Кадровый резерв: виды, особенности и требования к формированию

Каждая компания рано или поздно сталкивается с 2-мя основными кадровыми проблемами: нехватка квалифицированных специалистов и текучка кадров. Отсутствие в штате сотрудников с необходимыми навыками и знаниями тормозит развитие бизнеса, не позволяет эффективно решать поставленные руководством задачи. Поэтому HR-менеджеры, сотрудники отдела кадров создают кадровый резерв и поддерживают его актуальность.

Читайте, что входит в понятие кадровый резерв, кто и как формирует его, какие требования необходимо установить к кандидатам, как осуществляется набор из резерва в штат компании.

Определения

Чтобы сформировать кадровый резерв, развивать и использовать его для своих целей, нужно значить ключевые понятия:

• Кадровый резерв – база данных квалифицированных сотрудников, среди которых компания может выбрать подходящих кандидатов с учетом их навыков, талантов, потенциала.
• Внутренний кадровый резерв – база данных сотрудников компании, которых могут при определенных обстоятельствах повысить в должности, перевести на руководящие должности в структурные подразделения.
• Внешний кадровый резерв – база данных соискателей, а также практикантов, стажеров, чьи резюме, опыт работы, навыки и знания соответствую требованиям компании, и которых при нехватке квалифицированных кадров компания готова пригласить в штат.

Все документы, связанные с подбором кандидатов в кадровый резерв, можно оформляться в системе «Добыто. КЭДО».

Виды внутреннего кадрового резерва

Внутренний резерв кадров нередко подразделяют на 3 вида:

• Оперативный – специалисты, имеющие необходимые навыки и компетенции, не требующие обучения, и готовые занять вакантную должность сразу же.
• Среднесрочный – сотрудники, проработавшие в компании достаточный срок, желающие занять руководящую должность, но не имеющие определенных навыков и знаний. Требуется обучение такого резерва, иногда – с прохождением курсов повышения квалификации.
• Стратегический – молодые активные сотрудники, обладающие необходимыми личными качествами, и имеющие перспективы карьерного роста. Обучать такой резерв потребуется несколько лет.

Учет по кадровому резерву можно вести в обычном бумажном виде, либо с использованием системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО».

Критерии для формирования кадрового резерва

Кадровый резерв – это не просто перечень ФИО потенциальных специалистов с контактными данными и навыками, примечаниями. При составлении базы данных необходимо руководствоваться несколькими критериями, чтобы получить действительно полезный инструмент для решения кадровых проблем:

• Попадание в кадровый резерв служит дополнительной мотивацией для штатных сотрудников. Карьерный рост хорошо мотивирует сотрудников – в связи с конкуренцией каждый специалист будет стремиться показать наилучшие результаты в работе. Собственный штат хорошо знаком с бизнес-процессами, корпоративной этикой, регламентами.
• Распределение ролей в соответствии с навыками и знаниями, опытом. Для сотрудников каждого отдела на каждой должности необходимы свои навыки, компетенции, умения. Даже психологический портрет квалифицированного бухгалтера и менеджера по продажам будет существенно различаться. При формировании базы необходимо определить такие навыки и знания, отбирая кандидатов в резерв.
• При отборе не забывают про здоровую конкуренцию и непреодолимые внешние факторы. Как правило, на одну должность в резерв добавляю 2-3 специалистов. Во-первых, это способствует развитию конкуренции, когда каждый из резервистов будет стремиться показать лучшие результаты, чем его конкуренты. Во-вторых, кто-то из специалистов из кадрового запаса может уволиться, уйти в декрет и т.д.
• Актуальность базы квалифицированных кадров. Любая база данных теряет ценность вместе с потерей актуальности, и кадровый резерв – не исключение. Обычно актуальность поддерживают для внешнего кадрового резерва посредством периодического общения с соискателями по разным каналам связи.
• Планирование и прогнозирование компетенций, которые потребуются компании в будущем. Быстрая замена за 1-3 дня специалиста для сохранения структуры коллектива организации – это одна из задач создания и актуализации базы. Другая задача – возможность получить в штат квалифицированных специалистов, которые потребуются в будущем с учетом возможных изменений в кадровой политике, выхода на новые рынки, роста конкуренции и т.д.

Мнение эксперта. Кадровый резерв может быть открытым (о базе знают все сотрудники компании) и закрытым (база доступна только кадровикам, HR-менеджерам, руководству). При открытом формировании базы преимущество заключается в дополнительной мотивации сотрудников, но у такого способа есть и минусы. Если сотрудник числится в резерве длительное время, и уверен, что достоин карьерного роста, но на новую должность его не назначают, то он может поискать возможности для развития у конкурентов. Второй минус – менеджеры, главные специалисты, руководители отделов понимают, что сотрудники из резерва могут их «подсидеть», поэтому обстановка в коллективе может стать напряженной.

