Кадровый учет и отчетность

В состав кадровых процессов входит ведение учета сведений и документов, подготовка и сдача отчетности. Учету подлежит любая информация о сотрудниках, о трудовых отношениях, о решениях и действия работодателя, иные сведения. Для этого можно использовать различные виды журналов или иных документов, сервисы в профильном программном обеспечении. Кадровая отчетность сдается в Социальный фонд РФ, в Росстат. Ее состав и сроки направления зависит от формы ведения деятельности, иных факторов.

Читайте, когда требуется обязательный кадровый учет и ведение отчетности, какие требования нужно соблюдать работодателю, чем поможет использованием системы КЭДО.

Зачем нужен кадровый учет и ведение отчетности

Учет подразумевает сбор, анализ, систематизацию, фиксацию и хранение каких-либо данных. В отношении кадров учету подлежат сведения и документы:

• о кандидатах на трудоустройство, о действующих и бывших сотрудниках;
• о процессах, связанных с трудовыми отношениями (прием на работу, переводы, предоставление отпусков и т.д.);
• о решениях и действиях со стороны работодателя (например, приказы о сокращении штата или численности);
• о мероприятиях, проводимых с участием персонала (обучение, повышение квалификации, аттестация и т.д.);
• о мерах поощрения и наказания.

Отдельно отметим учет сведений и документов о несчастных случаях, травматизме на производстве. Они влияют на перечень мероприятий по охране труда, на рассмотрение дел о привлечении к ответственности.

Кадровый учет может осуществляться в силу требований закона, либо по собственной инициативе компании. В частности, законодательство обязывает работодателей вести учет по многим процессам, действиям и решениям. Само предприятие вправе определить дополнительные направления для учета по кадрам.

Отчетность ведется для предоставления государственным органам определенных сведений по персоналу – стаж, условия работы, размер страховых взносов и т.д. Также компания вправе вводить собственные отчетные формы по дополнительным показателям. С этой целью издаются локальные акты или отдельные приказы (распоряжения).

Разъяснения эксперта. Для ведения учета и подготовки отчетности по кадрам можно использовать программное обеспечение. Оптимальным решением станет модуль «Добыто. КЭДО», который разработан специально для кадрового делопроизводства. Программа позволяет оформлять все документы в электронном виде, направлять отчетные формы через онлайн-сервисы. Для работы с сервисами «Добыто. КЭДО» необходимо иметь электронные подписи разных видов.

Кто обязан вести

Есть общие и специальные требования по ведению учета и подаче отчетности по кадрам. Обязательные правила определяются по нормам ТК РФ, других нормативных актов. Они распространяются:

• на государственные и бюджетные структуры;
• на коммерческие организации;
• на предпринимателей, использующих наемный труд.

Если обязательное требование прописано в нормативном акте, то любое нарушение повлечет ответственности. Чаще всего речь идет о штрафе на саму компанию или ее руководителя. Административные или уголовные санкции могут применяться при нарушении правил учета персональных данных, в ряде иных случаев.

Организации вправе вести учет и отчетность по любым кадровым процессам, документам и сведениям. Соответствующие правила описываются в локальных актах (инструкции, положения и т.д.). На основании учетных и отчетных документов руководство может принимать различные решения, от оптимизации и сокращения кадров для изменения условий и оплаты труда.

Направления кадрового учета в организации

Учет предусматривает работу со сведениями и документами. Для этого работодателю необходимо:

• назначить ответственных лиц, определить перечень их полномочий и обязанностей;
• утвердить локальные акты для работы специалистов (как минимум, инструкцию по кадровому делопроизводству);
• разработать и утвердить формы документов для учета и отчетности (если они не регламентированы законодательством).

Чтобы упростить процессы ведения учета и отчетности, рекомендуем установить и использовать систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО». Модуль подходит для всех видов организаций, включен в реестр отечественного программного обеспечения. Подробнее о функционале и преимуществе «Добыто. КЭДО» можно узнать у специалистов службы поддержки.

