Кадровая документация

Кадровая документация ведется в каждой организации. В ее состав входят локальные и индивидуальные акты, договоры и приказы, личные карточки и должностные инструкции, иные виды документов. Обеспечить ведение и учет документации обязан руководитель, но основные полномочия в этой сфере могут передаваться специалистам кадровой службы. Вести документы по кадрам можно в бумажном и электронном виде. Оптимальным решением является использование системы электронного делопроизводства «Добыто. КЭДО».

Читайте, что может входить в состав кадровой документации, как организовать ее ведение и учет, в чем заключаются особенности электронного документооборота по кадрам.

Ведение кадровой документации – обязательно или добровольно?

Как следует из определения, кадровая документация ведется по кадрам, т.е. связана с трудовыми правоотношениями. Документы могут оформляться по следующим направлениям:

• для определения общих правил, которые распространяются на всех сотрудников компании, либо на отдельные категории работников;
• для регулирования трудовых правоотношений с конкретным специалистом организации;
• для взаимодействия с государственными ведомствами и сторонними организациями;
• для исполнения обязательных норм, предусмотренных законодательством, ведомственными актами.

Документы по кадрам есть даже в организации с численностью штата в 1-2 человека (трудовые договоры и книжки, табели учета рабочего времени и т.д.). Их оформлением и учетом может заниматься сам руководитель. Для предприятий с десятками, сотнями и тысячами сотрудников объем кадровой документации будет намного больше. Для ее ведения и учета создаются кадровые службы, либо утверждаются соответствующие должности отдельных специалистов.

Ведение кадровой документации является обязательным требованием закона. В частности, нельзя избежать оформления трудовых договоров и заполнения трудовых книжек, издания приказов по кадрам, составления иных видов документов. Но точный состав документации, которая должна вестись в организации, зависит от многих факторов.

Комментарий эксперта. Кадровая документация важна не только для урегулирования отношений с персоналом. Ее используют и другие подразделения компании. Например, по документам отдела кадров бухгалтерия начисляет и выплачивает зарплату, а профильный отдел проводит обязательные инструктажи. Организовать взаимодействия разных служб и специалистов можно в системе «Добыто. КЭДО».

Кто ведет кадровую документацию

Исходя и структуры компании и положений локальных актов, обязанности по оформлению, ведению и учету кадровой документации могут возлагаться:

• на руководителя компании (подписание трудовых договоров с работниками, утверждение приказов и т.д.);
• на специалистов кадровой службы (основной объем полномочий, от подготовки документов до ведения архива по кадрам);
• на руководителей подразделений (например, они заполняют табели учета рабочего времени, оформляют служебные записи о нарушении правил распорядка и т.д.);
• на отдельных должностных лиц компании (например, можно назначить лицо, отвечающее за инструктажи сотрудников).

Возложение любых обязанностей предусматривает ответственность за из ненадлежащее исполнение. Дисциплинарное и иное наказание могут применить за нарушение сроков оформления трудовых договоров или расчета с сотрудником при увольнении, за иные проступки. Основания для привлечения к ответственности могут содержаться в нормах законодательства (например, в КоАП РФ или ТК РФ), в локальных актах и должностных инструкциях.

Что входит в состав кадровой документации

Ведение кадровой документации начинается с первого дня существования компании. Как минимум, это будет приказ о возложении обязанностей руководителя и контракт с ним. Общие правила работы с документами по кадрам:

• нужно соблюдать сроки оформления определенных документов, если они прямо указаны в нормативных актах (например, трудовой договор с сотрудником необходимо заключить в течение 3 дней после его выхода на работу);
• необходимо соблюсти требования к форме различных документов (например, законом утверждена форма журнала регистрации несчастных случаях);
• нужно выполнять предписания закона об уведомлении работника, ознакомлении его со всеми документами, относящимися к трудовым отношениям (например, сотрудник знакомят под роспись с приказами о предоставлении отпуска, о направлении в командировку).

Руководитель утверждает положения и регламенты работы по всем подразделениям компании. Это относится и к кадровой службе. Локальным актом можно утвердить порядок оформления, подписания и учета документов по кадрам, сроки и правила сдачи их в архив, выдачи работникам.

Комментарий эксперта. Для основных документов по кадрам предусмотрены длительные сроки их хранения. Например, документацию по штату нужно хранить не менее 75 лет, если она была оформлена до 2003 года, и не менее 50 лет, если ее оформляли после 2003 года. Все эти требования обязаны знать специалисты кадровой службы.

Локальные акты

Без утверждения локальных актов нормальное ведение кадровой документации невозможно. Общие правила для работы с документами по кадрам могут содержаться:

• в правилах и положениях, действующих в компании (например, правила распорядка, положение по привлечении к дисциплинарной ответственности);
• в регламентах и инструкциях (например, регламент работы отдела кадров, инструкция по сдаче документации в архив);
• в коллективных договорах (регулируют порядок взаимодействия работодателя и персонала, их уполномоченных представителей).

Локальные акты утверждаются руководителем компании, доводятся до сведения каждого работника (например, в индивидуальном порядке при приеме на работу). Также персонал знакомят со всеми изменениями в документах общего характера. Листы и карточки ознакомления являются самостоятельными документами по кадрам.

Индивидуальные акты

Между работодателем и каждым конкретным сотрудником возникают трудовые правоотношения. Для их регулирования оформляются индивидуальные акты, входящие в состав кадровой документации:

• трудовые договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним;
• должностные инструкции, где содержатся права и обязанности сторон;
• приказы руководителя (например, о приеме на работу или о переводе на другое место);
• индивидуальные положения, инструкции и регламенты под специфику должности;
• трудовые книжки;
• личные дела и карточки, табели учета рабочего времени, расчетные листы и т.д.;
• документы, связанные с изменением или прекращением трудовых отношений (например, уведомление о предстоящем сокращении штатов);
• документы, связанные с обучением персонала (документы о направлении на курсы и т.д.).

