Как оформляется справка с места работы

Справка с места работы выдается с целью подтверждения факта трудоустройства и предоставления информации о должности работника, его стаже в конкретной организации и иных сведениях. Этот документ может быть использован в различных ситуациях. Например, служить источником информации для банков, страховых компаний, миграционных служб и других учреждений, требующих подтверждения фактов трудоустройства.

Читайте в этой статье, в какой срок должна быть предоставлена справка, по какой форме она готовится, а также как оформить документ в электронном документообороте.

Содержание

Законодательное регулирование. Основные виды
Когда могут понадобиться
Виды справок
Оформление и выдача документов
Подготовка документа работодателем
Оформление справки из ЭДО
Преимущество получение документов из ЭДО
Как подключить электронный документооборот
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

Законодательное регулирование. Основные виды

Процесс подготовки и выдачи документа регулируется Трудовым кодексом, приказами Министерства труда и иными актами. Например, согласно ст. 62 ТК РФ, по заявлению работника работодатель должен выдать справки о заработной плате, страховых взносах, периоде работы и др. в течение трех рабочих дней после подачи заявления. Копии этих документов должны быть правильно заверены и предоставлены работнику бесплатно. Документы могут выдаваться в различных ситуациях.

Когда могут понадобиться

Справки могут быть необходимы:

при подтверждении занятости: документ может быть использован при обращении в банк, оформлении ипотеки, страховых делах и в других подобных ситуациях;
при поиске новой работы: в случае поиска работы, потенциальному работодателю может потребоваться документ с предыдущего места в качестве рекомендации или подтверждения опыта. Такая справка повышает шансы на успешное трудоустройство и дает работодателям дополнительную информацию о навыках, достижениях и характере сотрудника;
при подаче заявления на визу или гражданство: при подаче заявления на визу или гражданство соответствующему уполномоченному органу часто требуется подтверждение занятости и финансовой стабильности;
в образовательных целях: документ могут запросить при поступлении в учебное заведение или при подтверждении опыта перед получением профессионального сертификата/диплома;
в иных случаях.

По месту работы можно получить справку практически по любым вопросам, связанным с трудовыми отношениями

Виды справок

Можно обозначить следующие основные виды:

о заработной плате;
о трудовой деятельности работника;
о начисленных страховых взносах;
о периоде работы.

Обязательность предоставления зависит от вида документа и требования законодательства.

Обязательные и по требованию

Законодательством предусмотрены справки как обязательные к предоставлению, так и выдаваемые по требованию. К основным можно отнести:

Обязательные:

СТД-Р — документ, выдаваемый при увольнении работника. Согласно, ст. 66.1 ТК РФ, работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности сотрудника в день его увольнения. Сведения передаются по форме СТД-Р. Таким образом, документ является обязательным. При этом, нужно учитывать, что компания обязана предоставить такой документ, только в случае если ведется электронная трудовая книжка на сотрудника. Если работник продолжает использовать бумажную версию, то выдача такого документа является уже не обязательным.

По требованию:

о заработной плате — документ может оформляться в свободной форме. В соответствии со ст 62 ТК РФ, сведения должны выдаваться в течение 3-х дней с даты представления запроса.

Комментарий специалиста. На сегодняшний день многие виды справок стали необязательными или упразднены. Например, начиная с 2023 года, официальная справка 182н, которая подтверждала размер зарплаты и других выплат работнику за последние два года, была упразднена. Теперь эту информацию предоставляет Социальный Фонд России. Еще ранее, было отменено обязательное предоставление справки по форме 2-НДФЛ. Этот документ служил основанием для подтверждения трудовой деятельности и размера доходов при оформлении кредитов в банке. Вместо справки 2-НДФЛ теперь выдается «Справка о доходах и суммах налога физических лиц», которая является приложением к отчетной форме 6-НДФЛ.

Оформление и выдача документов

Работник для возможности получения документа, должен предпринять ряд шагов:

Обращение в отдел персонала и заполнение заявления: Необходимо обратиться в отдел персонала с заявлением о выдаче. Заявление составляется в произвольной форме или по установленному образцу организации. В документе нужно указать цель получения справки, должность и другую информацию, которая может быть необходима для оформления, включая фамилию, имя, отчество и другие данные.
Получение документа: по истечении срока на подготовку, получить запрашиваемый документ.

Комментарий специалиста. Работодатель должен выдать справку с места работы, в течение 3-х дней с даты получения соответствующего заявления (ст.62 ТК РФ).

По согласию работника справку можно оформить в электронном виде

Подготовка документа работодателем

Оформление документа требует соблюдения определенных правил и процедур. До начала оформления работодатель должен убедиться в полномочиях заявителя и наличии основания для выдачи. Затем производится поиск информации на работника, далее оформляется и распечатывается справка. При подготовке документа указываются сведения, в зависимости от запроса. Так, например, в стандартной справке с места работы, указываются следующие сведения:

полное наименование организации, включая реквизиты (адрес, телефон, ОГРН, ИНН и др.);
ФИО работника в полном соответствии с паспортными данными;
должность работника и период работы в организации (даты начала и окончания);
сведения о трудовом стаже (если требуется);
характеристика качеств и навыков, при необходимости (эта информация должна быть предоставлена с согласия работника);
подпись руководителя организации с указанием его должности.

Справку следует оформлять на официальном бланке организации с указанием контактных данных и печати.

