Как создать базу знаний

Чтобы создать базу знаний, нужно использовать специальные программы, сервисы и платформы. На основе этих ресурсов специалисты компании настроят систему, начнут наполнение базы из различных источников. Далее к ней предоставляется доступ сотрудникам, которые смогут использовать сведения и документы для изучения, применения в работе, обучения и повышения квалификации. Для создания базы нужны и внутренние локальные акты, где будут описаны все действия, полномочия и обязанности персонала.

Читайте, как создать базу знаний в организации, каким способом наполнить ее полезными материалами и сведениями, на что обратить внимание при выборе программ.

Что такое база знаний и зачем она нужна организации

База знаний – это источник полезных сведений, документов и материалов для сотрудников компании. Их ценность зависит от вида деятельности фирмы и специфики трудовых функций, иных факторов. База создается, чтобы с ней работали все лица, трудоустроенные в организации. Также многие компании практикуют создание баз, энциклопедий и библиотек для клиентов. Они смогут узнать важную информацию о самой фирме, ее продукции и услугах.

Если рассматривать базу знаний как свод информации и полезных материалов, то ее можно использовать:

• для мероприятий по обучению и развитию сотрудников (во многих программах есть дополнительные сервисы, где можно проводить учебу, проверку и оценку квалификации);
• для текущей работы сотрудников (они будут обращаться к материалам в базе по мере необходимости, вместо того, чтобы отвлекать вопросами вышестоящее руководство)
• для закрепления и фиксации данных, которые нельзя сохранить в иной форме (например, устные пояснения сотрудника об особенностях работы с оборудованием можно зафиксировать в виде инструкции);
• для процессов онбординга и адаптации новых работников (из базы они смогут узнать о правилах работы в компании, особенностях процессов взаимодействия и т.д.).

Работать с базой смогут лица, которым компания предоставила соответствующий доступ. С учетом трудовой функции и полномочий сотрудника, он может быть полным или ограниченным.

Комментарий эксперта. Создание и использование базы знаний является одной из современных кадровых технологий, отлично зарекомендовавших себя на практике. Эффективность работы с ней напрямую зависит от выбора программного обеспечения. Для указанных целей рекомендуем использовать модуль «Добыто. Знания». Там есть все необходимое для создания и наполнения базы, обучающих и развивающих мероприятий с кадрами.

Форматы базы знаний

Аналогами баз знаний могут быть корпоративные библиотеки, энциклопедии, локальные вики, иные источники информации. Создавая базу знаний, компания может выбрать следующий формат размещения, хранения и использования информации:

• с установкой ПО и размещением массива данных на своих технических устройствах, серверах;
• с подключением к онлайн-платформе разработчика или владельца программы;
• с размещением базы в облачном сервисе, если он предоставляет такую возможность.

Многие программы, разработанные для электронного документооборота, предлагают функционал по созданию баз знаний. Но зачастую такой вариант будет достаточно неудобным для компании-заказчика (ввиду ограниченного объема опций и места для хранения информации, по ряду других причин). Поэтому лучше обращать внимание на ПО, в котором работа с данными и базами знаний заявлена как основная функция. К таким ресурсам относится и модуль «Добыто. Знания».

Особенности создания базы знаний

Если компания приняла решение о создании полноценной базы знаний, ей необходимо:

• определить круг сотрудников, которые будут заниматься внедрением, настройкой и наполнением базы;
• выбрать программу, сервис или платформу, которые будут использоваться для создания базы;
• протестировать выбранное ПО на соответствие требованиям заказчика;
• установить и настроить программное обеспечение;
• наполнить базу знаний, структурировать информацию и материалы в ней (по темам, разделам, источникам и т.д.);
•  утвердить инструкции и регламенты по работе с базой знаний;
•  предоставить персоналу доступ к сервису.

Можно найти предложения о готовой базе знаний. Обычно они создаются строго под определенную сферу деятельности (например, для торговых сетей, логистических компаний и т.д.). В целом, такой вариант тоже стоит рассмотреть, поскольку готовую базу можно впоследствии пополнять за счет своих или сторонних источников.

