Кадровые журналы

Журнал – это документ, в котором фиксируются определенные события и действия. Кадровая работа также связана с заполнением, ведением, хранением и архивированием указанной документации. В обязательном порядке ведутся журналы учета трудовых книжек и командировочных удостоверений, инструктажей по охране и безопасности труда, ряд иных форм и бланков. Также компания может сама определить, какие кадровые журналы будут вестись в добровольном порядке.

Читайте, когда и как ведутся кадровые журналы, что указывается в их содержание, где взять формы документов и организовать работу с ними.

Кадровые журналы – обязательные или добровольные документы?

Журналы являются одним из документов в любом делопроизводстве, в том числе по кадрам. В их содержании фиксируется и отражается:

• проведение определенного мероприятия (например, заключение трудового договора, проведение инструктажа и т.д.);
• выполнение различных действий (например, выдача сотруднику оригинала трудовой книжки, полученной при трудоустройстве);
• учетная информация по движению документов по кадрам (например, в отношении всех приказов по личному составу);
• информация об ознакомлении персонала с определенными документами и сведениями (например, с правилами внутреннего распорядка).

Журнал является документов со структурированным и систематизированным содержанием. Сам по себе, он не влечет возникновение, изменение или прекращение трудовых правоотношений. Но с помощью журнала можно достоверно подтвердить определенные факты, имеющие отношение к правам и обязательствам, к рассмотрению споров. Проще всего организовать ведение указанных документов в системе «Добыто КЭДО».

Отдельно отметим журналы, отражающие сроки и результаты надзорных проверок. Их обязаны вести все организации. Указанный журналы содержат данные не только о проверках по кадрам (со стороны ГИТ, прокуратуры), но и о других надзорных мероприятиях. Также в документе фиксируются данные обо всех предписаниях надзорных органов, об итогах их исполнения со стороны работодателя.

Комментарий эксперта. Предметом проверки надзорных органов может быть правильность ведения кадровой документации. Следовательно, содержание журналов по кадрам также будет проверяться инспектора, представителями прокуратуры. За нарушение правил и сроков, определенных законодательством, грозит административная ответственность.

Кто уполномочен вести кадровые журналы

По умолчанию, за ведением всех документов на предприятии отвечает его руководитель. На практике в этом нет никакого смысла, так как руководству достаточно организовать работу подчиненных, перераспределить между ними определенные полномочия. Поэтому ведением и хранением журналов могут заниматься:

• специалисты кадровой службы или отдельный специалист;
• лица, назначенные ответственными за проведение отдельных мероприятий по кадрам (например, в части проведения инструктажей по охране труда);
• представители сторонней организации, оказывающие услуги по кадровому делопроизводству (как вариант, по договору на аутсорсинг).

Таким образом, крайне важно описать полномочия всех служб и специалистов в локальных актах, в договорах на оказание услуг со сторонней компанией. Только так можно обеспечить контроль за правилами и сроками заполнения кадровых журналов, применить меры дисциплинарной или иной ответственности.

Виды и особенности заполнения кадровых журналов

Классификация кадровых журналов осуществляется по составу сведений, которые фиксируются в документе. Но сначала компании нужно определиться с перечнем журналов, которые ведутся обязательно в силу закона. За отсутствие таких документов, либо при выявлении нарушений при их ведении, может грозить предписание от прокуратуры и ГИТ, взыскание штрафов.

Предприятие может вести любые дополнительные журналы по кадровой работе. Это может быть вызвано следующими целями:

• упрощение работы кадровой службы и других подразделений (например, по сведениям из журнала можно увидеть номер и дату заключения трудового договора, издания приказа);
• сбор статистических и аналитических данных по различным кадровым процессам (например, по количеству и сути обращений, жалоб и заявлений от работников);
• подготовка статистики для передачи отчетности в государственные структуры (например, по журналу можно проследить общее количество сотрудников за год, с учетом уволенных и принятых на работу).

