Направления профессиональной адаптации работников

Чтобы человек смог перейти на новый этап своего развития, ему нужно выйти из зоны комфорта. В удобных обстоятельствах невозможно сделать шаг вперед, поэтому даже позитивные перемены, связанные со сменой работы, всегда сопровождаются стрессом. Такое состояние влияет на продуктивность работника в непривычных условиях. Поскольку от его деятельности зависит не только личная успешность в выбранной сфере, но и эффективность компании в целом, ее руководство заинтересовано в быстрой адаптации сотрудника на новом месте. Повысить эффективность всех процессов помогут различные программы, в том числе модуль «Добыто».

Читайте, что понимается под профессиональной адаптацией работников, какие процессы и мероприятия она включает, что будет являться целью указанной программы.

Что принято понимать под этим процессом

По статистическим данным около половины новых сотрудников в течение первого года работы принимают решение об увольнении. Факторов, объясняющих этот феномен, довольно много. Кто-то не смог проявить себя в нужном направлении. Кому-то не понравился коллектив или не получилось наладить отношения с начальством. Кого-то не устроил уровень заработной платы или условия труда. Отсутствие налаженной системы адаптации на новом месте также влияет на принятие такого решения.

Часто руководство не вникает в суть процесса. Начальники на местах объясняют задачи новому сотруднику, а во всем остальном ему предстоит разбираться самому. Сложные вопросы могут возникнуть с тонкостями взаимоотношений внутри коллектива, с пониманием видов подчинения в структуре компании, с неэффективной организацией документооборота.

Мнение эксперта. Когда в компании налажены процессы адаптации персонала с учетом специфики деятельности организации и должности сотрудника, отдел кадров сможет сократить расходы на найм примерно на треть. Для повышения эффективности указанных действий рекомендуем использовать модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания».

Под адаптацией понимается привыкание к новым условиям труда. Со сложностями этого процесса могут столкнуться как новички, так и опытные работники. Адаптация важна не только для сотрудников, пришедших на новое место, но и для тех, кто получил повышение в рамках одного предприятия. Успешно организованный процесс помогает минимизировать вероятность появления любых проблем, которые могут помешать успешному началу работы.

Необходимость адаптации

Прежде всего, налаживание системы адаптации в компании позволяет создать максимально комфортные условия труда. Интересно отметить, что она включает в себя и обратный процесс, когда работник приспосабливает под себя какие-то моменты в организационных процессах.

Какие проблемы можно решить:

• повышение уверенности в собственных силах благодаря тому, что человек знает, что всегда сможет воспользоваться поддержкой коллег;
• каждый работник получает уникальную возможность проявить свои способности – созданные условия дают возможность усовершенствования технологий, привлечения новых клиентов, увеличения объемов продаж и т.д.;
• в выигрыше всегда будет не только конкретная личность, но и компания в целом – ни для кого не секрет, что повышение продуктивности сотрудников благотворно влияет на оптимизацию бизнес-процессов.
• улучшение климата в коллективе влияет на эффективность работы отдела кадров.

Нельзя не отметить тот факт, что рано или поздно сотрудник сможет сам приспособиться к любым условиям на работе. Однако этот процесс займет у него немало времени, сил, мотивации, психологической устойчивости. Для сокращения материальных издержек работодатель стремится упростить процесс. Чтобы правильно оформить все документы, соблюсти свои интересы и требования законодательства, рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Среди основных целей системы адаптации выделяют следующее:

• Оптимальное распределение человеческих ресурсов с учетом компетенций сотрудников и уровня их профессионализма. Благодаря этому компания повышает качество товаров и услуг, что ведет к новым позициям на рынке и возможности занять более высокое положение по сравнению с конкурентами.
• Сведение к минимуму вероятности появления психологической травмы у людей, сталкивающихся со сменой места работы.
• Забота о будущем – формирование кадрового резерва. Система помогает выделить талантливых специалистов, которые хорошо справляются с поставленными задачами. Через какое-то время они смогут претендовать на продвижение по карьерной лестнице и рассчитывать на увеличение заработной платы.

Увольнение по собственному желанию сотрудника до окончания испытательного срока указывает на то, что затраты компании были потрачены впустую. Система адаптации повышает уровень лояльности нового специалиста. У него появляется желание расти в профессиональном плане в компании и приносить пользу.

Рекомендации по проведению

Для начала следует провести подготовку к внедрению системы, изучить ее особенности и составить требования к специалистам, которые будут работать в конкретной организации. В зависимости от целей отдела кадров и руководства компании типичная подготовка может состоять из базовых и индивидуальных программ.

