Как осуществляется архивное хранение кадровых документов

Компаниям и индивидуальным предпринимателям в соответствии с действующим законодательством необходимо обеспечить хранение кадровых документов даже в случае реорганизации, закрытии бизнеса. Для отдельной кадровой документации сроки хранения достигают 75 лет. Как организовать архивное хранение, какие сроки предусмотрены для каждой группы кадровых документов, требования к помещению и варианты организации архива – рассмотрим детально данные вопросы.

Читайте, какие процессы предусматривает архивное хранение кадровых документов, кто занимается этим в компании, чем помогут электронные сервисы КЭДО.

Зачем нужно хранить кадровые документы

Кадровые документы необходимо хранить определенный законом срок для решения следующих задач:

• Разрешение трудовых споров между работодателем и сотрудником.
• Предоставления информации по запросу о том, что сотрудник действительно работал в компании в определенный период (справку с места работы можно получать и у бывших работодателей) для устройства на новую работу.
• Восстановление трудовой книжки в бумажной форме.
• Получение компенсаций в случае несчастного случая на производстве.
• Предоставление информации о трудовом стаже сотрудника для оформления пенсии и др.
• Предъявление контролирующим органам при проведении проверок.

Сколько хранятся кадровые документы

Для начала определим, какие есть виды хранения кадровых документов:

• Текущее. Документация, которая используется в настоящий момент (по которой не закончено делопроизводство), со сроком хранения менее 10 лет. Такие документы хранятся непосредственно в отделе кадров в металлическом шкафу или сейфе. Специальные условия не требуется, только лишь обеспечить сохранность и защиту от доступа к ним посторонних.
• Архивное. Кадровые документы, по которым срок хранения не истек, через 10 лет передаются в архив. Здесь есть ряд обязательных требований как к подготовке к передаче документации, так и к самим помещениям архива, где обеспечивается хранение.

Текущее и архивное хранение кадровых документов можно организовать в сервисе «Добыто. КЭДО».

Текущее хранение кадровых документов подразумевает следующие сроки:

• Графики отпусков – 3 года.
• Правила внутреннего трудового распорядка – 1 год после замены.
• Табели и журналы учета рабочего времени – 5 лет.
• Отчеты о командировках – 5 лет.
• Уведомления, предупреждения сотрудников – 3 года.
• Заявление сотрудников о выдаче документов, связанных с их работой (справки с места работы) – 1 год.
• Документы о дисциплинарных взысканиях – 5 лет.
• Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охране труда – 3 года.

Архивное хранение организуют для следующих документов:

• Документы по личному составу (трудовые договора, документы о приеме на работу, увольнении, переводе, совмещении, личные карточки, счета сотрудников и др.) – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
• Личные дела руководителей и сотрудников (заявления, копии приказов, включая выписки, копии личных документов, анкеты и др.) – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
• Табели, журналы учета рабочего времени при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
• Невостребованные подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
• Документы о несчастных случаях на производстве – 45 лет.
• Постоянно хранятся штатные расписания, до востребования – личные документы сотрудников.

Мнение эксперта. Если накапливается много временной (текущей) кадровой документации, то никто не запрещает передавать ее во внутренний архив компании. Часто так делают для документов со сроком хранения 3-5 лет, которые не требуются постоянно – например, нужны только при проведении проверок контролирующими органами.

Как организовать архивное хранение кадровой документации

Для начала компания должна определить порядок подготовки, передачи, хранения и учета кадровых документов в архив. Можно воспользоваться правилами, утвержденными Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 г., но для негосударственных организаций их соблюдение не является обязательным – работодатель вправе самостоятельно определить такие правила, закрепив их локальным нормативным актом, например – в положении об архиве.

В общем случае организация архивного хранения кадровой документации осуществляется в несколько этапов:

• Утверждение соответствующего локального нормативного акта об архиве;
• Выделение помещения, отвечающего требованиям для архива;
• Приобретение и установка модуля «Добыто. КЭДО», если требуется хранение электронных документов по кадрам;
• Подготовить документы для передачи на архивное хранение;

Каждый этап рассмотрим подробнее.

