Корпоративная электронная библиотека

Корпоративная электронная библиотека – это база, включающая полезные материалы, книги, периодические издания и иные источники информации. Организации создают их для внутренних целей, связанных с адаптацией, обучением и развитием сотрудников. Также библиотека может создаваться для клиентов, которые получат важную информацию о деятельности компании, ее услугах и продукции. Для формирования и использования корпоративной электронной библиотеки можно использовать разные программные продукты, в том числе модуль «Добыто. Знания».

Читайте, что нужно учитывать при создании корпоративной электронной библиотеки, за счет каких источников формируется база, какие программы помогут руководству компании.

Что это такое

Корпоративная библиотека – это база, состоящая из различных источников. Создавать ее за счет бумажных изданий, книг и иных материалов достаточно затратно. Компании нужны отдельные помещения для хранения и работы, специалисты для обслуживания библиотеки. Намного удобнее создать ее в электронной форме:

• электронные материалы дешевле по стоимости приобретения, а их хранение осуществляется в виде файлов, аудио- или видеоконтента;
• обслуживание программы дешевле, чем содержание специальных помещений, архивов и сотрудников;
• уровень защиты электронной информации намного выше, чем у бумажных материалов;
• намного проще предоставить доступ к цифровым сервисам, чем к бумажным книгам, журналам, методичкам и иным документам.

Корпоративная электронная библиотека незаменима в кадровых процессах. Ее основная цель – систематизация данных и документов, доступ к которым получат работники. Это может быть регулярное саморазвитие, обучение по различным программам, адаптация к внутренним правилам, изучение эксплуатационной и иной документации.

Нельзя сказать, что создание библиотеки заменит иные способы получения информации. Сотрудники могут делать это в рамках повышения квалификации, на различных государственных и коммерческих ресурсах. Но в библиотеке отдается приоритет знаниям и материалам по профилю деятельности компании, специализации и профессиям персонала. Чем масштабнее база, тем больше полезной информации смогут получить работники.

Комментарий эксперта. Корпоративная электронная библиотека создается на базе какой-либо программы. Поэтому важно выбрать вариант ПО, подходящий под цели и задачи работодателя. Оптимальным решением для работы с корпоративной электронной библиотекой станет модуль «Добыто. Знания». Также там есть сервисы, которые упростят процессы обучения и развития сотрудников.

Кому актуально создание и использование электронной библиотеке

Корпоративная электронная библиотека может создаваться в любой компании, которая заинтересована в развитии своих сотрудников, облегчении кадровых процессов. Это особенно актуально для организаций:

• которая регулярно сама проводит обучающие мероприятия, тестирование сотрудников;
• в которой постоянно обновляется штат, что требует адаптации новых работников;
• которая внедряет новые технологии и методики управления персоналом;
• которая модернизирует и совершенствует процессы производства, оказания услуг и продажи товаров, что требует новых знаний.

На рынке есть готовые предложения по электронным библиотекам (например, по определенной сфере деятельности). Компания-заказчик получит в распоряжение значительный объем документов и полезных материалов. Далее базу можно пополнять из внутренних и внешних источников, менять схемы работы с ней.

Особенности создания и использования корпоративной электронной библиотеки

Решение о создании корпоративной электронной библиотеки можно принять в любой момент. Выделим несколько признаков, когда оно будет особенно актуально:

• если в компании отсутствуют специалисты, которые занимаются обучением и развитием персонала;
• если результаты учебы не отвечают ожиданиям и целям работодателя;
• если процессы адаптации и обучения приходится проводить в отношении большого количества сотрудников.

Если у предприятия уже есть обычная библиотека, то многие бумажные материалы можно перевести в цифровой формат. С этой целью выделяется несколько сотрудников, которые будут заниматься отбором материалов, проверкой их на предмет полезности и актуальности. Сам процесс оцифровывания предусматривает использование специальных программ и сервисов. Такие функции есть и в модуле «Добыто. Знания».

