Какие документы нужны для трудоустройства на работу

При устройстве на работу сотрудник должен предоставить пакет документов. Часть из документов является обязательной для всех категорий работников, другая часть – обязательна только для определенных категорий. Также гражданин вправе предоставить дополнительные документы по собственному желанию.

Читайте, какие документы нужны для трудоустройства на работу, что вправе и не может требовать работодатель, что нужно оформить на нового сотрудника, чем поможет система электронного документооборота.

Обязательные документы при приеме на работу

В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ перед заключением трудового договора сотрудник обязан предъявить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. К документам, удостоверяющим личность, относится паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт, военный билет или удостоверение личности, временное удостоверение личности гражданина РФ (предоставляется на период оформления паспорта), паспорт СССР (в соответствии с решением суда такие паспорта имеют неограниченный срок действия).
• Трудовая книжка при её наличии или сведения о трудовой деятельности. Если ранее трудовая книжка не оформлялась, то её оформлением занимается работодатель. При этом вести её можно как в традиционном бумажном, так и электронном виде. Переход на электронную трудовую книжку является добровольным, и возможен только с согласия сотрудника. В 2-х случаях требовать трудовую книжку не нужно: при приеме сотрудника по совместительству и в случае утери, повреждения книжки и наличии письменного заявления работника.
• СНИЛС. Гражданин вправе предъявить документ в форме пластиковой карточки, но еще с 2019 г. делать это необязательно – данные подаются в электронном виде. Отсутствие СНИЛС и ИНН не являются причинами, по которым работодатель не сможет оформить трудовые отношения с работником. Если человек устраивается на работу впервые, то отказать в приеме на работу нельзя. Если СНИЛС отсутствует по иным причинам, то формально отказать можно. Если работодатель заинтересован в конкретном сотруднике, то он может принять его на работу, а позже направить документы в СФР для получения СНИЛС.
• Документы воинского учета. Предоставляются военнообязанными и лицами, подлежащими призыву на военную службу. К таким документам относится удостоверение гражданина, подлежащего призыву, военный билет, временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета.
• Документы об образовании. Это диплом или свидетельство об образовании. Если работа (должность) подразумевают наличие у работника специальных знаний или подготовки, то требуется предоставить документы, подтверждающие квалификацию или наличие таких знаний – например, диплом или свидетельство об окончании курсов профессиональной переподготовки.
• Справка об отсутствии судимости. Работник должен предъявить справку об отсутствии или наличии судимости, уголовном преследовании или его прекращении при приеме на работу, к которой не допускаются лица с судимостью – к примеру, учителем или преподавателем.
• Справка об отсутствии административного наказания за потребление наркотических, психотропных (психоактивных) веществ. Как и предыдущая справка об отсутствии судимости, данный документ необходимо предъявлять при приеме на работу, к которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию.

Учет документов, поданных кандидатом на работу, можно вести в системе «Добыто. КЭДО». Это современное программное обеспечение для оформления кадровой документации.

Мнение эксперта. Несмотря на то, что по ст. 65 ТК РФ все перечисленные документы являются обязательными, фактически, от работника при устройстве на работу требуется только документ, удостоверяющий личность. Все остальные документы работодатель может самостоятельно оформить, запросить в соответствующих фондах и государственных органах позднее. Т.е. работник может предъявить только загранпаспорт, и с ним можно будет заключить трудовой договор.

Дополнительные документы, обязательные для отдельных категорий

Ряд документов не относится к обязательным для всех работников, но становится таковым для отдельных категорий сотрудников. К таким документам относится следующее:

• Письменное согласие родителя при трудоустройстве подростков в возрасте до 15 лет. Возможны несколько вариантов: нотариально заверенное согласие одного из родителей (попечителей) или соответствующая запись в трудовом договоре с подписью одного из родителей (попечителей).
• Документы из органов опеки и попечительства. Для детей-сирот и детей в возрасте от 14 лет, оставшихся без попечительства родителей (смерть, лишение родительских прав) требуется разрешение от органа опеки и попечительства, письменное согласие.
• Медицинское заключение. Медицинский документ об отсутствии противопоказаний требуется для лиц при устройстве на работу в районах Крайнего Севера и приравненных к таким районам местностям.
• Справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Требуется при трудоустройстве по совместительству, если трудовая деятельность связана с вредными или опасными условиями.
• Договор добровольного медицинского страхования. Необходим для высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих в Россию для трудовой деятельности.
• Патент (разрешение на работу). Требуется иностранным гражданам и лицам без гражданства для официального трудоустройства в России.
• Разрешение на временное проживание, вид на жительство. Документы, подтверждающие право легально находиться на территории России, необходимы для иностранцев, временно или постоянно проживающих в РФ.
• Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (как самого работника, так и членов его семьи). Данные документы предоставляют госслужащие, а также лица, устраивающиеся на работу в организации, созданных для выполнения задач Правительства РФ.
• Характеристика и справка о периоде обучения. Необходимы учащимся высших образовательных заведений при прохождении практики в общеобразовательных учреждениях, связанной с ведением педагогической деятельности.

