Как заполнить отчет СЗВ-ТД и СЗВ-М

СЗВ-ТД и СЗВ-М – это две формы отчета, которые содержали сведения о трудовой деятельности и персонифицированные данные по работникам. Их сдача была обязательной вплоть до конца 2022 года. Сейчас указанные отчеты отменены, но вместо них появились новые документы. Вместо СЗВ-М необходимо направлять в налоговый орган персонифицированные сведения в отношении персонала. Вместо СЗВ-ТД заполняется подраздел в единой форме ЕФС-1.

Читайте, зачем были нужны отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-М, как заполнить и подать новые формы отчетности в 2024 году, чем поможет работа с системой кадрового электронного документооборота.

Особенности сдачи отчетов СЗВ-ТД и СЗВ-М в 2024 году

Введение формы отчетов СЗВ-М и СЗВ-ТД было связано с переходом на систему персонифицированного учета. Она предусматривает сбор и систематизацию данных о работниках, их трудовом стаже, условиях труда, уплаченных страховых взносах. По мере предоставления отчетности информация отражается на личных счетах застрахованных лиц (граждан). Далее она используется для назначения пенсий и иных выплат от государства, оказания мер поддержки.

Отчеты СЗВ-М и СЗВ-ТД подавались в адрес ПФР. С января 2023 года государство провело реорганизацию внебюджетных фондов, что привело к слиянию ПФР и ФСС в единый Социальный фонд РФ. Это повлияло и на порядок сдачи отчетности в отношении персонала:

• большинство ранее действовавших форм отчетов в январе 2023 года утратили силу;
• вместо отмененных документов были введены новые формы – единый отчет ЕФС-1 с разными подразделами, а также ряд новых бланков отчетности;
• состав сведений, которые работодатели указывают в отчетности, практически не изменился.

Нужно понимать, что отмены форм СЗВ-М и СЗВ-ТД не сильно упростила порядок сдачи отчетности. В новых документах необходимо указывать тот же объем информации. Срок их направления также практически не изменились.

Комментарий эксперта. Сведения, ранее указанные в СЗВ-М и СЗВ-ТД, не утратили силу. Более того, работодатели обязаны обеспечить надлежащее хранение этих форм (в бумажном или электронном виде). Так как с отмены отчетов прошло не так много времени, их могут истребовать для проведения надзорных проверок. Информация в новых формах должна соответствовать ранее представленным данным, т.е. обеспечивается их преемственность.

Кто обязан отчитываться по указанным формам

Персонифицированный учет распространяется на всех работодателей в России. Следовательно, обязанность сдачи отчетов обязаны исполнять государственные (бюджетные) структуры, коммерческие организации, предприниматели. Но порядок и сроки предоставления отчетности, а также вид формы зависит:

• от состава данных, которые нужно передать в ФНС и СФР;
• от особенностей трудовых отношений, условий работы граждан (например, опасные или вредные факторы);
• от определенных действий и процессов (например, увольнение сотрудника или прием на работу).

Персонифицированный учет ведет СФР. Основным вариантов взаимодействия с фондом является электронный документооборот. Отдельные формы необходимо предоставлять в ФНС, но сведения их них также направляются в Социальный фонд РФ. В любом случае, чтобы соблюсти все требования законодательство в части подачи отчетов, рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО». Он разработан специально для ведения кадрового делопроизводства в электронном виде.

Правила заполнения отчета о персонифицированных сведениях

СЗВ-М подавалась по персонифицированным сведениям до конца 2022 года. Если быть точнее, то срок сдачи указанной формы в последний раз приходился на 16 января 2023 года. После этого все работодатели перешли на работу с новым документом. Он называется отчет о персонифицированных сведениях физических лиц (КНД 1151162). Особенности заполнения данной формы:

• для оформления отчета нужно руководствоваться Приказом ФНС № ЕД-7-11/868;
• документ направляется ежемесячно, содержит персонифицированные данные за истекший отчетный период;
• важным новшеством, по сравнению с СЗВ-М, является указание данных о размере выплат работнику за отчетный месяц.

Отметим, что ранее сотрудник мог запросить у работодателя копию отчета СЗВ-М с персонифицированными данными на себя. Ввиду отмены формы, теперь такая возможность отсутствует. Но работник вправе подать запрос в СФР, получить выписку обо всех данных, связанных со стажем и трудовой деятельностью. Запросить документ можно через работодателя, в клиентской службе СФР, а также в электронном виде (портал Социального фонда РФ, сайт «Госуслуг»).