Преимущества кадрового резерва

Наличие резервных специалистов в базе дает компании следующие плюсы:

• Снижение процента неудачных собеседований – экономия времени кадровиков, HR-специалистов.
• Непрерывность производственных, бизнес-процессов – при текучке кадров можно быстро назначить на вакантную должность квалифицированного сотрудника, исключая при этом негативное влияние на деятельность компании.
• Создание «сильной» команды, нацеленной на результат – резерв формируется не из кого попало, а из тех потенциальных сотрудников, которые обладают необходимыми навыками, компетенциями, опытом, потенциалом и личными качествами для занятия соответствующих должностей.
• Сокращение расходов на рекрутинг (чем дольше длится поиск кандидата, чем больше каналов для этого задействуется, тем дороже обходится этот кандидат) и на последующее обучение сотрудника.

Мнение эксперта. Одна из главных проблем формирования внешнего резерва кадров – поиск специалистов. Для этого можно пользоваться проверенными способами: отбор по резюме, конкурсные отборы, рекрутинг на конференциях, приглашения на форумах, в социальных сетях. Также можно воспользоваться услугами HR-агентств для исследований market mapping, отправлять заявки в учебные заведения на специалистов, практикантов. Для автоматизации рекрутинга и формирования резерва есть и специальные сервисы, программные комплексы. Рекомендуем обратить внимание на систему «Добыто. КЭДО», где можно решать любые кадровые задачи.

Возможные проблемы при формировании кадрового резерва

При создании резерва HR-менеджеры, кадровики могут столкнуться с несколькими проблемами:

• Отсутствие актуальных данных по присутствию на рынке труда специалистов с необходимыми навыками и компетенциями, опытом, требуемых компании.
• Высокая текучесть кадров, при которой невозможно сформировать базу, поскольку трудно предсказать, останутся или сотрудники из резерва в штате или уволятся.
• Отсутствие ресурсов, опыта в создании кадрового резерва.
• Нежелание руководителей среднего звена терять ценных сотрудников, которые могут занять другие должности, ведь потребуется их кем-то замещать, тратить время на обучение, адаптацию.
• Потеря мотивации у той части специалистов, которые не входят в кадровый резерв компании.

Не забывайте, что в базу вносятся персональные данные сотрудников, поэтому формировать кадровый резерв необходимо в соответствии с требованиями Федерального закона № 242-ФЗ и № 152-ФЗ, с получением согласия кандидатов, включенных в базу данных. Это можно сделать в системе «Добыто. КЭДО».

Каким документом регламентируется создание кадрового резерва?

Основным документом является Положение о кадровом резерве. Это необязательный локальный нормативный акт, который можно составить в свободном виде или воспользоваться готовыми шаблонами. В общем случае документ состоит из следующих разделов:

• Общие положения. Определяются цели и задачи формирования резерва кадров, документы, на основе которых создается база (если таковые имеются), определения терминов. Здесь же могут указываться принципы (открытость, добровольность, гласность), виды необходимого резерва, формат представления базы, отделы или специалисты, ответственные за формирование.
• Порядок формирования и работы с внешним резервом. В данном разделе определяют, из кого будет формироваться резерв, план работы, порядок отбора.
• Порядок формирования внутреннего кадрового резерва. Определение этапов формирования базы, количество кандидатов на должность, требования к ним и условия отбора.
• Организация работы с кадровым резервом. Указывают методы и формы работы, порядок переподготовки, повышения квалификации сотрудников из резерва.
• Порядок участия на замещение должностей. Тут указывают, как проходит отбор, кто и на каких основаниях имеет привилегии на замещение вакантных должностей.
• Приложения. Непосредственная информация о лицах, включаемых в кадровый резерв компании.

Мнение эксперта. Основные сведения по резервным специалистам указаны именно в приложении. Здесь указывают профессиональные знания, навыки решения типовых и нетиповых задач, опыт, дополнительные знания, способность выделять главное, нестандартность мышления, самостоятельность, способность обосновывать свои решения, коммуникабельность, умение работать с информационными системами. Также в приложение важно добавить персональные характеристики (личные качества) кандидатов: эффективность трудовой деятельности, целеустремленность, ответственность, авторитет среди коллектива.

