Кадровые процессы

Кадровые процессы – это комплекс действий и решений, связанных с движением персонала, управлением и планированием по кадрам. Все процессы сопровождаются оформлением различных документов, от приказов по личному составу до отчетности в государственные органы. В действиях и мероприятиях принимают участие не только специалисты отдела кадров, но и руководство, рядовые сотрудники. Для повышения эффективности кадровых процессов компания может внедрить систему электронного документооборота.

Читайте, какие кадровые процессы встречаются в организациях, в чем заключаются их особенности, как обеспечить эффективность работы с персоналом и документами.

Что такое кадровые процессы

Процесс представляет собой совокупность определенных действий, мероприятий и решений. В отношении кадров процессы могут включать:

• непосредственную работу с персоналом (подбор кадров, оформление на работу и увольнение, перевод и т.д.);
• взаимодействие специалистов разного уровня для решения различных кадровых вопросов (согласование кандидатуры, инструктажи и т.д.);
• работу с кадровой документацией, внешней отчетностью;
• краткосрочное, тактическое или стратегическое планирование по кадрам;
• общее управление персоналом, оценка показателей деятельности.

Кадровые процессы могут быть односторонними, двусторонними и многосторонними. Это зависит от состава участников действия, особенностей принятия решений. Например, руководитель сам издает приказ о вступлении в должность, когда в компании ещё нет других сотрудников. Далее, по мере расширения штата, приказы по личному составу будет готовить кадровый отдел или какой-либо специалист. За руководителем сохранится полномочие по подписанию, изменению и отмене документа.

Разъяснения эксперта. Кадровые процессы могут быть внутренними и внешними. Первый вариант связан с действиями и решениями, которые отражаются только на текущей деятельности компании. Внешние кадровые процессы, напротив, предусматривают взаимодействие со сторонними организациями и государственными учреждениями. Примерами можно назвать сдачу отчетности за сотрудников, перевод персонала между предприятиями, служебные командировки и стажировки.

Чем регулируются кадровые процессы в организации

Любой кадровый процесс должен быть основан на каких-либо правилах, регламентах и предписаниях. В противном случае участники действия не будут точно знать, что делать, и это может привести к ошибкам, принятию неверных решений, превышению полномочий. Кадровые процессы могут регулироваться:

• нормами федерального законодательства (ТК РФ, постановления Правительства РФ, ведомственные нормативные акты и т.д.);
• локальными нормативными актами компании (положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.);
• документами индивидуального характера (приказ, должностная инструкция конкретного сотрудника и т.д.).

В отдельных случаях компания будет обязана внести изменения в завершенные или текущие кадровые процессы. Примером можно назвать предписание от прокуратуры или трудовой инспекции по фактам нарушений. В содержании документа будут указаны обязательные требования по определенным вопросам. Если не исполнить предписание, то компанию привлекут к ответственности.

Многие кадровые процессы можно осуществлять в электронном виде – через сервисы и интернет-порталы, в программах и приложениях. Предлагаем вашему вниманию ПО, разработанное специалистов для ведения делопроизводства по кадрам – «Добыто. КЭДО». Система отвечает всем современным требованиям, подходит для компаний любой организационно-правовой формы и величины.

Основные характеристики кадровых процессов в компании

Скорее всего, в организации будут все кадровые процессы, о которых мы расскажем ниже. Они достаточно стандартны для большинства предприятий. Но отличия в особенностях реализации процессов могут быть связаны:

• с видом организации (учреждения), характером работы или службы;
• с требованиями законодательства к отдельным процессам;
• с количеством сотрудников на предприятии, структурой должностей и штата целом;
• с нюансами распределения полномочий по работе с кадрами.

Важное значение имеет и вид документооборота (делопроизводства) в компании. Если используется система ЭДО, то все процессы будут идти значительно быстрее, проще, эффективнее. Например, переход на систему «Добыто. КЭДО» сокращает временные затраты на оборот документов от 60 до 80%. Это весомый аргумент для перехода на электронное кадровое делопроизводство.

Движение персонала

Это ключевое направление кадровых процессов в любой компании. Движение по кадрам предусматривает мероприятия:

• подбор кандидатов, проведение собеседований и тестов на свободные вакансии;
• прием на работу, вводные инструктажи, допуск к трудовым функциям;
• адаптация новых сотрудников, обучение, повышение квалификации и т.д.;
• перевод на другую должность и место работы;
• увольнение и сокращение персонала по различным основаниям;
• предоставление отпусков, направление в служебные командировки.

Каждый из перечисленных процессов включает ряд действий и решений. Например, в подбор персонала входит определение требований к кандидату, размещение публикаций или поиск резюме, взаимодействие с претендентами на работу. Результатом процесса будет принятие решения о трудоустройстве, оформление документов на нового работника. В итоге, этого будет достаточно трудоемкий и длительный кадровый процесс, состоящий из нескольких этапов.

Разъяснение эксперта. Определенный кадровый процесс или его отдельные стадии можно поручить сторонней организации. Такие услуги подпадают под понятие аутсорсинга. Исполнитель будет осуществлять полномочия, предусмотренные договором, по поручению заказчика и за вознаграждение. Для многих компаний такая схема выгоднее и эффективнее, чем осуществление кадровых процессов своими силами.

Оформление документов по кадрам

Без этих кадровых процессов не обходится ни одна компания. Документы по кадрам нужно вести по следующим направлениям:

• оформление трудовых правоотношений с персоналом (трудовые книжки и договоры, приказы по личному составу, расчеты отпускных и т.д.);
• делопроизводство, т.е. процессы подготовки, согласования, подписания, хранения и учета документов;
• архивное дело (хранение, периодическое уничтожение документации);
• учет документов и сведений (рабочее время, графики отпусков и т.д.);
• ведение и сдача отчетности по сотрудникам, стажу, заработной плате;
• работа с локальными актами предприятия, имеющими отношение к кадрам.