Положение об архиве

Архив – отдельное структурное подразделение со своими ответственными лицами и сотрудниками. Основой существования данного подразделения является утвержденное положение об архиве. Поэтому при организации архивного хранения в компании необходимо следующее:

• Подготовка положения об архиве. В локальном нормативном акте необходимо определить ответственное лицо, состав подразделения, порядок передачи документов на архивное хранение. Положение об архиве утверждает руководитель компании. Поскольку в архив передается не только кадровая документация, то ознакомить с данными локальным нормативным актом необходимо всех сотрудников компании.
• Подготовка должностной инструкции архивиста. Как и для других сотрудников компании, в должностной инструкции указываются права и обязанности, трудовые функции и пр. Допускается отсутствие должностной инструкции, если вся информация по должности указана в трудовом договоре (приложении к трудовому договору).
• Внесение изменений в штатное расписание. В штатном расписании необходимо добавить должности архивиста, ответственного лица.

Также важна подготовка годового плана и плана-графика приема документов в архив. В годовом плане определяется, что архив, как структурное подразделение, будет делать в течение календарного года. План-график отображает информацию о том, какую кадровую документацию по плану нужно передать на архивное хранение. Оформить план можно в модуле «Добыто. КЭДО».

Помещение для архива

Полные требования к помещениям или зданиям для архивного хранения документов, в т.ч. и кадровой документации, перечислены в ст. 15 № 125-ФЗ. Отметим лишь следующее:

• Не допускается обустройство архива в подвале или на чердаке здания, вблизи лабораторных, производственных помещений.
• Хранить кадровую документацию нужно на металлических стеллажах, в металлических шкафах или сейфах. Нельзя устанавливать стеллажи вплотную к внешним стенам.
• Требуется обеспечить защиту от солнечного света – недопустимо попадание прямых солнечных лучей на документы.
• В помещениях архива следует поддерживать постоянную температуру воздуха и влажность: 17-19 °C при относительной влажности 50-55 %.
• Не допускается прохождение через помещение труб водоснабжения, водоотведения.

Мнение эксперта. При большом объеме бумажных документов и невозможности выделения помещения, отвечающего предъявляемым к архивам требованиям, можно воспользоваться услугами архивного хранения в специализированных архивных учреждениях (внеофисное архивное хранение). Но эффективнее будет перейти на кадровый электронный документооборот, перевести архивные документы в электронную форму и хранить в электронном архиве модуля «Добыто. КЭДО». Это проще, дешевле, безопаснее.

Подготовка документов для передачи в архив

Документы по личному составу передаются в архив на протяжении следующего календарного года после вывода их из кадрового документооборота, но не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства. Точный срок определяется в соответствии с частотой использования в компании таких документов.

Перед передачей документы в бумажном виде располагают в хронологическом порядке, нумеруют. Если ранее в документах уже была проставлена нумерация, то она перечеркивается, и проставляется заново для архивного хранения. Далее однотипная документация подшивается в папки. В папку первым листов вкладывается внутренняя опись, последним листом – лист-заверитель. Что касается личных дел, то их необходимо освободить от скрепок и скоб, расположить в хронологическом порядке, прошить.

Электронный архив для кадровых документов

Архивное хранение возможно для кадровых документов не только в бумажном, но и электронном виде. При этом требования к электронным архивам, как правило, более жесткие. В основном при архивном кадровых электронных документов руководствуются 2-мя нормативными актами:

• Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 г.
• Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2023 г.

Изначально не были строго утверждены форматы файлов электронных документов, поэтому работодатели использовали и PDF, и DOCX и др. В настоящий момент хранить кадровые документы в электронном виде необходимо только в формате PDF/A для основной части, файлы приложений, если имеются, описание в XML, файлы электронных подписей, машиночитаемые доверенности.

Для основной части указывается вид документа, заголовок или аннотация, сведения о режиме доступа. Для описания с метаданными – результат проверки подлинности электронной подписи, объем, наименование файлов, их форматы и дата последних изменений, срок хранения и дополнительные сведения при необходимости. Файлы приложений могут содержать текстовую информацию, графические данные, таблицы.