Гражданин. принятый на работу, может дать согласие на оформление документов в электронном виде. Далее ему можно предоставить ограниченный доступ к функционалу системы «Добыто. КЭДО».

Также к дополнительным для определенных категорий работников относятся следующие документы:

• Свидетельство о регистрации брака. Необходимо, если компания оформляет полисы ДМС для ближайших родственников сотрудника.
• Водительское удостоверение требуемой категории. Потребуется при устройстве на работу водителем.
• Санитарная книжка. Требуется для работников в сфере обслуживания – продавцы, повара, официанты, косметологи, парикмахеры и др.

Необязательные документы при устройстве на работу

Следующий перечень документов работодатель может запросить дополнительно, и работник может предоставить по своему усмотрению:

• ИНН.
• Свидетельство о рождении детей.
• Сведения о себе, необходимые для СФР с целью страховых выплат (заключение МСЭ и др.).

При трудоустройстве соискатель может предоставить любые документы, которые по его мнению могут охарактеризовать его профессиональные качества: резюме и анкеты, рекомендательные письма с предыдущих мест работы и т.д. Указанную документацию можно представить и в электронном виде. Кадровая служба будет работать с ними в системе «Добыто. КЭДО».

Мнение эксперта. В целом, документы, необходимые для реализации налоговых и социальных гарантий, при приеме на работу обязательными не являются. По ТК РФ они не относятся к перечню обязательных и дополнительных документов. На практике же и работник и работодатель заинтересованы в своевременном предоставлении (получении) такой документации. Будущему сотруднику будет полезно ознакомиться с действующим законодательством, и узнать, положены ли ему какие-то налоговые вычеты, социальные выплаты.

Требования к документам, предъявляемым в электронном виде

Работодатель имеет право вести документооборот компании в электронном виде. В этом случае работник может предъявить практически все документы, кроме тех, что удостоверяют личность, в электронной форме. Для этого у работника должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, регистрация на портале Госуслуги.

В соответствии со ст. 22 ТК РФ от работников, не имеющих трудового стажа до 31 декабря 2021 г., при устройстве на работу не требуется получать согласие на взаимодействие с работодателем с помощью электронного документооборота.  Подключение к системе «Добыто. КЭДО» займет достаточно мало времени, а помощь в обучении окажет служба поддержки.

При устройстве на работу и впоследствии в любое время работник может перейти на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот. При этом такой переход в случае с электронной трудовой книжкой является односторонним – сотрудник может оставить бумажную трудовую или перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), но обратно с ЭТК на бумажную книжку перейти нельзя.

Электронную трудовую книжку предоставить работодателю можно как в распечатанном, так и электронном виде – например, отправив по электронной почте. Такой документ имеет юридическую силу, поскольку заверен усиленной квалифицированной подписью сотрудника СФР. Получить выписку о трудовой деятельности работник может следующими способами:

• В личном кабинете на сайте СФР (ПФР).
• В личном кабинете на портале Госуслуги.

Внутренние кадровые документы можно оформлять и подписывать напрямую в системе «Добыто. КЭДО».

Справка об отсутствии (наличии) судимости, уголовного преследования или его прекращения в электронном виде должна быть подписана усиленной квалифицированной печатью уполномоченного должностного лица МВД РФ. Аналогично и со справкой об отсутствии (наличии) административного наказания за употребление наркотиков или опасных психоактивных веществ.

Мнение эксперта. Взаимодействие с работодателем через электронный документооборот является правом, а не обязанностью работника. Требовать от сотрудника при оформлении в штат документы в электронном виде работодатель не в праве.