Планирование работы

Детальный разбор требований к работнику, выделяя в них важные и имеющие второстепенное значение. Для этого нужен предварительный анализ знаний и личных качеств кандидата на должность. Особое внимание должно уделяться трудовым возможностям и психологическим характеристикам. К примеру, при поиске специалиста в отдел продаж особую роль играют коммуникабельность, знание рынка, клиентоориентированность, аналитические способности. Преимуществом станет диплом об экономическом образовании, сертификаты об окончании курсов по передовым практикам продаж или овладению искусства коммуникации.

Оказание помощи в повышении продуктивности

При возможности за каждым специалистом нужно закрепить наставника. В течение нескольких дней он введет новичка в курс дела, познакомит с коллективом, объяснить особенности рабочего процесса.

Наличие поддержки на всех этапах интеграции решений. Важно дать стимул для развития креативных задумок и подсказать пути, как их можно воплотить в рамках конкретного проекта. Контроль работы на первых этапах позволит раскрыть имеющийся потенциал.

Комментарий эксперта. Согласно статистическим данным, 9 из 10 уволившихся, которые проработали на последнем месте меньше года, приняли решение об уходе в первую неделю после начала работы в новой компании. Этот показатель указывает в первую очередь о неэффективной системе адаптации и отсутствии усилий, которые могут привести к ее усовершенствованию.

Преимущества использования модулей «Добыто»

Модули «Добыто» помогут работодателю:

• спланировать любые кадровые мероприятия, связанные с подбором персонала и адаптации;
• правильно оформить документы по кадровому делопроизводству;
• предоставить новому работнику доступ к электронным ресурсам компании (база знаний и т.д.);
• организовать быстрое взаимодействие по всем вопросам, возникающих в процессе адаптации.

Работая с сервисами «Добыто», новый работник получит дополнительные навыки. Ознакомиться с возможностями модулей можно в бесплатной демоверсии.

Инструменты оценки

Анализ функционирования системы адаптации персонала должен быть по максимуму объективным. Эффективным методом считается составление таблиц в электронном формате. В них вносят информацию о сотрудниках и их успехах на начальном этапе. В дальнейшем данные можно будет использовать при продвижении работника по служебной лестнице. Учитывайте ряд критериев, чтобы отчет получился наиболее показательным:

• оценивание должно проходить по шкале 10 или 20 баллов – она является более информативной по сравнению с 5-балльной;
• обязательно делать разбивку на важные и второстепенные критерии – это позволит понять, какие знания нужно подтянуть и умения развить для повышения продуктивности;
• результаты следует заносить в таблицу через 1, 3, 6 месяцев работы – как показывает практика, для полной адаптации потребуется полгода.

Виды адаптации

Принято выделять несколько классификаций, каждая из которых зависит от ряда критериев. Учитывая опыт работника, адаптацию делят на такие типы:

• первичную – сотрудник без опыта, ранее нигде не работал;
• вторичную – трудовой стаж и представления о том, чем нужно будет заниматься на рабочем месте, имеются.

Эта классификация считается условной и даже поверхностной. Сотрудник, не имеющий опыта работы, благодаря личным качествам и мотивации может влиться рабочий процесс быстрее более опытного кандидата.

С учетом индивидуальных особенностей и трудовых возможностей разработаны следующие типы адаптации:

• Профессиональная. После выхода на работу сотрудник будет проверен на наличие компетенций, позволяющих выполнять поставленные задачи.
• Производственная. Ознакомление с оборудованием, проведение инструктажей по технике безопасности.
• Социальная. Оценка умения стать частью коллектива.
• Финансовая. Зачастую смена работы связана с изменением дохода в большую сторону. Редко, но бывают и обратные ситуации, когда человек желает заниматься делом, которое ему по душе, или где он может проявить свои креативные способности.
• Психофизиологическая. Особые требования к внешнему виду сотрудников на новом месте, или необходимость начинать рабочий день раньше – все это будет оказывать непрямое влияние на продуктивность работника.

Использование на практике современных методов

Выбор метода определяется целями и сферой деятельности компании. Перед началом внедрения систем учитывается мнение руководства. Среди эффективных методов, которые стали применять более 50 лет назад, является наставничество. К новому сотруднику прикрепляется опытный наставник, помогающий без лишнего дискомфорта влиться в незнакомую среду.

Одной из разновидностей наставничества является баддинг (от англ. buddying). При нем знания передаются не опытным, а перспективным молодым сотрудником. Преимуществом этого инструмента считается построение общения на доверительной основе. Благодаря этому снижается ответная реакция на стрессовые ситуации, в результате адаптация происходит быстрее.

