Контроль в управлении персоналом

Контроль является одним из ключевым составляющих любой системы управления, в том числе в работе с персоналом. Контролировать можно сроки и точность выполнения поставленных задач или оформления документов, различные показатели деятельности. Контрольные функции могут принадлежать не только главе компании, но и руководителям подразделений, кадровой службе. Чтобы осуществлять контроль в управлении персоналом, необходимо принимать решения, грамотно планировать все мероприятия, проводить проверки и аудиты.

Читайте, что такое контроль в управлении персоналом, какие процессы и функции он включает, как контролировать работу кадровой службы и рядовых сотрудников.

Зачем нужен контроль в управлении персоналом

Контроль в управлении позволяет избежать хаоса в проведении различных мероприятий, исполнении поставленных задач. Контролируя подчиненных или определенные процессы, руководство может своевременно применять меры реагирования, корректировать и уточнять свои указания, привлекать к ответственности или поощрять за определенные результаты работы. В системе управления персоналом контроль может осуществляться по следующим направлениям:

• надлежащее исполнение должностных обязанностей, правила внутреннего распорядка и т.д.;
• выполнение задач и планов, поставленных руководством предприятия;
• соблюдение сроков мероприятий и их отдельных этапов;
• определенные показатели деятельности, кадровых процессов;
• надлежащее устранение нарушений и ошибок, выявленных в ходе проверок;
• сроки и порядок оказания услуг, если компания передача часть кадровых процессов на аутсорсинг.

По своим целям контроль может быть постоянным или разовым, полным или выборочным. Естественно, глава компании не может контролировать работу всех подчиненных каждый день и час. Для этого ряд полномочий передаются нижестоящим специалистам. В отношении системы управления персонала ими наделяются сотрудники кадровой службы, руководители других подразделений.

Комментарий эксперта. Внешний контроль и надзор за кадровыми процессами могут осуществлять государственные структуры – ГИТ, прокуратура и т.д. У них есть полномочия по проведению плановых и внеочередных проверок, по выдаче предписаний, по привлечению виновных лиц к ответственности. Также государство контролирует сроки и порядок сдачи отчетности по сотрудникам, их стажу и взносам.

Кто контролирует персонал в компании

Отсутствие контроля в системе управления персоналом влечет снижение дисциплины труда и показателей деятельности, могут привести к увеличению брака, количества различных нарушений. Чтобы избежать таких последствий, контролировать кадровые процессы на внутреннем уровне могут:

• глава предприятия (общий контроль);
• руководитель и специалисты кадровой службы (в рамках возложенных полномочий);
• руководство структурных подразделений (в рамках полномочий).

Все участники контроля постоянно взаимодействуют между собой. Например, если кадровая служба выявит нарушения дисциплины, оформляется ряд документов для руководителя компании. Он может принять решение о начале служебного расследования по факту дисциплинарного проступка, о привлечении к ответственности.

Чтобы контроль был эффективным, нужно точно ставить задачи и определять сроки их исполнения. Не менее важны объективные критерии для оценки показателей работы. Все эти нюансы описываются в документах с работниками, в локальных и индивидуальных актах. Также компания может разрабатывать и утверждать планы мероприятий по управлению персоналом, где каждая поставленная задача подлежит контролю. Для этого можно использовать систему «Добыто. КЭДО».

Методы и средства контроля в управлении персонала

В идеале, система мер по контролю за персоналом не должна сказываться на их работе, приостанавливать и прерывать текущие процессы. Для этого можно использовать:

• систему плановых отчетов о своей деятельности, которые сдают сами сотрудники, руководители подразделений;
• средства автоматизации процессов, учета рабочего времени и иных мероприятий;
• систему электронного документооборота, где можно контролировать сроки оформления, согласования и подписания документов, взаимодействие между участниками;
• различные виды проверок и аудитов непосредственно в ходе текущей деятельности.

