Сокращение персонала – это процедура, которая ведет к увольнению по инициативе работодателя. Исходя из ситуации на предприятии, можно сократить штат или численность сотрудников. Процессы по указанной процедуре предусматривают принятие и обоснования решения о сокращении, направление и вручение обязательных уведомлений, предложение свободных вакансий. На заключительной стадии необходимо произвести расчет с сотрудником, оформить ряд документов.
Читайте, что входит в процесс сокращения персонала и как провести его без ошибок, какие документы оформляются в ходе процедуры, чем поможет использование системы КЭДО.
- Какие процессы предусматривает сокращение персонала
- Какие преимущества компания получит от сокращения
- Как организовать и провести процесс сокращения персонала
- Принятие и обоснование решения о сокращении
- Проверка прав на сохранение рабочего места и защиту от увольнения
- Обязательные уведомления
- Расчет обязательных выплат
- Оформление документов на увольнение
- Как упростить процесс сокращения персонала с использованием модуля «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Какие процессы предусматривает сокращение персонала
Сокращение сотрудников – это комплексная и длительная процедура, которая включает несколько процессов и стадий. Как указано в ТК РФ, работодатель вправе принять решение и сократить штат компании, либо численность работников. При этом необходимо соблюсти ряд обязательных требований, введенных для защиты трудовых прав граждан. Их нарушение может повлечь восстановление на прежней работе, привлечение работодателя к ответственности.
В состав кадровых процессов для сокращения персонала предприятия может входить:
- принятие решения, утверждение изменений в штатное расписание;
- определение перечня лиц, которые будут уволены по сокращению (с учетом преимуществ для оставления на работе, иммунитета на увольнение);
- направление или вручение обязательных уведомлений (центр занятости, сокращаемые работники, профсоюз);
- предложение вакансий, если они есть в компании, оформление перевода при получении согласия;
- расчет и выдача выплат, предусмотренных ТК РФ, локальными актами и трудовым договором;
- оформление и выдача обязательных документов при увольнении.
Длительность процесса сокращения обусловлена требованиями ТК РФ. Он обязывает уведомить персонал о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца. Сократить этот период времени можно по обоюдному соглашению с работником. Но это не освобождает предприятие от обязательных выплат. Оформить все документы на сокращение можно с использованием модуля «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Сокращать персонал без подтверждения надлежащих оснований нельзя. Прежде всего, для этого необходимо внести изменения в штатное расписание. Если оно останется в прежнем виде, то работник легко оспорит факт сокращения, добьется восстановления на работе. В итоге, вся работа в рамках процесса увольнения будет проведена впустую.
Какие преимущества компания получит от сокращения
Процедура сокращения может быть вынужденной, даже если компания не планировала расставаться с сотрудниками. Например, к этому может привести решение вышестоящего руководства (актуально для бюджетных организаций), убытки и невозможность содержать штат в прежнем составе. Но сокращение может проводиться и для получения различных преимуществ. Вот несколько примеров:
- при модернизации оборудования и автоматизации процессов нет необходимости в большой численности сотрудников;
- при переходе на электронный документооборот сокращается число работников, задействованных в делопроизводстве;
- при структурных изменения (закрытие убыточных подразделений и т.д.) компания сможет направить ресурсы и силы на выгодные направления.
Отметим, что закон позволяет отдать преимущество при сокращении персонала работника, у которых более высокая квалификация и эффективность труда. Соответственно, компания сможет сохранить ценные кадры. Но нужно учитывать, что у отдельных категорий граждан также есть определенные преимущества на сохранение работы, либо полная защита от увольнения. Эти моменты можно проанализировать на начальном этапе процесса, чтобы под сокращение не попали высококвалифицированные кадры, в которых заинтересован работодатель.
Важное значение при сокращении имеет правильность и сроки оформления различных документов, от приказов до уведомлений. Упростить эти действия помоет использование систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО». В частности, модуль содержит образцы многих документов, которые можно взять за основу.
