Кадровые документы в компании

Кадровые документы ведутся в рамках трудового законодательства, для закрепления правоотношений с персоналом, для управления сотрудниками. Состав документации определяется исходя из организационно-правовой формы компании, видов деятельности, численности персонала и иных факторов. Перечень обязательных кадровых документов определен в ТК РФ, некоторых других нормативных актах. В добровольном порядке предприятие может вести любую документацию, отвечающую ее требованиям.

Читайте, какие кадровые документы в компании нужно вести обязательно, по каким признакам осуществляется классификация документации, как организовать работу с ней.

Обязательные и добровольные кадровые документы в компании

Документы по кадрам нужны каждой компании. Прежде всего, это обязательное требование законодательства:

• для урегулирования трудовых правоотношений;
• для учета персонала, передачи статистической и иной отчетности;
• для определения правил распорядка, оплаты труда, предоставления гарантий;
• для обеспечения безопасных условий труда, расследования несчастных случаев;
• для учета сведений, требуемых при назначении пенсии, иных выплат от государства.

Также путем ведения кадровых документов компания обеспечивает управление персоналом, обучение сотрудников, контроль за показателями работы. Документация оформляется и при выявлении дисциплинарных проступков, привлечении к ответственности, разрешении трудовых споров. Первым кадровым документом в организации будет договор с руководителем, назначенным на должность. Оформление документации ведется вплоть до ликвидации предприятия, когда необходимо уволить сотрудников, сдать отчетность в государственные органы.

Разъяснения эксперта. Даже в небольших компаниях ежедневно могут оформляться несколько кадровых документов. На крупных предприятиях общий объем документации может исчисляться десятками и сотнями в день. Чтобы организовать делопроизводство в строгом соответствии с законодательством, рекомендуем перейти на систему электронного документооборота. Оптимальным решением станет использование системы «Добыто. КЭДО».

Классификация кадровых документов

Прежде всего, все кадровые документы в компании можно классифицировать по требованиям к их оформлению, ведению и учета:

• обязательные – оформляются в силу законодательства, а за их отсутствие или при нарушении правил составления грозит ответственность;
• условно обязательные – необходимо оформлять при наступлении определенных условий, предусмотренных нормативной базой;
• добровольные – ведутся на усмотрение компании, которая сама определяется требования к составу, форме и содержанию документации.

Кадровые документы могут быть односторонними, двусторонними или многосторонними. Например, сторонами трудового договора всегда являются 2 участника – работодатель и сотрудник. Односторонним документом можно назвать приказ руководителя об утверждении локального акта. Примером многостороннего документа является коллективный договор.

Ниже расскажем о классификации кадровой документации по сферам применения, целям издания. Любые виды документов по кадрам можно вести в системе «Добыто. КЭДО». Программное обеспечение подойдет как малым предприятиям, так и крупному бизнесу.

Организационно-правовая документация

Эти документы определяют общие правила работы с кадрами, распространяются на весь персонал или на отдельные категории сотрудников. В перечень организационно-правовой документации входит:

• устав организации (как минимум, там содержатся положения о полномочиях и обязанностях руководителя);
• кадровая политика (может оформляться в виде одного или разных документов);
• штатное расписание (определяет численность кадров, перечни должностей и т.д.);
• положения о штатных подразделениях, службах и отделах;
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• общие инструкции для всего персонала, отдельных категорий должностей;
• график отпусков на год;
• другие локальные акты общего характера (положения, правила, регламенты и т.д.).

Многие из перечисленных документов оформляются сразу после открытия компании, действуют в долгосрочной перспективе. Естественно, содержание документации может меняться по разным основаниям (например, для приведения в соответствие с изменениями в законодательстве).

С организационно-правовыми документами рядовые сотрудники знакомятся при оформлении на работу. По факту ознакомления можно расписаться в специальных журналах, личных делах, иных бланках и формах. Также основной объем документации должен быть доступен в текущей работе. Это может сделать путем размещения документов на стендах, либо предоставлением доступа к электронной системе делопроизводства.

Комментарий эксперта. Оформлением организационно-правовой документации может заниматься сам руководитель, кадровая служба, иные специалисты и подразделения компании. Соответствующие полномочия указываются в должностных инструкциях, приказах. Если в документах содержится информация, отнесенная к служебной или коммерческой тайне, необходимо обеспечить ее защиту от несанкционированного доступа. Соответствующий функционал есть в системе «Добыто. КЭДО».

Приказы и распоряжения по личному составу

Эти документы издают для описания управленческих решений по кадрам. В компании могут быть приказы и распоряжения:

• о приеме на работу, об увольнении (сокращении), переводе сотрудников;
• о предоставлении различных отпусков;
• о временном возложении обязанностей;
• об утверждении локального акта;
• о применении мер дисциплинарной и материальной ответственности;
• о применении мер поощрения;
• о проведении различных мероприятий (служебные расследования, инвентаризация, ревизия и т.д.).

Естественно, это только примерный список приказов и распоряжений. Каждый документ должен иметь номер, регистрируется в системе общего или кадрового делопроизводства. По мере необходимости распоряжения и приказы можно отменять или изменять. В некоторых случаях полномочия по изданию указанных документов могут передаваться руководителям подразделений компании.

Договоры

Договоры закрепляют определенные права, полномочия и обязанности. В кадровых правоотношениях могут оформляться:

• трудовые договоры (срочные, на неопределенный срок);
• договоры о материальной ответственности (для отдельных категорий рабочих и служащих);
• договоры о проведении обучения, повышения квалификации;
• договоры на ученичество и наставничество;
• договоры на аутсорсинг кадрового делопроизводства.