Внеплановый контроль осуществляется по мере выявления недостатков в работе, при снижении показателей деятельности, при росте количества трудовых споров. Руководитель может осуществлять такие функции самостоятельно, путем создания внутренней комиссии или с привлечением независимых экспертов.

Комментарий эксперта. Чтобы реагировать на недостатки и нарушения, они фиксируются в различных документах, с автоматизированных системах. Для этих целей рекомендуем использовать «Добыто. КЭДО». Это система кадрового документооборота, которая позволяет ставить задачи и контролировать их исполнение, вести взаимодействие в рамках различных кадровых процессов.

Контроль за работниками, показателями их деятельности

При отсутствии контроля рядовые сотрудники, рано или поздно, могут начать халатно относиться к своим обязанностям. От этого пострадает вся работа предприятия. По данному направлению необходимо контролировать:

• исполнение трудовых функций и должностных обязанностей (отсутствие жалоб и нареканий, четкое выполнение всех планов и т.д.);
• трудовую дисциплину (рабочее время, отсутствие опозданий и прогулов и т.д.);
• бережное отношение к вверенному имуществу, материальным ценностям и деньгами;
• достижение показателей работы, если они определены трудовым договором, иными документами;
• соблюдение требований безопасности при нахождении на рабочем месте;
• надлежащее оформление документов, порученных сотруднику.

В большинстве случаев при контроле не придется вмешиваться в текущую деятельность сотрудника. Например, сведения о соблюдении дисциплины труда может собирать система учета времени прихода и ухода с работы. Соблюдение правил обращения с деньгами и имуществом может проверяться по текущим журналам, ведомостям и иным документам. По мере необходимости, контролирующее лицо вправе требовать пояснений по определенным фактам. Если же речь идет о привлечении к дисциплинарной ответственности, то сотруднику всегда дается время на подготовку объяснительной. Оформить документацию при проведении служебных расследований можно в системе «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Многие текущие моменты контролируют руководители подразделений, где работает персонал. Они видят, как подчиненный относится к обязанностям и к требованиям дисциплины труда. По мере выявления нарушений подаются служебные записки на вышестоящий уровень. Указания, которые дают руководители подразделений, обязательны к исполнению (если они не противоречат закону, трудовому договору).

Контроль за кадровыми процессами

Определенные кадровые процессы есть во всех организациях. По данному направлению контроль осуществляется:

• за процессом и сроками подбора, отбора и найма персонала;
• за соблюдением правил оформления документов на сотрудников, на выплату зарплаты, на предоставление отпусков и т.д.;
• за выполнением задач, предусмотренных кадровым планированием (например, оптимизация штата, перевод сотрудников на новые должности и т.д.);
• за сроками проведения обучения, повышения квалификации;
• за показателями работы кадровой службы (например, ведение личных дел работников, архивная работа и т.д.).

Одним из направлений может быть контроль за внедрением системы кадрового электронного документооборота. Он предусматривает установку и настройку программного обеспечения, различные обучающие мероприятия, сбор согласия на оформление документов в цифровом виде. Контролировать можно и работу представителей разработчика (поставщика) системы, которые оказывают помощь во внедрении, обучении, решении возникающих вопросов.

Контроль за оформлением документов по кадрам

Все кадровые процессы сопровождаются подготовкой, согласованием и подписанием (утверждением) каких-либо документов. По данному направлению контроль в системе управления персоналом осуществляется:

• за соблюдением обязательных требований к форме, содержанию документов (например, унифицированные формы, отчеты с гос. органы и т.д.);
• за сроками оформления документов (например, трудовой договоров необходимо подписать не позже 3 дней после выхода гражданина на работу);
• за правилами выдачи документов, запрошенных работников (например, справка 2-НДФЛ и т.д.);
• за правилами регистрации документов в системе делопроизводства;
• за порядок и условиями хранения, архивирования и уничтожения документации по кадрам;
• за соблюдением регламента действий в системе электронного документооборота.