Как организовать и провести процесс сокращения персонала
Предприятие может выбрать один из двух форматов сокращения (численность или штат), либо провести их одновременно. Несколько важных нюансов:
- сокращая штат, компания убирает определенную должность (соответственно, все работник на ней будут уволены, либо переведены);
- сокращая численность, работодатель уменьшает количество сотрудников по определенной должности, но при этом она остается в штатном расписании.
В обеих схемах руководству необходимо внести изменения в штатное расписание, либо утвердить его в новой редакции. Этот документ обязательно проверяется при возникновении споров об увольнении или переводах. В частности, его истребует суд, если бывший работник подаст соответствующий иск. Для оформления и внесения изменений в штатное расписание рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».
Разъяснения эксперта. Если компания сотрудничает с самозанятыми, они не подпадают под сокращение. Самозанятость не имеет отношения к трудовым вопросам. Прекращение работы с самозанятым осуществляется после истечения срок действия договора, либо при его досрочном расторжении. В штатное расписание изменения вносить не требуется.
Принятие и обоснование решения о сокращении
Все действия, входящие в процесс сокращения, начинаются с принятия решения руководителем компании. На основании нового штатного расписания он издает и утверждает приказ. Обычно директор только подписывает готовый документ, а его оформлением занимается кадровая служба. В электронном виде приказы и распоряжения можно составлять с использованием модуля «Добыто. КЭДО».
В приказе будет указана ссылка на основание для сокращения, дата увольнения, перечень распоряжений и указаний. День увольнения определяется таким образом, чтобы соблюсти требование ТК РФ о двухмесячном сроке уведомления. Отметим, что несмотря на издания приказа, процесс сокращения не обязательно заканчивается расторжением трудового договора с сотрудником. Он может согласиться на перевод на другую должность (если она есть и предложена), представить доказательства о наличии преимущественных прав на сохранение рабочего места.
С содержанием приказа ознакамливают всех заинтересованных лиц. Прежде всего, это будут сотрудники, которые планируется уволить по сокращению. Также текст приказа доводится до лиц, ответственных за кадровые и иные действия. Работник вправе запросить копию документа (например, для консультации с юристом, обращения в трудовую инспекцию).
Проверка прав на сохранение рабочего места и защиту от увольнения
Прежде чем начинать вручение уведомлений, необходимо определить круг сокращаемых сотрудников. При этом руководство обязано учитывать ограничения ТК РФ, дающих защиту от увольнения. В процессе сокращения необходимо:
- давать общее преимущество работникам с более высокой квалификацией и эффективностью труда;
- при общих равных условиях отдавать приоритет категориям сотрудников, прямо указанных в ТК РФ (например, семейные лица, инвалиды боевых действий и т.д.);
- прекращать все действия по сокращению в отношении работников, имеющих иммунитет от увольнения по закону (например, беременные, женщины с малолетним ребенком и т.д.).
Для проверки прав на преимущества используются документы кадровой службы. Также работник вправе сам представить дополнительную документацию, чтобы защитить себя от сокращения. Работодатель обязан принять и учесть их. При необоснованном отказе в реализации преимущественных прав уволенный сотрудник наверняка восстановится на работе.
Комментарий эксперта. Для оценки квалификации и эффективности работы работодатель использует различные документы – дипломы и свидетельства об образовании, результаты аттестаций и экзаменов, и т.д. Если ранее проверка квалификации и знаний осуществлялась с использованием модуля «Добыто. Знания», их результаты можно выгрузить мгновенно. Также предприятие вправе создать специальную комиссию, которая будет проверять наличие или отсутствие преимущественных прав.
Обязательные уведомления
Это еще один обязательный этап в процессе сокращения персонала. Предприятию необходимо подготовить и направить (вручить) уведомления:
- каждому сотруднику, чье сокращение предусмотрено приказом и штатным расписанием;
- центр занятости населения по месту регистрации компании;
- профсоюзный орган, если он создан в организации.
Работников уведомляют о сокращении не позже 2 месяцев до даты увольнения. В тексте уведомления раскрываются основания для сокращения со ссылкой на приказ. Также работодатель может сразу предложить свободные вакансии для перевода, если есть такая возможность. При переводе новое рабочее место может не соответствовать прежней квалификации и уровню зарплаты сокращаемого специалиста. Закон разрешает предложить свободные вакансии и позже, т.е. пока идет двухмесячный срок уведомления.