Что указывается в содержании

Отчет с персонифицированным сведениями состоит из двух частей. Первая (титульный лист) содержит общие сведения о работнике и работодателе. В частности, там необходимо отразить:

• ИНН и КПП (идентификаторы работодателя);
• код документа (первичный – 0, либо соответствующий номер корректировки);
• отчетный период (проставляется номер месяца, но для случаев реорганизации и ликвидации есть специальные коды);
• отчетный год;
• код подразделения ФНС;
• наименование компании, ее структурного (обособленного) подразделения или ФИО предпринимателя;
• ОГРНИП (для ИП или КФХ);
• номер телефона заявителя;
• количество страниц в отчете (зависит от числа сотрудников, на которые подается форма);
• код подтверждения сведений в отчете (1 – для работодателя, 2 – для представителя).

Так как новая форма заполняется и подается ежемесячно, можно создать готовый шаблон в модуле «Добыто. КЭДО». Он будет автоматически заполнятся с учетом данных о сотрудниках. По мере необходимости в шаблон можно вводить уточненные сведения.

Форма подается на каждого сотрудника, работающего по трудовому договору. С этой целью необходимо точно заполнить вторую часть документа – раздел с персонифицированными сведениями. Там указывается:

• фамилия, имя, отчество застрахованного лица (работника);
• ИНН;
• СНИЛС;
• сумма выплат, начисленных сотруднику в отчетном периоде.

Отдельного внимания заслуживает пункт с суммой выплат работникам. Там отражаются все доходы, подлежащие обложению страховыми взносами. Расчет осуществляется до удержания НДФЛ. Информация для указанной строки берется по документам бухгалтерии (финансовой службы). Естественно, по сумме выплат в отчете будет проводиться сверка с размером начисленных страховых взносов из других форм.

Комментарий эксперта. Даже при самом внимательном подходе к заполнению отчетов нельзя исключать ошибок. На этот случай можно подать корректирующую форму. Во второй части отчета необходимо указать один из признаков (кодов) аннулирования данных о работнике. Например, код 1 проставляется при ошибочном представлении сведений. Также нужно подать новый раздел с уточненной информацией.

Правила подачи отчета

С учетом положений Приказа ФНС, отчет с персонифицированными данными на сотрудников подается по следующим правилам:

• сдавать форму нужно не позже 25 числа после отчетного месяца (с учетом выходных, срок направления отчета может выпадать на 26 или 27 число);
• документы направляется в ФНС в электронной форме (для этого необходимо подключиться к личному кабинету налогоплательщика);
• если общая численность персонала не превышает 10 человек, допускается сдача отчета в обычном бумажном формате.

Указанная форма отчета не может быть нулевой. В каждой компании, как минимум, есть руководитель, который также является застрахованным лицом. Если по каким-либо причинам в отчетном месяце не было выплат сотрудникам, в соответствующей строке проставляется прочерк.

Порядок заполнения и сдачи сведений о трудовой деятельности

Вместо отдельной формы СЗВ-ТД теперь необходимо заполнять и сдавать подраздел 1.1 ЕФС-1. Порядок оформления регламентирован Постановлением Правления ПФР № 245п. Выделим самые важные моменты:

• для разделов в ЕФС-1 предусмотрены разные сроки и основания для подачи;
• структура и содержание каждого раздела практически не отличается от сведений, которые ранее были включены в отмененные формы отчетов;
• заполненные документы необходимо сдавать через личный кабинет страхователя на портале СФР (подключиться к нему можно через модуль «Добыто. КЭДО»).

Электронный формат подраздела 1.1 обязателен для организаций, в чьем штате числится от 10 сотрудников. Но даже если работников меньше, предприятие все равно может использовать вариант с подачей документа в цифровом виде. Это удобнее и быстрее, чем бумажный документооборот.