Кадровики могут сами организовать ведение каких-либо журналов, если это упрощает их работу. Желательно, чтобы правила ведения таких документов были описаны в локальном акте (инструкция, положение). Для ведения журналов в электронном виде можно использовать систему «Добыто. КЭДО».

Обязательные кадровые журналы

Состав обязательных требований к ведению кадровых журналов зависит от организационно-правовой формы организации, специфики и сферы ее деятельности, других факторов. Для этого необходимо регулярно изучать нормативные и подзаконные акты федерального уровня, разъяснения Минтруда РФ и иных ведомств. В общий перечень кадровых журналов, которые нужно вести в обязательном порядке, могут входить:

• журналы по учету трудовых книжек, их движению (например, при передаче между подразделениями и филиалами, выдаче сотруднику);
• журналы учета инструктажей, проведенных с сотрудниками;
• журналы проведения медицинских осмотров (например, периодических, перед выходом на смену и т.д.);
• журналы надзорных проверок;
• журналы ознакомления с общими локальными актами по кадрам;
• журналы ознакомления с правилами пожарной безопасности (это тоже косвенно относится к кадровым процессам);
• журналы учета командировочных удостоверений, иных бланков строгой отчетности;
• журналы регистрации актов о несчастных случаях, травматизме.

Для многих государственных ведомств есть специальные требования к ведению журналов. Например, они могут вести указанные документы о предоставлении доступа к сведениям гостайны, для регистрации деклараций о доходах и т.д.

Комментарий эксперта. На предприятия возлагаются отдельные функции по воинскому учету, что сопровождается необходимостью вести ряд журналов. В частности, заполняются журналы учета бланков передачи воинского учета (повесток, мобилизационных предписаний и т.д.), проверок запасников и лиц, подпадающих под бронь. Ответственность за нарушение правил ведения таких документов была резко ужесточена еще в 2023 году.

Ответственность за нарушение правил ведения документов

Если ведения кадровых журналов предписано законом, то за нарушение правил может грозить:

• дисциплинарная ответственность со стороны работодателя (например, выговор сотруднику кадровой службы);
• административная ответственность для предприятия, руководителя или иного должностного лица (например, по делу, возбужденному трудовой инспекцией и прокуратурой).

На нарушения может пожаловаться и рядовой сотрудник. Например, если его не ознакомили с правилами распорядка или не провели инструктаж, но сведения об этом были отражены в журнале, то может потребоваться служебная или надзорная проверка.

Комментарий эксперта. Если у предприятия нет своей кадровой службы, то лучше уточнить у юриста или иного стороннего эксперта, какие именно журналы нужно вести в обязательном порядке. Также важные разъяснения есть на сайте Минтруда РФ. Все основные формы журналов и иных кадровых документов можно найти в системе электронного документооборота «Добыто. КЭДО».

Кадровые журналы на усмотрение работодателя

Многие виды кадровых журналов можно вести в добровольном порядке. Вот примерный список самых распространенных направлений, по которым многие организации ведут журналы:

• регистрация трудовых договоров, доп. соглашений к ним;
• учет выданных справок по запросу сотрудников, сторонних организаций и государственных ведомств;
• регистрация обращений, заявлений, жалоб и иных документов от персонала;
• регистрация приказов и распоряжений руководства;
• учет документов о проведении обучения, курсов повышения квалификации;
• согласование каких-либо документов с участием представителей разных подразделений.

Чем больше кадровых журналов, тем выше нагрузка на сотрудников соответствующего подразделения организации. Поэтому стоит подумать о переходе на электронный документооборот, если ваша компания еще не сделала этого ранее. Рекомендуем обратить внимание на систему «Добыто. КЭДО». Там есть все необходимо для работы кадровиков, от базы шаблонов и образцов документов, то актуальных нормативных актов по труду.