Схема взаимодействия при работе с документами зависит от особенностей делопроизводства в компании. Например, регистрация приказов или договоров может осуществляться в общей системе или только по кадровой службе. Состав обязательной и добровольной документации также может отличаться. К форме и содержанию многих документов установлены жесткие требования в законодательстве.

Управление персоналом

Управление персоналом, само по себе, является постоянным и масштабным процессом. Оно включает в себя следующие мероприятия:

• принятие управленческих решений, от приема на работу конкретного сотрудника до дачи обязательных указаний;
• планирование кадровой деятельности (подробнее об этом расскажем ниже);
• распределение полномочий между подразделениями и специалистами;
• принятие решений о сокращении численности и штата, о ликвидации предприятия;
• создание и ведение корпоративной базы знаний;
• направление сотрудников на курсы повышения квалификации, на переобучение и иные образовательные программы;
• обеспечение нормальных и безопасных условий труда;
• введение системы мер поощрения (стимулирования) и наказания для персонала.

Это только основные управленческие процессы и решения по кадрам, тогда как на практике их может быть значительно больше. Например, руководство предприятия может создавать кадровый резерв, вводить дополнительные пакеты социальных льгот, проводить обмен опытом с другими компаниями. Решения по этим вопросам имеют прямое отношение к кадрам.

Комментарий эксперта. Глава компании изначально является участником кадровых процессов, так как с ним заключается контракт при приеме на работу. Далее руководитель будет проходить повышение квалификации и обучение, аттестации. Система выплат директору может описываться не только в договоре с ним, но и в локальных актах общего действия. На период отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) полномочия руководителя передаются другому лицу. Для этого обязательного оформляется приказ.

Кадровое планирование

Планирование – это кадровый процесс, который работает на перспективу. Сюда может входить:

• определение общей кадровой политики в области кадров;
• управление текучестью персонала, принятие мер по ее снижению;
• составление планов мероприятий на ближайшее время, на долгосрочную перспективу;
• планирование обучения и повышения квалификации;
• обработка аналитических и статистических данных о показателях деятельности сотрудников;
• подготовка и развитие кадрового резерва.

Планирование включает совместное взаимодействие руководства, кадровой службы и иных подразделений. Также важно обеспечить контроль за выполнением поставленных задач, соблюдением сроков по всем мероприятиям.

Планирование можно вести в системе электронного документооборота. Постановка задач и контроль в программе осуществляется проще, чем при работе с бумажной документацией. Все необходимые функции для кадрового планирования представлены в системе «Добыто. КЭДО».

Как повысить эффективность кадровых процессов

Под эффективностью процесса понимается достижение какой-либо цели максимально быстро, с разумными расходами. Для того, чтобы мероприятия по кадрам осуществлялись эффективнее, компания может:

• использовать современные кадровые технологии;
• отслеживать изменения в трудовом законодательстве;
• точно и объективно распределять полномочия между специалистами;
• использовать систему кадрового электронного документооборота;
• следить за уровнем квалификации, знаний и навыков сотрудников кадровой службы, вовремя проводить обучение;
• периодически проводить аудит делопроизводства и документооборота по кадрам.

Кадровую службу нужно обеспечить современной компьютерной техникой, методическими материалами, программным обеспечением. Для планирования финансовых расходов по этому направлению составляются сметы, расчеты, обоснования, служебные записки.

Чем поможет использование системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

Чтобы упростить кадровые процессы и сделать их максимально эффективными, рекомендуем перейти на использование системы «Добыто. КЭДО». Ключевые возможности программного обеспечения:

• удобный функционал для подготовки, подписания, согласования и учета документации по кадрам;
• сервисы для хранения документов, с возможностью защиты данных от несанкционированного доступа;
• расширения для работы с базой знаний, обучения и развития сотрудников;
• наличие большого объема типовых форм и шаблонов, которые пригодятся во всех кадровых процессах.

Чтобы посмотреть, как система «Добыто. КЭДО» работает на практике, закажите бесплатную демоверсию. Все возникающие вопросы поможет решить служба поддержки.

Заключение

• Кадровые процессы – это различные действия и решения по управлению персоналом, закреплению и регулированию трудовых отношений в компании. Участниками процессов могут быть должностные лица руководящего звена, кадровая служба, рядовые сотрудники.
• Правила и требования под каждый кадровый процесс могут быть описаны в нормах законодательства, в локальных и индивидуальных актах предприятия. Также руководство может давать устные указания о каких-либо действиях.
• Все кадровые процессы сопровождаются оформлением документов. Повысить эффективность работы по данному направлению поможет система «Добыто. КЭДО».

FAQ

Что такое кадровые процессы?

Сюда входят различные управленческие решения, действия и мероприятия по работе с персоналом. К кадровым процессам можно отнести прием на работу и увольнение, планирование, ведение документации и отчетности, иные внутренние процедуры.

Кто участвует в кадровых процессах?

В состав участников может входить глава компании и руководители подразделений, специалисты кадровой службы и обычные работники. Также предприятие может заключить договор на оказание услуг по аутсорсингу, привлечь к кадровым процессам сторонних экспертов.

Оформление каких документов предусматривают кадровые процессы?

В состав документов могут входить трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения, инструкции и положения, графики отпусков и табели учета рабочего времени, иные бланки и формы. Для организации кадровых процессов и делопроизводства в целом рекомендуем использовать систему «Добыто. КЭДО».

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)