Комментарий специалиста. Важно отметить, что работодатель имеет право отказать в выдаче справки только в случае, если это противоречит законодательству или тайне переписки. В таком случае, работодатель должен письменно мотивировать отказ.

Оформление справки из ЭДО

Для получения документа из электронного документооборота, как правило, выполняются следующие шаги.

Ответственный сотрудник входит в систему ЭДО, используя личные учетные данные.
В разделе «Документы» или «Архив», где хранятся все документы организации, открывается меню поиска и указываются соответствующие фильтры для поиска.
Далее справка формируется и подписывается уполномоченным лицом.
После получения документа можно загрузить его на устройство для предварительного просмотра. Важно проверить всю информацию, указанную в справке, на ее достоверность и актуальность.
Справка распечатывается в бумажном виде или сохраняется в цифровом формате.

Получение справки из ЭДО позволяет сократить время и упростить процесс получения документации.

Комментарий специалиста. Если при распечатке документа в обычном бумажном виде требуются расходы на бумажные ресурсы, организационные, то оформление документации в ЭДО, значительно сокращает все расходы, в том числе временные.

Некоторые формы справок утверждены нормативными актами

Преимущество получение документов из ЭДО

В настоящее время все больше компаний предпочитают вести документооборот в электронном виде, и выдача справки из электронного документооборота (“ЭДО”) становится все более популярной практикой. Есть несколько причин, почему это удобнее для компании:

электронный документооборот позволяет значительно сэкономить время и ресурсы организации. Вместо того чтобы тратить время на поиск и оформление бумажных справок, можно просто найти нужную информацию в электронной базе данных и сгенерировать справку всего за несколько минут. Таким образом, организация может сосредоточиться на более важных задачах и повысить эффективность своей работы;
ЭДО обеспечивает сохранность и конфиденциальность данных. Бумажные справки могут быть утеряны, повреждены или несанкционированно использованы. В электронной системе все данные хранятся в защищенной среде и доступны только авторизованным лицам. Это гарантирует, что информация о сотрудниках будет храниться в безопасности и не попадет в руки посторонних;
цифровое оформление и выдача справок упрощает процесс их получения для сотрудников. Благодаря применению ЭДО, не нужно приходить в офис и ждать в очереди, чтобы получить бумажный документ. Оформление и выдача происходит в электронном виде. Такой подход экономит время и удобен для всех сторон.

Ведение документооборота в электронном виде является шагом вперед в сфере организации документационных процессов. Он позволяет компании сократить затраты и упростить процедуру выдачу документов для сотрудников. Такой подход отвечает современным требованиям быстроты, надежности и безопасности обработки информации.

Как подключить электронный документооборот

Подключение электронного документооборота является важным шагом для организаций, стремящихся улучшить свои бизнес-процессы и повысить эффективность работы. Процесс внедрения и подключения ЭДО можно разделить на несколько этапов:

Выбор подходящей системы. Необходимо провести анализ бизнес-процессов и выявить требования к функциональности системы. Существует большое количество различных цифровых платформ, каждая из которых имеет свои особенности и преимущества. При выборе необходимо учесть также такие факторы, как интеграция с имеющимися системами, удобство использования, степень автоматизации. Сервис “Добыто” это уникальная платформа, основанная на современных технологиях и искусственном интеллекте. Программа может интегрироваться с более, чем 30-ю популярными системами, такими как 1 С, БИТРИКС и др.
Установка и настройка выбранной платформы. Большинство программ требуют для установки помощь специалистов. Таким образом, при выборе платформы обращайте внимание на доступность ее установки. Настройка может включать в себя определение списков рассылки, ролей пользователей, установку параметров безопасности и другие аспекты. Настройка программы “Добыто” занимает не более 10 минут и не требует особых технических познаний. Наш сервис интуитивно понятен и прост в использовании.
Принятие локального нормативного акта (“ЛНА”). Согласно, ст. 22 ТК РФ, работодатель вводит электронный документооборот на основании ЛНА. Документ готовится по установленной форме организации.
Обучение сотрудников. Для эффективного использования новой системы, важно провести обучение работников основам ее работы.
Получение ЭЦП. Для работы на платформе, организациям необходимо получить ЭЦП в удостоверяющем центре ФНС. Многие платформы поддерживают возможность работы с различными видами подписей. Так, в сервисе “Добыто” предусмотрена возможность работы с квалифицированными, неквалифицированными и простыми видами подписей.
Запуск и тестирование в рабочей среде. Необходимо убедиться, что система работает стабильно, исправно обрабатывает и хранит документы, а также обеспечивает требуемый уровень безопасности.

Подключение ЭДО является многоступенчатым процессом. При правильной реализации, ЭДО может стать мощным инструментом для повышения эффективности работы организации и улучшения бизнес-процессов.

Сейчас вмесо многих видов справок работодатель выдает выписки с персонифицированными сведениями

Вывод

Оформление справки с работы требует определенных правил и процедур. Справка может потребоваться для различных целей, таких как поступление на новую работу, получение кредита или оформление визы.
Удобнее вести учет и оформлять такую документацию в электронном документообороте. «Добыто» это уникальная платформа с искусственным интеллектом, удовлетворяющая всем требованиям безопасности. Мы предлагаем конструктор процессов и документов, быстрый поиск для удобства и гибкости рабочего процесса.
«Добыто» гарантирует эффективность, безопасность и поддержку всех типов электронных подписей. На платформе также предусмотрена полная техническая поддержка пользователей.