К указанным договорам можно оформлять дополнительные соглашения (в силу закона или по договоренности сторон). Отдельно выделим коллективный договор, чьи положения распространяются на весь персонал компании.

Кадровые документы с персональными данными

Работа с кадрами может предусматривать получение, хранение и учет персональных данных сотрудников. Помимо прочего, они содержатся:

• в письменном согласии на обработку персональных данных;
• в личных делах работников;
• в трудовых книжках;
• в личных карточках сотрудников.

Ключевое внимание уделяется не только заполнению и ведению указанных документов, но и защите персональной информации. Доступ к ним могут получить только определенные категории специалистов компании, а также суды, МВД, ряд иных государственных ведомств. Если документы ведутся в электронном формате, необходимо убедиться в надлежащем уровне защиты сведений. За нарушение этих правил может наступать административная или уголовная ответственность.

Учетная кадровая документация

Учет сведений о сотрудниках – важное направление кадровой работы. По этому направлению могут оформляться:

• табели учета рабочего времени;
• различные виды журналов и книг (по регистрации трудовых договоров, по пройденным инструктажам и учебе, и т.д.);
• учетные унифицированные формы по персоналу;
• документы по учету отпусков, выплат сотрудникам.

Формы большинства учетных документов утверждает сама компания. Но есть и унифицированные шаблоны, которые можно только дополнять новыми разделами и блоками.

Комментарий эксперта. Не стоит забывать о кадровой отчетности, которую нужно сдавать в государственные органы (Социальный фонд РФ, Росстат и т.д.). С 2023 года введены новые формы отчетов. Для подготовки и сдачи отчетности можно использовать систему «Добыто. КЭДО». Функционал программы позволяет контролировать сроки заполнения и направления всех обязательных отчетов.

Информационно-справочные документы

Полноценное управление кадрами невозможно без информационно-справочной документации. В ее состав могут входить:

• профессиональные стандарты, утвержденные нормативными актами;
• научные и методические материалы;
• документы, выданные по итогам повышения квалификации или обучения;
• материалы корпоративной базы знаний организации;
• информация и документы, размещенные на различных государственных порталах (например, «Работа России» и т.д.).

Применение указанной документации облегчает работу кадровиков, позволяет отслеживать современные тенденции по управлению персоналом и изменения в законодательстве. Собственная корпоративная база знаний формируется из разных источников, от нормативных актов до разработки авторских методик.

Разъяснение эксперта. Мы рассказали только об общей классификации кадровых документов. В организации может использоваться и иная документация, предусмотренная локальными актами. Не стоит забывать и об обеспечении условий для хранения документов, передачи их в архив и уничтожения. Все это входит в общее понятие кадровое делопроизводство.

Как организовать ведение кадровых документов в компании

Чтобы обеспечить правильно и своевременное ведение кадровых документов, компании нужно:

• определить состав обязательной документации, с учетом требований законодательства;
• назначить лиц, которые будут отвечать за ведение, учет и хранение документов, утвердить их полномочия;
• внедрить систему электронного документооборота, оформить ЭЦП;
• следить за уровнем квалификации специалистов кадровой службы, проводить периодическое обучение;
• обеспечить контроль за ведением кадровой документации, сдачей обязательной отчетности.

Руководитель компании обязан сам знать основные моменты, связанные с ведением кадровых документов. Только в этом случае он сможет контролировать работу подчиненных, принимать меры реагирования при выявлении ошибок и недочетов.

Преимущества использования системы «Добыто. КЭДО»

Эффективность работы кадровой службы напрямую зависит от системы электронного документооборота, внедренной в компании. Предлагаем использовать систему «Добыто. КЭДО», где представлены все основные функции:

• оформление, согласование, подписание, учет и хранение документов в цифровом виде;
• возможность работы со всеми видами электронных подписей;
• реализация всех кадровых процессов, от обмена информацией до обсуждения проектов документов;
• интеграция с другим программным обеспечением, которое использует компания;
• возможность оформлять и сдавать любые виды отчетности по персоналу.

Помощь с настройкой системы и обучением работы с ней окажет служба поддержки. Все основные функции «Добыто. КЭДО» можно оценить в бесплатной демоверсии.

Заключение

• Кадровые документы оформляются для урегулирования трудовых отношений, управления персоналом, принятия решений. Также в их состав входит отчетность, которую компания обязана сдавать в государственные органы.
• Кадровые документы могут быть обязательными, условно обязательными и добровольными. Порядок ведения документации определяется напрямую законодательством, либо локальными актами.
• Для ведения кадровой документации в цифровом формате, необходимо установить систему электронного документооборота, заказать ЭЦП. Рекомендуем обратить внимание на систему «Добыто. КЭДО», где есть все необходимое для кадровиков.

FAQ

Что такое кадровые документы компании?

Это документация, которая оформляется для урегулирования правовых отношений, принятия решений по кадрам, управления персоналом и знаниями. Точный состав документов зависит от формы организации, ее видов деятельности, категорий рабочих и служащих, иных факторов.

Что входит в состав кадровых документов?

Сюда может входить организационно-правовая и учетная документации, договоры, приказы и распоряжения, отчетность в государственные органы и т.д. В отдельную категорию относятся документы, содержащие персональные данные сотрудников.

Кто ведет кадровые документы в компании?

Эти полномочия могут передаваться специалистам кадровой службы или иных подразделений компании. Общий контроль за ведением документов осуществляет глава предприятия. Также можно заключить договор аутсорсинга на оказание услуг по кадровому делопроизводству.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)