Инструменты для создания кадрового резерва и работы с ним

Для создания, поддержания актуальности и работы с кадровым резервом могут использоваться различные инструменты:

• Стандартные электронные таблицы для формирования базы по внутреннему, внешнему запасу релевантных сотрудников. Простейший способ для создания БД с внесением вручную или импортом данных в таблицы Microsoft Excel, Google Sheets. Автоматизация практически отсутствует – добавлять, удалять данные потребуется вручную.
• CRM-системы для формирования базы соискателей, хранения резюме. Подходят для создания базы резюме соискателей при подготовке внешнего кадрового резерва. Возможность внедрения скриптов для кадровиков и чат-ботов с автоматическим обзвоном, актуализацией базы, назначением даты и времени собеседований и пр.
• Специализированные онлайн-сервисы для автоматизации рекрутинга. Это онлайн-сервисы и программные комплексы для рекрутинговых агентств и кадровых отделов компании. Предназначены для автоматизации рутинных задач: импорт резюме из баз, подбор кандидатов по определенным параметрам с распознаванием текста из резюме в PDF, DOC, календарь собеседований и др.
• HRM-системы для управления персоналом с модулями автоматизации рекрутинга. Комплексные решения для управления персоналом, в которые обычно платно можно установить дополнительные модули разработчика, в т.ч. для автоматизации процесса отбора кандидатов в резервную базу.

Компания может внедрить систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» с дополнительными модулями для поиска и найма сотрудников. СКЭДО не относятся к системам управления персоналом и автоматизации рекрутинга, то подобный функционал в них также может быть реализован в виде дополнительно устанавливаемых модулей, плагинов.

Что еще помогает в формировании базы квалифицированного персонала?

Неоценимую помощь сотрудникам отдела кадров окажут следующие инструменты:

• База знаний. Как внутренний, так и внешний резерв должен обладать знаниями о компании, её корпоративной этике, целях и задачах, истории. Необходимо иметь четкое представление о продуктах и услугах, предлагаемых компанией, о взаимоотношениях с партнерами, официальными представителями. И здесь в самостоятельном обучении кандидатам на вакантные должности поможет база знаний.
• Системы управления обучением. Специализированные сервисы и «коробочные» программные комплексы для создания обучающих материалов и последующего тестирования сотрудников. Обучение проводится дистанционно по расписанию и/или в удобное для персонала время. Работодатель сам решает, какие курсы, материалы использовать для сотрудников и соискателей, для отдельных работников с целью развития их знаний и навыков, компетенций. Тестирование может быть в форме простых тестов с выбором ответа (автоматическая проверка) или с предоставлением обучающимися развернутых ответов.

Работая с сервисами в системе «Добыто. КЭДО», кадровая служба сможет упростить все текущие процессы по управлению персоналом и резервом.

Заключение

• Кадровый резерв – мощный инструмент для решения сразу нескольких кадровых вопросов (текучка кадров, поиск квалифицированных сотрудников, мотивация персонала, формирование команды профессионалов).
• База данных должна всегда оставаться актуальной, создаваться в соответствии с конкретными целями и задачами. Просто формирование списка перспективного резерва «чтобы был» бессмысленно, а, зачастую, и вредит компании – если сотрудники долго находятся в резерве, но не видят никаких перспектив карьерного роста, то теряется лояльность к компании, мотивация.
• Для формирования базы данных можно пользоваться специализированными сервисами, но не стоит забывать, что основным способом подготовки резерва является грамотная политика компании в отношении сотрудников и работа с персоналом, разъяснения необходимости резервирования кадров.

FAQ

Обязательно ли знакомить сотрудников с Положением о кадровом резерве?

Документ не относится к обязательным локальным нормативным актам, знакомство с которыми необходимо под подпись. Но при соблюдении принципа гласности с Положением следует ознакомить весь персонал компании, который может быть включен в резерв. Если резерв закрытый, то доступ к базе с перечислением кандидатов на должности рядовым сотрудникам не предоставляется. Ознакомить с документом и разграничить права доступа удобнее всего при ведении кадрового электронного документооборота.

Кто должен заниматься формированием кадрового резерва в организации?

Деятельностью по формированию внутреннего и/или внешнего резерва занимаются сотрудники отдела кадров.

Что делать, если кандидат из внутреннего кадрового резерва отказывается от перевода на новую должность?

Если имеется производственная необходимость, то работодатель вправе временно перевести сотрудника на другую должность (ст. 72 ТК РФ). В большинстве случаев требуется письменное согласие сотрудника на перевод. Согласие не требуется, если перевод не повлечет за собой изменение условий трудового договора. При этом нарушением трудового законодательства будет принудительный перевод сотрудника на вакантную должность, если должностные обязанности по этой вакансии противопоказаны сотруднику по медицинским показателям.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)