Комментарий эксперта. Вести базу или корпоративную библиотеку по старине, т.е. в бумажном формате, не имеет смысла. Работа с информацией и документами при таком варианте будет очень неудобной. Иное дело, если компания использует электронную базу. Сотрудники могут изучать сведения и материалы не только с рабочих компьютеров, но и со смартфонов, иных гаджетов. Это крайне важно для удаленного персонала, при нахождении в командировке.

Программы и сервисы для создания базы зданий

Основа для создания электронной базы знаний – программный продукт. Это может быть:

• отдельная программа, разработанная специально для работы с информацией, базами и библиотеками;
• комплексный продукт, где функции для работы с базами знаний представлены в виде расширения или сервиса;
• онлайн-платформа, к которой подключается компании и ее сотрудники (настройки базы под свои задачи будут доступны после регистрации).

Для работы с информацией и материалами можно обойтись и без создания баз знаний. Но в этом случае сложно сделать простую и понятную структуру документов и сведений, а поиск нужных данных будет занимать намного больше времени.

При выборе ПО для создания базы знаний рекомендуем обращать внимание на следующие моменты:

• перечень доступных функций и возможностей (например, в модуле «Добыто. Знания» есть сервисы по тестированию персонала, обучению и т.д.);
• тарифные планы на подключение, поддержку и обслуживание (оптимально, если разработчик или поставщик предлагает бесплатный тестовый период);
• технические и программные данные (например, объем хранилища, операционная система и т.д.);
• перечень технических устройств, с которыми возможна работа в базе знаний;
• способ установки и/или подключения (оффлайн режим, через интернет);
• качество поддержки пользователей, отзывы о преимуществах и недостатках программы.

Чтобы упростить создание базы знаний, можно привлечь к этому процессу сторонних экспертов. Это может быть важно как для настроек программы и создания удобной структуры подачи информации, так и для отбора, проверки источников.

Источники наполнения базы знаний

Создав базу знаний, компания получит лишь программную оболочку. Далее предстоит наполнить базу полезной и ценной информацией, различными материалами. Источниками наполнения могут служить:

• нормативные и ведомственные акты, стандарты, своды правил и иные аналогичные документы;
• периодические издания, книги, журналы, научные работы;
• материалы, полученные сотрудниками и компанией в процессе обучения в образовательном центре;
• записи различных мероприятий в аудио или видеоформате;
• графические материалы (изображения, схемы, инфографика, чертежи, планы и т.д.);
• документы на оборудование, технику, инструменты, программы, иные изделия;
• материалы, созданные на уровне организации (переписка между подразделениями, служебные записки, материалы для проведения инструктажей и т.д.);
• документы о правилах корпоративной этики и дисциплины, нормах поведения и фирменном стиле, и т.д.

Чтобы избежать включения в базу ненужных сведений и документов, проводится предварительный отбор и проверка. Желательно определить точный перечень критериев, которым должна отвечать информация. Помимо прочего, проверяется и актуальность данных, так как они могут быстро устаревать.

Корпоративную базу или электронную библиотеку можно подключить к сторонним ресурсам, интегрировать с другим программным обеспечением. Это существенно расширяет возможности для обучения и развития персонала. Например, таким способом можно получать платный доступ к материалам, которые нужны для разовой задачи, но не требуются на постоянной основе.

Комментарий эксперта. Постоянное обновление и пополнение базы знаний является еще одной из важнейших задач руководства компании. В любой сфере деятельности появляется новая информация, которая будет нужна для текущей работы сотрудников, их обучения. Предложения по обновлению базы могут давать специалисты кадровой службы или других подразделений, сами работники. В обратной ситуации, устаревшие и бесполезные материалы нужно удалять из базы.