Комментарий эксперта. Корпоративная электронная библиотека может создаваться отдельно, либо как составляющая часть большой базы знаний компании. Рядовые сотрудники могут предлагать материалы для пополнения и уточнения. Но решения по таким вопросам будет принимать руководство, либо специально созданная комиссия, отдельное должностное лицо. Это позволит избежать включения в библиотеку сомнительных и непроверенных материалов.

Программное обеспечение

Успех в создании корпоративной электронной библиотеки напрямую зависит от выбранной программы, сервиса или приложения. Оно должно отвечать ряду требований:

• удобство работы как для специалистов из группы поддержки и обслуживания, так и для рядовых пользователей;
• возможность доступа с различных технических устройств (например, сотрудники могут работать с библиотекой напрямую со смартфона);
• надежность средств хранения информации и материалов (например, на сервере компании-разработчика, в облачном сервисе и т.д.);
• оптимальность затрат на установку ПО, ведение базы знаний и библиотеки;
• наличие массива исходной информации и материалов;
• качество поддержки пользователей, оперативность устранения проблем.

Слишком сложная или медленная программа может отпугнуть сотрудников. В итоге, они не смогут или не захотят постоянно обращаться к материалам в библиотеке, а в ее наличии не будет никакого смысла.

Выбирая ПО для создания и использования электронной библиотеки, стоит обратить внимание на тарифные планы, на требования к техническим устройствам и качеству интернета. Во всех перечисленных выше вопросах явное преимущество будет у модуля «Добыто. Знания». Оценить возможности программы можно в бесплатной демоверсии.

Источники формирования корпоративной библиотеки

Создавая корпоративную электронную библиотеку, руководству компании нужно решить вопрос не только с выбором ПО. На начальном этапе необходимо:

• разработать локальные акты, описывающие регламент формирования библиотеки, предоставление доступа к ней;
• назначить специалистов, которые будут отвечать за работу с базой;
• определить источники формирования библиотеки, порядок и критерии проверки материалов или информации;
• утвердить порядок доступа к сведениям, защищенным режимом коммерческой, служебной и иной тайны.

Многие материалы в библиотеки могут являться объектами интеллектуальной собственности. Поэтому сотрудникам необходимо разъяснить о недопустимости использования их в коммерческих целях, передачи третьим лицам без разрешения работодателя. Это входит в общее понятие защиты интеллектуальных активов компании.

Для формирования корпоративной библиотеки можно использовать следующие источники информации:

• внутренние документы (положения, инструкции, эксплуатационная документация, вопросы для экзаменов и тестирования);
• книги, периодические издания, научные труды, средства массовой информации;
• ведомственные акты, профессиональные стандарты, своды правил и иные аналогичные источники;
• методические материалы, полученные в процессе обучения или повышения квалификации;
• программы адаптации и наставничества;
• видео и аудио контент (книги, записи лекций и вебинаров);
• графические материалы (комплекс схем, чертежей, графиков и т.д.).

В библиотеке могут быть настойки по подключению к сторонним обучающим и информационным ресурсам. Это существенно расширяет объем информации, позволяет работать со сведениями из различных источников.

Пользователь не может произвольно добавить какие-либо материалы или сведения в библиотеку. Их полезность, актуальность и достоверность сначала нужно проверить. Полномочиями по модерации могут наделяться специалисты отдела кадров или иного подразделения компании.

Комментарий эксперта. Модуль «Добыто. Знания» позволяет использовать разные варианты сбора материалов и сведений, их хранения и обработки. К примеру, компания может хранить весь массив данных на своем сервере, самостоятельно обеспечивать их защиту и безопасность. Часть материалов можно оставить в бумажном формате, если их оцифровывание нецелесообразно.