Можно выделить 3 типа электронных архивов в зависимости от места хранения документов:

• Локальный электронный архив. Хранение документов на материальных носителях компании – на жестком диске ПК, USB-накопителе, локальном сервере и пр.
• Облачные системы хранения электронных документов (СХЭД). Специализированные системы, предназначенные для хранения кадровой и иной документации компании. Должны соответствовать требованиям 152-ФЗ в части защиты персональных данных, а серверы СХЭД должны располагаться на территории Российской Федерации.

Электронный архив в составе системы кадрового электронного документооборота. При использовании системы «Добыто. КЭДО» электронные документы при обмене и так сохраняются на сервере оператора. Также в таких системах может быть реализована полноценная интегрированная СХЭД с возможностью загрузки и выгрузки, быстрого поиска, учета кадровых электронных документов.

Мнение эксперта. При передаче электронных кадровых документов в систему хранения электронных документов важно привести все документы к единым форматам и содержанию – в противном случае электронные документы не будут приняты системой. Важно, чтобы было 2 обязательных структурных элемента: файл основной части документа, файл описания с метаданными о документе, файлы приложений к электронным документам и файлы электронных подписей.

Реализация электронного архива в системе «Добыто. КЭДО»

При ведении электронного документооборота, включая кадрового ЭДО, компания использует ту или иную систему КЭДО. При этом в систему может быть интегрирована функция электронного архива. Все документы, которыми происходит обмен в системе кадрового электронного документооборота, могут храниться неограниченное время, и при необходимости выгружены для внутреннего использования или предоставления в контролирующие органы.

В электронных архивах модуля «Добыто. КЭДО» предусмотрены следующие функции:

• Загрузка электронных документов в электронный архив – например, анкеты, заявления сотрудников и прочие документы по личному составу.
• Фильтрация – отображение электронных документов по типу, дате и иным критериям.
• Быстрый поиск по архиву.
• Автоматическая регистрация кадровых документов, поступающих на архивное хранение.
• Выгрузка документов.

Одно из главных требований, предъявляемых к электронным архивам, где хранятся документы по личному составу – обеспечение конфиденциальности, надлежащей защиты персональных данных. Все системы КЭДО от российских разработчиков, в том числе модуль «Добыто», соответствуют требованиям 152-ФЗ, и их серверы расположены на территории РФ.

Заключение

• Кадровые документы в соответствии с действующим законодательством имеют разный срок хранения – 1, 3, 5, 45, 50, 75 лет. Работодатель обязан обеспечить сохранность и защиту кадровых документов, в особенности – документов по личному составу при организации архивного хранения.
• Традиционное архивное хранение кадровых документов имеет место быть, но при переходе на кадровый электронный документооборот процесс существенно упрощается. Возможно несколько вариантов организации электронных архивов – локально на материальных носителях компании (съемные носители информации, ПК), специальные ПО (системы хранения электронных документов) или системы кадрового электронного документооборота.
• Сокращаются сроки передачи документов в архив – в системе КЭДО такая передача осуществляется автоматически. Можно за пару кликов найти нужные электронные документы, причем – как по названию, так и по тексту, периоду, получателю или отправителю и иным критериям. Обеспечивается конфиденциальность, гарантируется сохранность кадровых архивных документов, хранящихся на сервере оператора ЭДО.

FAQ

После истечения срока хранения архивные кадровые документы обязательно подлежат уничтожению?

Нет – можно продолжить хранить их в архиве, если это требуется работодателю.

Что делать с кадровыми документами длительного хранения при ликвидации компании?

В соответствии со п. 10 ст. 23 Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. в случае, если негосударственная организация прекращает свое существование (ликвидация, включая банкротство), все документы, хранящиеся в архиве, а также документы по личному составу, документы, срок хранения которых не истек, передаются в упорядоченном виде в государственный или муниципальный архив. При этом упорядочиванием кадровой документации занимается ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.

Система хранения электронных документов и система кадрового электронного документооборота – разные решения для работы с электронными документами?

По назначению, функциональным возможностям – это совершенно разные системы, используемые в кадровом электронном документообороте. При этом системы КЭДО могут иметь встроенный электронный архив.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)