Отдельный контроль необходимо за выполнением правил сбора, хранения и обработки персональных данных сотрудников. Как минимум, для этого нужно взять письменное согласие персонально у каждого работника, обеспечить защиту документов с персональной информацией. За нарушением этих правил виновным лицам, в том числе руководителю фирмы, может грозить уголовная или административная ответственность.

Контроль за исполнением задач по кадровому планированию

Планирование предусматривает постановку определенных задач на будущее, сроков их исполнения. Соответственно, контроль может осуществляться:

• за выполнением всего объема мероприятий, предусмотренных планом;
• за сроками реализации задач (в том числе по отдельным этапам);
• за надлежащим оформлением документом при выполнении плана (например, отчет о проделанной работе).

Контролировать можно и сам процесс подготовки планов. Такие задачи могут поручаться специалистам кадровой или иной службы, отдельным специалистам компании.

Комментарий эксперта. Лица, наделенные контрольными полномочиями, несут ответственность за их надлежащее исполнение. Например, если специалист устранился от контроля по вверенным ему направлениям, к нему можно применить меры дисциплинарного и иного воздействия. Естественно, контролирующее лицо должно разбираться в сути процессов, которые он обязан проверять.

Как организовать контроль в управлении персоналом

Чтобы контроль был эффективным, необходимо правильно организовать его. Для этого рекомендуем:

• разработать и утвердить локальные и индивидуальные акты, описывающие контрольные полномочия, сроки и правила их реализации;
• использовать систему взаимного (совместного) контроля по самым важным кадровым процессам;
• применять современные автоматизированные системы, которые осуществляют сбор данных для контроля;
• наделять полномочиями по контролю лиц, обладающих соответствующим уровнем квалификации, прошедших специальную подготовку.

Также необходимо отслеживать эффективность контрольных мероприятий. Для этого руководство запрашивает различную отчетность, изучает служебные материалы, привлекает к периодическим проверкам независимых экспертов.

Чем поможет система «Добыто. КЭДО»

Система «Добыто. КЭДО» позволяет переводить в электронный вид многие кадровые процессы. В части контроля в системе управления персоналом, система поможет:

• отслеживать выполнение задач и сроков, поставленных определенным лицам;
• вести планирование кадровой деятельности;
• оформлять документы и осуществлять взаимодействие между участниками контроля;
• готовить выборку по различным показателям в кадровых процессах.

Если вы все еще не перешли на систему электронного кадрового документооборота, рекомендуем скачать демоверсию «Добыто. КЭДО». По всем возникшим вопросам можно обратиться за помощью в службу поддержки.

Заключение

• Контроль в управлении персоналом предусматривает плановую, внеочередную, полную или выборочную проверку определенных показателей кадровых процессов. Общий контроль осуществляется руководитель предприятия.
• Контролировать можно сроки выполнения задач, соблюдение требований к форме и содержанию документов, исполнение должностных обязанностей и правил внутреннего распорядка.
• Чтобы контроль в системе управления был эффективен, необходимо использовать автоматизированные решения, ставить четкие и выполнимые задачи персоналу, грамотно распределять полномочия.

FAQ

Что такое контроль в управлении персоналом?

Это система мероприятий, которые направлены на проверку определенных показателей работы с кадрами. Сюда входит контроль за сроками и правилами, на надлежащим исполнением обязанностей и запланированных задач, за иными процессами.

Кто осуществляет контроль в управлении персоналом?

Общие контрольные полномочия всегда есть у главы предприятия. Многие функции по контролю можно делегировать специалистам кадровой службы и иных подразделений компании.

Как проверить эффективность контроля в управлении персоналом?

При надлежащем контроле сокращается количество нарушений, снижается объем брака и жалоб, улучшаются показатели основной деятельности компании. По мере выявления недостатков, в систему контролирующих мероприятий необходимо вносить корректировки.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)