Ниже расскажем об основных направлениях кадрового учета, которые актуальны для всех предприятий. В состав учетных документов, куда будут вноситься сведения, могут входить:

• журналы;
• ведомости, акты;
• протоколы по итогам различных мероприятий;
• дела и карточки.

Все указанные документы можно оформлять в электронном виде с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Сведения о работниках

Обязательному учету в документах и сервисах компании подлежит информация о сотрудниках, в том числе:

• даты приема и увольнения, переводов на другие рабочие места;
• общая продолжительность стажа на предприятии;
• рабочее время, дни отпусков;
• заработная плата и иные выплаты, удержания по НДФЛ;
• периоды работы с особыми условиями труда;
• поощрения и дисциплинарные наказания;
• образование, квалификация, профильные знания и навыки;
• иные данные, имеющие отношение к работнику, его условиям труда.

Сведения для учета могут собираться из разных источников. Например, при приеме на работу сотрудник заполняет анкету и автобиографию, где указывает основную информацию о себе. В текущей деятельности данные для кадрового учета могут поступать от подразделений и руководства компании, от сторонних организаций и государственных структур.

Кадровый учет – это постоянный процесс. По мере изменения сведений о работнике необходимо уточнять документы предприятия. Также руководство может периодически проводить аудит учетной документации, проверять соблюдение правил и сроков ее ведения. Для проведения указанных мероприятий можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Учет документов по кадрам

Сведения о кадровых документах также подлежат учету. В частности, систематизируется и регистрируется информация:

• обо всех локальных и индивидуальных актах со стороны руководства фирмы (приказы, распоряжения, общие положения и т.д.);
• о трудовых договорах, дополнительных соглашениях;
• о трудовых книжках сотрудников;
• о бланках строгой отчетности, которые выдаются в определенных ситуациях (командировки, выдача средств индивидуальной защиты и т.д.);
• о материалах, составленных по фактам дисциплинарных проступков, служебных расследований;
• о завершении мероприятий по обучению, аттестации и иным аналогичным программам;
• об оценке условий труда;
• о проведении первичных и последующих инструктажей.

Если использовать систему «Добыто. КЭДО», то учет большинства документов будет осуществляться автоматически, по мере подписания и утверждения (регистрации) документа. Далее специалисты и руководитель компании смогут работать с общим реестром в учетной документации.

Кадровый учет не освобождает от обязанности хранить первичные документы. Именно в них содержится юридически значимые сведения. В учетных материалах и в соответствующих реестрах (журналах) будет отражена только общая информация об определенном документе – дата и номер, срок действия и т.д. С этими данными удобнее работать в электронной форме. Поэтому рекомендуем установить модуль «Добыто. КЭДО», если вы все еще не сделали этого.

Комментарий эксперта. Ответственность за надлежащий учет обычно возлагается на специалистов кадровой службы. Также можно автоматизировать многие процессы (например, для подсчета рабочего времени и т.д.). Сделать это можно через функционал модуля «Добыто. КЭДО». Оценить все возможности сервиса вы сможете в бесплатной демоверсии.

Кадровый учет по другим направлениям

В добровольном порядке или в силу требований закона компания может вести кадровый учет и по иным направлениям. Вот несколько примеров:

• данные о потенциальных кандидатах, полученные в процессе подбора персонала, анализа рынка труда;
• информация о лицах, включенных в кадровый резерв;
• документы, подлежащие передаче в архив или уничтожению;
• материалы по итогам надзорных проверок в сфере труда, об устранении нарушений по предписаниям;
• сведения о текучести кадров на предприятии;
• документы по результатам оценки персонала, показателей их работы.

Чтобы кадровый учет был эффективным, необходимо проверять достоверность и точность информации, юридическую силу документов. Эти занимаются специалисты отдела кадров и иных подразделений. Помощь в проверке и анализе данных окажет модуль «Добыто. КЭДО».