Как правильно настроить доступы к базе знаний

В базе могут содержаться знания, включающие сведения служебной, коммерческой или иной охраняемой тайны. Соответственно, давать полный доступ к ним для всех сотрудников нецелесообразно. Работу с базой можно выстроить следующим образом:

• представители руководства получают полный доступ к информации в силу своих полномочий;
• специалистам кадровой службы также необходимо дать полный доступ, но с разъяснением мер безопасности при работе с данными;
• сотрудники получают неограниченный доступ к открытой части базы знаний;
• по мере необходимости, работники оформляют разовые доступы к материалам с охраняемой информацией.

Доступ предоставляется путем регистрации пользователя (сотрудника) в личном кабинете или ином сервисе. Если база создается на платформе разработчика или в облачном сервисе, регистрацию всех работников может сделать работодатель. Далее специалистам передаются данные учетной записи, правила пользования ресурсом.

Работа с базой знаний

Со стороны пользователей (сотрудников компании) и специалистов кадровой службы работа с базой знаний будет включать:

• изучение руководящих документов и локальных актов общего действия;
• работа с материалами, имеющими отношение к трудовой функции конкретного работника;
• мероприятия по обучению, повышению квалификации, развитию персонала;
• действия и процессы в рамках обратной связи (например, предложения от работников по совершенствованию базы);
• мероприятия по проверке и оценке знаний (тесты, экзамены и т.д.);
• проведение опросов на предмет достаточности информации и документов в базе.

Все действия при работе с базой знаний лучше описать в инструкциях и правилах. Это упростит взаимодействие с системой для всех пользователей.

ПО с базой знаний может предусматривать и иные функциональные возможности для проведения кадровых процессов. Вот несколько примеров:

• симуляция практических заданий;
• геймификация обучения;
• проведение видеоконференций и иных совместных мероприятий;
• аналитическая работа по различным кадровым показателям.

Стоит отметить, что ПО для создания базы знаний должно обеспечивать высокий уровень защиты информации, документов. Обычно об этих нюансах разработчик или поставщик разъясняет на этапе заключения договора. Далее специалисты компании могут сами вводить дополнительные меры, предотвращающие несанкционированный доступ к базе.

Преимущества работы с модулем «Добыто. Знания»

На основе модуля «Добыто. Знания» можно создать базу или корпоративную библиотеку. Ключевые преимущества программы:

• надежность и надлежащая защиты сведений и документов;
• простота, высокая скорость и удобная настройка системы под свои задачи;
• оптимальная тарификация, в том числе с расчетом за каждого пользователя;
• полноценная поддержка, помощь в решении проблем и сложностей.

Перед началом работы с базой знаний будет проведено предварительное обучение. Также можно заказать демоверсию модуля «Добыто. Знания», чтобы оценить его возможности.

Заключение

• Создать базу знаний компания может на основе различных программ, сервисов и платформ. При их выборе нужно оценить функциональные возможности, удобство работы, надежность в части защиты данных, иные факторы.
• При создании базы необходимо определиться с источниками знаний. Сюда могут входить внутренние документы и локальные акты, периодические издания, методические материалы, иные ресурсы. Можно приобрести готовую базу, где будет размещен определенный объем информации по профилю деятельности компании.
• После создания базы знаний к ней нужно предоставить доступ сотрудникам. Для этого проводится регистрация, открытие личных аккаунтов с разных технических устройств.

FAQ

Как создать базу знаний в компании?

Для этого нужно подобрать программное обеспечение (рекомендуем модуль «Добыто. Знания»), определиться с источниками наполнения и обновления базы. Далее предоставляется доступ к ресурсу для рядовых сотрудников фирмы.

Где найти программу для создания базы знаний?

Сейчас есть множество программ общего или профильного назначения с функционалом для создания базы знаний. Более того, можно приобрести или подключиться к уже готовой базе, если ее содержание отвечает требованиям компании.

Кто занимается созданием базы знаний в организации?

Эти действия можно поручить специалистам IT-отдела или кадровой службы, сторонним экспертам. Также помощь с настройкой и созданием базы окажет служба поддержки разработчика (поставщика) ПО.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)