График отпусков определяет, когда и кому из работников будут предоставлены законные дни отдыха. Документ составляется на следующий календарный год, предусматривает «разбивку» по месяцам. В график попадают только основные и дополнительные отпуска с сохранением заработка и рабочего места. Дни за свой счет, а также внеочередные отпуска, при составлении документа не учитываются. Вести график можно на основе унифицированной формы № Т-7.
Читайте, нужно ли составлять график отпусков на год в обязательном порядке, что учитывается при оформлении документа, можно ли его менять и дополнять после утверждения.
- Зачем компании нужен график отпусков
- Что учитывается при составлении графика
- Особенности оформления и утверждения графиков отпусков на год
- Сроки составления, внесения изменений
- Сбор информации от работников, определение количества дней отпусков
- Льготы и преимущества при формировании графика
- Утверждение графика, ознакомление с ним сотрудников
- Как организовать работу по составлению графику и предоставлению отпусков
- Чем поможет система электронного документооборота «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Зачем компании нужен график отпусков
Отпуска – это периоды отдыха работников. Право на получение отпусков гарантировано ТК РФ, а их продолжительность зависит от специфики работы и службы, стажа на предприятии, иных факторов. Так как гарантия на предоставление дней отдыха установлена законом, работодатель обязан:
- заранее утверждать графики отпусков на предстоящий год;
- учитывать при составлении графика и предоставлении дней отдыха различные льготы и преимущества (например, сотрудникам с семейными обязательствами и т.д.);
- правильно рассчитывать продолжительность основных и дополнительных отпусков;
- оформлять документы на отпуска (приказы, расчетные листы и т.д.);
- осуществлять расчеты и выплаты средств перед уходом в отпуск.
Все основные действия, связанные с предоставлением дней отдыха, напрямую связаны с положениями графика отпусков. Этим документом будет руководствоваться кадровая служба и финансовый отдел, иные подразделения. Работники тоже будут знать, какие дни отдыха по ним отражены в графике.
Комментарий эксперта. Работать со всеми видами кадровой документации удобнее в электронном виде. Для этого рекомендуем подключить систему «Добыто. КЭДО», которая отвечает всем современным требованиям. Доступ к сведениям из графика получат все сотрудники компании. Также они могут передавать свои пожелания по периодам дней отпуска на этапе оформления документа.
Что учитывается при составлении графика
Прежде всего, работодателю нужно учитывать общие правила предоставления отпусков. Право на них возникает после первых 6 месяцев работы, но по согласованию и ранее указанного срока. Также в ТК РФ содержатся следующие правила:
- общая продолжительности отдыха (из расчета за отработанный год) не может быть меньше 28 дней;
- многим категориям сотрудников положены дополнительные дни отпуска (например, за работу на территориях МКС и РКС от 14 дней);
- длительность отдыха определяться локальными актами (например, положение об отпусках может предоставлять дополнительные сутки и недели отдельным группам специалистов).
У ряда граждан есть специальные льготы по продолжительности и порядку предоставления отпусков. Например, работник может просить дни отдыха во время, когда в отпуск уходит его супруг-военнослужащий.
Система отпусков, предусмотренная локальными актами, может отличаться от базовых гарантий ТК РФ, но только в лучшую сторону для персонала. Недопустимо уменьшать продолжительность основного и дополнительного отпуска, лишать работника отдыха из-за дисциплинарных нарушений. Но если работодатель сам увеличивает количество отпускных дней (например, в рамках социальных бонусов), то это полностью соответствует закону. Все эти моменты учитываются при составлении графика отпусков на год.
Особенности оформления и утверждения графиков отпусков на год
Рекомендованная форма графика (Т-7) утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1. Работодатель может взять ее за основу, доработать под свои требования. Также указанный нормативный акт обязывает учитывать пожелания работников. Для этого необходимо организовать сбор предложений от персонала, предварительно проанализировать полученные данные.
При составлении графика отпусков на следующий календарный год невозможно учесть:
- ситуации с переносом дней отдыха (по взаимному согласию сторон, ввиду жизненных ситуаций и т.д.);
- предоставление отпусков сотрудникам, которые будут приняты на работу в следующем году;
- дни отдыха без сохранения заработной платы (в ряде случаев сотрудники могут просить их в удобное для себя время).
