Кадровая технология – что это такое?

Кадровая технология – это совокупность методов, используемых при управлении персоналом в организации. Это способы взаимодействия между работодателями и сотрудниками, благодаря которым обеспечивается максимальная эффективность совместной работы. Использование современных кадровых технологий дает возможность повысить продуктивность труда на предприятии, создать условия для увеличения получаемой прибыли.

Читайте, что входит в понятие кадровых технологий, как их выбрать для целей компании и реализовать на практике, чем поможет система электронного документооборота.

Цели и функции технологий управления персоналом

Чем крупнее предприятие и чем больше у него сотрудников, тем сложнее становится разработать эффективную систему взаимодействия с персоналом. Руководитель уже не может контролировать все процессы самостоятельно, поэтому в организации приходится выстраивать вертикаль управления, в которой у каждого уровня будут свои функции. Кадровые технологии представляют собой систему методов, благодаря которым обеспечивается эффективное взаимодействие между руководством предприятия и сотрудниками на каждом уровне, чтобы каждой звено в цепочке работало максимально эффективно.

На любом предприятии технологии управления персоналом регламентируются локальными нормативными актами. Это стандарты, регламенты, должностные инструкции, схемы документооборота – такие документы регламентируют деятельность каждого сотрудника, устанавливают его права и обязанности. Ни один локальный акт не должен противоречить Трудовому Кодексу, так как общегосударственный закон всегда стоит выше индивидуальных правил. Оформить локальные акты и довести их до сведения сотрудников можно с использованием системы «Добыто. КЭДО».

Все технологии управления персоналом преследуют несколько целей:

• Оптимизация взаимодействия с сотрудниками. Правильно организованное управление позволяет наладить работу без постоянного личного контроля руководителя: каждый человек в организации знает, что и как он должен делать, чтобы обеспечить максимальную прибыль себе и предприятию.
• Рационализация деятельности сотрудников. Каждый человек должен быть занят своим делом, правильно организованное управление предполагает отказ от чужих функций.
• Установление ответственности сотрудников за результаты труда. Правильно организованная работа с персоналом включает в себя разумный контроль, систему поощрений и взысканий, которые будут мотивировать к добросовестному выполнению обязанностей.

Мнение эксперта. Система применяемых на предприятии кадровых технологий должна быть понятна всем. Запутанная схема управления приводит к различным сложностям в управлении, противоречивым распоряжениям и невозможности отследить результат. Чем проще и эффективнее будут применяемые методы, тем лучше будет работать вся система.

Виды технологий управления кадровыми ресурсами

Квалифицированный персонал – один из самых ценных ресурсов предприятия, от которого напрямую зависит его результативность. Задача руководителя – создать условия для эффективной работы, карьерного роста сотрудников и максимально полного раскрытия их трудового потенциала. Для этого может применяться широкий спектр кадровых технологий. Выбор зависит от политики руководство, специфики бизнеса, количества сотрудников в организации и других факторов. Одним из направлений является выбор и внедрение системы электронного документооборота. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО», который отвечает всем современным требованиям.

Управление кадровыми ресурсами предполагает использование следующих технологий:

• Управление персоналом. Это подбор кадров и их распределение по рабочим местам, оценка эффективности их работы, принципы освобождения с рабочих мест.
• Управление развитием сотрудников. Это различные форматы обучения, организация стажировки, механизмы продвижения по карьерной лестнице. Работодатель должен быть заинтересован в профессиональном росте сотрудников, так как от его напрямую зависит сохранение конкурентоспособности предприятия.
• Управление поведением. Это различные способы мотивации, уменьшение конфликтности, создание корпоративной культуры и принципов деловых взаимоотношений. Цель таких методов – обеспечение слаженной работы персонала, формирование прочной команды, в которой каждый участник работает на достижение поставленной цели.

Это только основные группы технологий управления, которые активно применяются в большинстве организаций. Чем больше компания, тем больше разнообразных методов воздействия на персонал приходится использовать руководству.

Что делает кадровые технологи эффективными?

Чтобы организация управления на предприятии была эффективной, она должна соответствовать нескольким требованиям. Задача руководство – сформировать простую, понятную и в то же время результативную систему взаимодействия с персоналом, в которой всем участникам будут понятны права и обязанности. Кадровое планирование рекомендуем вести с использованием функционала «Добыто. КЭДО».