Преимущества подачи электронных документов

Основные плюсы для работника, если на предприятии внедрена система электронного документооборота «Добыто. КЭДО»:

• Быстрое оформление (получение) документов в электронном виде. Особенно это касается справок об отсутствии судимости и административных правонарушениях, связанных с употреблением наркотиков или опасных психоактивных веществ. Не нужно лично посещать соответствующие государственные учреждения для получения документа в бумажном виде – можно в любое время запросить выписки, справки через соответствующий портал (Госусоуги, СФР и пр.).
• Документы невозможно потерять или повредить. Все электронные документы хранятся на надежно защищенных серверах государственных учреждений. Исключается их утеря. Также гарантируется защита от получения персональных данных третьими лицами.
• Все документы можно подать дистанционно. Работнику не нужно лично приносить все документы в отдел кадров. При оформлении на дистанционную работу не потребуется сканировать или отправлять документы через курьерскую службу.

К плюсам для работодателя можно отнести следующее:

• Автоматизация документооборота в организации. Намного удобнее и проще работать с электронными документами – легче систематизировать кадровую документацию, осуществлять поиск и хранение.
• Не нужно создавать специальные условия для хранения документов. Работодатель обязан обеспечивать сохранность документов – трудовые книжки, личные дела сотрудников должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в специально оборудованных помещениях. В случае электронного документооборота всё это не требуется. Более того, хранить электронные документы можно в облачном сервисе оператора системы кадрового электронного документооборота.
• Все сведения доступны для взаимодействия с соответствующими государственными органами. Сдать отчетность по НДФЛ или отправить иные сведения в налоговую, СФР, Росстат можно всего в пару кликов. Практически исключено неправильное заполнение отчетов, задержка при отправке сведений о сотрудниках.

Ведение электронного документооборота удобно как для работодателей и специалистов отделов компании (кадровый отдел, бухгалтерия, складское производство и др.), так и для работников. Поэтому внедрение системы «Добыто. КЭДО» станет отличным решением для организации кадрового делопроизводства.

Заключение

• При устройстве на работу будущий сотрудник должен предоставить работодателю обязательные и дополнительные документы (если работник относится к определенной категории). Необязательные документы также можно предоставить по желанию сотрудника. К необязательным относятся не только резюме, рекомендательные письма, но и документы, позволяющие сотруднику получать социальные льготы, налоговые вычеты. Поэтому для работника есть смысл заранее узнать, может ли он рассчитывать на определенные выплаты, вычеты, и подготовить необходимые для этого документы.
• Все документы, необходимые для официального трудоустройства в РФ, можно предоставлять работодателю не только в бумажном, но и в электронном виде. Ведение кадрового электронного документооборота намного удобнее не только для работодателя, но и самого работника.
• Если на прежнем месте работы у сотрудника была электронная трудовая книжка, то работодатель обязан вести её именно в электронном виде. При этом у работодателя нет доступа ко всем сведениям из ЭТК. Все справки (об отсутствии судимости, административных правонарушениях) также можно предоставлять только в электронном виде без обязательного дублирования на бумажном носителе.

Вопросы и ответы

Может ли работодатель требовать от работника при приеме на работу документы, не относящиеся к обязательным и дополнительным?

Работодатель может попросить предъявить такие документы у работника, но требовать их и отказывать в заключение трудового договора без необязательных по закону документов он не имеет право. Если работодатель не примет на работу сотрудника по причине отсутствия у последнего необязательных документов, не относящихся по законодательству к обязательным или дополнительным, то работник вправе подать в суд на работодателя.

Где работодатель может ознакомиться с электронной трудовой книжкой работника?

У работодателя нет доступа к электронной трудовой книжке – такой доступ имеют только сами сотрудники. Соответственно, при приеме на работу сам работодатель без ведома работника проверить сведения не сможет – только то, что ему предоставляет этот работник (бумажная трудовая книжка, распечатанная выписка из электронной трудовой книжки, выписка из ЭТК в электронном виде).

Можно ли оформлять трудовой договор в бумажном виде, сканировать и отправлять по электронной почте?

В соответствии с действующим законодательством трудовой договор может быть подписан собственноручно в бумажном виде или усиленной квалифицированной, неквалифицированной электронной подписью. Таким же образом подписывают дополнения к трудовому договору, ученические договоры, договоры о материальной ответственности. Просто подписать бумажный трудовой договор, отсканировать и отправить работодателю в электронной форме нельзя.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)