Какие функции кадрового делопроизводства важны для организации

В любой компании наиболее ценным ресурсом являются кадры. Естественно, что работа с персоналом должна быть выстроена максимально эффективным образом. Взаимодействие между работодателем и работниками осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и сопутствующими нормативно-правовыми актами, поэтому требуется документальное подтверждение любых фактов этого взаимодействия – от приема на работу до увольнения, от предоставления отпусков до расчета зарплат и премий.

Читайте, какие функции кадрового делопроизводства важны для компании, кто занимается документооборотом, чем поможет использование системы КЭДО.

Основные функции кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство подразумевает оформление, утверждение, учет, хранение кадровой документации. Именно кадровые документы позволяют четко определить права, обязанности сторон, требования к работникам и их трудовой деятельности. Но работа с документами – далеко не единственная функция кадрового делопроизводства. Можно выделить следующие функции:

• Документальная фиксация всех движений кадрового состава компании.
• Регламентирование трудовых отношений в соответствии с внутренней организацией и Трудовым кодексом РФ.
• Разработка проектов, форм документов, для которых не предусмотрено или не является обязательным применение унифицированных форм.
• Разработка, составление, согласование с руководителем локальных нормативных актов.
• Актуализация внутренней кадровой документации в соответствии с вновь вносимыми изменениями в трудовое законодательство.
• Взаимодействие с персоналом, предоставление консультаций по вопросам трудового законодательства, обеспечение прозрачных отношений между работодателем и работниками.
• Создание условий для безопасного хранения документов, в т.ч. при архивном хранении, гарантия соблюдения закона о персональных данных.
• Взаимодействие с государственными фондами, надзорными органами – предоставление информации о сотрудниках, отправка отчетности.
• Взаимодействие с бухгалтерией при учете рабочего времени, расчете отпускных, больничных, пособий, компенсаций.
• Ведение кадрового учета и управление персоналом, в т.ч. для выявления недочетов по организации труда, конфликтов и пр.

Большинство функций кадрового делопроизводства можно реализовать с использованием системы «Добыто. КЭДО». Это российский программный продукт, разработанный специально для работы с документами по кадрам.

Оформление приема на работу, перевода, увольнения

Под движением кадрового состава подразумевается:

•  прием на работу по трудовому договору (срочному, бессрочному);
• перевод на другую должность, в другое структурное подразделение;
• увольнение по собственному желанию, из-за грубых нарушений трудового распорядка.

При приеме на работу будущий работник должен предъявить в отдел кадров все необходимые документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ: документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, документы воинского учета, документы об образовании. При отсутствии трудовой книжки в функции кадровика входит её оформление по заявлению работника. При этом возможно оформление как стандартной бумажной, так и электронной трудовой книжки. Большинство документов по кадрам можно оформлять в системе «Добыто. КЭДО».

К другим функциям отдела кадров при оформлении на работу относится следующее:

• Проверка наличия всех документов, определенных в ТК РФ, до заключения трудового договора.
• Предоставление бланка анкеты, сверка анкетных данных.
• Ознакомление под подпись с локальными нормативными актами компании до заключения трудового договора.
• Подготовка трудового договора и приказа о приеме на работу.
• Согласование трудового договора и приказа с руководителем, подписание документов у лица, устраивающегося на работу.
• Заполнение личной карточки сотрудника по форме Т-2, если они ведутся в компании.
• Заполнение трудовой книжки, регистрация трудовой книжки в книге учета.
• Регистрация трудового договора в журнале регистрации.

В случае оформления перевода функции кадровика при ведении документооборота будут заключаться в:

• получении согласия сотрудника с последующим оформлением уведомления о переводе;
•  принятии от сотрудника заявления о переводе;
• составлении дополнительного соглашения к трудовому договору;
• подготовки проекта приказа о переводе;
• передаче проектов дополнительного соглашения и приказа руководителю (генеральному директору, уполномоченному лицу);
• подписании соглашения и ознакомлении с приказом о переводе под подпись.

При увольнении по собственному желанию необходимо проверить правильность заполнения заявления и наличие всех подписей. В функции кадровика в этом случае будет входить составление проекта приказа об увольнении по унифицированной форме Т-8, передача проекта приказа гендиректору или его уполномоченному лицу, ознакомление сотрудника с приказом под подпись, выдача заверенных копий документов сотрудника по его желанию.