Случаи с увольнением и одновременным предоставлением отпусков вполне укладываются в график. Если сотрудник увольняется, а работодатель согласен предоставить оставшиеся дни отдыха вместо выплаты денежной компенсации, вносить изменения в документ необязательно. Но при этом необходимо гарантировать защиту интересов остального коллектива. Работник, заранее узнавшие о своем периоде отпуска, могут требовать его предоставления строго по графику. В этом случае придется искать компромисс, чтобы избежать сложностей в текущей деятельности компании.
Комментарий эксперта. Зная специфику своей деятельности и планируя ее на следующий год, руководство может представить сотрудникам свой вариант графика отпусков. Далее он будет уточняться исходя из пожеланий работников. Видя дни отпуска всех специалистов в документе, глава компании сможет заранее передать полномочия отпускника другому специалисту. Это обеспечит бесперебойную работу.
Сроки составления, внесения изменений
По данному вопросу ТК РФ содержит четкое правило – график отпусков необходимо утвердить не позже 2 недель до начала календарного года (т.е. до середины декабря). Но работа над составлением документа начинается заранее. Обычно уже в ноябре кадровая служба получает пожелания работников, чтобы урегулировать спорные вопросы, провести анализ структуру отпусков по каждому месяцу.
Для внесения изменений в утвержденный график каких-либо четких сроков не установлено. Это можно делать по мере необходимости и с соблюдением трудовых прав граждан. Лучше всего согласовать все изменения по взаимной договоренности работодателя и конкретного сотрудника (например, если отпуск переносится на другие дни из-за предстоящей надзорной проверки).
Теоретически, из-за нарушения сроков составления графика отпусков работодателю может грозить штраф по КоАП РФ. Например, жалобу по данному вопросу может подать любой сотрудник. На практике, составление графиков строго отслеживается по линии отдела кадров, поэтому оснований для привлечения к ответственности не возникнет.
Сбор информации от работников, определение количества дней отпусков
Не имеет смысла опрашивать каждого работника в индивидуальном порядке, чтобы учесть его пожелания об отпуске на предстоящий год. Эту работу можно организовать следующим образом:
- кадровая служба доводит до всех сотрудников о количестве дней отпуска, которые будут предоставлены в силу закона и трудового договора;
- предварительное согласование времени отдыха осуществляется на уровне отделов (например, коллеги сами определят период ухода в отпуск между собой, проставят даты в предварительном графике);
- кадровая служба получает и анализирует полученные сведения, уточняет информацию по мере необходимости;
- в случае пересечения времени отдыха сотрудников, которых нельзя одновременно отправить в отдых из-за специфики работы компании, учитываются льготы и преимущества по ТК РФ, ведется индивидуальное согласование;
- итоговый проект графика до утверждения размещается в открытом доступе для ознакомления.
Естественно, если в компании работает всего несколько сотрудников, составление графика ведется на основании личных бесед, по итогам коллективного обсуждения.
Чтобы упростить процесс составления графика отпусков, можно использовать систему «Добыто. КЭДО». В частности, каждый сотрудник получит доступ к общей задаче и проекту документа. Кадровая служба будет видеть даты по мере их внесения. Работники также увидят, какие период в году уже закрыты для ухода в отпуск, смогут выбрать другое время или договориться об изменении ранее внесенных сведений.
Льготы и преимущества при формировании графика
Отпуска по графику разбиваются на несколько частей, если иное не предусмотрено соглашением работника и работодателя. Каждая часть не может быть менее 14 дней (исключение – по договоренности сторон). Также при анализе пожеланий сотрудников и формировании окончательной версии графика нужно учесть льготы и преимущества по ТК РФ. Вот несколько примеров, когда работники могут просить отпуск удобное для себя время:
- наличие у работника несовершеннолетних детей определенного возраста;
- наличие статуса родителя-одиночки, предпенсионера и т.д.;
- необходимость в отпуске для лечения и/или реабилитации для лиц с ограниченными возможностями.