Документы на перевод можно оформить в системе «Добыто. КЭДО». Прежде всего, это будет приказ, новый трудовой договор (либо изменения в ранее действовавшее соглашение), должностная инструкция. Согласие на перевод необходимо хранить в делах кадровой службы, на случай возникновения споров.
Расчет обязательных выплат
Еще одной гарантией ТК РФ при сокращении являются обязательные выплаты со стороны работодателя. В их перечень входит:
- полный расчет по зарплате и иным выплатам, предусмотренным трудовым договором, локальными актами;
- выходное пособие (исчисляется в размере одного среднемесячного заработка);
- компенсация зарплаты за период поиска работы (в зависимости от ситуации, может выплачиваться на период до 3 месяцев, а в некоторых случаях и до 6 месяцев).
Для расчета выплат используются обычные кадровые документы – табели учета рабочего времени, приказы о предоставлении отпусков и т.д. Данные для расчета в финансовый отдел можно подготовить в системе «Добыто. КЭДО».
Оформление документов на увольнение
На заключительной стадии процесса сокращения ведется работа с документами. С этой целью:
- издается приказ о расторжении трудового договора (с ознакомлением сотрудника);
- заполняется и выдается трудовая книжка с записью об увольнении;
- оформляется и выдается расчетный лист по всем выплатам;
- выдаются дополнительные документы, которые работник запросил по заявлению (например, справка о доходах и удержаниях по форме 2-НДФЛ).
Также кадровая служба оформляет внутренние документы. Например, в личные дела сотрудников вносится запись об увольнении. Также может потребоваться заполнение обходных листов, актов и ведомостей о сдаче материальных ценностей. Точный состав документов зависит от требований локальных актов, содержания трудового договора. Оформление всех документов с использованием модуля «Добыто. КЭДО» пройдет значительно быстрее, чем в стандартном бумажном виде.
Как упростить процесс сокращения персонала с использованием модуля «Добыто. КЭДО»
Любая система электронного документооборота изначально упрощает работу с документами. Используя модуль «Добыто. КЭДО», кадровая служба и иные подразделения компании смогут:
- быстро и правильно оформить все документы, предусмотренные процессом сокращения персонала;
- контролировать сроки на проведение всех обязательных действий;
- подготовить сведения для расчета выплат при увольнении;
- оформить отчетность и иные документы в государственные ведомства.
Естественно, в «Добыто. КЭДО» ведется и текущее кадровое делопроизводство. Ознакомиться с возможностями программы можно, если заказать бесплатную демоверсию.
Заключение
- Процесс сокращения персонала включает ряд обязательных действий, от издания приказа до заполнения и выдачи документов сотруднику. Основной объем мероприятий выполняют специалисты кадровой службы.
- Основанием для начала сокращения будет новое штатное расписание, приказ руководителя. Каждый работник, попавший под сокращение, получает персональное уведомление не позже чем за 2 месяца.
- Все документы в процессе сокращения можно оформить с использованием системы «Добыто. КЭДО». Это относится и к трудовым книжкам, которые можно заполнять и вести в электронном виде.
FAQ
Что входит в процесс сокращения персонала?
Сюда входит ряд обязательных действий и решений – утверждение нового штатного расписания, издание приказа, вручение и направление уведомлений, предложение свободных вакансий. На заключительном этапе оформляются документы на увольнение, делается окончательный расчет с сотрудником.
Какие требования предусматривает процесс сокращения персонала?
ТК РФ обязывает вручать уведомления о сокращении не позже чем за 2 месяца. Также руководство обязано учесть преимущественные права на сохранение работы или иммунитет от увольнения, выплатить выходное пособие, компенсацию на период трудоустройства.
Чем завершается процесс сокращения персонала?
Заключительным этапом процедуры будет издание приказа об увольнении. Также сотруднику выдаются документы, предусмотренные ТК РФ или запрошенные по заявлению. Уже после увольнения необходимо выплачивать компенсацию на период поиска работы (до 3 или 6 месяцев).