Естественно, это не полный перечень бланков и форм, с которыми может работать кадровая служба. Например, компания может вести журналы регистрации трудовых договоров, заключать договора на перевод документов в электронный формат. Большинство видов кадровой документации можно вести в системе «Добыто. КЭДО».

Дополнительные документы по кадрам

Внутренняя работа кадровой службы может быть связана с ведением и учетом иной документации, в том числе:

• по подбору кадров, проведении собеседований и тестов;
• по испытаниям и наставничеству новых сотрудников;
• по проведению теоретических и практических занятий, инструктажей, обучения на месте работы;
• по направления обязательной отчетности в государственные ведомства (например, в Росстат или Социальный фонд РФ);
• по взаимодействию со сторонними организациями (например, с кадровыми агентствами, с центрами занятости населения);
• по расследованию несчастных случаев и дисциплинарных проступков;
• по проведению внутренних проверок, инвентаризаций;
• по передаче документации на архивное хранение, либо об ее уничтожении.

Текущие кадровые документы всегда должны быть под рукой. Чтобы оптимизировать работу с документацией, большинство компаний используют разные системы электронного делопроизводства. Все необходимые функции для указанных процессов есть в «Добыто. КЭДО».

Особенности ведения кадровой документации на предприятии

Ведение кадровой документации в организации включает множество процессов, в том числе:

• принятие решения об оформлении определенного документа;
• назначение ответственных лиц (если это напрямую не следует из должностных инструкций);
• сбор и анализ сведений, которые нужны для оформления;
• подготовка проекта документа для ознакомления лиц, участвующих в согласовании;
• процесс согласования документа (например, с руководителями нескольких подразделений фирмы);
• внесение правок и корректировок (по мере необходимости);
• утверждение и подписание документа в окончательном виде;
• дополнительные действия (регистрация документа, выдача работнику или ознакомление, учет в делопроизводстве и т.д.).

Все эти процессы можно реализовать в системе кадрового учета «Добыто. КЭДО». Оформление, согласование и подписание документации пройдет в электронном виде, что значительно ускоряет процедуру.

Как организовать ведения и учет документов

Чтобы обеспечить правильное и своевременное ведение документации по кадрам, руководителю компании необходимо:

• укомплектовать кадровую службу специалистами с соответствующим образованием и квалификацией, регулярно проводит обучение;
• обеспечить сотрудников материально-технической, нормативной и методической базой;
• подключить систему электронного документооборота, отвечающую задачам кадровой политики компании;
• распределить полномочия по ведению и учету документации;
• утверждать планы мероприятий работы с кадровыми документами, осуществлять контроль за сроками их выполнения.

По мере увеличения объема делопроизводства необходимо принимать дополнительные меры. Например, можно принять в штат кадровой службы новых сотрудников, либо перераспределить полномочия действующих специалистов, ввести новую систему стимулирования за эффективную работу.

Электронное кадровое делопроизводство

Система кадрового документооборота – это оптимальное решение для оформления, согласования, учета и хранения документов. Там можно:

• сформировать комплект типовых форм и бланков, которые кадровая служба будет использовать по мере необходимости;
• настроить процессы согласования и обмена документацией между специалистами разных уровней;
• ставить задачи и контролировать их исполнение, в том числе по отдельным этапам;
• вести электронные базы данных и документов, архив по кадрам;
• использовать различные сервисы, облегчающие ведение кадровой документации;
• формировать внутреннюю отчетность и документы для государственных органов.

Современные системы, в том числе «Добыто. КЭДО», можно интегрировать с другими программами и приложениями. Это положительно скажется на работе всех подразделений компании.

Преимущества работы с системой кадрового учета «Добыто. КЭДО»

В системе «Добыто. КЭДО» есть все функции и опции, которые нужны для ведения кадровой документации. Выделим ключевые преимущества, которые дает работа с системой КЭДО:

• экономия времени на оформление и обмен документами до 80%;
• простая настройка системы, легкость в освоении рядовыми специалистами;
• наличие встроенной базы знаний, что поможет в развитии и обучении персонала;
• возможность работы со всеми видами ЭЦП;
• интеграция с другими платформами и системами, которые использует компания;
• наличие полноценной технической поддержки по всем возникающим вопросам.

Ознакомиться с основными возможностями системы «Добыто. КЭДО» можно в бесплатной демоверсии.

Выводы

• Кадровая документация – это локальные и индивидуальные акты, регулирующие трудовые отношения в организации. Также она может включать иные документы, в том числе отчетность, архивные базы.
• Полномочия по ведению и учета кадровой документации могут возлагаться непосредственно на руководителя, на подразделения компании или отдельных специалистов. Общие правила оформления всех документов утверждаются локальными актами.
• Оптимальным вариантом для ведения кадровой документации являются системы электронного делопроизводства. Все функции по работе с кадрами есть в системе «Добыто. КЭДО».

FAQ

Что такое кадровая документация?

Это локальные и индивидуальные акты, которые прямо и косвенно регулируют трудовые отношения. Для ведения и учета документов лучше использовать системы электронного делопроизводства.

Что входит в состав кадровой документации?

В состав документации могут входить трудовые договоры, приказы, положения, инструкции, журналы, регламенты, иные бланки и формы. В системе «Добыто. КЭДО» можно сформировать шаблоны, которые кадровая служба будет использовать по мере необходимости.

Кто обязан вести кадровую документацию?

Эта обязана делать каждая организация. Полномочия по оформлению, согласованию, подписанию и хранению документов обычно возлагаются на сотрудников кадровой службы.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)