Предоставление доступа к ресурсам электронной библиотеки

Сама по себе, корпоративная электронная библиотека не представляет серьезной ценности, если ей не будут пользоваться. Доступ к материалам и информации можно предоставить:

• ограниченному кругу лиц (например, только руководящим сотрудникам);
• всему персоналу (без ограничений или в рамках специальности, профессии и должности);
• сторонним лицам (например, покупателям продукции, которую производит фирма).

Работа с библиотекой ведется через различные технические устройства – ПК, смартфоны, планшеты, ноутбуки. Для доступа можно настроить вход в личный кабинет, использовать простую пару логин/пароль, электронную подпись. Администраторы системы настоят уровни доступа, исходя из полномочий и должности сотрудника.

Если компания проводит собственное обучение сотрудников, корпоративная библиотека используется:

• для обеспечения персонала методическими и иными полезными материалами для самоизучения, проверки знаний;
• для проведения индивидуальных или групповых занятий (например, изучение инструкции на оборудование);
• для проверки и оценки знаний после завершения учебного процесса.

Сервисы «Добыто. Знания» идеально подходят для обучения и развития персонала, гибкой настройки процессов. Помимо прочего, функционал модуля позволяет создавать опросы (вручную или с использованием алгоритмов искусственного интеллекта), проводить тестирование, формировать аналитические документы.

Актуализация и пополнение библиотеки

Любая информация может устареть, стать неактуальной или неполной. Поэтому компании придется:

• регулярно проверять материалы и сведений в базе на предмет полезности, объективности и достоверности;
• дополнять библиотеку новыми материалами и данными;
• актуализировать существующие знания и материалы по своей инициативе, по предложению сотрудников.

Не менее важно следить за современными технологиями. На рынке могут появляться новые программные продукты, которые повышают эффективность процессов обучения и работы с информацией. Также разработчик должен своевременно устранять уязвимости, устанавливать обновления. По мере необходимости, программа может дополнять новыми сервисами и расширениями.

Чем поможет работа с модулем «Добыто. Знания»

Сервисы «Добыто» разработаны с учетом новых кадровых технологий и методик. Их можно использовать:

• для создания корпоративных электронных библиотек и баз знаний;
• для проверки и оценки знаний (экзамены, опросы, тестирование, аттестация и т.д.);
• для обучения и развития работников, проведения совместных или индивидуальных занятий через электронные сервисы;
• для обратной связи с персоналом, приема и рассмотрения обращений, жалоб;
• для ведения кадровой документации в цифровом виде.

Эффективность и полезность моделей «Добыто» оценят как специалисты отдела кадров, так и рядовые сотрудники. По мере необходимости, помощь в освоении программы и решении сложных вопросов окажет служба поддержки.

Заключение

• Корпоративная электронная библиотека – это база материалов и сведений, представляющих пользу и ценность для компании, ее персонала. Библиотека создается на основе программного обеспечения, облачных сервисов, иных решений.
• Библиотека формируется за счет внутренних и внешних источников – локальные акты, производственная и эксплуатационная документация, книги, периодические издания, методические материалы и т.д. Компания обеспечивает проверку документов и сведений на предмет пользу, точность и достоверности.
• Рядовые сотрудники работают с библиотекой в разных форматах, в том числе с полным или ограниченным доступом. Для этого можно использовать практически любые технические средства.

FAQ

Что такое корпоративная электронная библиотека?

Это ресурс, который компания использует для обучения и развития персонала, предоставления информации клиентам. Библиотека формируется за счет различных источников, от локальных актов до научных трудов, аудио и видеоконтента.

Как создать корпоративную электронную библиотеку?

Для этого нужна специальная программа, созданная для формирования баз знаний, электронных библиотек. В комплексном ПО также могут быть отдельные сервисы и расширения, позволяющие создать корпоративную электронную библиотеку.

Как сотрудники работают с корпоративной электронной библиотекой?

Для этого им предоставляется ограниченный или полный доступ к личному кабинету, специальным сервисам. При этом пополнение и обновление библиотеки осуществляется по решению руководства или иных ответственных должностных лиц.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)