, какие возможности получили стороны трудовых отношений, в связи с внесенными изменениями в ТК, какие основные положения определяются нововведениями и в чем преимущество цифрового документооборота.

Содержание

Законодательное нововведение
Основные изменения
Ведение кадровых документов в электронном виде
Работа в специальной системе
Электронная цифровая подпись
Единые требования
Как организовать КЭДО в компании
Преимущества применения КЭДО
Полезные документы
Полезное видео
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список использованной литературы

Законодательное нововведение

В конце ноября 2021 года (22.11.21) законную силу получили изменения в ТК. Нововведения приняты в ФЗ-377. Закон ввел в действие ст. 22.1 — 22.3 Кодекса.

Согласно данному закону, ЭДО в кадровых отношениях означает оформление, применение и хранение документации, связанной с работой в цифровом формате, без необходимости их копирования на бумаге.

Новое в кадровом ЭДО: какие возможности получили работники и работодатели в связи с изменением ТК РФ — Трудовой кодекс определяет правила ведения КЭДО

Изменения регулируют основные принципы и порядок КЭДО. Кроме того, нововведения касаются таких областей, как порядок оформления документов, порядок взаимодействия между сторонами трудовых отношений и иное.

Основные изменения

Благодаря нововведениям, работник и работодатель теперь могут использовать КЭДО, практически в полном объеме, заменив им обычный бумажный документооборот, К основным изменениям можно отнести:

возможность ведения в электронном виде большинство кадровых документов;
работа в специальной информационной системе;
применение электронной цифровой подписи при подготовке документов;
подготовка документации, согласно единым требованиям.

Каждое нововведение имеет свои особенности.

Ведение кадровых документов в электронном виде

Согласно абзацам 2 и 3 ст. 22.1 ТК, документация, оформление которой предусмотрено в бумажном виде, может быть оформлена в цифровом формате. Однако, имеются исключения в отношении некоторых видов документов:

трудовых книжек;
сведений о трудовой деятельности сотрудника;
акта о произошедшем несчастном случае;
приказа об увольнении;
подтверждения прохождения инструктажей по охране.

Указанный список не является исчерпывающим.

Работа в специальной системе

Нововведения определило круг систем, с помощью которых возможно осуществление цифрового документооборота. Предусмотрены такие системы, как:

платформа “Работа в России”. Воспользоваться порталом можно через Госуслуги;
специальная информационная система. Соответственно, работа электронного делопроизводства осуществляется через специальную систему. Например, через сервис КЭДО “Добыто”. Мы предлагаем сервис для работы с сотрудниками, позволяющий создавать, подписывать и хранить документацию, согласно всем требованиям законодательства.

Таким образом, оформление электронной документации, а также ее получение, ознакомление с ними осуществляются сторонами, путем использования одной из систем.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (“ЭЦП”) – это аналог подписи, наделяющий цифровые документы юридической значимостью.

В соответствии с Федеральным законом № 63, существуют различные виды ЭЦП:

Простая электронная подпись (“ПЭП”) — это тип подписи, который не требует использования сертификата ключа, а только определенных параметров. ПЭП позволяет подписывать и проверять электронные документы, но обладает более низким уровнем безопасности.
Неквалифицированная электронная подпись (“НЭП”) — в данном случае используется сертификат ключа, выданный удостоверяющим центром. НЭП обладает более высоким уровнем безопасности по сравнению с ПЭП и может использоваться для юридически значимой подписи документов.
Квалифицированная электронная подпись (“КЭП”) — это наиболее надежный и безопасный тип ЭЦП. В отличие от других видов подписи, КЭП использует квалифицированный сертификат ключа.

С использованием различных видов электронной подписи, пользователи могут выбрать подходящий уровень безопасности и достоверности.

В свою очередь, порядок подписания ЭЦП кадровой документации предусмотрен статьей 22.3 ТК. Согласно данной статье, при подписании цифровых файлов могут быть использованы:

КЭП;
НЭП (соглашение между сторонами определяет ее проверку);
НЭП, полученная с помощью специальной системы.

В зависимости от типа документации и подписанта, применяется один из видов подписи. Например, при подписании документации работодателем может использоваться КЭП или НЭП, полученная через специальную систему.

Использование ЭЦП является надежным и эффективным способом подписания кадровых цифровых документов.

Комментарий эксперта. Использование ЭЦП эквивалентно обычной бумажной подписи и наделяет документацию юридической силой. Применение ЭЦП должно быть согласовано между сторонами.

Сервис «Добыто» предоставляет собой систему, предназначенную для удобного и безопасного использования КЭП. Вы сможете обмениваться информацией и знакомиться с документацией, применяя ЭЦП.