Комментарий эксперта. Регламент ведения добровольных журналов обычно утверждается в виде инструкции, положения, правил. В разработке этих локальных актов принимает участие сама кадровая служба. Также обязанность по ведению, хранения, архивирования и уничтожению журналов прописывается в должностных инструкциях, в положении о кадровой службе.

Как организовать работу по ведению и хранению кадровых журналов

Чтобы с ведением кадровых журналов не возникло сложностей, а руководству компании не грозил штраф, рекомендуем:

• постоянно отслеживать нововведения в законодательстве, учитывать их в текущей работе, менять и дополнять формы журналов по мере необходимости;
• использовать только проверенные образцы и формы документов (их можно найти в системе «Добыто. КЭДО»);
• ввести систему контроля за оформлением кадровой документацией, регулярно проводить проверки или полноценный аудит;
• подключить систему электронного документооборота, интегрировать ее с другим программным обеспечением предприятия;
• повышать квалификацию специалистов кадровой службы, чтобы они соответствовали всем необходимых критериям по знаниям и навыкам.

Текущие журналы хранятся в кадровой службе в бумажном или электронном формате. Можно организовать хранение и ведение документов на собственном или облачном сервере, использовать различные средства защиты информации от несанкционированного доступа. Подробнее о внедрении системы «Добыто. КЭДО» расскажут специалисты службы поддержки.

По мере того, как журнал будет полностью заполнен, открывается новый документ. Сдача на хранение в архив осуществляется по правилам делопроизводства, установленным локальными актами предприятия. По мере истечения сроков хранения журналы подлежат уничтожению с оформлением акта.

Чем поможет система электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

Расскажем подробнее о преимуществах, которые получит ваша компания при переходе на систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО». Помимо оформления журналов по кадрам, там можно:

• оформлять практически любые документы, связанные с трудовыми правоотношениями или управлением персоналом;
• заполнять и подавать в электронном виде отчетность по персоналу, стажу и взносам, статистическим данным;
• настроить и использовать процессы согласования кадровых документов между разными подразделениями, должностными лицами;
• контролировать выполнения задач, поставленных руководством;
• распределять полномочия между специалистами разного уровня.

Естественно, полный функционал системы намного шире. Ознакомиться с ним можно в бесплатной демоверсии «Добыто. КЭДО»! По всем интересующим вопросам вы сможете обратиться к специалистам службы поддержки.

Заключение

• Кадровые журналы ведутся для систематизации сведений о мероприятиях и документах, связанных с трудовыми правоотношениями и с управлением персоналом. Полномочия по оформлению обычно передаются специалистам отдела кадров.
• Ряд кадровых журналов необходимо вести в обязательном порядке – по инструктажам об охране труда, по учету командировочных удостоверений и бланков строгой отчетности и т.д. Перечень журналов, которые будут вестись в добровольной форме, руководство компании определяет на свое усмотрение.
• Кадровые журналы можно вести в бумажной или электронной форме. При выборе системы электронного документооборота рекомендуем обратить внимание на «Добыто. КЭДО».
• Если ведение кадрового журнала предусмотрено законом, то за нарушение правил и сроков оформления может грозить административная, дисциплинарная ответственность.

FAQ

Что такое кадровые журналы?

Это сводный документ, где фиксируются определенные сведения – наименования мероприятий и документов, даты составления или проведения, подписи работников или ответственных лиц. Большинство форм журналов предприятие разрабатывает самостоятельно.

Какие кадровые журналы ведутся в обязательном порядке?

Их перечень зависит от организационно-правовой формы юридического лица, специфики и сферы ее деятельности. Сюда входят журналы о проведении инструктажей по охране труда и правилам безопасности, по выдаче бланков строгой отчетности, по учету трудовых книжек и т.д.

Кто оформляется кадровые журналы?

Обычно эти полномочия исполняют специалисты отдела кадров. Если в компании нет такого подразделения, журналы может оформлять руководитель, делопроизводитель, бухгалтер, иное должностное лицо.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)