В последний рабочий день в трудовую книжку и личную карточку по форме Т-2 вносят записи об увольнении, выдают трудовую книжку под подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в функции кадровика входит выдача справки о заработке сотрудника за последние 2 года, копии СЗВ-М. Оформлять и сдавать отчетность можно через сервисы системы «Добыто. КЭДО».

Мнение эксперта. В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ оформлять трудовой договор и ряд других документов при приеме на работу можно в электронном виде с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей (работодателя, сотрудника.

Регламентирование трудовых отношений

Основными проектами документов, регламентирующих трудовые отношения в компании, являются должностные инструкции и правила внутреннего трудового распорядка. Дополнительно отношения определяются в соответствии с утвержденными и вновь утверждаемыми локальными нормативными актами – например, положение о премировании сотрудников, приказ об электронном документообороте и пр. Доступ рядовых сотрудников к локальным актам можно организовать через систему «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Любые ЛНА организации не должны противоречить ТК РФ. Соблюдение законных прав работников является обязанностью работодателя – нарушение ТК РФ грозит штрафами со стороны Государственной инспекции труда, в некоторых случая – со стороны налоговой инспекции и других надзорных органов.

Направления кадрового делопроизводства

Функции отдела кадров при ведении делопроизводства в компании неотрывно связаны с работой с документами следующих направлений:

• Персональные документы сотрудников – личные дела, личные карточки, трудовые книжки, а также сведения, полученные в ходе внутрикорпоративного обучения, тестирования, проверок сотрудников.
• Организационно-правовая документация – ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции.
• Договорная документация – трудовые договоры индивидуального характера, коллективные договоры.
• Учетная кадровая документация – журналы, книги учета документов.
• Информационно-справочная информация – внутренняя, внешняя корреспонденция, справочники в базе знаний.
• Распорядительная документация – приказы, распоряжения и пр.

Хранение и учет кадровой документации можно организовать с использованием системы «Добыто. КЭДО». Компания получит гарантию защиты данных, быстрый доступ ко всем документам.

Документальное сопровождение взаимодействия с персоналом

Взаимодействие между кадровиками и работниками обязательно документируется. Функции кадрового делопроизводства по документированию трудовых отношений включают в себя следующее

• Движение личного состава – прием на работу, увольнение, перевод.
• Разработка проектов, согласование, утверждение локальных нормативных актов, положений, регламентов.
• Разработка правил, инструкций по охране труда, организация обучения сотрудников по ОТ с последующей аттестацией при необходимости.
• Консультирование работников по вопросам трудоустройства, трудовых отношений и споров.
• Своевременное формирование отчетов для Социального фонда России, центров занятости, военкоматов и др.

Мнение эксперта. Функции кадрового делопроизводства, обязанности кадровиков указаны в должностной инструкции, трудовом договоре. На практике также разрабатывают и утверждают инструкцию по кадровому делопроизводству. В инструкции четко определен порядок основных кадровых процедур. Она используется в качестве основного нормативного документа, регламентирующего работу с кадровыми документами в конкретной организации.

На кого возлагают функции по кадровому делопроизводству?

Документальное оформление кадровых процедур в компании и ведение кадрового учета – обязанность как юридических лиц (предприятий, организаций различных форм собственности), так и индивидуальных предпринимателей. В зависимости от структуры компании, численности персонала и штатных единиц функции по кадровому делопроизводству могут возлагаться на:

• сотрудника отдела кадров (кадровиков);
• HR-менеджера;
• совместителя;
• руководителя.

Отдел кадров требуется компаниям с большой численностью персонала, где на 1 кадровика приходится порядка 200 сотрудников. Функции – только кадровое делопроизводство, учет, иногда – управление персоналом. Система «Добыто. КЭДО» позволит упросить все кадровые процессы даже в крупных компаниях.

Инспектор по кадрам или HR-менеджер (менеджер по персоналу) – специалист, задействованный на небольших предприятиях. Сотрудник может числиться в штате, либо работать по аутсорсинговому, аутстаффинговому договору. Помимо работы с кадровой документацией HR-менеджер может заниматься управлением обучением персонала.

Для ИП, малого бизнеса нет смысла в выделении отдельного подразделения в виде отдела кадров или найме HR-менеджера. Функции кадрового делопроизводства в этом случае возлагаются на внутреннего совместителя – как правило, на бухгалтера или секретаря.