Ведение кадровой отчетности

На уровне государства утвержден перечень обязательных отчетных форм, которые должны сдавать все организации, учреждения. Отчетность ведется по следующим направлениям:

• численность персонала, работающего по трудовым договорам;
• количество сотрудников, подлежащих сокращению или увольнению по инициативе работодателя;
• стаж работы, в том числе во вредных и опасных условиях труда;
• размер заработной платы, а также страховых взносов;
• периоды нетрудоспособности, подтвержденные документами;
• количество иностранцев и лиц без гражданства, принятых на работу по квоте или по иным основаниям.

Специальная отчетность заполняется по лицам, подлежащим первичному воинскому учету, по военнообязанным из запаса. Если на предприятии работают граждане, включенные в мобилизационный резерв, по ним ведется отдельная форма отчетов.

Отчетность ведется на основании документов и сведений кадрового учета. Поэтому указанные процессы всегда взаимосвязаны. Если допустить ошибки в ходе учета, то содержание отчетных форм также будет не соответствовать действительность. Избежать таких проблем поможет использование модуля «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Предприятие может вводить любые формы внутренней отчетности. Такие положения описываются в локальных актах. Содержание корпоративных отчетов может быть любым. Для работы с указанной отчетность также идеально подойдет система «Добыто. КЭДО».

В какой форме сдавать отчетность

До 2025 года в России планируется завершить полный переход на кадровый электронный документооборот. Но в отношении отчетности такие требования обязательны уже сейчас. Компании подают отчетные формы через личный кабинет СФР и/или ФНС, либо через иные программы, подключенные к государственным платформам. В бумажном формате могут сдавать отчетность только микропредприятия.

Системы КЭДО позволяют формировать отчетность в автоматическом режиме, если соответствующие данные внесены в программу. Например, по мере отражения информации о зарплате, будут рассчитаны суммы страховых взносов, НДФЛ. Передача отчетности осуществляется в файлах (контейнерах), заверенных электронными подписями.

Преимущества «Добыто. КЭДО» для кадрового учета и ведения отчетности

Модуль «Добыто. КЭДО» содержит полноценный функционал для ведения кадрового учета, оформления и подачи отчетности. Пользователи могут:

• работать с шаблонами образцами документов по кадрам;
• использовать базу нормативных актов в сфере трудового законодательства;
• обмениваться данными с другими программами, государственными ресурсами;
• планировать мероприятия по кадровому учету, ставить задачи и контролировать сроки их выполнения;
• использовать сервисы для согласования, подписания и хранения кадровой документации.

Кроме снижения количества ошибок, модуль «Добыто. КЭДО» обеспечит надлежащий уровень защиты информации, документов. Помощь в установке и настройке ПО окажут специалисты службы поддержки.

Заключение

• Кадровый учет заключается в сборе, проверке и систематизации данных о процессах, решениях и документах. Для учета ведутся журналы, ведомости, акты и иная документация.
• Отчетность по кадрам оформляется для передачи обязательной информации в государственные структуры. С 2023 года обязательной формой является ЕФС-1, которая включает несколько разделов. Также компания может вводить собственные формы отчетности.
• Вести кадровый учет и оформлять отчетность можно с использованием системы электронного документооборота. Оптимальным решением для этого является модуль «Добыто. КЭДО».

FAQ

Кто обязан вести кадровый учет и отчетность?

В том или ином виде, эта обязанность распространяется на всех работодателей – ИП, коммерческие организации, бюджетные и государственные учреждения. Точные требования могут определяться нормативными или локальными актами.

Что входит в кадровый учет?

Учет осуществляется в отношении документов, процессов и сведений по кадрам. Эти данные предприятие получает от самого работника, от государственных и коммерческих структур, из иных источников.

Как организовать ведение кадрового учета и оформление отчетности?

Для большинства организаций стандартом является ведение учета и отчетности через системы кадрового электронного документооборота. Только отдельные виды документов по кадрам необходимо оформлять в обычном бумажном формате.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)