Кадровики обязаны знать, кто и когда может просить отпуск на льготных основаниях. Чтобы отслеживать все нововведения в законодательстве и не допускать ошибок, рекомендуем использовать в работе систему «Добыто. КЭДО» и модуль «Добыто. Знания». Там есть доступ к актуальной нормативной базе по трудовым отношениям, методические и разъясняющие материалы для кадровой службы.
Утверждение графика, ознакомление с ним сотрудников
Когда график отпусков будет готов в окончательном виде, его утверждает руководитель компании. Документ регистрируется по общим правилам делопроизводства. Далее необходимо:
- ознакомить с содержанием утвержденного графика всех работников;
- соблюдать очередность и даты предоставления отпусков, заранее уведомлять об этом сотрудников;
- планировать выплаты отпускных по мере предоставления дней отдыха.
Руководители подразделения должны знать, когда их подчиненные пойдут в отпуск. Поэтому они участвуют в процессах согласования итоговой версии графика, дают свои предложения и рекомендации. Также на основе документа выбираются специалисты, которым временно передадут обязанности отпускника. Ввиду расширения трудовой функции сможет потребоваться дополнительная выплата (например, надбавка к окладу и т.д.). Поэтому содержание графика крайне важно для работы бухгалтерии, финансового отдела.
Комментарий эксперта. Все локальные и индивидуальные акты, в том числе график отпусков, можно размещать для общего доступа в систему электронного документооборота. Это позволит быстро уточнять необходимую информацию в любом документе. В системе «Добыто. КЭДО» есть удобный функционал для работы с общей кадровой документацией. Настроить программу под свои нужды можно с помощью специалистов службы поддержки.
Как организовать работу по составлению графику и предоставлению отпусков
Основную работу по составлению графика отпусков на год проводит кадровая служба. Ее специалисты действуют по прямому указанию руководства компании или по положениям, инструкциям, регламентам. Чтобы упростить составление графика, рекомендуем:
- перевести процессы сбора данных и согласования периодов отпусков в электронный вид (для этого используйте систему «Добыто. КЭДО);
- применяйте для расчета дней отдыха и выплат специальные программы;
- ведите взаимодействие на основе разъяснений ФНС, Социального фонда РФ и Минтруда РФ.
Не имеет смысла разрабатываться свой шаблон графика, так как есть удобная и простая форма Р-7. Но по мере необходимости ее можно легко дополнить новые разделами.
Чем поможет система электронного документооборота «Добыто. КЭДО»
Выделим несколько важных преимуществ для составления графика отпусков, которые вы получите при использовании системы «Добыто. КЭДО»:
- быстрое взаимодействие всех участников процесса через программу и сервисы;
- легкая интеграция с другим программным с обеспечением, что наверняка оценят бухгалтеры и финансисты при расчете отпускных;
- отслеживание дат уведомления о предстоящем отпуске непосредственно в системе;
- оформлением документов, которые нужны для предоставления отпуска, отзыва из него.
С основными функциями системы «Добыто. КЭДО» можно ознакомиться в бесплатной демоверсии.
Заключение
- Составить график отпусков нужно не позже 2 недель до начала очередного календарного года. Поэтому работу по сбору пожеланий и подготовке документа лучше начинать уже в октябре-ноябре.
- Унифицированную форма Т-7 можно взять за основу при подготовке графика отпусков в компании. Ее можно дополнять другими разделами по мере необходимости.
- При составлении графика учитываются требования ТК РФ, в том числе по льготам и преимуществам для отдельных категорий работников. Также важны положения локальных актов в части предоставления отпусков, расчета выплат.
FAQ
Как составить график отпусков?
Для этого необходимо собрать и учесть пожелания сотрудников, использовать нормы ТК РФ, локальных и индивидуальных актов. В частности, продолжительность основных и дополнительных дней отдыха напрямую прописана в Трудовом кодексе РФ.
Кто участвует в составлении графика отпусков на год?
Основную работу ведет кадровая служба, которая собирает и уточняет пожелания персонала. В окончательном виде график утверждает руководитель предприятия.
Как составить изменения в график отпусков?
Изменения и дополнения могут вноситься при переносе отпусков на другие даты, при увольнении с предоставлением дней отдыха. В данных случаях обновление графика осуществляется путем утверждения новой редакции или принятием отдельного документа.
