Современное развитие технологий и информационной сферы привело к появлению новых форм сотрудничества, включая дистанционное. Такие изменения в трудовом поле потребовали введения соответствующих новаций в законодательство. Одним из ключевых изменений стало признание дистанционной(удаленной) работы наравне с традиционным офисным трудоустройством. Теперь компании обязаны соблюдать рабочие стандарты и нормы безопасности для удаленных сотрудников, предоставлять им необходимые средства для работы и обеспечивать социальные гарантии.

Читайте в этой статье, какие основные изменения в трудовом законодательстве были приняты, что согласно ТК, подразумевается под дистанционной работой, как она осуществляется через электронный документооборот(“ЭДО”), а также в чем заключается основное преимущество ЭДО.

Новшества законодательства

Еще в 2021 году вступили в силу нововведения в ТК касательно применения ЭДО в сфере рабочих отношений, а также области регулирования в части дистанционного сотрудничества. Основой изменений явились такие законодательные акты, как:

• Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ;
• Закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Каждый из актов вносит определенные изменения в ТК.

Федеральный закон № 377

Закон добавил в ТК новые статьи — 22.1-22.3. Новые изменения определяют основные принципы и процесс ЭДО в области учета кадров. Кроме того, нововведения затрагивают процедуру оформления документации, взаимодействие сторон трудовых отношений, а также другие аспекты. Благодаря этим изменениям, стороны трудовых отношений могут полностью заменить обычный документооборот на электронный.

Основные изменения коснулись различных областей. Например: 

• возможность ведения большинства кадровой документации в цифровом формате. Статьей 22.1 обозначена возможность ведения документации в электронном виде, при этом законодатель предусмотрел исключения для некоторых документов(например, нельзя вести в цифровом формате трудовую книжку, приказ об увольнении и др); 
• работа в специальной цифровой системе. Нововведения обозначили условия взаимодействия в ЭДО через платформу «Работа в России» или специальную систему работодателя. Для оформления и получения цифровых документов стороны могут использовать одну из указанных систем. Например, вы можете воспользоваться инновационным сервисом «Добыто». Сервис включает в себя, как базу знаний основанную на работе с искусственным интеллектом, так и систему для подписания и хранения различной документации;
• подготовка документации в соответствии с едиными требованиями. Статьей 22.1 ТК РФ, предусмотрено обязательство соблюдения специальных требований при подготовке цифровых файлов. В настоящее время действуют требования, установленные приказом Минтруда № 578 н.

Регулирование трудовых отношений с удаленными сотрудниками

ФЗ № 407 приняты нововведения в области удаленного сотрудничества. В частности, актом установлено понятие удаленного взаимодействия, определены законодательство применимое к данной форме отношений, в том числе:

• время и отдых(порядок использования);
• гарантии в части оплаты труда;
• как должен быть организован трудовой процесс;
• безопасность труда;
• условия расторжения соглашения;
• переход на удаленное сотрудничество.

Комментарий специалиста. Закон вступил в силу 01.01.2021 года. Изменения коснулись статей 312.2 312.5, а также ТК был дополнен статьями 312.6-312.9. Нововведения в какой-то мере были ответом на эпидемию 2020 года, заставившую множество работодателей перевести своих сотрудников на выполнение рабочих функций “из дома”. После вынужденного перехода на дистанционное взаимодействие многие компании по достоинству оценили удобство и преимущества цифрового документооборота и стали в большинстве случаев массово переходить на “удаленку”. 

Дистанционная работа. Основные аспекты

Согласно ст. 312. 1 ТК, под дистанционной работой, подразумевается выполнение определенной рабочей функции без необходимости присутствовать в офисе предприятия. В данной ситуации, человек может работать удаленно, не находясь на стационарном месте компании, при условии использования информационных сетей, включая Интернет, и других общедоступных сетей связи для коммуникации с руководством и выполнения своих обязанностей.

Удаленное сотрудничество может быть как на постоянной основе, так и временным. На сотрудников, которые работают дистанционно, в полной мере распространяются действия ТК.

Рабочее время 

Работник может самостоятельно устанавливать свой режим труда, если только иной порядок не предусмотрен коллективным договором или внутренними правилами. В договоре или акте также может быть указано, как вызывать работника на предприятие. Все время взаимодействия с работодателем считается рабочим временем. Дистанционному сотруднику отпуск предоставляется в соответствии с ТК.

Организация труда

Компания должна предоставить сотруднику условия для работы на дому. Это включает в себя предоставление необходимого оборудования и технических средств, а также средств защиты информации. Кроме того, если работнику потребуется использовать собственные или арендованные средства и/или оборудование, работодатель должен возмещать компенсацию и расходы.

Важно учесть, что охрана труда обеспечивается организацией, согласно нормам установленным ст. 214 ТК.

ЭДО с дистанционными сотрудниками

Компания имеет право определить в отношении удаленных сотрудников правила взаимодействия, касающиеся использования электронного документооборота. Эти правила должны соответствовать положениям статей 22.1-22.3 ТК.