Что указывается в содержании подраздела

Основная цель подачи подраздела 1.1 – сообщить в СФР о различных фактах, связанных с трудовой деятельности гражданина. Помимо общих персональных данных (ФИО, СНИЛС и т.д.), в форме указываются следующие данные:

• дата приема на работу, перевода, увольнения (по трудовым договорам или по гражданско-правовым соглашениям);
• сведения о приеме на работу, переводе или увольнении (указываются реквизиты документов);
• информация о работе в РКС или МКС (для соответствующих предприятий и работников);
• должность, профессия, квалификация, специальность, вид работы, структурное подразделение;
• код трудовой функции для целей персучета;
• причины и увольнения (указывается ссылка на норму ТК РФ);
• реквизиты документа, на основании которого уволен сотрудник (название, дата, номер);
• признак (код) отмены записи.

Дополнительные данные о трудовой деятельности, в том числе о страховом стаже, работодатель укажет в подразделах 1.2 и 1.3.

По форме подраздела 1.1 СФР увидит, когда работник был принят на работу или переведен на другую должность, по каким основаниям его уволили с предприятия. Эти данные будут отражены в лицевом счете застрахованного лица. Если данные в подразделе 1.1 будут противоречить сведениям из других частей ЕФС-1, Социальный фонд РФ вправе запросить пояснения, провести дополнительную проверку.

Правила и сроки подачи отчета

Важно соблюдать сроки подачи подраздела 1.1, так как их нарушение повлечет наложение штрафа. Исходя из оснований заполнения, отчет направляется:

• не позже 1 рабочего дня – при приеме на работу, увольнении, заключении или расторжении гражданско-правового договора;
• не позже 25 числа за отчетным месяцем – при переводах, переименованиях, запретах на занятие определенной должности.

Законодательство разрешает сдавать подразделы ЕФС-1 в разные даты, т.е. отдельно. Но можно сделать это единовременно, если наступил соответствующий срок. В любом случае, отчеты в цифровом формате подписываются электронной подписью работодателя. Работать с ними в модуле «Добыто. КЭДО» можно и при ведении внутреннего документооборота в компании.

Комментарий эксперта. Правильное ведение кадрового делопроизводства – залог успешной подачи обязательных отчетов. Чтобы упростить эти процессы и выполнить все требования законодательства, рекомендуем установить и использовать модуль «Добыто. КЭДО». Система включена в реестр отечественного программного обеспечения, подходит для любых организаций.

Как заполнить отчеты с использованием модуля «Добыто. КЭДО»

Подача отчетности по новым формам будет намного проще, если использовать модуль «Добыто. КЭДО». Там можно:

• найти готовые шаблоны всех отчетных документов для СФР и ФНС;
• работать со всеми видами электронных подписей, в том числе УКЭП;
• подключить к личным кабинетам на порталах государственных органов;
• вести обычную кадровую документацию в электронном формате.

Функционал модуля «Добыто. КЭДО» отвечает всем требованиям законодательства. Предлагаем скачать бесплатную демоверсию, чтобы ознакомиться со всеми возможностями системы.

Заключение

• СЗВ-М и СЗВ-ТД – это формы отчетов, которые работодатели сдавали до конца 2022 года. Сейчас вместо них применяются новые отчетные документы, в том числе входящие в состав ЕФС-1.
• Вместо СЗВ-М с 2023 года заполняется и подается отчет с персонифицированными сведениями о гражданах. Вместо СЗВ-ТД оформляется подраздел 1.1 в едином отчете ЕФС-1. Состав сведений в новых формах практически не изменился.
• Если численность сотрудников превышает 10 человек, все отчеты нужно передавать в электронном формате. Для этого можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».

FAQ

Как заполнить отчет СЗВ-М и СЗВ-ТД?

Данные отчетные документы сейчас подавать не нужно, так как они отменены с начала 2023 года. Но вместо них появились новые формы с аналогичным содержанием. Соответственно, работодателя, как и ранее, нужно регулярно передавать в СФР и ФНС документы и сведения о застрахованных лицах, трудовой деятельности.

Какие отчеты заполняются вместо СЗВ-М и СЗВ-ТД?

Вместо СЗВ-М работодатели теперь передают отчет с персонифицированной информацией о сотрудниках. Делать это нужно ежемесячно. Вместо СЗВ-ТД заполняется подраздел 1.1 ЕФС-1. Он сдается ежемесячно, а также в течение 1 дня после приема на работу или увольнения.

Как правильно сдать отчеты вместо СЗВ-ТД и СЗВ-М?

В электронной форме отчеты сдают, если численность сотрудников превышает 10 человек. Если численность меньше, можно направлять формы в бумажном или электронном формате.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)