Единые требования

Согласно последнему абзацу статьи 22.1 Трудового кодекса, электронные файлы должны быть созданы в соответствии с едиными требованиями. Это означает, что при создании цифровых документов применяются унифицированные требования к их составу и форматам, устанавливаемые уполномоченным органом власти. В настоящее время, действуют требования, установленные приказом Минтруда № 578 н. Согласно данным правилам, документ должен состоять из следующих элементов:

основной части (должна быть в формате PDF/A-1A);
приложений, которые могут быть в формате графических, структурных и других видов данных;
ЭЦП;
машиночитаемой доверенности;
описания файла (формат XML).

Комментарий эксперта. Важно помнить, что единые требования, установленные Приказом № 578 н, предназначены для документов, не дублирующиеся на бумажном носителе.

Требования вступили в силу с 01 марта 2023 года. Теперь цифровые документы, оформленные по вступившим в силу правилам, имеют бесспорную силу для суда, государственных органов и т.п. Кроме того, теперь файлы, созданные по одним правилам, могут быть прочитаны и в других системах.

Сервис КЭДО «Добыто» — это сервис, который легко интегрируется и совместим с более чем 30 системами.

Как организовать КЭДО в компании

Внедрение цифрового документооборота в организации, как правило, происходит в следующем порядке.

Выбор системы: выберите подходящий сервис для работы. При поиске, обратите внимание на функциональность, соответствие требованиям организации, легкость использования, а также наличие технической поддержки.
Обучение сотрудников: важным этапом внедрения является обучение работников. Они должны быть знакомы с основными функциями и процессами работы с системой. Проведите обучающие семинары или тренинги и предоставьте руководство с подробными инструкциями, чтобы сотрудники могли легко освоить новую систему.
Планирование и запуск: разработайте план внедрения, определите этапы и сроки, а также ответственных лиц. Можно также провести тестирование перед запуском, чтобы убедиться в правильности работы системы.

Внедрение КЭДО в компании может значительно улучшить управление документацией и привести к повышению эффективности рабочего процесса.

Комментарий специалиста. Внедрение ЭДО в организации осуществляется в соответствии с требованиями статьи 22.2 ТК. Для этого необходимо подготовить и принять соответствующий локальный акт, который будет регулировать процесс работы.

Сегодня КЭДО не является обязательным. Однако это правило действует не для всех организаций. Уже сейчас цифровой документооборот обязателен к использованию бюджетными организациями.

Преимущества применения КЭДО

Применение цифрового делопроизводства обеспечивает эффективную работу сотрудников и удобное управление персоналом в организации. Можно обозначить также следующие основные преимущества КЭДО:

Увеличение производительности труда. Применение цифровой системы способствует автоматизации большого количества рутинных и повторяющихся задач. С помощью нее можно легко и быстро создавать, отправлять и хранить различные документы, такие как трудовые контракты, заявления о приеме на работу, приказы и прочее. Это значительно сокращает время на обработку и позволяет сотрудникам сконцентрироваться на более важных задачах.
Снижение затрат. Применение КЭДО помогает сэкономить значительные средства, связанные с покупкой и хранением бумажных документов, а также затраты на трудовые ресурсы, связанные с их обработкой, передачей и хранением. Электронные документы легко хранить, передавать и осуществлять поиск при необходимости.
Безопасность и конфиденциальность. В электронном сервисе можно установить различные уровни доступа к документации, что значительно повышает уровень их безопасности и конфиденциальности. Только авторизованные сотрудники могут получить доступ к различным документам в соответствии с их должностными обязанностями, что помогает предотвратить несанкционированный доступ и утечку информации.
Улучшение коммуникации. КЭДО позволяет легко и быстро обмениваться информацией между различными сотрудниками и подразделениями организации. Это способствует более эффективному и оперативному взаимодействию, позволяет сократить время на согласование и принятие решений, а также повысить качество коммуникации внутри команды.

Таким образом, применение КЭДО значительно улучшает процесс делопроизводства, способствует повышению эффективности и производительности, а также снижает затраты и риски для компании.

Сервис «Добыто» предлагает своим клиентам инновационный сервис в области кадрового электронного документооборота. Наша система позволяет сэкономить расходы компании, а также качественно и надежно хранить всю кадровую документацию.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1.	Форма приказа о введении ЭДО	Скачать
2.	Образец соглашения об обмене электронными документами	Скачать

Полезное видео

Вывод

Принятие нововведений в Трудовой кодекс внесло существенные корректировки в область электронного документооборота. Эти изменения привели к унификации основных правил, касающихся цифровых документов, подписей и взаимодействия между сторонами. Благодаря изменениям, многие компании получили возможность перейти на ЭДО. В настоящее время электронный документооборот не является обязательным для компаний, но в скором времени планируется его внедрение на обязательной основе во многих отраслях.

Сервис «Добыто» предлагает инновационный сервис, который позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов и хранения информации с использованием современных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис отличается гибкостью настроек, чтобы соответствовать потребностям каждого пользователя, обеспечивает надежность сохранения данных и существенно экономит время и ресурсы.