Нужно также учесть, что порядок обмена и подписания документации зависит от вида применяемого документа. Кроме того, при взаимодействии удаленного работника и работодателя через ЭДО, каждая сторона должна отправлять подтверждение получения информации в определенный срок. Время этого срока определяется коллективным соглашением, локальными правилами, которые учитывают мнения профсоюза, а также соглашением сторон.

Заключение трудового договора

Соглашение заключается посредством использования со стороны работодателя квалифицированной цифровой подписи, а со стороны работника квалифицированной или неквалифицированной цифровой подписи.

До заключения соглашения, документация, которая в обязательном порядке предъявляется при устройстве, может отправляться в цифровом виде. Однако, работодатель может запросить у сотрудника их копии, заверенные у нотариуса.

Знакомство с внутренней документацией компании также происходит в цифровом формате. Отметка в трудовую книжку ставится по желанию работника, при условии передачи ее бумажного варианта.

Подписание и обмен иными документами

Подписание документации, за исключением трудового договора, ученических соглашений, о материальной ответственности, может происходить любыми видами цифровой подписи или в форме, предусмотренной коллективным соглашением, ЛНА, позволяющими определить факт получения документации сторонами.

Согласование порядка обмена документацией между сторонами, включая передачу результатов и отчетов о выполненной функции по запросам компании, осуществляется на основании коллективного соглашения, локальных актов, а также трудового договора. 

Обмен документами в электронном формате имеет множество преимуществ, в том числе обеспечивает безопасную передачу информации и удобство взаимодействия.

Комментарий специалиста. Внедрение электронного документооборота для работы с удаленными работниками происходит на основании локального акта. Документ регулирует основной процесс работы. На сегодня ЭДО не обязательно применению в компании, однако в обозримом будущем планируется повсеместное применение цифрового документооборота во всех сферах. Уже сейчас ЭДО в обязательном порядке применяется в бюджетных организациях.

Сервис «Добыто. КЭДО» позволяет удобно и безопасно перейти на взаимодействие с работниками посредством ЭДО. Вы сможете быстро и качественно обмениваться данными, а также просматривать различные документы. Это значительно облегчает и ускоряет делопроизводство, а также повышает защиту информации.

Преимущества ЭДО с дистанционными сотрудниками

К основным преимуществам ЭДО при работе с удаленными сотрудниками относятся:

1. Возможность обмена файлами и информацией без необходимости физического присутствия и передачи бумажных экземпляров. Это позволяет значительно упростить и ускорить процессы работы и коммуникации.
2. Улучшение качества и точности документооборота. При использовании электронных систем, документы можно заполнять, подписывать и передавать автоматически, что исключает возможность ошибок и опечаток, связанных с ручным заполнением бумажных экземпляров.
3. Возможность быстрого доступа к файлам и информации в любое время и из любого места. Можно легко получить необходимые сведения и данные без необходимости приезда в офис или запроса у коллег.
4. ЭДО позволяет упростить процессы согласования и подписания документов. Документацию можно легко согласовать и подписать в электронной форме, что экономит время и пространство для хранения бумажных копий.
5. ЭДО повышает безопасность информации. Электронные системы обеспечивают возможность защиты и шифрования данных, а также установки ограничений доступа к конкретным файлам, что минимизирует риск утери или несанкционированного использования информации.

Комментарий специалиста. ЭДО представляет собой удобное решение для различных хозяйственных операций. Все необходимые соглашения и договоры оформляются в цифровом виде, что значительно облегчает передачу сведений. Поиск информации происходит быстро и без каких-либо проблем.

«Добыто. КЭДО» предоставляет специальный сервис, который поможет вашей организации снизить затраты на ресурсы и управление. Мы гарантируем безопасность, удобство и экономическую выгоду при использовании нашей системы.

Вывод

• Внесение новых изменений в ТК существенно изменило принципы электронного документооборота. Эти изменения привели к стандартизации правил, связанных с цифровой документацией, подписями и взаимодействием между сторонами. Благодаря этим изменениям, многие компании теперь могут в полном объеме использовать электронный документооборот. Регулирование трудовых отношений и внедрение ЭДО помогли защитить права работников на удаленной работе и увеличить эффективность рабочего процесса. 
• “Добыто. КЭДО” предлагает инновационный сервис, который позволяет автоматизировать процесс подписания документов и хранение информации с использованием современных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис отличается гибкими настройками, чтобы соответствовать потребностям каждого пользователя, обеспечивает надежность сохранения данных и значительно экономит время и ресурсы.

Часто задаваемые вопросы

Какие подписи должны использовать стороны при подписании трудового соглашения?

Ответ: Работодатель должен использовать КЭП, а работник может применять КЭП или НЭП.

Как происходит ознакомление удаленного работника с внутренними приказами компании?

Ответ: Ознакомление может происходить электронно.

Вносится ли запись в трудовую книжку?

Ответ: Запись вносится по желанию сотрудника и при условии предоставления бумажного формата книжки.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)