Наконец, при открытии малого бизнеса или численности штата менее 20-30 человек заниматься кадровой документацией может и сам руководитель.

Какие функции не требуются в кадровом делопроизводстве?

В функции кадрового делопроизводства не включается следующее:

• Работа с учредительной документацией организации. Кадровик не занимается уставными документами компании, к которым относится протокол собрания, учредительный договор, устав, выписка из государственного реестра, договор на аренду помещения и пр. Данные документы разрабатывают юристы.
• Разработка проектов, согласование финансовой документации. Есть ряд документов, так или иначе связанных с финансовой деятельностью компании в отношении персонала (записка-расчет при отпуске, отчет для СФР для назначения пособий, штатное расписание с расчетом оклада, премий и др.). Работа с остальной финансовой документации – функция бухгалтерского учета.
• Прочая документация, не связанная с кадрами. Это документооборот с контрагентами, информационно-справочная, научно-техническая и иная документация, разработку и учет которой кадровики вести не должны.

В функции кадрового отдела не входит организация мероприятий по охране труда – только разработка соответствующих проектов инструкций, а также планов по обучению ОТ как внутри компании, так и в сторонних аккредитованных учебных центрах.

Где указывают функции кадрового делопроизводства?

Документально функции кадрового делопроизводства определяют в следующих документах:

• Трудовой договор. В договоре определяются права и обязанности сторон, а также должностные обязанности специалиста отдела кадров. Функции определяются в разделе «Общие положения» при указании должности. Не требуется подробно расписывать должностные обязанности, если по должности предусмотрена должностная инструкция. Допускается указать функции не в тексте трудового договора, а в приложении к нему.
• Должностная инструкция. Документ, в котором подробно определяются функции кадровика в организации. Допускается отсутствие должностной инструкции, но тогда функции должны быть указаны в трудовом договоре. В противном случае привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.

Ряд функций, требующихся разово или периодически, определяется в соответствующих приказах (положениях). Например, при введении в компании кадрового электронного документооборота назначают ответственных лиц, а также определяют перечень функций, возложенных на этих лиц в рамках перехода на КЭДО (ЭДО). Оптимальным решением для этого станет систем. «Добыто. КЭДО»

Если в компании есть внутрикорпоративная база знаний, проводятся курсы и обучающие программы в системе управления обучением (LMS), то функции кадрового делопроизводства могут быть определены и тут. В этом случае информация будет носить исключительно справочный характер, поскольку она не зафиксирована в юридически значимых документах. Рекомендуем использовать модуль «Добыто. Знания», на основе которого можно проводить обучение и развитие персонала.

Система «Добыто. КЭДО» для повышения эффективности кадрового делопроизводства

Благодаря системе кадрового электронного документооборота часть функций кадрового делопроизводства удается или полностью автоматизировать, или существенно упростить. К плюсам использования системы «Добыто. КЭДО» в компании относится следующее:

• Автоматизация типовых рутинных процессов. Например, автоматическое определение регистрационного номера документа, регистрация документации, уведомление сотрудников о предстоящем отпуске не менее чем за 2 недели и т.д.
• Быстрое согласование и утверждение кадровой документации. Кадровику не потребуется относить документы на согласование руководству, подписывать их у сотрудников (например, при ознакомлении с приказом на предоставление отпуска) – достаточно отправить документы в системе соответствующим сотрудникам, отделам. Мгновенное уведомление оповестит о получении нового документа на подпись, утверждение. Легко вносить правки в документацию перед повторной отправкой на утверждение.
• Соответствие действующему трудовому законодательству. Практически всю кадровую документацию можно вести в системы «Добыто. КЭДО». Встроенный функционал системы исключает влияние человеческого фактора и возможные ошибки, неточности при разработке проектов внутренней кадровой документации, отчетности для государственных фондов.

Заключение

• Функции кадрового делопроизводства, так или иначе, связаны с кадровой документацией, но не ограничиваются только лишь разработкой проектов, согласованием, утверждением, учетом и хранением документов в отделе кадров.
• Функции делопроизводства кадровой службы определяются в трудовом договоре при найме кадровиков, HR-менеджеров или соискателей, должностной инструкции.
• Использование системы кадрового электронного документооборота помогает автоматизировать некоторые рутинные процедуры, что сделает работу отдела кадров более эффективной.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)