Еще одним типом наставничества считается шедуинг (от англ. shadowing). При использовании этого метода живое общение между новым сотрудником и наставником сведено к минимуму. Обучение происходит за счет повторения действий на практике.

Привлечение работника к участию в корпоративных мероприятиях

Какие-то руководители ходят вместе на обед с подчиненным, используя совместное времяпровождение для расположения к себе сотрудника. Недавно принятых на работу людей эффективно приглашать для участия в тимбилдингах. Неформальная обстановка снимет внутреннее напряжение и поможет быстрее стать частью коллектива.

Регулярное проведение бесед с непосредственным руководителем или сотрудником кадровой службы, на которых сотрудник получает развернутые ответы по организационным вопросам, также является частью системы адаптации. Такие беседы советуют проводить не только в первые дни после выхода на работу, но и спустя несколько недель. Они несут пользу для обеих сторон: работнику помогают пройти адаптационные барьеры, а отделу кадров понять, как быстро ему это удастся сделать на практике.

Совет эксперта. Рекомендуем составить справочник сотрудника. В документе собирают информацию: режим работы, рекомендуемый дресс-код, организация документооборота в компании. Когда разработан справочник, можно будет избежать появления одних и тех же вопросов и значительно сэкономить время на адаптации новых работников. Они смогут оперативно изучить всю информацию самостоятельно.

В дополнение ко всему перечисленному выше можно применять:

• Действующий в компании онбординг-план, содержащий комплекс мероприятий, запланированных на ближайшее время месяцы. В нем указаны задачи на период испытательного срока, расписание встреч, которые проходят в разных режимах.
• Предоставление доступа к корпоративному порталу: на нем можно найти всю необходимую информацию о структуре компании, ее деятельности и стратегии на рынке, топ-менеджменте.
• Онлайн инструменты (мессенджеры, видеоконференции, корпоративная почта) позволяют оперативно распространять информацию среди персонала.
• Подарочные наборы для новичков или приветственные наборы. Компания показывает не только серьезное отношение к подбору персонала, но и свою готовность в оказании помощи. В результате сотрудник быстрее осваивается в коллективе и начинает ощущать себя его частью.
• Тренинги разной направленности. Они могут быть связаны с профессиональной деятельностью. Их целью может быть развитие коммуникативных навыков или раскрепощение в психологическом плане.

Этапы системы адаптации

Насколько эффективным будет процесс адаптации, зависит от индивидуальных особенностей человека. На практике, чтобы дойти до третьего этапа, людям понадобится от 6-12 месяцев.

Первый этап – ознакомление

Во время испытательного срока новичок детально изучает задачи компании, знакомится с ее структурой и внутренними процессами. В это время происходит сравнение ожиданий с реальностью. Решение о продолжении работы в компании на постоянной основе тоже, как правило, принимается практически сразу после трудоустройства.

Работодатель получает возможность оценить трудоспособность и личные качества новичка. Если человек с первых дней показывает себя с положительной стороны, ему могут предложить подписать трудовой договор раньше испытательного срока. И, наоборот, при выявлении несоответствия должности в трудоустройстве может быть отказано.

Второй этап – приспособление

Работник хорошо ориентируется в своих обязанностях и знает все необходимое о структуре организации. Его действия находятся под контролем куратора. Сотрудничество помогает выявить допущенные ошибки и оценить проделанную работу.

В идеале новичок к этому времени успевает полностью включиться в деятельность, влиться в коллектив и наладить отношения с руководителями. Этап приспособления к новым условиям занимает от 3 до 6 месяцев. Но в некоторых случаях он может растянуться до 1 года.

Заключение

• Примером успешного прохождения процесса адаптации является отсутствие сложностей в выполнении производственных функций и налаженная коммуникация с коллегами. Без помощи профессионалов сотрудник достигает этого периода за первый год работы.
• Если в компании уделяется внимание оптимизации системы адаптации и к работе с новичками подключаются грамотные специалисты, то на этот этап можно выйти за пару месяцев. Когда человек не может приспособиться к новым условиям более года, скорей всего, нужно подумать о радикальных мерах, которые чаще всего приводят к увольнению.
• Переход к стабильной работе с максимальной эффективностью будет более успешным при использовании помощи экспертов. Они помогут свести к минимуму негативные факторы, оказывающие влияние на общение новичков с коллегами и руководством. Статистика показывает, что при реализации проектов продуктивность персонала увеличивается на 30%. В конечном итоге это приведет к увеличению прибыли.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)