Эффективность кадровых технологий строится на нескольких подходах:

• Описания пошаговых цепочек действий сотрудников. Работники должны детально знать должностную инструкцию, в которой прописываются все выполняемые действия. Если работник выполняет всю цепочку действий от начала до конца, он получает желаемый результат, который будет устраивать и его самого, и руководство.
• Постановка целей и распределение приоритетов. Сотрудники должны знать, что и для чего они делают, какие задачи должны решаться в первую очередь. В этом случае очень важно единство требований со стороны руководителей каждого уровня. Если их требования по приоритетам задач будут разными, это станет причиной путаницы, постоянных стрессов и переработок так как работники будут пытаться успеть все и сразу.
• Обеспечение координации работы структур и подразделений. Работники должны представлять, что происходит в других отделах, для этого может периодически организовываться ротация кадров. Обеспечить слаженную работу между подразделениями помогает быстрый электронный документооборот.
• Персональная ответственность сотрудников. Это мотивирует добиваться лучшего результата, а также помогает работодателю выявлять и продвигать вперед наиболее эффективных сотрудников.
• Подготовка образцов используемых документов (в частности, они представлены в модуле «Добыто. КЭДО»). Наличие шаблонов снижает риск ошибок, помогает организовать единую структуру взаимодействия между отделами, а также значительно экономит время.

Мнение эксперта. Ключевой подход эффективного управления – организация совместной работы всех сотрудников для достижения единой цели. Из-за этого крупнейшие мировые гиганты разрабатывают миссии – идеи, которые формируют корпоративный дух, показывают идеал, к которому должны стремиться все участники команды. Человек может эффективно работать в организации только в том случае, если он разделяет ее ценности и стремится соответствовать принятым стандартам.

Критерии результативности системы управления предприятием

Какую систему управления можно считать результативной? Определить эффективность применяемых технологий можно по нескольким критериям:

• Простота. Система управления не должна быть чрезмерно сложной и запутанной, иначе она быстро начнет терять результативность.
• Устойчивость. Применяемые методы не должны меняться слишком часто, чтобы работники могли привыкнуть к сформированной в организации системе работы.
• Гибкость. С устойчивостью должна сочетаться готовность к изменениям. Мир быстро меняется, ситуация на рынке остается крайне изменчивой. Работодатель должен быть готов адаптировать систему управления к новым требованиям и при этом сохранить основные принципы взаимодействия с персоналом.
• Надёжность. Предприятие должно меть «запас прочности», чтобы первый же удар не превратился в катастрофу. Необходимо заранее предусмотреть возможные действия конкурентов, угрозы со стороны меняющейся экономической ситуации.
• Устойчивость. Один из важнейших показателей стабильности работы предприятия – постоянство кадрового состава. В хорошей надежной компании сотрудники будут держаться за место, стремиться демонстрировать высокие показатели и продвигаться по карьерной лестнице. И наоборот, постоянная текучка кадров говорит о неэффективном управлении.

Мнение эксперта. Потеря опытных сотрудников – результат грубых ошибок руководства, приводящий к значительному снижению эффективности работы компании. Часто ценные кадры уходят даже не из-за низкой зарплаты, а из-за грубого и бездушного отношения руководства, попыток сэкономить на мелочах. Например, не выплаченная результативному сотруднику премия сэкономит предприятию несколько тысяч рублей, но приведет к потере намного более крупных сумм после его ухода.

Современные кадровые технологии

В арсенале современного руководителя присутствуют десятки технологий, которые можно использовать для повышения результативности работы кадрового состава организации. Можно перечислить несколько самых распространенных методов взаимодействия с сотрудниками.

Технологии отбора персонала

Отбор персонала – первый этап трудовых отношений между работником и работодателем. Задача кадровика – найти сотрудников, обладающих полным набором профессиональных компетенций для выполнения должностных обязанностей. Можно перечислить несколько наиболее распространенных технологий и методик отбора:

• Проведение собеседований. Это разговор с будущим работником, в ходе которого человек может рассказать о себе и о своих достижениях, а работодатель- составить общее представление о его профпригодности.
• Тестирование. Кандидатам на должность предлагается решить задачи, связанны с и будущими обязанностями. Работу получает тот, кто лучше справится с вопросами или проявит творческое отношение к делу.
• Групповая дискуссия. Это обсуждение по заданной проблеме, во время которой каждый кандидат сможет предложить решение и проявить себя с лучшей стороны. Такой метод позволяет оценить не только личные качества сотрудников, но и готовность работать в команде.
• Ролевая ситуационная игра. Такой метод отбора часто применяется для приема на должности, требующие взаимодействия с людьми, например, продавец или сервис-менеджер. Игра показывает, как сотрудник будет справляться с рабочими ситуациями, умеет ли он взаимодействовать с клиентами.

Это только некоторые методы, с помощью которых эйчары могут проверить профпригодность кандидатов. Часто используется многоступенчатая система отбора кандидатов, особенно на перспективные должности в крупной компании. Однако даже такой отбор не всегда гарантирует идеальный результат. Повысить эффективность процессов при отборе кадров поможет модуль «Добыто. КЭДО».

Кадровые технологии оценки

Не менее важный вопрос для эффективности работы предприятия – установление критериев оценки результативности персонала. Работодатель должен иметь эффективные инструменты, позволяющие оценить, кто из сотрудников приносит предприятию прибыль, а кто, наоборот, тянет команду назад.

В государственных и частных учреждениях могут использоваться следующие технологии оценивания результативности:

• Организация конкурса на замещение вакантных должностей в организации. Чтобы занять место, сотрудник должен обойти конкурентов, доказать свою профпригодность. Учитывается стаж работы в предыдущей должности, достигнутые результаты, профессиональные и личностные качества. В результате работодатель повышает в должности сотрудника, который будет действительно готов к увеличению ответственности.
• Проведение аттестации. Это проверка знаний и умений, позволяющая убедиться в профпригодности персонала. Аттестация проводится через определенные промежутки времени, часто она назначается после проведения курсов повышения квалификации.
• Проведение квалификационных экзаменов. Чаще всего они организуются в формате тестирования, оно может быть организовано удаленно. Если сотрудник не сдает экзамен в первый раз, ему может быть предоставлено время для усиленной подготовки и пересдачи. Если же он не справляется и после этого, может решаться вопрос об увольнении.

Современные технологии открывают широкие возможности для сбора аналитической информации о деятельности персонала. Они позволяют фиксировать время прихода на работу и ухода, отслеживать количество опозданий и других нарушений дисциплины, устанавливать количественные показатели результативности, например, это может быть число заключённых сделок, средний чек по операциям с клиентами и т.д. Рекомендуем использовать решения, реализованные в системе «Добыто. КЭДО». Все эти методы дают возможность определить действительно эффективных работников и избавиться от балласта в организации.

Технологии управления удаленными сотрудниками

Новая экономическая реальность связана с появлением удаленных сотрудников – персонала, который не появляется в офисе, а выполняет свои функции через интернет. Это бухгалтеры, юристы, консультанты, дизайнеры, программисты, контент-менеджеры и еще десятки специализаций. Задача руководителя – сделать из такой же частью команды, как и офисных сотрудников, чтобы предотвратить постоянную текучку кадров.

Специфика работы с удаленными сотрудниками заключается в ослаблении контроля, а также существенно сниженном влиянии корпоративной культуры. Однако есть несколько технологий удаленного управления:

• Использование платформ для совместного общения. Групповые часты помогают удаленному работнику чувствовать себя частью команды, а не просто выполнять свои личные обязанности;
• Использование различных инструментов для быстрого взаимодействия. Это электронная почта, Скайп, и другие программы.
• Совместное использование экрана. Руководитель получает возможность увидеть рабочий стол сотрудника – это мотивирует и помогает уменьшить прокрастинацию.

Упростить работу с удаленным персоналом помогает электронный документооборот. В частности, при использовании «Добыто. КЭДО» каждый сотрудник может иметь цифровую подпись, с помощью которой подписываются различные документы на расстоянии. Это дает возможность избежать долгой переписки, можно организовать взаимодействие с удаленными работниками со строгим соблюдением норм Трудового кодекса.

Заключение

• Кадровые технологии – это совокупность методов взаимодействия с персоналом, что позволяет обеспечить эффективное управление.
• Новые технические возможности расширили спектр инструментов для взаимодействия с сотрудниками, в том числе с теми, кто работает удаленно.
• Сервис подписания электронных документов «Добыто. КЭДО» позволит организовать удаленный документооборот со строгим соблюдением законодательных норм.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)